V. Mô hình thực thể liên kết
c.Biểu mẫu (Form)
Dùng để hiển thị dữ liệu theo cách tổ chức của chính mình và thuận tiện cho ngời sử dụng trong việc nhận biết dữ liệu. Khi làm việc với Microsoft Access, ngời sử dụng có thể dùng các mẫu biểu để nhập dữ liệu cho bảng, điều chỉnh dữ liệu, xem sửa dữ liệu và in dữ liệu.
* Biểu mẫu một cột (Single - Column).
Trong biểu mẫu này, các trờng đợc sắp xếp theo hàng dọc, biểu mẫu có thể chiếm một hay nhiều trang màn hình. Trên đó ta có thể kẻ các đờng thẳng hình chữ nhật hay trang trí hình ảnh... Với biểu mẫu ta có thể dùng thêm các công cụ Combo Box thuận tiện hơn cho việc nhập dữ liệu từ bàn phím.
* Biểu mẫu nhiều cột (Tabular).
Tabular là loại biểu mẫu dùng để hiển thị thông tin theo cột dọc từ trái sang phải, mỗi hàng chứa một bản ghi tơng đối giống nhng có u điểm hơn là tạo bóng, tạo viền khung nhìn. có thể hiển thị đợc khung ảnh trong khi bảng, truy vấn không thể làm đợc.
* Biểu mẫu chính/ phụ (Main/Sub Form).
Thờng đợc dùng để hiển thị các dữ liệu có quan hệ một nhiều. Trong biểu mẫu chính/phụ thờng sử dụng các List Box để lựa chọn thông tin hạn chế việc gõ bàn phím.
d. Biểu mẫu dạng đồ thị (Graph).
Đây là loại biểu mẫu thể hiện kết quả thống kê theo dạng cột phần trăm (%), đồ thị... làm cho kết quả có tính trực quan giống nh trong Word và Excel.
* AutoForm: Microsoft Access tự động chọn dạng biểu mẫu (ngầm định là Single Column).
e. Báo cáo (Report).
Đây là công cụ báo cáo theo yêu cầu về thông tin và yêu cầu về thẩm mỹ của ngời sử dụng. Thiết kế những báo cáo để trình bày cho dữ liệu theo ý muốn. Đây là phần không thể thiếu đợc trong một chơng trình quản lý hoàn thiện. Khác với Form, Report chỉ có thể kết xuất thông tin mà không thể cập nhật dữ liệu. Có rất nhiều mẫu báo cáo:
+ Báo cáo một cột (Single-Column Report).
+ Báo cáo cộng nhóm (Grups / Totals Report).
+ Báo cáo in nhãn về th tín (Maling Label Report).
+ Báo cáo tổng kết (Summary Report).
+ Báo cáo dạng bảng kê (Tabular Rport).
+ Báo biểu trộn in (Meger Report).
Phạm vi sử dụng báo cáo trong Access:
In dữ liệu dạng bảng, biểu. Sắp xếp dữ liệu trớc khi in.
Sắp xếp, phân nhóm dữ liệu, thực hiện các phép tính để dữ liệu tổng hợp trên các nhóm, so sánh tổng hợp dữ liệu trên các nhóm với nhau.
In dữ liệu từ nhiều bảng, truy vấn có liên quan trên cùng một báo cáo. Từ báo biểu ta có thể trích xuất thông tin Word, Excel...