2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Xây dựng
2.2.3. Hoạt động kiểm soát
2.2.3.1. Hoạt động kiểm soát chung a. Soát xét của nhà quản lý
Định kỳ hàng quý Công ty có sơ kết đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch.
Tuy nhiên, lãnh đạo Công ty TNHH Xây dựng 368 Bắc Ninh chú trọng đến việc so sánh đánh giá mức độ hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch đã được xây dựng về mặt số lượng, chứ chưa chú trọng phân tích mức độ hoàn thành về mặt tỷ trọng như là doanh thu trên vốn hay lợi nhuận trên vốn, cũng như chưa đánh giá các chương trình quan trọng như là cải tiến quy trình sản xuất, chương trình tiết kiệm chi phí...
Điều này làm hạn chế sự đánh giá đúng về hiệu quả hoạt động của Công ty để từ đó có thể đưa ra các phương án thích hợp hơn.
Bảng 2.9: Thống kê kết quả khảo sát đánh giá về soát xét của nhà quản lý tại Công ty TNHH Xây dựng 368 Bắc Ninh
Câu hỏi Số
phiếu gửi đi
Số phiếu nhận về
Trả lời
Có Không
Không biết về vấn đề được hỏi 1. Ban lãnh đạo Công ty có
thường xuyên soát xét, đánh giá các chiến lược, kế hoạch cũng như kết quả thực hiện chiến lược, kế hoạch hay không?
40 40 80.% 15.%
5%
2. Việc đánh giá, soát xét của lãnh đạo có tác động tích cực đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty hay không?
40 40 75% 20%
5%
3.Theo anh/chị soát xét của lãnh đạo Công ty có giúp công ty hoàn thiện chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh hay không?
40 40 85.% 12.5% 2.5%
(Nguồn: Tác giả tổng hợp) Với câu hỏi “Ban lãnh đạo Công ty có thường xuyên soát xét, đánh giá các chiến lược, kế hoạch cũng như kết quả thực hiệnchiến lược, kế hoạch hay không?”.
Có 80% số người được hỏi trả lời có, 15% trả lời không và 5% không nắm về vấn đề này. Kết quả cho thấy lãnh đạo Công ty TNHH Xây dựng 368 Bắc Ninh đã có sự thường xuyên trong soát xét các chiến lược, kế hoạch nhưng chưa thật sự phổ biến rộng đủ tất cả các nhân viên nhận thức và nắm được.
Với câu hỏi “Việc đánh giá, soát xét của lãnh đạo có tác động tích cực đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công y hay không?”. Kết quả thu được cũng tương đồng với câu hỏi trước, có 75% đối tượng được hỏi xác nhận là có, 20%
trả lời là không và 5% không biết về vấn đề được hỏi về vấn đề này. Hiệu quả đánh
giá, soát xét của lãnh đạo xuất phát từ bản thân hoàn thiện của công tác này và mật độ thực hiện có thường xuyên, nghiêm cứu hay không. Vì công tác này chưa thật sự phổ biến rộng đủ tất cả các nhân viên nhận thức và nắm được nên hiệu quả cũng tương đồng như trên.
Với câu hỏi “Theo anh/chị soát xét của lãnh đạo Công ty có giúp công ty hoàn thiện chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh hay không?”, kết quả thu được có 85% số người được hỏi trả lời là có, 12,5% số người được hỏi trả lời là không và 2,5% không nắm vấn đề này. Như vậy thời gian qua lãnh đạo Công ty đã rất quan tâm đến việc định kỳ phân tích số liệu liên quan đến hoạt động của ngành và đối thủ cạnh tranh vì hiện nay lĩnh vực xây dựng dân dụng có rất nhiều đối thủ cạnh tranh trong và ngoài nước. Vì vậy, Công ty cũng thường xuyên phân tích số liệu, so sánh số liệu của mình với các đối thủ cạnh tranh để có thể đưa ra các biện pháp khắc phục và có chiến lược kinh doanh phù hợp.
b. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
Hệ thống chứng từ kế toán được lập đúng quy định, được lưu trữ, bảo quản khoa học, an toàn và dễ dàng truy cập khi cần thiết. Công ty đang sử dụng các phần mềm vi tính hỗ trợ xử lý các thông tin như là phần mềm kế toán, quản lý khách hàng sử dụng nước, quản lý công văn.
