CHƯƠNG 2. CƠ SỞ DỮ LIỆU
I. CÁC THAO TÁC TRÊN CƠ SỞ DỮ LIỆU
4. Tổng hợp, phân tích, thống kê dữ liệu
4. 1. Tổng hợp phân tích dữ liệu theo từng nhóm (SUBTOTALS)
Xét CSDL BẢNG LƯƠNG CHI TIẾT ở trên. Vấn đề đặt ra là làm thế nào để biết được tổng tiền lương (LUONG) theo từng nhóm ngạch lương (MANG), hay tổng hợp số nhân viên theo bậc (BAC), …Lệnh Data/ Subtotals sẽ giúp bạn thực hiện được những công việc trên.
a. Các bước thực hiện:
Giả sử cần tổng hợp và tính tổng tiền lương (LUONG) theo từng nhóm ngạch lương (MANG) trong CSDL BẢNG LƯƠNG CHI TIẾT ở trên.
− Dùng lệnh Data/ Sort để sắp xếp các mẫu tin theo MANG, mục đích để các mẫu tin có cùng MANG thì nằm liền kề nhau.
− Chọn vùng CSDL cần tổng hợp với tiêu đề là một hàng.
− Vào menu Data/ Subtotals, xuất hiện hộp thoại sau:
+ At each change in: chọn tên trường cần tổng hợp nhóm.
+ Use function: chọn hàm sử dụng tính toán hay thống kê.
+ Add subtotal to: Chọn tên trường chứa dữ liệu cần thực hiện tính toán hay thống kê.
+ Replace current subtotals: Thay thế các dòng tổng hợp cũ để ghi dòng tổng hợp
mới.
+ Page break between groups: Tạo ngắt trang giữa các nhóm.
+ Summary below data: Thêm dòng tổng hợp sau mỗi nhóm.
Một số hàm trong hộp liệt kê thả Use function:
Hàm Mô tả
Sum Tính tổng các số trong nhóm.
Count Đếm số ô không rỗng trong nhóm.
Average Tính giá trị trung bình các số trong nhóm.
Max Tìm giá trị lớn nhất trong nhóm.
Min Tìm giá trị nhỏ nhất trong nhóm.
Product Tính tích các số trong nhóm.
Count Nums Đếm số ô kiểu số trong nhóm.
Kết quả tổng hợp dữ liệu theo nhóm (Mức 3) b. Làm việc với màn hình kết quả sau khi tổng hợp nhóm
- Click vào các nút để chọn các mức dữ liệu bạn muốn xem.
+ : Chỉ hiển thị tổng chính (Grand Total Only).
+ : Hiển thị tổng chính và tổng phụ (Grand Total And Subtotal).
+ : Hiển thị chi tiết tất cả các mẫu tin cùng các tổng hợp (All Record).
- Click vào để hiển thị hoặc để che dấu các mẫu tin trong nhóm con.
Ghi chú: để loại bỏ tổng hợp nhóm, bạn chọn Data/ Subtotals, sau đó chọn nút lệnh Remove All.
4.2. Tổng hợp phân tích, thống kê dữ liệu: Pivot table
Pivot table là công cụ để tổng hợp và phân tích nhanh chóng số lượng lớn dữ liệu.
Sử dụng báo biểu PivotTable để:
- Truy vấn một lượng lớn dữ liệu, trình bày gọn, dễ hiểu;
- Dữ liệu được gom nhóm và tính toán trên các nhóm;
- Trình bày nhiều dạng tổng hợp dữ liệu khác nhau (chuyển cột thành dòng, dòng thành cột); Trong báo cáo Pivot table, bạn có thể thêm bớt hoặc thay thế các trường 1 cách dễ dàng hay phân tích dữ liệu dưới các góc độ khác nhau mà không ảnh hưởng tới dữ liệu gốc.
Để có thể sử dụng tính năng Pivot table một cách dễ dàng, mỗi cột trong bảng dữ
liệu phải có một tên cột riêng.
a. Các bước thực hiện
- Nhấp chuột vào một ô bất kỳ trong bảng tính
- Từ Menu Bar vào Data\ Pivot Table and PivotChart Report.
Hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard- Step 1 of 3 xuất hiện.
Bước 1:
- Where is the Data that you want to: Chọn dữ liệu cần phân tích
+ Microsoft Excel List or DaTabase: Danh sách hoặc cơ sở dữ liệu của Microsoft.
+ Enternal Data Source: Sử dụng nguồn dữ liệu khác.
+ Multiple Consolidation Ranges : Hợp nhất các vùng dữ liệu lại.
+ Another Pivot Table Report or PivotChart Report: Từ một Pivot Table hay từ một PivotChart Report khác.
- What kind of Report do you want to Creat: Chọn loại báo cáo cần tạo:
+ PivotTable: Tạo một Pivot Table.
+ PivotChart Report (with PivotTable Report:): Tạo một biểu đồ cùng với một Pivot Table
Sau khi đã chọn xong các chức năng trong bước 1 thì nhấn Next sang bước 2.
Bước 2: Chọn vùng chứa dữ liệu để tạo Pivot table
Range: Cho phép bạn chọn vùng dữ liệu trong bảng tính để tạo nên Pivot Table.
Thông thường Excel tự động chọn vùng dữliệu, nếu thấy thích hợp bạn nên để nguyên vùng dữ liệu này. Tiếp theo nhấn Next sang bước 3
Bước 3: Chọn vị trí đặt bảng tổng hợp Pivot table
- New Worksheet: Nếu chọn chức năng này thì Pivot Table được đặt trên một Sheet mới.
- Existing: Nếu chọn chức năng này thì Pivot Table được đặt ngay trong bảng tính chứa dữ liệu, và ô bắt đầu của Pivot Table được chỉ ra trong khung kế dưới.
- Nhấn vào nút Layout trình bày bố cục của pivot table
Trong cửa sổ Layout mỗi trường của bảng dữ liệu nguồn được đại diện bởi 1 nút trong phần bên phải cửa sổ, kéo thả các nút vào phần tương ứng để tạo báo cáo:
- Page (tiêu đề trang) : Mức tổng hợp cao nhất, với mỗi giá trị trong trường đặt tại phần này, báo cáo được đặt sang 1 trang mới
- Column (Tiêu đề cột):Mức tổng hợp thứ 2, với mỗi giá trị trong trường đặt tại phần này sẽ là 1 cột trong báo cáo. Có thể có nhiều trường xuất hiện trong phần tiêu đề
cột.
- Row (Tiêu đề hàng): Tương tự như tiêu đề cột
- Data (Dữ liệu cần phân tích): Số liệu cần tổng hợp theo các tiêu chí tương ứng với 1 bộ giá trị hàng cột. Phần này thường sử dụng các cột có kiểu dữ liệu kiểu số.
Nếu muốn thay đổi hàm tính toán thống kê cho 1 cột dữ liệu của phần data, kích đúp chuột vào tên cột tương ứng. Trong cửa sổ Pivottable field, nếu cần thay đổi tên cột số liệu thì gõ tên mới vào cột name. Nếu muốn dùng hàm tính toán khác, chọn tên hàm tương ứng trong phần Summarize by. Chọn Ok nếu đã thay đổi xong.
- Khi kết thúc việc thiết kế dạng báo cáo, chọn OK - Chọn nút Finish
Ví dụ: Cho 1 cơ dữ liệu có só liệu như sau
Hãy tạo 1 báo cáo tổng hợp doanh thu theo từng tỉnh, trong tỉnh tổng hợp theo từng đại lý và mặt hàng, trong từng đại lý lại tổng hợp theo từng năm
Cách thực hiện: Data\ Pivot Table and PivotChart Report.
Bước 1: Chọn Microsoft Excel List or DaTabase PivotTable → Next → Bước 2
Bước 2: Quét vùng CSDL từ $A$1:$E$20 → Next → Bước 3
Bước 3: Chọn New Worksheet. Sau đó bấm vào nút layout kéo thả các trường vào các vị trí tương ứng: Kéo thả nút: Tỉnh vào vùng Page, Đại lý, mặt hàng vào vùng row, Năm vào vùng colum, Doanh thu vào vùng data và chọn hàm Sum
Kết quả
b. Hiệu chỉnh một Pivot Table - Thay đổi tên trường
Vì Pivot tables chỉ là bảng hiển thị thông tin nên ạn không thể thay đổi thông tin trên bảng, chỉ có thể thay tên của các trường.
