QLDA nhiệt điện 1 thiết lập, áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN và tiêu chuẩn ISO 9001:2000, thường xuyên nâng cao hiệu lực của hệ thống, cấu trúc hệ thống chất lượng và mối tương tác trong hệ thống tại Ban QLDA nhiệt điện 1 được xác định và nhận biết dưới dạng văn bản chất lượng theo sơ đồ sau:
Sổ tay chất lượng
Quy trình hệ thống Hướng dẫn công việc Biên bản, hồ sơ, biểu mẫu, tiêu chuẩn, quy định nội bộ, các văn bản pháp qui
Tầng 1: Sổ tay chất lượng
Sổ tay chất lượng mô tả hệ thống chất lượng của Ban QLDA. Đối tượng sử dụng sổ tay chất lượng là lãnh đạo ban và các phòng trong Ban. Sổ tay chất lượng có thể được gửi đến khách hàng, cơ quan chứng nhận, cơ quan có thẩm quyền hay các bên liên quan. Sổ tay chất lượng chỉ được phân phối cho các đơn vị, tổ chức, cá nhân bên ngoài khi được trưởng Ban QLDA phê duyệt.
Tầng 2: Các quy trình và hướng dẫn công việc
Quy trình và hướng dẫn công việc là các tài liệu nêu trình tự, hướng dẫn thực hiện và cách thức kiểm soát các hoạt động chất lượng của Ban QLDA nhiệt điện 1. Đối tượng sử dụng tài liệu này là những cán bộ trực tiếp tham gia vào các hoạt động thuộc các phòng liên quan. Các tài liệu này được phân phối tới các phòng và các vị trí lãnh đạo trong Ban QLDA.
Tầng 3: Các văn bản quy định nội bộ, biên bản, hồ sơ, biểu mẫu, tiêu chuẩn pháp quy liên quan.
Biên bản, hồ sơ là những bằng chứng ghi nhận kết quả thực hiện công việc nêu trong các quy trình và hướng dẫn công việc.
Tất cả các quy trình, hướng dẫn công việc, các biên bản, biểu mẫu, hồ sơ chất lượng công việc của Ban QLDA nhiệt điện 1 là những tài liệu, dữ liệu được bảo mật theo quy định chung về bảo mật tài liệu mật.
Văn bản mô tả phạm vi công việc (MTCV) quy định rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn và yêu cầu về năng lực đối với tất cả các vị trí công việc trong Ban QLDA nhiệt điện 1, xem chi tiết trong MTCV “Quy định trách nhiệm và quyền hạn của các chức danh trong Ban QLDA nhiệt điên 1”.
Các quá trình quản lý chất và hỗ trợ cần thiết được thể hiện qua các quy trình, hướng dẫn được tham chiếu trong phần kế tiếp của quyển Sổ Tay chất lượng này.
Ban QLCL nhiệt điện 1 xác định đầy đủ chuẩn mực, phương pháp thực hiện và kiểm tra, đo lường, theo dõi, phân tích các quá trình trên và đảm bảo có sẵn các nguồn lực, thông tin cần thiết để thực hiện và cải tiến các quá trình trong hệ thống chất lượng của Ban QLDA.