Tuy nhiên việc tổ chức luân chuyển chứng từ vẫn chưa được quy định cụ thể về trình tự luân chuyển cũng như thời gian luân chuyển làm cho các nghiệp vụ khi phát sinh không được xử lý kịp thời gây tổn thất cho hoạt động kinh doanh của đơn vị. Một số chứng từ không được đánh số liên tục trước khi sử dụng.
Phần mềm kế toán do Công ty đang thuê ngoài thiết kế theo đặc điểm kinh doanh của đơn vị, tuy nhiên do đang trong giai đoạn hoàn thành nên nó đơn giản chỉ hỗ trợ xử lý thông tin lập báo cáo chứ không hỗ trợ các tính năng kiểm soát như là sự trùng lắp, sự đầy đủ của dữ liệu... làm hạn chế khả năng phát hiện sai sót. Chính vì vậy, các nhân viên kế toán có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu số liệu trên chương
trình, trên chứng từ gốc và điều chỉnh sai lệch nếu có.
Bảng 2.10: Thống kê kết quả khảo sát đánh giá về kiểm soát quá trình xử lý thông tin tại Công ty TNHH Xây dựng 368 Bắc Ninh
Câu hỏi Số
phiếu gửi đi
Số phiếu nhận
về
Trả lời
Có Không
Không biết về vấn đề được hỏi 1. Công ty có kiểm tra soát xét
chứng từ trước khi thực hiện hay không ?
40 40 75% 25% 0%
2. Việc quản lý ngày và giờ công của nhân viên có được các trưởng phòng thực hiện đúng quy định không?
40 40 60% 35% 5%
3. Việc nhập liệu chứng từ vào hệ thống được có được kế toán công ty thực hiện kịp thời và chính xác không?
40 40 75% 22.5% 2.5%
5. Quy trình luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban của công ty có thuận tiện và hợp lý không?
40 40 65% 25% 5%
6. Theo anh/chị các chứng từ, sổ sách của công ty có được lưu trữ đầy đủ, an toàn để phục vụ việc kiểm tra, giám sát và xử lý thông tin hay không?
40 40 90% 0% 10%
(Nguồn:Tác giả tổng hợp) Qua khảo sát, cho thấy Công ty thực hiện tốt quy trình kiểm tra soát xét chứng từ trước khi thực hiện (75% người được hỏi đồng ý). Tuy nhiên, vẫn còn trường hợp trưởng phòng yêu cầu kế toán thanh toán phải làm phiếu chi tiền ngay trong khi chưa cung cấp đầy đủ bộ chứng từ như quy định trong Công ty. (25% trả lời không đồng ý)
Về việc quản lý ngày và giờ công của nhân viên được các trưởng phòng thực hiện đúng quy định thì kết quả chủ yếu là không đồng ý. Tại đơn vị có quy định về chấm công cho nhân viên nhưng các trưởng phòng không theo dõi đúng quy định, những trường hợp thân quen thì có thể không thực hiện đúng giờ giấc theo quy
định, việc này dẫn đến thái độ bức xúc đối với các nhân viên.
Với câu hỏi “Việc nhập liệu chứng từ vào hệ thống được có được kế toán công thực hiện kịp thời và chính xác không?”. Kết quả thu được có 75% người được hỏi trả lời có, 22,55 số người được hỏi trả lời không và 2,5% số người người được hỏi không nắm vấn đề này
Với câu hỏi “Theo anh/chị các chứng từ, sổ sách của công ty có được lưu trữ
đầy đủ, an toàn để phục vụ việc kiểm tra, giám sát và xử lý thông tin hay không?”
có đến 90% số người được hỏi trả lời có nhưng vẫn còn 10% không nắm vấn đề này. . Qui định về lưu giữ chứng từ sổ sách đầy đủ, an toàn được nhân viên thực hiện nghiêm túc. Mỗi phòng ban đều có tủ hoặc kho riêng để bảo quản chứng từ, sổ sách và quy định về việc truy xuất, xem xét chứng từ, sổ sách được thực hiện nghiêm túc.
