Chương 3 BÀI TOÁN NGHIỆP VỤ CHUYỂN TIỀN NỘI BỘ TRONG NGÂN HÀNG PHÁT TRIỂN VIỆT NAM
3.3 Bài toán nghiệp vụ chuyển tiền nội bộ trong VDB
Hiện tại, công tác chuyển tiền trong Ngân hàng phát triển Việt Nam (VDB) có các điện chuyển được phân loại theo mục đích của điện như sau:
- Điện nội bộ: là điện gửi giữa Ban Tài chính kế toán kho quỹ (TCKT) và Chi nhánh, điện gửi giữa Chi nhánh và Chi nhánh trong nội bộ Ngân hàng phát triển (Điện Online, Điện đi chi nhánh Online)
- Điện thanh toán: là điện gửi đến Trung tâm thanh toán (TTTT) và điện đi thanh toán trực tiếp với Ngân hàng bên ngoài (CITAD), gồm có: Điện đi Citad, điện đi nhờ Citad, điện song biên với Ngân hàng Công thương, … Hoặc được phân theo điện đi và điện đến:
- Điện đi: là điện được lập tại chi nhánh VDB, hoặc tại HSC đi chi nhánh khác (trong cùng hệ thống ngân hàng Phát triển), hoặc ngân hàng khác - Điện đến: là điện được lập tại chi nhánh khác (trong cùng hệ thống ngân
hàng Phát triển) ), hoặc ngân hàng khác gửi đến chi nhánh, hoặc HSC
Trong khuôn khổ của luận văn chỉ trình bày về một loại điện là Điện nội bộ hay Điện đi chi nhánh Online (Điện Online)
3.3.1 Quy trình giao dịch chuyển tiền của khách hàng
- Mỗi khách hàng khi tham gia vào hệ thống thanh toán của của ngân hàng Phát triển được mở một tài khoản tại ngân hàng. Một một cá nhân hoặc tổ
chức chỉ được mở một tài khoản duy nhất tại các Sở giao dịch hoặc Chi nhánh của Ngân hàng Phát triển.
- Tài khoản thanh toán của khách hàng được quản lý chung tại Trung tâm thanh toán, khách hàng có thể sử dụng tài khoản này để thực hiện giao dịch chuyển tiền từ tài khoản này sang tài khoản khác hoặc rút tiền tại tất cả các Sở giao dịch hoặc Chi nhánh trong toàn hệ thống Ngân hàng Phát triển Việt Nam.
- Quy trình thực hiện một giao dịch chuyển tiền của khách hàng bồm các bước sau:
o Khi có nhu cầu thực hiện giao dịch chuyển tiền, khách hàng đến giao dịch trực tiếp tại các Chi nhánh ngân hàng Phát triển. Tại đây khách hàng điền các thông tin vào giấy chuyển tiền theo mẫu của Ngân hàng Phát triển.
o Khi thông tin trong giấy chuyển tiền của khách hàng là hợp lệ và chính xác, khách hàng sẽ được thực hiện một giao dịch chuyển tiền tại Ngân hàng chi nhánh tiếp nhận giấy chuyển tiền.
o Một điện giao dịch chuyển tiền sẽ được tạo từ Chi nhánh ngân hàng nhận giấy chuyển tiền. Điện chuyển tiền sẽ được gửi đến Chi nhánh ngân hàng nhận điện và ngân hàng nhận điện sẽ thực hiện các thủ tục để chi trả tiền cho người thụ hưởng.
o Song song với việc gửi điện đến Chi nhánh ngân hàng nhận điện, các bút toán hạch toán sẽ được gửi về trung tâm thanh toán. Tại đây, các tài khoản tương ứng của người gửi và người nhận sẽ được hạch toán theo các bút toán được sinh ra tại ngân hàng Chi nhánh tạo điện.
