CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG RỦI RO VÀ QUẢN TRỊ RỦI RO TẠI VĂN PHÕNG CÔNG CHỨNG LẠC VIỆT
2.1. Tổng quan về Văn phòng công chứng Lạc Việt
2.1.2. Nội dung hoạt động của Văn phòng công chứng Lạc Việt
Hoạt động của VPCC thể hiện ở hai nội dung cơ bản đó là hoạt động quản lý điều hành theo Luật doanh nghiệp và hoạt động thực hiện các việc công chứng do CCV đảm nhiệm theo trình tự, thủ tục quy định tại Luật công chứng.
Về hoạt động quản lý điều hành, VPCC là cơ quan được nhà nước giao thực hiện một chức năng nhất định đó là chức năng công chứng. Ngoài chức năng này,
VPCC không còn chức năng nào khác. Vì vậy, Văn phòng công chứng không phải là cơ quan hành chính nhà nước nên không thể tổ chức giống như cơ quan chuyên môn và cơ quan quản lý hành chính nhà nước khác được. VPCC hoạt động độc lập giống cơ quan Tòa án, Viện kiểm sát, cơ quan Thi hành án nhƣng phải tuân thủ theo các quy định của pháp luật.
Một vấn đề cần phải lưu ý rằng, hoạt động của VPCC không phải là hoạt động chứng nhận các việc công chứng. VPCC cũng chỉ là bộ máy quản lý công chứng, bộ máy này có chức năng theo dõi, đánh giá hoạt động CCV về mặt bồi dƣỡng nâng cao trình độ, đạo đức, phẩm hạnh, giải quyết tranh chấp thẩm quyền giữa các CCV.
Hoạt động của VPCC có mối quan hệ trực tiếp với hoạt động của Trưởng VPCC thay mặt cơ quan trong quan hệ với các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác; thực hiện chính sách cán bộ theo chế độ đã đƣợc phân công, giải quyết khiếu nại theo thẩm quyền. Báo cáo kịp thời những khó khăn vướng mắc và những vấn đề mới phát sinh trong qua trình thực hiện công chứng, xin ý kiến hướng dẫn chỉ đạo về tổ chức, nhân sự nghiệp vụ, thực hiện chế độ báo cáo sáu tháng hàng năm về tổ chức và hoạt động công chứng với Giám đốc Sở Tƣ pháp.
Quyền của tổ chức hành nghề công chứng(6)
- “Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên quy định tại điểm a và điểm c khoản 1 Điều 34 của Luật này và các nhân viên làm việc cho tổ chức mình”(7).
Khoản 1 Điều 34 quy định nhƣ sau:
“a) Công chứng viên của các Phòng công chứng;
b) Công chứng viên hợp danh của VPCC;
c) Công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại VPCC”.
Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm bảo đảm quyền, lợi ích của người lao động theo quy định của pháp luật về lao động; mở Sổ theo dõi việc sử dụng lao động của tổ chức hành nghề công chứng; thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm khác cho người lao động theo quy định của pháp luật.(8)
(6)Điều 32 Luật công chứng 2014.
(7)Khoản 1 Điều 34 Luật công chứng 2014.
(8)Điều 15 Thông tƣ 11/2011/TT-BTP ngày 27/6/2011.
- Thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác(9)
Điều 14 Thông tƣ 11/2011/TT-BTP ngày 27/6/2011 có quy định:
+ Khi thực hiện việc thu phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác, tổ chức hành nghề công chứng phải lập đầy đủ hóa đơn, chứng từ; ghi sổ kế toán các khoản thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác và bảo quản, lưu trữ sổ kế toán, hồ sơ kế toán theo quy định của pháp luật về tài chính, kế toán và lưu trữ; thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật về thuế.
+ Mức thù lao công chứng đối với việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp và các việc khác liên quan đến việc công chứng do tổ chức hành nghề công chứng xác định và phải đƣợc niêm yết công khai, rõ ràng tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng. Tổ chức hành nghề công chứng không đƣợc thu thù lao cao hơn mức thù lao đã niêm yết.
Các chi phí trong trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị xác minh, giám định hoặc thực hiện công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng do người yêu cầu công chứng và tổ chức hành nghề công chứng thỏa thuận.
Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm giải thích rõ cho người yêu cầu công chứng về nguyên tắc thu phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác liên quan đến việc công chứng.