c. Kiểm soát vật chất và phân tích rà soát
Công ty đã trang bị hệ thống camera theo dõi các hoạt động trong văn phòng Công ty cũng như kho bãi. Hoạt động bảo vệ tài sản cũng được chú trọng. Hàng ngày, nhân viên thủ quỹ đã thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt, đối chiếu lượng tiền tồn thực tế tại quỹ và số liệu trên sổ sách để phát hiện sai sót và tìm ra nguyên nhân để xử lý nếu có. Bên cạnh đó, định kỳ Công ty đã thực hiện kiểm kê hàng tồn kho, tài sản cố định. Tuy nhiên Công ty chưa ban hành các quy định cụ thể về quản lý tài sản, vật tư thiết bị tại đơn vị cũng như trách nhiệm cụ thể nếu để xảy ra mất mát.
Chính vì vậy, khi xảy ra chênh lệch, mất mát Công ty thường lúng túng trong việc quy trách nhiệm cho những cá nhân có liên quan.
Để hoạt động thi công các công trình dân dụng của Công ty được tiến hành hiệu quả, an toàn, chất lượng, thời gia qua, Công ty đã đầu tư mua sắm máy móc thiết bị xe máy, thiết bị dụng cụ thi công. Hàng năm, Công ty kiểm soát cơ sở vật chất tiến hành bảo dưỡng định kỳ nhằm bảo đảm cho máy móc hoạt động hiệu quả cao nhất.
Cụ thể tình hình kiểm soát vật chất, máy móc, thiết bị của Công ty tính đến hết năm 2020 được thể hiện qua bảng dưới đây:
Bảng 2.11: Thống kê kiểm soát máy móc thiết bị chính của Công ty tính đến hết năm 2020
Stt Tên thiết bị Số lượng (cái) Nơi sản xuất Công suất I Máy làm đất
1 Máy xúc đào 5 Nhật 0,45-1,4 m3
2 Máy đào đất 5 Nhật 123 CV
3 Máy ủi 5 Đức 75-110 CV
II Máy lu đầm
1 Máy lu rung 4 Nhật 10-12 tấn
2 Máy lu tĩnh 4 Đức 10-12 tấn
3 Máy đầm đất 8 Nhật 1,5-2,2 Kw
4 Máy đầm dùi 16 Nhật 1,5-2,2 Kw
5 Máy đầm bàn 10 Việt Nam 1,5-2,2 Kw
III Máy cẩu
1 Cẩu trụ tháp 6 TQ, Pháp 1,25-12 tấn
2 Cẩu tự hành 3 TQ, Pháp 28 tấn
3 Ô tô cẩu 3 Nga 0,65 m3
4 Cần trục thiếu nhi 5 Nhật 0,5 tấn
5 Máy vận thăng 7 Đức, Việt 0,5-2 tấn
6 Tời máy 8 Đức 1,5 Kw
IV Phương tiện vận tải
1 Ô tô tải 12 Đức, Nga 2,5-12 tấn
2 Xe téc chở nước 2 Việt Nam 8,3 m3
3 Container 2 Nhật 6,3 m3
V Máy thi công bê tông
1 Máy trộn bê tông 10 TQ, Ý 12,3 m3/h
2 Máy trộn vữa 6 Việt Nam 160 lít/mẻ
3 Máy xoa bê tông 4 Nhật
Stt Tên thiết bị Số lượng (cái) Nơi sản xuất Công suất VI Máy cắt, uốn thép
1 Máy cắt sắt 12 TQ 3.0 Kw
2 Máy uốn sắt 12 TQ 2.2 Kw
3 Máy tời sắt 4 TQ 3.0 Kw
4 Máy hàn 14 Việt, Nhật 15 Kw
VII Giàn giáo thi công
1 Giàn giáo chịu lực 14.840 Việt Nam
2 Giáo hoàn thiện 6.054 Việt Nam
3 Khác 33.745 Việt Nam
VIII Thiết bị kiểm tra, thử nghiệm
1 Máy toàn đạc điện tử 3 Thụy Sỹ,
Nhật
2 Máy thủy bình 4 Đức
3 Máy kinh vĩ 10 Đức, Nhật
4 Máy thủy chuẩn 2 Nhật
IX Các thiết bị máy móc khác 72 Nhật, Hàn,...