Quy trình thực hiện giao dịch chuyển tiền với khách hàng được mô tả trong sơ đồ 3.3
$
Chi nhánh NH A
Khách hàng A Khách hàng B
$
Chi nhánh NH A
$
Trung tâm Thanh toán
Hình 3.3: Sơ đồ tổng quát quy trình giao dịch chuyển tiền của khách hàng trong hệ thống Ngân hàng Phát triển
Luồng thông tin luân chuyển giữa các thành phần trong Ngân hàng chi nhánh gửi điện và Ngân hàng chi nhánh nhận điện (Ngân hàng thụ hưởng) được được mô phỏng trong hình 3.4
GDV 1 Khách hàng A
Chi nhánh NH A
Receiving
KSV GDV 2
Chi nhánh NH B
GDV KSV Khách hàng B
Hình 3.4: Sơ đồ giao dịch giữa Ngân hàng Chi nhánh gửi điện và Ngân hàng chi nhánh nhận điện
Sơ đồ hoạt động của giao dịch chuyển tiền được mô tả trong hình 3.5
Hình 3.5 Sơ đồ hoạt động của giao dịch chuyển tiền
3.3.2 Quy trình trao đổi thông tin giao dịch giữa Trung tâm thanh toán và các ngân hàng Chi nhánh
Thông tin trao đổi giữa Trung tâm thanh toán và các Ngân hàng chi nhánh bao gồm:
- Thông tin về các danh mục hồ sơ do Trung tâm thanh toán quản lý tập trung sẽ được các Ngân hàng chi nhánh cập nhật (khi có sự thay đổi số liệu), khi đó thông tin dữ liệu sẽ được truyền về các Ngân hàng chi nhánh.
- Khi Ngân hàng chi nhánh có nhu cầu tra cứ thông tin về tài khoản khách hàng (kiểm tra số dư), Ngân hàng chi nhánh sẽ truy xuất dữ liệu trực tiếp từ Trung tâm thanh toán và kết quả về tài khoản của khách hàng sẽ được trả về cho Ngân hàng chi nhánh.
- Khi điện chuyển tiền được tạo ra, các bút toán hạch toán sẽ được sinh ra đồng thời. Sau khi Kiểm soát viên duyệt các bút toán này, và thực hiện chức năng Chuyển điện, các bút toán hạch toán sẽ được gửi về và hạch toán tại Trung tâm thanh toán.
- Khi Trung tâm thanh toán có nhu cầu in báo cáo Thống kê, báo cáo đối chiếu giữa Trung tâm thanh toán, hay giữa các Ngân hàng chi nhánh. Dữ liệu từ các Ngân hàng chi nhánh sẽ được lấy về và lưu trữ tại Trung tâm thanh toán.
Hình 3.5 sẽ mô tả luồng thông tin trao đổi giữa Trung tâm thanh toán và các Ngân hàng chi nhánh
Hình 3.6: Mô hình trao đổi thông tin giao dịch giữa Trung tâm thanh toán và các ngân hàng Chi nhánh
3.3.3 Quy trình thực hiện với điện Nội bộ
Quy trình thực hiện đối với điện đi Chi nhánh Online
- Khi khách hàng cung cấp thông tin chuyển tiền trong giấy chuyển tiền, Giao dịch viên sẽ kiểm tra tính chính xác thông tin về người gửi, số dư toàn khoản người gửi và thông tin về người nhận. Nếu các thông tin hợp lệ, Giao dịch viên thứ nhất sẽ tạo điện chuyển tiền theo yêu cầu trong giấy chuyển tiền.
- Khi Giao dịch viên thứ nhất tạo điện, hệ thống sẽ tự sinh bút toán hạch toán tưng ứng với điện được tạo ra, bút toán hạch toán sẽ ghi Nợ tài khoản người gửi và ghi Có tài khoản người nhận. Điện được tạo sẽ được đẩy vào hàng đợi điện của chi nhánh.
- Kiểm soát viên sẽ thực hiện giao dịch Duyệt các bút toán hạch toán do hệ thống tự sinh ra.
- Giao dịch viên thứ hai sẽ vào tìm kiếm và Hoàn tất điện vừa được Giao dịch viên thứ nhất vừa tạo ra và điện chỉ được hoàn tất thành công khi các các bút toán hạch toán đã được duyệt.
- Kiểm soát viên sẽ vào hàng đợi điện để Duyệt điện và Chuyển điện.
Quy trình của việc chuyển tiền bằng điện đi Chi nhánh Online được mô tả bằng sơ đồ hình 3.6
Bắt đầu
GDV2 hoàn tất điện
Kết thúc
KSV xem điện
KSV duyệt điện
KSV nhập khoá ký
KSV chuyển điện Yes
Yes No
GDV1 tạo điện
Điện bị sai GDV1 sửa điện
Điện bị sai
No
Hạch toán trên TK thích hợp
KSV duyệt hạch toán điện
Hình 3.7: Quy trình thực hiện đối với điện đi Chi nhánh Online
Hình 3.8: Sơ đồ hoạt động của điện đi Chi nhánh Online
Quy trình thực hiện đối với điện về chi nhánh Online
Bắt đầu
GDV huỷ điện
Kết thúc
KSV duyệt duyệt điện
Hạch toán trên các TK thích hợp
Thực hiện chi trả tiền cho KH No
Yes
GDV hoàn tất điện Điện bị sai
GDV xem điện
GDV huỷ điện
Tạo thông báo cho CN gửi điện
No
GDV tạo thông báo huỷ điện
Yes
Hình 3.9: Quy trình thực hiện đối với điện về chi nhánh Online
Hình 3.10: Sơ đồ hoạt động nhận điện về Chi nhánh Online
- Khi Ngân hàng chi nhánh nhận được điện chuyển về, Giao dịch viên sẽ nhận điện và kiểm tra nội dung thông tin trên bức điện, nếu thông tin chính xác và hợp lệ, Giao dịch viên sẽ hoàn tất điện.
