CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÁC VẤN ĐỀ CỦA CÔNG TÁC ĐÀO TẠO
3.4. Đánh giá thành công, hạn chế và nguyên nhân của công tác đào tạo tại SPJ
a. Thành công: Trong 3 năm qua, công tác đào tạo đã có những thành công nhất định, sau đây là một vài thành công của SPJ:
Công tác xác định nhu cầu được tiến hành một cách thường xuyên, đầy đủ và dựa trên chiến lược hoạt động kinh doanh của công ty. Xác định nhu cầu được tiến hành theo từng thời kỳ, giai đoạn hoạt động của công ty, cho từng đối tượng nhân viên cụ
thể như: nhân viên bán hàng, nhân viên vận chuyển hay nhân viên kho bãi,…Bên cạnh đó, quá trình xác định nhu cầu đào tạo đã giúp cho kế hoạch đào tạo được thực hiện dễ
dàng, cụ thể và dựa trên tình hình thực tế. Xác định nội dung đào tạo rõ ràng. Tại SPJ công ty đào tạo các nội dung cần thiết nhất đối với nhân viên như chuyên môn kỹ
thuật, lý luận chính trị giúp nhân viên có nền tảng kiến thức thực hiện công việc một cách hiệu quả.
Luôn xây dựng được kế hoạch đào tạo chi tiết, đúng yêu cầu thực tế và đảm bảo tuân thủ pháp luật, đường lối của nhà nước. Hình thức đào tạo chủ yếu là đào tạo bên trong và đào tạo trực tiếp, phương pháp chủ yếu là kèm cặp và đào tạo nghề giúp cho học viên có thể tiếp thu được các kiến thức một cách đều đặn và thường xuyên. Nhân viên có thể có được những kiến thức xuyên suốt từ đầu tới cuối, áp dụng được ngay trong công việc thực tế, tránh đè nặng lý thuyết. Quá trình xác định nhu cầu cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết đối với việc kế hoạch đào tạo. Tại SPJ có rất nhiều nhân viên có thâm niên, kinh nghiệm nên việc lựa chọn hình thức đào tạo trực tiếp, phương pháp kèm cặp và đào tạo nghề là lựa chọn tối ưu. Công ty tận dụng nguồn lực sẵn có
để tiết kiệm chi phí và tăng tính trải nghiệm đối với một vài nhân viên.
Các khoá đào tạo được tiến hành định kỳ. Có sự giám sát, theo dõi của đội ngũ
quản lý về việc triển khai kế hoạch đào tạo. Việc thực hiện đúng theo kế hoạch đã đề
ra. Nhân viên được hưởng các chế độ đãi ngộ khi tham gia đào tạo khiến họ có động lực, an tâm để học tập. Tỉ lệ nhân viên hài lòng với trang thiết bị tương đối cao, công ty tận dụng các trang thiết bị, máy móc sẵn có phục vụ công tác đào tạo vừa tiết kiệm chi phí, vừa giúp học viên làm quen với thực tế sẵn có tại doanh nghiệp.
Kết quả đánh giá hỗ trợ phần nào các kế hoạch đào tạo lần kế tiếp được hoàn thiện hơn. Người học được biết kết quả học tập của mình như thế nào sau mỗi đợt đào tạo, từ đó có cái nhìn về cách học tập của mình, đúc rút các kinh nghiệm cho bản thân và có thể truyền cho các thế hệ sau. Công ty đánh giá kết quả làm việc sau đào tạo của nhân viên, từ đó có cái nhìn tổng quát về ưu nhược điểm của quá trình đào tạo. Sử
dụng nhiều phương pháp đánh giá linh hoạt với nội dung, hình thức và phương pháp đào tạo. Kết quả đào tạo được lưu giữ cẩn thận, làm tiêu chí để đánh giá thực hiện công việc của nhân viên.
b. Nguyên nhân dẫn đến thành công
Công ty có cán bộ chuyên trách về đào tạo, Ban lãnh đạo có sự giám sát chặt chẽ
trong quá trình đào tạo, thường xuyên trực tiếp tới địa điểm đào tạo để nhìn nhận, đánh giá quá trình đào tạo một cách khách quan, chính xác. Bên cạnh đó, do đặc thù doanh nghiệp nhà nước chuyên về kinh doanh, xuất nhập khẩu nên nội dung của các khoá
đào tạo chủ yếu tập trung vào đào tạo chuyên môn kỹ thuật và đào tạo lý luận chính trị
là lựa chọn hợp lý.