Nguồn: Công ty TNHH Xây dựng 368 Bắc Ninh 2020 Do đặc trưng “của ngành xây dựng dân dụng chủ yếu thi công dựa trên công suất của máy móc thiết bị, nên doanh nghiệp nào có hệ thống thiết bị tiên tiến, hiện đại hơn sẽ chiếm được ưu thế cạnh tranh. Qua bảng trên có thể thấy rằng, năng lực máy móc thiết bị của Công ty khá lớn về cả số lượng và chủng loại. Hiện tại, Công ty còn có thêm nhiều đầu máy và nhiều loại máy móc thiết bị nhỏ khác, công suất trung bình của mỗi thiết bị cũng tương đối cao nên đảm bảo thi công trình theo đúng tiến độ, tạo điều kiện cho Công ty có thể tham gia nhiều công trình cùng một lúc, không bị bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.
Định kỳ, Ban giám đốc Công ty đã thực hiện so sánh giữa kết quả thực tế thực hiện và số liệu kế hoạch. Nhưng do phần lớn chủ quan đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp tương đối ổn định nên việc phân tích so sánh thường không đi sâu, bỏ
qua các hoạt động rà soát khác như là tỷ lệ nợ quá hạn, biến động về giá mua vật tư.
Điều này có thể dẫn đến rủi ro sai sót và gian lận xảy ra.
Bảng 2.12: Thống kê kết quả khảo sát đánh giá về kiểm soát vật chất và phân tích rà soát tại Công ty TNHH Xây dựng 368 Bắc Ninh
Câu hỏi Số
phiếu gửi đi
Số phiếu nhận về
Trả lời
Có Không
Không biết về vấn đề được hỏi
1. Công ty có đưa ra các biện pháp giám sát, bảo dưỡng thiết bị, tài sản không bị mất mát, hư hỏng hay không?
40 40 100% 0% 0%
2. Định kỳ Công ty có tiến hành kiểm kê tài sản và đối chiếu với số lượng trên sổ sách hay không?
40 40 95% 5% 0%
(Nguồn:Tác giả tổng hợp) Qua khảo sát, cho thấy Công ty có biện pháp giám sát, bảo dưỡng thiết bị, tài sản không bị mất mát, hư hỏng. Công ty có hệ thống bảo an tốt, tránh được tình trạng mất mát, thất thoát tài sản.
Hàng hóa, nguyên vật liệu nhập kho được thủ kho bảo quản cẩn thận và có biện pháp bảo vệ hàng tránh thất thoát, hư hỏng về vật chất. Trong kho có hệ thống camera quan sát để quản lý kho hàng. Về việc kiểm kê tài sản, hàng tồn kho định kỳ và đối chiếu với số lượng trên sổ sách thì kết quả chủ yếu là đồng ý.
Hệ thống phần mềm kế toán Công ty đang sử dụng có phân quyền giữa những người sử dụng, khi vào phần mềm hệ thống sẽ tự động yêu cầu khai báo User name, password trước khi đăng nhập sử dụng trong quá trình nhập chứng từ hệ thống sẽ tự động kiểm tra và thông báo các sai sót về dữ liệu.
2.2.3.2. Về hoạt động kiểm soát quy trình kinh doanh và thu tiền
Đây là một quy trình quan trọng tại Công ty TNHH Xây dựng 368 Bắc Ninh, tại Công ty chu trình này bao gồm: Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, xét duyệt xây dựng trọn gói chấp nhận thanh toán sau, bàn giao công trình, lập hóa đơn, theo dõi công nợ phải thu và thu tiền.
Chu trình kinh doanh– thu tiền gồm các thủ tục việc chuyển giao quyền sở hữu về hàng hoá, dịch vụ và tiền. Quy trình này bắt đầu bằng việc nhận đơn hàng của khách hàng, sau đó là hoạt động khởi chông xây dựng và kết thúc là việc ghi nhận công nợ phải thu và thu tiền.
