CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG RỦI RO VÀ QUẢN TRỊ RỦI RO TẠI VĂN PHÕNG CÔNG CHỨNG LẠC VIỆT
2.2. Thực trạng rủi ro và quản trị rủi ro trong hoạt động của Văn phòng công chứng
2.2.1. Nhận diện rủi ro thường gặp trong hoạt động của Văn phòng công chứng Lạc Việt
Không thể phủ nhận rằng nghề công chứng là một nghề đặc thù có tính rủi ro cao (giống như nghề luật sư, bác sĩ, kế toán, kiểm toán…) và CCV chính là người có thể phải đối mặt với nhiều rủi ro khác nhau trong quá trình hành nghề công chứng. Các rủi ro này rất đa dạng và có thể xuất phát từ cá nhân CCV hoặc từ phía khách hàng, hoặc từ các lý do khách quan khác nhau nhƣng đều có một điểm chung là làm phát sinh trách nhiệm bồi thường thiệt hại của CCV đối với người bị thiệt
hại. Đây là trách nhiệm dân sự ngoài hợp đồng phát sinh trên cơ sở quy định của pháp luật dân sự. Vì vậy, trong trường hợp CCV có hành vi trái quy định của pháp luật gây thiệt hại thì người bị thiệt hại có thể khiếu nại, khiếu kiện đòi bồi thường từ phía người gây thiệt hại tức từ phía CCV.
Vậy, các rủi ro của CCV có thể bắt nguồn từ những nguyên nhân nào?
Về phương diện lý thuyết, các rủi ro mà CCV gặp phải trong quá trình hành nghề công chứng có thể bắt nguồn từ các nguyên nhân sau đây:
Thứ nhất: Các rủi ro xuất phát từ nguyên nhân chủ quan của CCV. Xuất phát từ trách nhiệm của CCV thì CCV có các nghĩa vụ sau:
- Tƣ vấn cho khách hàng và bên thứ ba có liên quan về cách thức thực hiện thỏa thuận.
- Tạo điều kiện để bảo về quyền, lợi ích chính đáng của họ.
- Bảo đảm hiệu lực thực sự của thỏa thuận giữa các bên.
Việc CCV không thực hiện tốt bất cứ nghĩa vụ nào trong ba nghĩa vụ nêu trên thì đều có khả năng làm phát sinh rủi ro và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về những sai sót đó của mình.
Trong một số trường hợp, các rủi ro có thể phát sinh do CCV thực hiện các hành vi mà luật cấm nhƣ hành vi:
- Thực hiện công chứng trong trường hợp mục đích và nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung bản dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội ; xúi giục, tạo điều kiện cho người tham gia hợp đồng, giao dịch thực hiện giao dịch giả tạo hoặc hành vi gian dối khác;
- Công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em ruột của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi.
Tóm lại, phần lớn các rủi ro trong hoạt động nghề nghiệp của CCV đều xuất phát từ nguyên nhân chủ quan do năng lực, trình độ chuyên môn nghiệp vụ kém hoặc do sự bất cẩn của CCV trong quá trình hành nghề công chứng. Vì vậy, để giảm
thiểu rủi ro CCV cần năng cao năng lực, trình độ chuyên môn và trách nhiệm cá nhân khi thực hiện các hoạt động nghề nghiệp của mình.
Thứ hai: Các rủi ro của CCV trong hoạt động nghề nghiệp xuất phát từ nguyên nhân khách quan (có liên quan trực tiếp đến khách hàng hoặc từ bên thứ ba).
Thực tế cho thấy trong nhiều trường hợp CCV gặp rủi ro nghề nghiệp do nguyên nhân khách quan từ phía khách hàng hoặc bên thứ ba nhƣ:
- Giả mạo người yêu cầu công chứng;
- Cung cấp thông tin, tài liệu sai sự thật; sử dụng giấy tờ, văn bản giả mạo hoặc bị tẩy xóa, sửa chữa trái pháp luật để yêu cầu công chứng ;
- Người làm chứng, người phiên dịch có hành vi gian dối, không trung thực.
Việc khách hàng hoặc bên thứ ba thực hiện các hành vi trên khiến việc công chứng của CCV bị sai lệch so với sự thật khách quan của sự kiện pháp lý đƣợc công chứng.
Hiện nay, vấn nạn gian dối, lừa đảo, giả mạo giấy tờ, giả mạo người yêu cầu công chứng có chiều hướng gia tăng với mức độ ngày càng tinh vi, phức tạp. Đây chính là nguyên nhân quan trọng dẫn đến các rủi ro cho CCV trong quá trình hành nghề công chứng. Nếu CCV không có chuyên môn nghiệp vụ vững, không thận trọng, tận tụy trong công việc thì có thể sẽ gặp những rủi ro mà nguyên nhân xuất phát từ những toan tính của khách hàng hoặc bên thứ ba.
