2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Xây dựng
2.2.4. Thông tin và truyền thông
Kể từ khi hoạt động Công ty TNHH Xây dựng 368 Bắc Ninh đã áp dụng chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 15/QĐ– BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính. Kể từ ngày 01/01/2015 Công ty TNHH Xây dựng 368 Bắc Ninh đã thực hiện theo thông tư 200/2014/TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp mới nhất ban hành ngày 22/12/2014.
a) Hệ thống tài khoản
Hệ thống tài khoản kế toán của Công ty TNHH Xây dựng 368 Bắc Ninh được xây dựng khá chi tiết. Tài khoản bao gồm theo sơ đồ minh họa như sau:
Phần 1: Số hiệu tài khoản kế toán Việt Nam theo thông tư 200/2014/TT-BTC
Phần 3: Chi tiết theo từng trung tâm chi phí Phần 2: Số hiệu tài khoản kế toán theo
quy định xxxx – xxx – xx
Hình 2.3: Sơ đồ cách thức phân loại tài khoản con
(Nguồn: P. Kế toán-Hành chính, Công ty TNHH Xây dựng 368 Bắc Ninh) Số hiệu kế toán ở phần 2 được xây dựng theo kiểu kế toán Mỹ. Mỗi đối tượng có liên quan trong một nghiệp vụ phát sinh đều có số hiệu tài khoản riệng biệt để ghi nhận.
b) Hệ thống sổ sách kế toán
Hiện tại Công ty TNHH Xây dựng 368 Bắc Ninh đang áp dụng hình thức nhật ký chung. Số liệu kế toán được xử lý bằng phần mềm Misa. Hệ thống sổ sách của Công ty hiện nay gồm:
- Các sổ kế toán tổng hợp: Sổ cái, sổ nhật ký chung, sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền, sổ nhật ký bán hàng, sổ nhật ký mua hàng.
- Các sổ kế toán chi tiết gồm: sổ chi tiết tài sản cố định, sổ chi tiết hàng tồn kho, thẻ kho, sổ chi tiết công nợ, sổ theo dõi thuế.
c) Hệ thống báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo tài chính gồm: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính.
Hệ thống báo cáo quản trị gồm:
Báo cáo doanh thu và lợi nhuận gộp theo khu vực: Phản ánh tình hình tiêu thụ sản phẩm tại từng khu vực; Báo cáo doanh thu và lợi nhuận gộp theo ngành hàng: Phản ánh tình hình tiêu thụ sản phẩm thuộc từng ngành hàng; Báo cáo tình trạng hàng tồn kho: Phản ánh thông tin chi tiết về các mặt hàng đang tồn kho. Báo cáo này còn thể
hiện tình trạng hiện tại của từng mặt hàng so với mức tồn kho an toàn của mặt hàng đó;
Báo cáo tồn kho chậm lưu chuyển: Phản ánh giá trị và số lượng những mặt hàng chậm lưu chuyển trong một khoảng thời gian nhất định; Báo cáo công nợ phải thu theo độ tuổi: Phản ánh tình trạng công nợ khách hàng theo từng thời gian quá hạn, tạo cơ sở cho việc đốc thúc thu nợ và lập dự phòng nợ phải thu khó đòi; Báo cáo dự toán chi theo độ tuổi phải trả: Phản ánh nhu cầu tiền để trả cho nhà cung cấp theo từng giai đoạn;
Báo cáo chi phí sản xuất: phản ánh chi tiết từng khoản mục chi phí thực tế của từng lệnh sản xuất trong giai đoạn; Báo cáo chênh lệch chi phí sản xuất: tương tự như báo cáo chi phí sản xuất nhưng có thêm số liệu chi phí định mức và chênh lệch giữa thực tế và định mức. Báo cáo này hỗ trợ cho nhà quản lý trong việc phân tích khoản chênh lệch đó là do giá hay do số lượng gây ra.
Hình 2.4: Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ củaCông ty TNHH Xây dựng 368 Bắc Ninh
Nguồn: P. Kế toán- Hành chính, Công ty TNHH Xây dựng 368 Bắc Ninh d) Ứng dụng tin học trong kế toán:
Phần mềm kế toán Công ty đang dùng là phần mềm Misa. Đây không phải là phần mềm chỉ dành riêng cho kế toán mà là một phần mềm tích hợp, được sử dụng cho nhiều chức năng khác nhau gồm: quản lý bán hàng, quản lý mua hàng, quản lý sản xuất…. Tất cả các chức năng đều só sự liên kết chặt chẽ và liên thông với nhau.