Chọn trường cần hiệu chỉnh
Nhập tên mới.
Chú ý: Để thay đổi các tuỳ chọn khác cho một trường, nhấn đúp lên nút của trường đó.
Chọn các tuỳ chọn.
- Thêm trường dữ liệu
Để thêm trường dữ liệu, chọn một ô trong bảng pivot table.
Nhấn nút PivotTable Wizard trên thanh PivotTable. (Nhấn chuột phải lên vùng thanh công cụ, chọn PivotTable để hiển thị thanh này nếu chưa hiện)
Trong bước 3 của PivotTable Wizard, kéo thêm nút của trường bạn muốn thêm vào vùng DATA; nhấn nút Finish.
Chú ý: Để bỏ một trường hàng, cột hay trang, kéo nút trường ra khỏi pivot table.
- Thêm trường Rows, Columns, hay Pages
Để thêm trường hàng, cột hay trang, chọn một ô bất kỳ trong pivot table.
Nhấn nút PivotTable Wizard trên thanh PivotTable.
Trong bước 3 của PivotTable Wizard, kéo các nút cần thiết vào vùng ROW, COLUMN, hay PAGE; sau đó nhấn Finish.
- Thay đổi hàm tính toán
Để thay đổi hàm tính toán của trường trong vùng Data, chọn một ô bất kỳ trong pivot table.
Nhấn nút PivotTable Wizard trên thanh PivotTable.
Trong bước 3 của PivotTable Wizard, nhấn vào nút Layout, nháy đúp vào tên hàm trong vùng Data, chọn tên hàm mới sau đó nhấn Finish.
- Định dạng Pivot Table
Bạn có thể sử dụng tính năng AutoFormat để định dạng
Chọn một ô trong bảng pivot table. Chọn Format, AutoFormat.
Trên Table Format , chọn định dạng mong muốn, nhấn OK.
Chú ý: Để định dạng không bị mất khi ta thay đổi hay cập nhật lại bảng PivotTable cần đảm bảo mục Enable Selection trên PivotTable menu của thanh PivotTable được chọn.
- Cập nhật Pivot Table
Một pivot table không tự cập nhật khi bạn thay đổi dữ liệu nguồn.
Để cập nhật pivot table, chọn một ô bất kỳ trong pivot table.
Nhấn nút Refresh Data trên thanh PivotTable.
4.3. Consoliadate. Tạo cơ sở dữ liệu tổng hợp từ các cơ sở dữ liệu chi tiết
Chức năng Consolidate được sử dụng để tạo CSDL tổng hợp từ những CSDL chi tiết (được chọn lựa trên cùng một hoặc trên nhiều tập tin bảng tính khác nhau)
- Nếu CSDL chi tiết có cùng cấu trúc (có cùng số lượng trường, tên trường và kiểu dữ liệu từng trường hoàn toàn như nhau) thì CSDL tổng hợp sẽ có cấu trúc tương tự như các CSDL chi tiết và mỗi bản ghi của CSDL tổng hợp sẽ là dữ liệu tổng hợp từ các bản ghi trong các CSDL chi tiết. Cách tổng hợp này được gọi là tổng hợp theo vị trí
- Nếu các CSDL chi tiết không có cùng cấu trúc thì nhất thiết phải có chung ít nhất trường đầu tiên bên trái cùng kiểu dữ liệu để làm khoá. Lúc đó CSDL tổng hợp sẽ có
dạng gộp các CSDL chi tiết theo qui tắc:
+ Các trường trùng tên sẽ được tổng hợp
+ Các trường không trùng tên sẽ được ghép nối Cách tổng hợp này được gọi là tổng hợp theo hàng và cột 4.3.1. Tổng hợp theo vị trí.
Được sử dụng khi dữ liệu bảng tính giống hệt nhau về Cấu trúc, bao gồm cả số hàng, số cột. Để thực hiện tổng hợp dữ liệu, chúng ta cần tạo ra một Sheet trống, với cấu trúc tương tự như các Sheet khác.
