CHƯƠNG 2. CƠ SỞ DỮ LIỆU
I. CÁC THAO TÁC TRÊN CƠ SỞ DỮ LIỆU
1. Các khái niệm cơ bản
Khi quản lý thông tin về một đối tượng nào đó, như quản lý nhân viên chẳng hạn, ta phải quản lý nhiều thuộc tính liên quan đến nhân viên đó như họ tên, mã nhân viên, phái, năm sinh, nơi sinh, địa chỉ, mã ngạch, bậc, hệ số, lương, phụ cấp, chức vụ,... Đó là
các thuộc tính phản ánh nội dung của một đối tượng cần quản lý. Các thuộc tính đó
thường được biểu diễn dưới dạng các kiểu dữ liệu khác nhau (là chuỗi, số, ngày tháng,
…) và được hợp nhất thành một đơn vị thông tin duy nhất gọi là bản ghi (record). Các mẫu tin cùng “dạng” (cùng cấu trúc) hợp lại thành một cơ sở dữ liệu.
Cơ sở dữ liệu(CSDL) là tập hợp các thông tin được tổ chức và sắp xếp theo một cấu trúc nhất định trong một bảng tính gồm nhiều cột và hàng. Trên một cơ sở dữ liệu dạng bảng của Excel ta có thể: Lọc (Filter), xoá (Delete) rút trích (Extract)những dòng dữ
liệu thoả mãn một điều kiện nào đó
1.2. Vùng Database (vùng Cơ sở dữ liệu):
Là vùng chứa toàn bộ dữ liệu cần xử lý bao gồm cả hàng tiêu đề. Hàng đầu tiên trong danh sách (cơ sở dữ liệu) chứa các tên trường được gọi là hàng tiêu đề (Header row), các hàng tiếp theo mỗi hàng là một bản ghi (record) cho biết thông tin về đối tượng mà ta quản lý. Mỗi danh sách có thể gồm có một hay nhiều cột, mỗi cột như vậy được gọi là một trường (field) của cơ sở dữ liệu, tên của cột sẽ được gọi là tên trường.
Trong Excel, vùng cơ sở dữ liệu có dạng như một danh sách, ví dụ như danh sách nhân viên, danh sách hàng hóa,...
A B C D E F G H
1 BẢNG LƯƠNG CHI TIẾT THÁNG 07/ 2010 2
3 STT HO TEN MANG BAC HE SO NG_BD LUONG PHU CAP
4 1 Trần Thanh Bình 01.003 4 2.58 25/01/97 541,800 108,360
5 2 Phan Thanh Bình 01.003 3 2.34 30/01/98 491,400 98,280
6 3 Nguyễn Văn Huy 01.009 1 1.00 01/01/99 210,000 105,000
7 4 Trần Văn Hùng 01.009 2 1.09 15/01/99 228,900 114,450
8 5 Nguyễn Dũng 01.003 1 1.86 01/10/97 390,600 78,120
9 6 Châu Khiết 01.009 1 1.00 01/05/98 210,000 105,000
10 7 Lê Minh Lợi 01.009 3 1.18 01/08/98 247,800 123,900
11 Tổng cộng: 2,320,500 733,110
+ Mỗi cột gọi là một trường (field): trường HO TEN, trường MANG, trường BAC, trường HE SO, …
+ Hàng thứ ba được gọi là hàng tiêu đề (Header row).
+ Từ hàng thứ tư đến hàng thứ mười, mỗi hàng là một mẫu tin (record).
Một số công việc thường gặp khi làm việc trên vùng cơ sở dữ liệu (bảng tính) như:
sắp xếp (Sort) các bản ghi trong cơ sở dữ liệu theo thứ tự tăng/ giảm của một trường (gọi là trường khoá), trích lọc (Filter) các mẫu tin thoả mãn điều kiện chỉ định, thống kê, tổng hợp các bản ghi theo nhóm (Subtotals), ...
1. 3. Vùng Criteria (vùng điều kiện):
Là vùng bất kỳ ngoài vùng cơ sở dữ liệu, chứa điều kiện để tìm kiếm, xóa, rút trích,... Vùng này gồm ít nhất hai dòng. Dòng đầu chứa tiêu đề. Các dòng còn lại chứa điều kiện.
- Có 2 loại vùng điều kiện: Vùng điều kiện trực tiếp và vùng điều kiện chuẩn gián tiếp
* Vùng điều kiện trực tiếp: Cho phép ta đưa điều kiện để so sánh dữ liệu trong một trường với một giá trị nào đó.
Quy tắc tạo: Hàng đầu tiên chứa tiêu đề của các điều kiện.(Tiêu đề phải trùng với tên của một trường dữ liệu). Hàng thứ hai trở đi chứa các tiêu chuẩn (điều kiện so sánh).
Các tiêu chuẩn trên cùng một hàng gọi là tiêu chuẩn và (AND). Các tiêu chuẩn trên các hàng khác nhau gọi là tiêu chuẩn hoặc. (OR).
Ví Dụ 1: Tạo vùng điều kiện với điều kiện các bản ghi phải thoả mãn:
a. MANG = ”01.009” và BAC = 1.
b. MANG = ”01.009” hoặc MANG = ”01.003” và BAC = 4.
- Chọn các ô trống trong bảng tính để làm vùng điều kiện
- Sao chép tên trường dùng làm điều kiện đến hàng đầu của vùng điều kiện.
- Nhập trực tiếp các điều kiện vào ô dưới tên trường tương ứng
a. b.
C D F G
14 MANG BAC 14 MANG BAC
15 01.009 1 15 01.009 4
16 16 01.003 4
* Vùng điều kiện gián tiếp: Cho phép ta đưa vào điều kiện để lọc dữ liêu hay một phần dữ liệu của một trường với một giá trị nào đó.
Quy tắc tạo: Gồm duy nhất 1 cột và 2 hàng. Hàng đầu chứa tiêu đề của các tiêu chuẩn, tiêu đề này đặt bất kỳ nhưng không được phép trùng với tên trường nào trong vùng CSDL.
Hàng thứ 2 chứa điều kiện so sánh, và phải là một công thức công thức này phải lấy địa chỉ của bản ghi đầu tiên để lấy dữ liêu so sánh, kết quả thực hiện được phải trả về
một giá trị Logic. True hoặc False.
Ta có vùng điều kiện cho điều kiện trên như sau:
C D
7 Điều kiện a Điều kiện b
18 =AND(C4 = ”01.009”, D4 = 1) → FALSE
= AND( OR(C4 = ”01.009”, C4 = ”01.003”), D4 = 4))
→ TRUE
1.4 Vùng Extract (vùng chứa kết quả) :
Là vùng ngoài vùng cơ sở dữ liệu, vùng điều kiện, vùng này chứa các bản ghi của vùng Database thỏa mãn điều kiện của vùng điều kiện. Vùng Extract cũng có dòng đầu tiên chứa các tiêu đề muốn rút trích. Chỉ cần dùng vùng này trong trường hợp thực hiện thao tác rút trích, còn các thao tác tìm kiếm, xóa,... không cần dùng đến vùng này.