- Nếu điện không bị lỗi, Giao dịch viên sẽ chuyển tiếp cho Kiểm soát viên duyệt điện. Nếu điện bị lỗi, Giao dịch viên sẽ huỷ điện và thông báo cho Ngân hàng chi nhánh gửi điện (thông qua điện thông báo).
- Khi điện đã được duyệt, hệ thống sẽ sinh bút toán hạch toán tương ứng với nội dung điện.
- Kiểm soát viên tiến hành duyệt các bút toán hạch toán vừa sinh ra từ điện đến, hệ thống sẽ cập nhật số dư tài khoản thanh toán của Ngân hàng chi nhánh, từ đây Ngân hàng chi nhánh sẽ thực hiện các thủ tục để thanh toán
Quy trình hủy điện với loại hình điện đi chi nhánh online Việc thực hiện huỷ điện được thực hiện theo hai trường hợp sau:
- Điện chưa chuyển đến Ngân hàng thụ hưởng.
- Ngân hàng nhận điện đã nhận, duyệt điện và thực hiện chi trả cho Khách hàng.
TH1: Điện chƣa chuyển mà mới thực hiện duyệt ở chi nhánh gửi:
Bước 1: Kiểm soát viên thực hiện không duyệt điện.
Bước 2: Sau đó, Kiểm soát viên thực hiện Hủy điện.
Bước 3: Giao dịch viên thực hiện xóa giao của điện.
Với trường hợp điện mới được tạo và chưa duyệt điện thì Giao dịch viên chỉ việc thực hiện Hủy điện rồi xóa giao dịch của điện đó
TH2: Chi nhánh nhận điện đã thực hiện Duyệt điện và thực hiện giao dịch chi trả tiền cho khách hàng:
Điện đã được gửi đi chi nhánh khác và chi nhánh đó đã thực hiện giao dịch chi trả tiền cho khách hàng nhưng khách hàng chưa nhận tiền.
Bước 1: Tại Ngân hàng chi nhánh nhận, Giao dịch viên xóa giao dịch chi trả cho khách hàng và Kiểm soát viên duyệt xoá giao dịch này.
Bước 2: Tại hàng chi nhánh nhận, Kiểm soát viên thực hiện bỏ duyệt điện đó và chuyển Giao dịch viên thực hiện Hủy điện. Sau đó Giao dịch viên tạo điện huỷ và gửi thông báo về chi nhánh gửi điện.
Bước 3: Tại Ngân hàng chi nhánh gửi điện khi nhận được điện 030 thông báo từ chi nhánh nhận từ chối điện, thì sẽ tiến hành chỉnh sửa điện hoặc hủy điện đã gửi.
Bước 4: Giao dịch viên xóa giao dịch nhận tiền.
Bước 5: Thực hiện khôi phục lại các bút toán đã hạch toán trước đó.
Hình 3.8 mô tả các các bước huỷ điện theo các trường hợp xảy ra.
Bắt đầu
Điện chưa chuyển
KSV bỏ duyệt điện
GDV huỷ điện
GDV xoá điện
Kết thúc
Đã chi trả cho KH
GDV xoá giao dịch chi trả cho KH
KSV duyệt xoá giao dịch
KSV bỏ duyệt điện
GDV huỷ điện
GDV xoá điện No
Yes Yes
No
Hình 3.11: Quy trình hủy điện với loại hình chi nhánh online
Các hành động của việc huỷ điện đến Ngân hàng chi nhánh được mô tả theo sơ đồ hoạt động trong hình sau:
Hình 3.12: Sơ đồ hoạt động nhận điện về Chi nhánh Online 3.3.4 Quy trình hạch toán thanh toán nội bộ
Hệ thống tài khoản hạch toán a. Cấu trúc của tài khoản trong hệ thống - Cấu trúc tài khoản Thanh toán của Khách hàng
XXX.A.BBBB.CC.DDDDD - Trong đó
o XXX: Là mã số ngân hàng Chi nhánh mở Tài khoản cho Khách hàng.
o A: là số kiểm tra của Tài khoản.
o BBBB: Mã loại hình của Tài khoản, trong trường hợp Khách hàng mở Tài khoản để thanh toán (Tài khoản tiền gửi không kỳ hạn), thì loại hình này thuộc loại hình thanh toán.
o CC: Mã tiền tệ mở Tài khoản.
o DDDDD: Số tự tăng của Tài khoản, số này là khác nhau đối với tất cả các Tài khoản trong hệ thống.