Bước 1: Chọn vùng CSDL muốn tổng hợp dữ liệu.
Bước 2: Chọn lệnh Data/ Consolidate xuất hiện hộp hội thoại
Bước 3: Lần lượt chọn hàm, nhập vùng dữ liệu cần tổng hợp vào hộp thoại - Function: Chọn hàm cần dùng để tổng hợp
- Reference: Nhập địa chỉ vùng dữ liệu.
Địa chỉ này bao gồm: 'tên ổ đĩa\[tên tập tin]tên Sheet'!địa chỉ vùng dữ liệu
(Nếu dữ liệu ở trong cùng tập tin với bảng tổng hợp thì không cần nhập tên ổ đĩa, tên tập tin)
- Top Row: Tạo dòng tiêu đề cho bảng tổng hợp.
- Left Column: Tạo tiêu đề cột đầu tiên cho bảng tổng hợp.
- Create link to source data: Tạo mối liên kết từ bảng tổng hợp đến các bảng chi tiết nhằm mục đích nếu có sự thay đổi trong các bảng dữ liệu chi tiết thì các dữ
liệu liên quan trong bảng tổng hợp cũng tự thay đổi theo.
- Kích chuột vào nút Add
- Sau khi khai báo xong các vùng dữ liệu cần tổng hợp kích chuột vào nút OK.
Ví dụ:
Có số liệu chi tiết về hàng bán của 3 năm như sau Năm 2008
Năm 2009
Năm 2010
Yêu cầu: Tổng hợp bán hàng 3 năm theo mẫu
Cách thực hiện
Bước 1: Tạo sheet tổng hợp theo mẫu Bước 2: Chọn khối ô B4:E7
Bước 3: Chọn lệnh Data/ Consolidate
Bước 4: Tại ô Reference nhập địa chỉ : nam2008!$B$4:$E$7, rồi chọn Add Tại ô Reference nhập tiếp địa chỉ : nam2009!$B$4:$E$7, rồi chọn Add Tại ô Reference nhập địa chỉ : nam2010!$B$4:$E$7, rồi chọn Add Cuối bước 4 ta có hộp thoại như hình sau
Nhấn OK sẽ được bảng tổng hợp như sau:
4.3.2. Tổng hợp theo hàng và cột.
Được sử dụng khi cấu trúc dữ liệu khác nhau. Excel dựa trên Hàng và Cột mà tổng hợp dữ liệu.
Thao tác :
- Đặt con trỏ tại sheet cần tổng hợp
- Chọn lệnh Data/ Consoliadate. Xuất hiện hộp thoại
- Lần lượt chọn những vùng dữ liệu cần tổng hợp trên các sheet (chọn cả tiêu đề
dòng, cột), đánh dấu vào mục Top Row & Left Column rồi nhấn nút Add
- Chọn Creat Link to Source Data (nếu muốn kết quả tổng hợp thay đổi theo khi dữ liệu nguồn thay đối).
- Chọn OK
Ví dụ:
Cho bảng số liệu chi tiết về hàng bán của 3 năm (2008 – 2010) như sau:
Yêu cầu: Tổng hợp hàng bán sau 3 năm cho các đại lý
Cách thực hiện
Nhận xét: Các bảng dữ liệu có cấu trúc không giống nhau, số lượng hàng của mỗibảng cũng không giống nhau, số cột nhiều nhất là 5; số hàng nhiều nhất là 5
Bước 1: Tạo sheet tổng hợp
Bước 2: Đưa con trỏ ô đến vị trí cần tạo bảng tổng hợp Bước 3: Chọn lệnh Data/ Consolidate
Xuất hiện hộp thoại
Bước 4: Tại ô Reference nhập địa chỉ : nam2008!$A$3:$D$6 , chọn Top row và
left column sau đó chọn Add
Tại ô Reference nhập địa chỉ : nam2009!$A$3:$C$7, chọn Top row và left column sau đó chọn Add
Tại ô Reference nhập địa chỉ : nam2010!$A$3:$E$7, chọn Top row và left column sau đó chọn Add
Cuối bước 4 ta có hộp thoại
Chọn OK sẽ được kết quả tổng hợp