SPJ có nhiều cán bộ, nhân viên có thâm niên gắn bó với doanh nghiệp nhiều năm, có trình độ kiến thức chuyên sâu, kết quả làm việc tốt, chính vì vậy tận dụng
nguồn nhân lực này làm giảng viên là một lựa chọn tối ưu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian đàm phán, mời giảng viên bên ngoài.
Lĩnh vực hoạt động đa dạng, phong phú nên trang thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất sẵn có là tài nguyên mà công ty khai thác cho quá trình đào tạo, vừa tiết kiệm vừa hữu ích.
Quá trình kiểm tra, đánh giá kết quả học tập của học viên không đòi hỏi quá
nhiều công đoạn như các quá trình khác, nhà quản lý theo dõi, kiểm tra thường xuyên, yêu cầu cán bộ chuyên trách báo cáo hàng kỳ.
3.4.2. Hạn chế và nguyên nhân a. Hạn chế
Từ khâu xác định nhu cầu, lập kế hoạch đến triển khai chưa thực sự đồng nhất, ví dụ: năm 2012 lập kế hoạch có 8 khóa đào tạo tuy nhiên chỉ triển khai 7 khóa.
Mặc dù xác định nhu cầu được tiến hành thường xuyên, đầy đủ nhưng các nội dung cần xác định thường chưa mang tính chính xác tối đa do hạn chế về kinh phí, công nghệ. Hình thức xác định nhu cầu chủ yếu dựa trên phiếu khảo sát, đánh giá thực hiện công việc của nhân viên nên khó có thể thu thập được thông tin chính xác, đa dạng. Bên cạnh đó, nội dung đào tạo chưa đa dạng, chưa tiến hành đào tạo phương pháp công tác cũng như văn hoá doanh nghiệp, đây là những nội dung cần thiết để
nâng cao kết quả làm việc, sự gắn bó của nhân viên với doanh nghiệp,… trong thời đại mới. Xác định nhu cầu hầu như ít căn cứ vào tiêu chuẩn thực hiện công việc, nguyện vọng của nhân viên.
Kế hoạch đào tạo theo khuôn mẫu có sẵn, chưa có tính đổi mới về mặt nội dung, chưa có sự tìm tòi, sáng tạo nhằm đem lại hiệu quả hơn cho các quá trình sau.
Tất cả các nội dung đều gò bó trong một định mức hạn hẹp, chưa có sự đa dạng. Công ty chỉ áp dụng những hình thức, phương pháp đơn giản nên dễ gây nhàm chán cho nhân viên. Việc công ty không sử dụng hoặc ít sử dụng các hình thức mới, các phương pháp mới khiến cho hiệu quả trong những khoá đào tạo chưa được phát huy hết những tác dụng của nó.
Lập kế hoạch chủ yếu do phòng tổ chức hành chính thực hiện rồi trình lên Ban giám đốc ký duyệt mà chưa tham khảo ý kiến, nhu cầu thực tế của các bộ phận, phòng ban khác, dẫn đến nhiều khó khăn trong quá trình triển khai do khó thống nhất về thời gian, nội dung đào tạo; chưa có sự linh hoạt trong việc triển khai các kế hoạch đào tạo, ví dụ như: Cuối năm phòng kế toán phải làm việc với cường độ cao do khối lượng
công việc tăng, tuy nhiên gia đoạn này phòng nhân sự tổ chức khóa đào tạo kỹ năng mềm cho các nhân viên kế toán, dẫn đến tỉ lệ nhân viên tham gia đào tạo ít hoặc tham gia nhưng thường xuyên nghỉ, bỏ,… khiến cho khóa học thất bại.
Giảng viên đào tạo còn hạn chế về kỹ năng sư phạm, quá trình giảng dạy trở
nên khô khan, nhàm chán. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ đào tạo hầu như còn yếu kém, chưa thoả mãn nhu cầu đào tạo của giảng viên và học viên.
Đánh giá kết quả học tập của học viên còn chưa chặt chẽ, có sự gian lận trong làm bài thi, đôi khi kết quả đánh giá dựa trên ý kiến chủ quan của người đánh giá. Kết quả đào tạo không đánh giá đúng chất lượng đào tạo. Chưa có sự đánh giá từ phía học viên về khóa học khiến cho kết quả đánh giá chưa bao quát được cả quá trình. Một vài trường hợp nhân viên bất mãn với kết quả đào tạo gây ra những ý kiến không tốt trong công ty. Các chỉ tiêu đánh giá về kết quả thực hiện công việc sau đào tạo còn ít, chỉ
mới tập trung vào năng suất lao động, chưa đề cập đến thái độ, kỹ năng khi làm việc của nhân viên.
b. Nguyên nhân
Công ty chỉ có 2 nhân viên phụ trách đào tạo, hạn hẹp về nguồn lực chuyên trách, không đáp ứng đủ yêu cầu, khối lượng công việc được giao.
