PHẦN 2 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI ANH
2.2. TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI ANH LINH
2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Với điều kiện hiện nay, để đáp ứng được tình hình quản lý và sản xuất trong doanh nghiệp, Công ty Cổ phần khoa học công nghệ và thương mại Anh Linh đã áp dụng kế toán trên máy vi tính và áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung”. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đầu phải được ghi sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Công ty Cổ phần khoa học công nghệ và thương mại Anh Linht tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung quản lí. Bộ máy kế toán có chức năng hạch toán và cung cấp thông tin kế toán tài chính cho ban giám đốc công ty.
Bộ máy kế toán chịu sự chỉ đạo trực tiếp của trưởng phòng kế toán - kế toán trưởng.
Nhiệm vụ chủ yếu của bộ máy kế toán là tham mưu cho giám đốc về công tác quản lí tài chính cũng như việc kiểm soát hoạt đông kinh doanh thông qua các bản báo cáo và phân tích theo từng tháng hoặc theo yêu cầu quản lí của ban giám đốc. Đồng thời, tổ chức sắp xếp nhân sự cho bộ máy kế toán một cách phù hợp nhất nhằm đạt năng suất tối đa đồng thời tiết kiệm chi phí nhất .Bộ máy kế toán còn có một nhiệm vụ hết sức quan trọng khác là tổ chức sắp xếp hoạt động của bộ máy kế toán một cách khoa học, hợp lí, thuận
34
Báo cáo thực tập tổng hợp
động tối đa. Bên cạnh đó, bộ máy kế toán thực hiện đúng chức năng của mình đó là tiến hành ghi chép, hạch toán, kiểm tra các hoạt động kinh doanh của công ty từ đó lập báo cáo tài chính cần thiết theo đúng luật kế toán và các chuẩn mực.
Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi chép vào sổ Nhật ký chung Sổ thẻ chi tiết Nhật ký thu tiền,
Nhật ký thu tiền, Nhật ký mua hàng,
Nhật ký bán hàng
Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Báo cáo thực tập tổng hợp
định khoản kế toán các nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết nên đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vàc các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Đơn vị có mở các sổ Nhật ký đặc biệt nên hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Cuối tháng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loaị trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau
36
Báo cáo thực tập tổng hợp
Sổ kế toán sử dụng gồm có: Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt, Sổ Cái và các sổ thẻ chi tiết.
Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian, theo quan hệ đối ứng tài khoản phục vụ việc ghi Sổ Cái.
Sổ Nhật ký đặc biệt là sổ được thiết kế để ghi cho một số đối tượng có số lượng phát sinh nhiều.
+ Nhật ký thu tiền ( TK 111, 112): Được mở để theo dõi nghiệp vụ thu tiền mặt và thu tiền gửi ngân hàng.
+ Nhật ký chi tiền ( TK 111, 112): Được mở để theo dõi nghiệp vụ chi tiền mặt và chi tiền gửi ngân hàng.
+ Nhật ký mua hàng ( TK 331): Được mở để theo dõi nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ theo phương thức mua chịu hoặc ứng trước tiền hàng cho người bán.
+ Nhật ký bán hàng ( TK 131): Được mở để theo dõi nghiệp vụ bán vật tư, hàng hoá, dịch vụ theo phương thức bán chịu hoặc người mua trả trước tiền hàng.
Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát dinh theo tài khoản kế toán. Mỗi tài khoản được mở một sổ đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán.
Sổ kế toán chi tiết là sổ dùng để phản ánh chi tiết cụ thể từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được.
Báo cáo thực tập tổng hợp
nhập xuất nguyên vật liệu, CCDC, hàng hoá. Được mở chi tiết cho từng loại xác định.
+ Sổ chi tiết tài sàn cố định (TK 211): Theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định.
+ Sổ chi tiết công nợ (TK 131, 331): Được mở để theo dõi tình hình công nợ của công ty với khách hàng và nhà cung cấp, sổ được mở chi tiết cho từng khách hàng và nhà cung cấp.
+ Sổ chi tiết thanh toán với công nhân viên (TK 334): Theo dõi các khoản thanh toán với công nhân viên tại công ty.
+ Sổ chi phí sản xuất kinh doanh (TK 621, 622, 627,641, 642): Được mở để theo dõi tình hình phát sinh chi phí trong quá trình sản xuất và tính giá thành.
+ Sổ chi tiết giá vốn hàng bán( TK 632): Được mở để theo dõi thành phẩm đã tiêu thụ. Cơ sở để ghi là các phiếu xuất kho và các chứng từ có liên quan.
+ Sổ chi tiết doanh thu ( TK 511): Theo dõi doanh thu của Công ty, căn cứ để ghi là những hoá đơn bán hàng.
Trên cơ sở các sổ kế toán được lập, đến kỳ báo cáo kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu, tổng hợp số liệu gửi lên giám đốc và lập báo cáo tài chính.