Bên cạnh đó, để đảm bảo cho việc thu đúng, thu đủ thì tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện việc thu phí công chứng đúng theo quy định tại Thông tƣ số 257/2016/TT-BTC-BTP ngày 11/11/2016.
- Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân.
- Đƣợc khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng quy định tại Điều 62 của Luật này.
Tại điều 62. Cơ sở dữ liệu công chứng Luật công chứng quy định nhƣ sau:
“1. Cơ sở dữ liệu công chứng bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.
(9)Khoản 2, Điều 32 Luật công chứng 2014.
2. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương và ban hành quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng.
3. Bộ Tư pháp chủ trì phối hợp với Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Xây dựng và các bộ, ngành có liên quan chỉ đạo, hướng dẫn việc xây dựng và quản lý, khai thác cơ sở dữ liệu công chứng tại các địa phương”.
- Các quyền khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
Nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng(10):
- Quản lý CCV hành nghề tại tổ chức mình trong việc tuân thủ pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.
- Chấp hành quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê.
-Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước.
- Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ chức mình.
- Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho CCV của tổ chức mình theo quy định tại Điều 37 của Luật này và bồi thường thiệt hại theo quy định tại Điều 38 của Luật này cụ thể nhƣ sau:
+ VPCC có nghĩa vụ mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho CCV của tổ chức mình thông qua hợp đồng mua bảo hiểm giữa VPCC với doanh nghiệp bảo hiểm.
+ Thời điểm mua bảo hiểm của VPCC đƣợc thực hiện chậm là nhất 60 ngày kể từ ngày VPCC đƣợc cấp Giấy đăng ký hoạt động.
+ VPCC thoả thuận với doanh nghiệp bảo hiểm về các thủ tục cần thiết khi mua bảo hiểm, mức phí bảo hiểm, số tiền bảo hiểm, sự kiện bảo hiểm, thời gian bảo hiểm và các nội dung khác có liên quan.
+ Việc mua bảo hiểm cho CCV phải đƣợc duy trì trong suốt thời gian hoạt động của VPCC. Chậm nhất là mười ngày làm việc kể từ khi mua bảo hiểm hoặc kể từ khi thay đổi, gia hạn hợp đồng bảo hiểm, VPCC có trách nhiệm thông báo và gửi bản sao hợp đồng bảo hiểm, hợp đồng thay đổi, gia hạn bảo hiểm cho Sở Tƣ pháp
(10)Điều 33 Luật công chứng 2014.
nơi đăng ký hoạt động.
- Tiếp nhận, tạo điều kiện thuận lợi và quản lý người tập sự hành nghề công chứng trong quá trình tập sự tại tổ chức mình.
- Tạo điều kiện cho CCV của tổ chức mình tham gia bồi dƣỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm.
- Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra, cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã công chứng.
- Lập sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng:
+ Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch: đƣợc sử dụng để ghi các việc công chứng đã đƣợc thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng, phục vụ việc theo dõi, tra cứu, kiểm tra và thống kê số liệu công chứng (theo Mẫu TP-CC-22 ban hành kèm theo Thông tƣ 06/2015/TT- BTP của Bộ Tƣ Pháp ngày 15/06/2015 về quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng).
+ Sổ theo dõi việc sử dụng lao động: đƣợc sử dụng để ghi việc sử dụng lao động tại tổ chức hành nghề công chứng (theo Mẫu TP-CC-24 ban hành kèm theo Thông tƣ 06/2015/TT- BTP của Bộ Tƣ Pháp ngày 15/06/2015 về quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng).
Hai loại sổ này phải ghi ngày mở sổ, ngày khóa sổ, đƣợc đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối và phải được bảo quản chặt chẽ, lưu giữ tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.
+ Ngoài ra còn sổ Sổ văn thư, lưu trữ, sổ về kế toán, tài chính và các loại sổ khác theo quy định của pháp luật có liên quan.
- Chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn đƣợc áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do CCV của tổ chức mình thực hiện công chứng để đƣa vào cơ sở dữ liệu công chứng quy định tại Điều 62(11) của Luật này.
(11) Điều 62. Cơ sở dữ liệu công chứng
1. Cơ sở dữ liệu công chứng bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn đƣợc áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã đƣợc công chứng.
2. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương và ban hành quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng.
- Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
2.1.2.2. Hoạt động của công chứng viên
Tại Điều 17 Luật công chứng 2014 quy định về Quyền và nghĩa vụ của CCV nhƣ sau:
“1. Công chứng viên có các quyền sau đây:
a) Được pháp luật bảo đảm quyền hành nghề công chứng;
b) Tham gia thành lập VPCC hoặc làm việc theo chế độ hợp đồng cho tổ chức hành nghề công chứng;
c) Được công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch theo quy định của Luật này;
d) Đề nghị cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu để thực hiện việc công chứng;
đ) Được từ chối công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội;
e) Các quyền khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
2. Công chứng viên có các nghĩa vụ sau đây:
a) Tuân thủ các nguyên tắc hành nghề công chứng;
b) Hành nghề tại một tổ chức hành nghề công chứng;
c) Tôn trọng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng;
d) Giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng;
trường hợp từ chối yêu cầu công chứng thì phải giải thích rõ lý do cho người yêu cầu công chứng;
đ) Giữ bí mật về nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác;
e) Tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm;
3. Bộ Tư pháp chủ trì phối hợp với Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Xây dựng và các bộ, ngành có liên quan chỉ đạo, hướng dẫn việc xây dựng và quản lý, khai thác cơ sở dữ liệu công chứng tại các địa phương.
g) Chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng của mình; chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của VPCC mà mình là công chứng viên hợp danh;
h) Tham gia tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên;
i) Chịu sự quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, của tổ chức hành nghề công chứng mà mình làm công chứng viên và tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên mà mình là thành viên;
k) Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan”.
Luật công chứng đã ràng buộc trách nhiệm của CCV khi thực hiện công chứng. CCV là chủ thể của hoạt động công chứng cũng là người có nhiệm vụ bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Nhiệm vụ của CCV là góp phần phòng ngừa tranh chấp trong quan hệ giao dịch dân sự nói chung và giao dịch đảm bảo nói riêng. Văn bản công chứng do CCV chứng nhận có giá trị pháp lý cao, bảo đảm tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. CCV là người kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ, xem xét hồ sơ nếu thấy đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì mới thực hiện công chứng.
Khi thực hiện công chứng CCV của VPCC đều có những nhiệm vụ chung đó là phổ biến trình tự, thủ tục, thực hiện công chứng cho người yêu cầu công chứng theo quy định của pháp luật. Tiếp nhận, kiểm tra các giấy tờ, tài liệu do người yêu cầu công chứng xuất trình; trực tiếp thực hiện công chứng, ký văn bản công chứng và chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về việc công chứng do mình thực hiện;
giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa pháp lý của việc công chứng; lập hồ sơ, soạn thảo hợp đồng khi có yêu cầu; xác định năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu; xem xét các hợp đồng nếu thấy không trái pháp luật, đạo đức xã hội thì công chứng, phải có thái độ hòa nhã, đúng mức, lịch thiệp, tôn trọng nhân dân.
Tại Khoản 1 Điều 2 Luật công chứng 2014 quy định: “Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp
đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”.
Văn bản công chứng chỉ có hiệu lực kể từ ngày đƣợc CCV ký và có đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. Để nhìn nhận một cách khách quan về trách nhiệm của CCV trong việc công chứng hợp đồng, giao dịch, chúng ta cần biết về giá trị pháp lý của văn bản công chứng quy định tại Điều 5 Luật công chứng 2014 nhƣ sau:
“1. Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
2. Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác.
3. Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.
4. Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch”.
Quy định trên đã nói lên đƣợc tầm quan trọng và trách nhiệm của CCV trong việc thực hiện ký chứng nhận một văn bản công chứng. CCV sau khi xem xét thấy hợp đồng, giao dịch đầy đủ, chính xác về mặt pháp lý sẽ chứng nhận vào hợp đồng, giao dịch đó. Lời chứng trong các hợp đồng, giao dịch là sự khẳng định hợp đồng, giao dịch đã đƣợc CCV kiểm tra chặt chẽ về: thời gian, địa điểm công chứng, họ, tên CCV, tên tổ chức hành nghề công chứng; chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự, mục đích nội dung hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, đối tƣợng của hợp đồng, giao dịch là có thật, chữ ký trong hợp đồng, giao dịch là đúng chữ ký của người tham gia hợp đồng, giao dịch; có chữ ký của CCV và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. Những quy định trong Luật công chứng đã thể hiện CCV là