Ngân sách dành cho đào tạo chưa nhiều. Đặc biệt trong giai đoạn nền kinh tế
đang khủng hoảng như hiện nay, doanh thu, lợi nhuận công ty giảm sút dẫn tới ngân sách dành cho đào tạo càng bó hẹp. Chưa có điều kiện sửa chữa, trang bị dụng cụ
giảng dạy học tập một cách đầy đủ, tiện ích.
Ý thức tham gia học tập của một vài ứng viên chưa tốt. Sau khi đào tạo nhiều đối tượng tỏ thái độ bất mãn với kết quả đào tạo, đưa ra các tin tức không đúng, ảnh hưởng đến tâm lý người tham gia đào tạo khoá sau.
Giảng viên chưa được bổ sung về kỹ năng giảng dạy. Là những người giỏi chuyên môn, kiến thức, kỹ năng làm việc, tuy nhiên kỹ năng sư phạm chưa có. Công ty chưa hỗ trợ, đưa nguồn lực này đi đào tạo thêm về kỹ năng giảng dạy. Bên cạnh đó, có nhiều giảng viên có suy nghĩ ích kỷ, sợ hãi người được đào tạo sẽ giỏi hơn mình vì
thế có thái độ giảng dạy hời hợt, không nhiệt tình.
CHƯƠNG 4
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH CÔNG TÁC ĐÀO TẠO TẠI SPJ 4.1. Định hướng và mục tiêu đối với công tác đào tạo của SPJ
Nhằm nâng cao chất lượng nhân viên cũng như nâng cao năng suất, hiệu quả
công việc, trong thời gian tới công ty cổ phần xuất nhập khẩu máy và phụ tùng chú
trọng định hướng và đề ra mục tiêu để đẩy mạnh công tác đào tạo tại công ty.
4.1.1. Định hướng công tác đào tạo nhân viên
Đảm bảo nguồn nhân lực đáp ứng được nhu cầu hiện tại và trong tương của doanh nghiệp về trình độ, kỹ năng, phẩm chất.
Tổ chức thực hiện công tác đào tạo đạt hiệu quả tối ưu, củng cố cơ chế, chính sách về đào tạo.
Xây dựng hệ thống đào tạo khoa học, phù hợp với khả năng tài chính của công ty, đồng thời nỗ lực đảm bảo chất lượng đào tạo.
Xây dựng kế hoạch đào tạo cho những giai đoạn tiếp theo.
4.1.2. Mục tiêu của SPJ về công tác đào tạo nhân viên
Hiện nay, tình trạng nền kinh tế đang trong giai đoạn khó khăn, trong ngắn hạn các công ty nói chung và SPJ nói riêng đang tìm con đường đi cho chính mình nhằm thoát khỏi tình trạng khủng hoảng và thúc đẩy tăng trưởng, gia tăng doanh thu, lợi nhuận. SPJ tập trung nguồn lực xây dựng kế hoạch kinh doanh hiệu quả theo định hướng vươn ra kinh doanh tự do, giảm bớt vai trò trung gian tìm kiếm nguồn hàng nhập khẩu. Bên cạnh đó, hoàn thành các chỉ tiêu đã đề ra, thực hiện tốt các chủ trương của Đảng và Nhà nước đã giao phó; thực hiện nghiêm các quy định tự trang trải, lấy thu bù chi, làm nhiều hưởng nhiều, không lao động không hưởng.
Trong suốt quá trình hình thành và phát triển, SPJ luôn đặt mục tiêu xây dựng một tổ chức với nguồn nhân lực giỏi về chuyên môn, vững về kỹ năng và hăng say lao động. Hiểu rõ tầm quan trọng của đào tạo, trong đại hội cổ đông lần thứ 15, Ban lãnh đạo công ty đã xác định mục tiêu về công tác đào tạo như sau:
Tổ chức các khoá đào tạo chất lượng, có hiệu quả đối với cá nhân các nhân viên và đối với tổ chức. Xây dựng nề nếp đào tạo mang bản sắc, đặc trưng riêng của doanh nghiệp.
Thực hiện đúng, đầy đủ các quy định của Nhà nước về công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ nhân viên nhà nước. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra chuyên môn trong lĩnh vực đào tạo
Thống nhất quy trình tổ chức đào tạo, xây dựng kế hoạch đào tạo cho toàn công ty và cho các đơn vị thành viên,
Gắn chiến lược đào tạo với chiến lược phát triển nhân viên, bên cạnh đó kết hợp cùng với cơ chế, chính sách, phương cách hoạt động kinh doanh trong từng thời kỳ.