Thứ ba: VPCC xác định là bị đơn trong vụ án của Tòa thụ lý:
Ngoài hai nhóm nguyên nhân nêu trên, có nhiều trường hợp dù CCV đã tiến hành công chứng đúng pháp luật, đúng chuẩn mực đạo đức khi hàng nghề song vẫn có thể bị xác định là bị đơn trong các vụ khởi kiện yêu cầu tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu. Theo đó, “bị đơn là người bị nguyên đơn khởi kiện”. Do đó, nếu người yêu cầu công chứng, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan hay cơ quan nhà nước có thẩm quyền có đơn khởi kiện đối với cơ quan công chứng đã chứng thực giao dịch, hợp đồng về việc yêu cầu tuyên bố giao dịch vô hiệu thì lúc này “cơ quan công chứng là bị đơn”. Tuy nhiên, có ý kiến cho rằng không phải cứ nguyên đơn kiện thì CCV đương nhiên là bị đơn mà phải gắn thêm điều kiện khi người này xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của nguyên đơn.
Sau đây là một ví dụ điển hình đƣợc Tòa án nhân dân quận Ba Đình, thành phố Hà Nội thụ lý, trong vụ án VPCC Lạc Việt với tƣ cách là bị đơn. Nội dung vụ án nhƣ sau:
Ngày 25 tháng 6 năm 2016 Tòa án nhân dân quận Ba Đình nhận đƣợc đơn yêu cầu khởi kiện của bà Nguyễn Thị Lan về việc “yêu cầu hủy văn bản công chứng vô hiệu” đối với bị đơn là VPCC Lạc Việt. Trong đơn khởi kiện bà Lan trình bày:
Ngày 08/9/2012 chị Lê Quỳnh là con gái của ông Lê Văn Tùng – bà Nguyễn Thị Lan đến VPCC Lạc Việt ký hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, số công chứng 1234.2012/HĐ-TC để tặng cho nhà đất cho chị Lê Quỳnh. Sau khi sang tên, chị Lê Quỳnh đã sử dụng nhà đất đƣợc tặng cho để thế chấp đảm bảo cho khoản vay tại Ngân hàng MB.
Việc chồng bà Lan là ông Lê Văn Tùng và chị Quỳnh tham gia ký kết vào hợp đồng tặng cho nhƣ thế nào thì bà Lan không đƣợc biết. Bà chỉ nhớ khi bà ký tên vào văn bản công chứng thì đã thấy có chữ ký của chị Quỳnh. Sau khi bà Lan ký xong hợp đồng tặng cho bà cũng không đƣợc nhận lại bản hợp đồng nào vì cán bộ VPCC cho biết chƣa xong thủ tục nên chƣa cấp cho bà đƣợc, cho đến khi bà Lan biết trong hợp đồng có chữ ký của ông Tùng thì bà khẳng định đây không phải chữ ký và chữ viết của ông Tùng vì từ năm 2003, ông Tùng bị tai biến mạch máu não nhiều lần nên liệt cứng tứ chi, sống trong tình trạng thực vật, ăn cũng phải dùng sonde và đại tiểu tiện tại chỗ, không làm chủ đƣợc hành vi, não hoàn toàn không hoạt động, ngày 12/6/2013 ông Tùng chết.
Còn về phía VPCC khẳng định việc ký hợp đồng tặng cho được ký trước mặt CCV và ký đồng thời cùng lúc. Việc ký hợp đồng công chứng đúng với các quy định của luật Công chứng. Các đương sự cùng ký tên, ông Tùng, bà Lan lăn tay trước mặt CCV, theo quy định của luật Công chứng. Khi ký các văn bản công chứng, VPCC Lạc Việt đều đối chiếu chứng minh thư nhân dân của các đương sự để khẳng định người ký các văn bản là người có tên ảnh trên chứng minh thư nhân dân. Việc chị Quỳnh và bà Lan cho rằng dấu vân tay tại hợp đồng tặng cho không phải của ông Vỡi và yêu cầu hủy hợp đồng tặng cho, VPCC Lạc Việt không đồng ý hủy hợp đồng công chứng và đề nghị Tòa giải quyết theo quy định của pháp luật.
Về đường lối giải quyết vụ án:
Chữ ký và dấu vân tay của ông Tùng đã đƣợc đem đi giám định, kết luận giám định chữ ký và dấu vân tay trong hợp đồng là của ông Lê Văn Tùng.
Vì vậy Tòa đã tuyên hủy yêu cầu của bà Lan về việc: “yêu cầu hủy văn bản công chứng vô hiệu” (do yêu cầu bảo mật thông tin khách hàng, tên khách hàng trong vụ án nêu trên đã đƣợc thay đổi).
Qua vụ án dân sự trên cho thấy nếu CCV không vững vàng về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, không kiểm tra kĩ thông tin khách hàng trong quá trình làm hợp đồng, quy trình thực hiện hợp đồng thì hậu quả xảy ra sẽ rất nghiêm trọng, khách hàng có thể lợi dụng cơ hội để tƣ lợi cá nhân và ngay cả khi CCV đó thực hiện đúng theo quy trình, quy định của pháp luật thì khi VPCC là bị đơn thì nguyên đơn sẽ viện dẫn những căn cứ có lợi để buộc lỗi về VPCC. Có thể thấy rủi ro mà VPCC gặp phải trong quá trình hoạt động là thường xuyên và liên tục, bởi khối lƣợng công việc và tiếp xúc khách hàng hàng ngày sẽ dẫn đến các rủi ro mà VPCC gặp phải.