Phần mềm được cài đặt trên máy chủ. Các máy con được kết nối với máy chủ để thực hiện công việc hằng ngày.
Nghiệp vụ kinh tế phát
sinh
Lập, tiếp nhận,
xử lý chứng
từ
Kiểm tra, ký
trình giám đốc ký
duyệt
Chuyển chứng từ thanh
toán
Nhận, phân
loại chứng từ định
khoản ghi sổ kế toán
Lưu trữ, bảo quản chứng
từ kế toán
Trình tự ghi sổ kế toán vào hệ thống máy tính như sau:
Hình 2.5. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính
(Nguồn: P. Kế toán-Hành chính, Công ty TNHH Xây dựng 368 Bắc Ninh) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại để nhập liệu các bảng của phần mềm trên máy vi tính. Sáu đó, các số liệu kế toán ở các phân hệ chi tiết được kết chuyển xuống phân hệ sổ cái tổng hợp. Kết quả xử lý tùy vào bản chất sẽ được thể hiện trên các sổ kế toán chi tiết phù hợp và được hạch toán vào các tài khoản kế toán đã được thiết lập.
Cuối tháng, kế toán khóa sổ và in các sổ kế toán chi tiết, báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị. Kế toán còn đối chiếu sổ kế toán chi tiết với sổ tổng hợp.
đối chiếu sổ tổng hợp với các báo cáo kế toán để đảm bảo số liệu kế toán thống nhất và trung thực theo thông tin đã được nhập vào máy.
Bảng 2.15: Thống kê kết quả khảo sát đánh giá về thông tin và truyền thông tại Công ty TNHH Xây dựng 368 Bắc Ninh
Câu hỏi
Số phiếu gửi đi
Số phiếu nhận về
Trả lời
Có Không
Không biết về vấn đề được
hỏi 1. Các phòng, ban, bộ phận trong Công ty
có thường xuyên báo cáo tình hình công việc cho ban lãnh đạo để họ đưa ra những chỉ dẫn cần thiết không?
40 40 95% 5% 0%
Phần mềm kế toán
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Chứng từ kế toán
Phân hệ sổ cái tổng hợp
Các phân hệ chi tiết
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị
Báo cáo kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Sổ kế toán
Câu hỏi
Số phiếu gửi đi
Số phiếu nhận về
Trả lời
Có Không
Không biết về vấn đề được
hỏi 2. Thông tin cần thiết có được truyền đạt
đến những cá nhân, bộ phận có liên một cách kịp thời, chính xác không?
40 40 90% 10% 0%
3. Công ty có nguồn thu thập thông tin về các phản ánh của khách hàng và xử lý kịp thời không?
40 40 87.5% 2.5% 10%
(Nguồn:Tác giả tổng hợp) Kết quả khảo sát về việc trưởng các bộ phận thường xuyên báo cáo tình hình công việc cho ban lãnh đạo để họ đưa ra những chỉ dẫn cần thiết thì đều đồng ý. Khi có vấn đề phát sinh, các nhân viên trong đơn vị thường báo cáo cho trưởng bộ phận và trưởng bộ phận sẽ giải quyết nếu đủ thẩm quyền, nếu không sẽ báo cáo lên ban lãnh đạo cấp trên. Sau khi có ý kiến chỉ đạo của cấp trên thì trưởng phòng ban sẽ truyền đạt lại cho nhân viên.
Về việc truyền đạt những thông tin cần thiết đến những cá nhân, bộ phận có liên một cách kịp thời, chính xác thì kết quả hầu hết là đồng ý. Cho thấy việc truyền đạt thông tin giữa các phòng ban chính xác và kịp thời, khi có thông tin cần thiết cần truyền đạt, trưởng các bộ phận sẽ trực tiếp truyền đạt đến những nhân viên có liên quan để tránh tạo nên tình trạng trì truệ dẫn đến chậm tiến độ của toàn bộ phận và ảnh hưởng đến mục tiêu mà đơn vị đặt ra.
Về việc Công ty có nguồn thu thập thông tin về các phản ánh của khách hàng và xử lý kịp thời thì kết quả hầu hết là đồng ý. Tại đơn vị có thùng thư góp ý kiến của khách hàng và cũng có bộ phận chăm sóc khách hàng nhằm giáp đáp các thắc mắc cũng như tiếp nhận các thông tin phản ánh, góp ý của khách hàng và những phản ánh góp ý này sẽ được trưởng bộ phận có liên quan xử lý, nếu những trường hợp cần thiết có thể ban lãnh đạo của Công ty sẽ xử lý.