- Cấu trúc của Tài khoản Kế toán
XXX.A.BBBBBB.CC.DDDDD - Trong đó
o XXX: Là mã số ngân hàng Chi nhánh của Tài khoản.
o A: là số kiểm tra của Tài khoản.
o BBBBBB: Là Tài khoản bậc 5 (6 số) của Tài khoản tổng hợp.
o CC: Mã tiền tệ mở Tài khoản.
o DDDDD: Số tự tăng của Tài khoản.
b. Các Tài khoản dùng trong hệ thống
Mô hình tổ chức và giả thuyết: Có 3 đơn vị thực hiện chức năng thanh toán là Trung tâm thanh toán (TTTT), Ngân hàng chi nhánh A (CNA) và Ngân hàng chi nhánh B (CNB).
* Tại TTTT: Mở các tài khoản sau đây:
o Tài khoản tiền gửi thanh toán của Ngân hàng chi nhánh A và Ngân hàng chi nhánh B tại Trung tâm thanh toán là: TTTTA ,TTTTB o Tài khoản chuyển nguồn cho Ngân hàng chi nhánh A là: CNA o Tài khoản chuyển nguồn cho Ngân hàng chi nhánh B là: CNB
* Tại Chi nhánh A: Mở các tài khoản sau đây:
o Tài khoản tiền gửi thanh toán tại TTTT là: CNATTTT (đối ứng với TTTTA)
o Tài khoản nhận vốn từ Hội sở chính chi tiết cho nguồn mở tại TTTT là: CNATTTT
o Tài khoản tiền gửi thanh toán của khách hàng X mở tại CN A là:
CNAXTT
* Tại Chi nhánh B: Mở các tài khoản sau đây:
o Tài khoản tiền gửi thanh toán tại TTTT là: CNBTTTT (đối ứng với TTTTB)
o Tài khoản nhận vốn từ Hội sở chính chi tiết cho nguồn mở tại TTTT là: CNBTTTT
o Tài khoản tiền gửi thanh toán của khách hàng Y mở tại CN B là:
CNAYTT
c. Mẫu thông tin điện chuyển tiền
Các lệnh thanh toán theo chuẩn điện SWIFT MT103, theo đó công thức như sau:
Trường Điện chuyển tiền (SWIFT MT103 - version 2007)
F20 Số chứng từ gốc (là duy nhất, phục vụ tham chiếu với kế toán)
F21 Số tham chiếu đến điện MT103 trước F32AS1 Ngày giá trị của điện: Là ngày hạch toán F32AS2 Đồng tiền thanh toán, Ví dụ: VND, USD...
F32AS3 Số tiền thanh toán
F33B1 Đồng tiền tham chiếu (thường là quy đổi ra VND)
F33B2 Số tiền tham chiếu (thường là quy ra VND) F36 Tỷ giá giữa đồng tiền tham chiếu với đồng tiền
thanh toán
F50A Ngân hàng phát lệnh (chi nhánh của VDB) F50KP1 Số hiệu TK giao dịch của khách hàng mở tại
VDB
F50KP2 Tên khách hàng (vay vốn của VDB)
F52A Ngân hàng phục vụ khách hàng (Chi nhánh của VDB)
F53B Số hiệu tài khoản sẽ bị trích (bị ghi Nợ)
Trường Điện chuyển tiền (SWIFT MT103 - version 2007)
F56A Ngân hàng trung gian trong thanh toán (là ngân hàng của F57A)
F57A Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng F59A Ngân hàng thụ hưởng (nếu là báo Có) F59KP1 Số tài khoản của người thụ hưởng
F59KP2 Tên người thụ hưởng (gồm tên, CMND...)
F70 Nội dung thanh toán
F72 Thông tin giữa 2 ngân hàng thanh toán
MT_ID Số ID do Hệ thống tự tăng mỗi khi tạo điện mới NO_CO Là lệnh chuyển Nợ hay chuyển Có, thông
thường là lệnh Có
Ma_NV1 Mã thanh toán, dùng cho công tác thanh toán đặc thù của VDB
Ma_chitiet Mã chi tiết (số khế ước, mã dự án... phục vụ thanh toán nội bộ)
ID_chungtu_se nd
Số ID của chứng từ tại đơn vị gửi lệnh
ID_chungtu_re ceive
Số ID của chứng từ tại đơn vị trung gian
ID_chungtu_fo rward
Số ID của chứng từ tại đơn vị chuyển xử lý lệnh tiếp theo
Send_bank Đơn vị chuyển lệnh đến Receive_bank Đơn vị nhận lệnh
Forward_bank Đơn vị được chuyển để xử lý lệnh Bảng 3.1 Thông tin của điện chuyển tiền
Mỗi khi phát sinh lệnh thanh toán, phần mềm sẽ hạch toán liên chi nhánh.