4.2. Các đề xuất đối với công tác đào tạo nhân viên tại SPJ
Thứ nhất, xác định nhu cầu là bước quan trọng trong việc thực hiện công tác đào tạo. Để nâng cao hiệu quả của việc xác định nhu cầu đào tạo công ty nên đa dạng hoá các phương thức xác định nhu cầu như: Phỏng vấn trực tiếp nhân viên, phát phiếu điều tra, tổng hợp kết quả các đợt đào tạo trước hay thuê chuyên gia… Đối với phương thức phỏng vấn trực tiếp sẽ cho biết kết quả khách quan. Nhân viên là người tham gia trực tiếp đào tạo vì vậy nhu cầu, nguyện vọng của họ đối với đào tạo đóng vai trò rất quan trọng. Phỏng vấn có thể giúp phòng nhân sự xác định được nội dung đào tạo là
gì? Đối tượng nhân viên cần đào tạo là ai? Những khó khăn nào cần khắc phục trong quá trình đào tạo? Có thể nói đây là phương thức giúp phòng nhân sự có cái nhìn toàn cảnh về quá trình thực hiện công việc của nhân viên từ đó xác định nhu cầu một cách
chính xác, phù hợp. Công ty cũng có thể sử dụng phát phiếu điều tra sau đó tổng hợp kết quả. Đây là phương pháp khá đơn giản, dễ thực hiện tuy nhiên kết quả thu được độ
chính xác không cao, do xu thế đám đông thường chi phối ý kiến cá nhân của các đối tượng nhân viên. Nhưng nếu kết hợp phương thức này với các phương thức khác thì
kết quả thu được đảm bảo độ chính xác cao. Tổng hợp kết quả đào tạo của các đợt đào tạo trước để dự đoán nhu cầu đào tạo giúp công ty nhanh chóng có được kết quả. Tuy nhiên, phương thức này yêu cầu công ty đang ở giai đoạn ít biến động về nhân sự và
tài chính cũng như các yếu tố khác.
Trong trường hợp trình độ, các phương tiện hỗ trợ việc thực hiện xác định nhu cầu gặp khó khăn, công ty có thể thuê chuyên gia, họ là những người giỏi về trình độ, kỹ năng, đảm bảo kết quả thu được chính xác, khách quan. Bên cạnh đó, để thuê chuyên gia, công ty cần có một khoản ngân sách nhất định, cũng như có sự tìm hiểu về
đối tác kỹ càng nhằm hạn chế rủi ro.
Ngoài ra, công ty cần xây dựng bản mô tả công việc cũng như tiêu chuẩn công việc cho từng vị trí công việc của nhân viên. Bản mô tả công việc có tác dụng xây dựng được kết quả thực hiện công việc mong muốn, do đó hoàn thiện bản mô tả công việc từng vị trí sẽ giúp xác định được những mục tiêu đào tạo trong dài hạn, giảm các mục tiêu đào tạo theo công việc.
Cần dựa vào nhiều căn cứ để xác định nhu cầu đào tạo. Công ty chỉ mới hạn hẹp trong một vài căn cứ đó là chính sách, chiến lược hoạt động của nhân lực, kế hoạch nhân sự của công ty và trình độ năng lực chuyên môn của nhân viên. Công ty cần them căn cứ đó là các tiêu chuẩn thực hiện công việc; nguyện vọng của nhân viên; trình độ
kỹ thuật, công nghệ của tổ chức. Như vậy, sẽ đảm bảo xác định nhu cầu một cách toàn diện, đúng đắn và phù hợp hơn.
Nội dung đào tạo cần được xác định một cách bài bản, không thực hiện theo ý
kiến chủ quan của người phụ trách. Với từng giai đoạn, nội dung đào tạo khác nhau nhằm phù hợp với tình hình thực tế. Cần tổ chức, điều tra về nhu cầu đào tạo đối với từng nội dung đào tạo, tránh tình trạng cái cần thì không đào tạo, cái chưa cần thì đào tạo ngay, gây lãng phí về thời gian và tiền bạc cho công ty và nhân viên. Đặc biệt công ty cần tăng cường đào tạo chính trị, lý luận cho nhân viên, giúp họ nắm bắt kịp thời các quy định, quan điểm lãnh đạo của Đảng và Nhà nước. Đồng thới kết hợp, đan xen đào tạo văn hoá doanh nghiệp, giúp nhân viên có cái nhìn đúng đắn về doanh nghiệp, tạo sự gắn kết giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Công ty cần thực hiện điều tra,