Để hiểu rõ hơn hoạt động kiểm soát quy tình bán hàng và thu tiền của Công ty TNHH Xây dựng 368 Bắc Ninh, tác giả đã tổng kết kết quả khảo sát chu trình này như sau:
Bảng 2.13: Thống kê kết quả khảo sát đánh giá về kiểm soát quy trình bán hàng và tiền tại Công ty TNHH Xây dựng 368 Bắc Ninh
Câu hỏi Số
phiếu gửi đi
Số phiếu nhận về
Trả lời
Có Không
Không biết về vấn đề được hỏi
1. Công ty tách bạch chức năng: bán hàng, phê duyệt thầu trả sau, ghi chép sổ kế toán và thu tiền?
40 40 100% 0% 0%
2. Công ty có xác minh về tình hình tài chính của khách hàng trước khi bán hàng trả chậm?
40 40 75% 25% 0%
3. Phiếu xuất kho vật liệu và máy móc phục vụ kinh doanh xây dựng có ghi đầy đủ thông tin và có chữ ký đầy đủ?
40 40 97.5% 2.5% 0%
4. Công ty có lập bảng phân tích tuổi nợ và
định kỳ đối chiếu công nợ với khách hàng? 40 40 100% 0% 0%
(Nguồn:Tác giả tổng hợp) Qua khảo sát về việc Công ty tách bạch chức năng: bán hàng, phê duyệtthầu trả sau, ghi chép sổ kế toán và thu tiền thì kết quả đều đồng ý. Điều này cho thấy nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong các khâu bán hàng, phê duyệt thầu trả sau và ghi chép rất được chú trọng, phân chia trách nhiệm đầy đủ trong Công ty nhằm hạn chế gian lận có thể xảy ra, tránh tình trạng lạm dụng quyền hạn.
Về việc Công ty có xác minh về tình hình tài chính của khách hàng trước khi bán hàng trả chậm thì kết quả hầu hết là đồng ý. Thực tế, Công ty có quy định về chính sách thầu trả sau và có bộ phận xét duyệt thầu trả sau. Bộ phận này sẽ xét
duyệt việc xây dựng trọn gói cho khách hàng và thanh toán sau dựa trên cơ sở nghiệp vụ và dữ liệu thu thập. Công ty sử dụng phần mềm để quản lý thông tin khách hàng theo dõi chi tiết về tình hình thanh toán cũng như về số dư công nợ, từ đó Công ty có các chính sách phù hợp cho việc xét duyệt bán chịu. Bên cạnh đó, đối với những khách hàng mới thì Công ty cũng có chính sách xét duyệt riêng.
Hàng tháng Công ty đều gởi thông báo nợ cho khách và đối chiếu công nợ với khách hàng nhằm đảm bảo kế toán phản ánh tính kịp thời về những thay đổi công nợ. Nếu phát hiện chênh lệch, bộ phận kế toán sẽ làm việc với khách hàng và xử lý chênh lệch.
2.2.3.3. Hoạt động kiểm soát quy trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền Quy trìnhkiểm soát chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiềntại Công ty TNHH Xây dựng 368 Bắc Ninh có nhiều khâu, liên quan đến nhiều nghiệp vụ và chủ yếu là các bước sau: Đề nghị mua hàng, xét duyệt mua, chọn nhà cung cấp, đặt hàng, nhận hàng, nhập kho, theo dõi nợ phải trả và cuối cùng là thanh toán.
Bảng 2.14: Thống kê kết quả khảo sát đánh giá về kiểm soát quy trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại Công ty TNHH Xây dựng 368 Bắc Ninh
Câu hỏi Số phiếu
gửi đi
Số phiếu nhận về
Trả lời
Có Không
Không biết về vấn đề được
hỏi 1. Công ty đã tách bạch chức năng:
đề nghị mua máy móc vật liệu xây dựng, xét duyệt, chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng, bảo quản, ghi chép việc mua hàng và trả tiền?
40 40 90% 0% 10%
2. Đơn đặt vật liệu, máy móc xây dựng của công ty đã được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng?
40 40 95% 5% 0%
3. Công ty có theo dõi vật liệu, máy móc xây dựng đặt mua đã nhận và chưa nhận hay không?
40 40 80% 15% 5%