Quy ước như sau:
- Đơn vị thứ 1: Là đơn vị phát sinh đầu tiên/chủ thể của lệnh, thường giữ chứng từ gốc.
- Đơn vị thứ 2: Là đơn vị cuối/khách thể của lệnh, không có chứng từ gốc.
- Đơn vị thứ 3: Là đơn vị trung gian của lệnh, thường là Trung tâm thanh toán.
Mỗi giao dịch có các giá trị ngày và tiền tệ cần quản lý như sau:
- Có 3 giá trị ngày:
o Ngày chứng từ: Là ngày phát sinh ghi trên chứng từ giấy, ví dụ: Ngày của công văn phân bổ hạn mức, ngày phát sinh chứng từ gốc....
o Ngày hạch toán: Là ngày kế toán viên nhập vào phần mềm, là căn cứ để lập báo cáo/sổ kế toán...
o Ngày tính lãi: Là căn cứ để tính lãi cho khách hàng, nhất là trường hợp cho vay ODA, ngày chịu lãi của khách hàng thường là thời điểm trong quá khứ.
Thông thường cả 3 ngày ngày trên đều giống nhau.
- Có 3 giá tiền tệ:
o Đồng tiền nhận nợ (đồng tiền thứ nhất - đồng tiền gốc, tiền cam kết): Là đồng tiền ban đầu, ghi trên khế ước/sổ lãi... và được khách hàng nhận nợ với VDB (hoặc ngược lại...). Đây là căn cứ để lập các báo cáo cho vay bằng ngoại tệ.
o Tiền quy ra VND (đồng tiền thứ 2 - tiền hạch toán nội bảng): Là số tiền được quy ra VND để hạch toán nội bảng.
o Đồng tiền giao dịch (đồng tiền thứ 3): Là đồng tiền thực tế của giao dịch.
Quy trình hạch toán nội bộ:
Hạch toán đối với điện đi:
- Khi Giao dịch viên tạo điện, bút toán hạch toán được tạo ra như sau:
Ghi Nợ cho tài khoản kế toán tổng hợp quản lý tài khoản Tiền gửi của Khách hàng của Ngân hàng chi nhánh tạo điện (CNA).
Ghi Có cho tài khoản thanh toán điều chuyển vốn của Ngân hàng chi nhánh (CNA), tài khoản CNA.519199.
Ghi Nợ cho tài khoản thanh toán của Khách hàng chuyển
STT Nợ Có
1 TK Kế toán CNA.519199.xx.001.001
2 TK Tiền gửi của KH A
Bảng 3.2 Bút toán hạch toán của điện đi - Khi Kiểm soát viên duyệt điện đi, hệ sinh bút toán hạch toán:
Ghi Nợ tài khoản 001.519199.xx.001.CNA.
Ghi Có tài khoản 001.519199.xx.001.CNB.
Nợ Có
001.519199.xx.001.CNA 001.519199.xx.001.CNB
Bảng 3.3 Bút toán hạch toán cho TTTT
Hạch toán đối với điện về:
- Khi Kiểm soát viên duyệt điện về Ngân hàng chi nhánh, các bút toán sẽ được tạo ra tương ứng với nội dung thông tin điện.
Ghi Nợ cho tài khoản thanh toán điều chuyển vốn của Ngân hàng chi nhánh (CNB) với Trung tâm thanh toán, tài khoản CNB.519199.
Ghi Có tài khoản thanh toán chờ xử lý của Ngân hàng chi nhánh B, tài khoản CNB.519991.
Nợ Có
CNB.519199.xx.001.001 CNB.519991.xx.001.001 Bảng 3.4 Bút toán hạch toán điện về ngân hàng Chi nhánh
Hạch toán khi thực hiện thanh toán cho khách hàng, hệ thống hạch toán:
Ghi Nợ tài khoản thanh toán chờ xử lý, tài khoản CNB.519991.
Ghi Có tài khoản Kế toán.
Ghi Có tài khoản Tiền gửi của Khách hàng B (khách hàng nhận).
STT Nợ Có
1 CNB.519991.xx.001.001 TK Kế toán