Còn với các vụ án của Tòa mà VPCC Lạc Việt với tư cách là người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan, với những vụ việc này Tòa án yêu cầu VPCC giải trình về việc khách hàng đến công chứng. Những vụ án này VPCC giải quyết theo quy trình CCV thụ lý hồ sơ gửi giải trình cho Trưởng VPCC, sau đó Trưởng VPCC gửi bản công văn và bản sao hồ sơ lưu cho Tòa án (nếu Tòa có yêu cầu gửi hồ sơ lưu).
Trong thực tế và theo quy định của pháp luật một người không những phải chịu trách nhiệm về những hậu quả gây ra do hành vi của chính họ mà còn có thể phải chịu trách nhiệm về những hậu quả gây ra bởi hành vi hoặc việc làm của những người mà họ chịu trách nhiệm quản lý vì vậy rủi ro mà CCV gặp phải cũng chính là rủi ro mà các tổ chức hành nghề công chứng phải đối mặt.
Thứ tư: Cạnh tranh không lành mạnh giữa các tổ chức hành nghề công chứng:
- Hiện nay, trên cùng một địa bàn có nhiều tổ chức hành nghề công chứng hoạt động nên đã tạo ra sự cạnh tranh mạnh mẽ trong việc cung ứng dịch vụ công chứng cho tổ chức và cá nhân khi có nhu cầu. Ngoài những mặt tích cực đã xuất hiện sự cạnh tranh không lành mạnh giữa các tổ chức hành nghề công chứng với
nhau trong việc thu hút khách hàng nhƣ (có tổ chức thực hiện cung ứng dịch vụ trái pháp luật, cùng một việc tổ chức hành nghề công chứng này từ chối công chứng nhưng đến tổ chức khác vẫn nhận công chứng bình thường; bằng cách này, hay cách khác thực hiện giới thiệu, quảng bá và nói quá về tổ chức mình …
- Ngoài ra, khi thành lập các phòng công chứng tƣ thì chắc chắn dòng chảy nhân sự sẽ về khu vực tƣ nhân. Nhân sự các phòng công chứng sẽ chuyển sang các tổ chức công chứng tư nhân làm và do vậy sẽ có cơ hội hưởng nhiều chế độ lương thưởng tốt hơn. Sau một thời gian, theo quy luật tất yếu của cạnh tranh, sẽ chỉ còn lại những tổ chức làm ăn tốt, được người dân chấp nhận. Từ đó nâng cao chất lương công tác công chứng. Việc thành lập các VPCC sẽ tạo thế cạnh tranh lành mạnh giữa công chứng tư và công chứng nhà nước để có chất lượng tốt hơn, người dân sẽ là người được hưởng lợi từ việc này. Tuy nhiên, cũng còn một số khó khăn cho hoạt động công chứng tƣ là “vấn đề lòng tin của nhân dân đối với những hoạt động tư, vì người dân vẫn có thói quen tin tưởng vào các hoạt động của nhà nước hơn”. Do đó, không ngoại trừ khả năng khi ra đời, trong thời gian đầu, công chứng tƣ sẽ gặp khó khăn khi phải đối mặt với vấn đề này. Hơn thế nữa, tâm lý của người dân khi phân định hai loại hình công chứng sẽ dễ có thái độ “phân biệt đối xử” giữa hai bản công chứng dù nội dung có thể giống nhau, điều này tác động đáng kể đến nguồn thu của VPCC.
Thứ năm: Sự phối hợp giữa Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất; cơ quan Tài nguyên và Môi trường các cấp; Cơ quan thi hành án dân sự các cấp và các cơ quan, tổ chức khác có liên quan với hoạt động cung ứng dịch vụ công chứng chƣa đồng bộ, chƣa có sự phối hợp chặt chẽ. Bởi nắm thông tin về tình trạng pháp lý của tài sản cũng là đề tài của những cuộc tranh luận gay gắt về trách nhiệm của CCV. Luật hiện hành không quy định buộc CCV phải xác minh, làm rõ bức tranh pháp lý về tài sản giao dịch bằng cách tiếp cận các nguồn thông tin đáng tin cậy về tài sản ngay từ gốc. Chẳng hạn, đối với nhà, đất, cần liên hệ với văn phòng đăng ký thuộc cơ quan tài nguyên và môi trường; đối với ô tô, xe máy, phải đến cơ quan cảnh sát giao thông... Chỉ đọc thông tin về tài sản đƣợc ghi nhận trên các giấy tờ do khách hàng xuất trình, nếu thấy không có vấn đề gì lạ, CCV sẽ chứng nhận giao dịch. Với cách làm đó, hoàn toàn có khả năng tài sản đang bị kê biên, bị thế chấp bảo đảm nợ vay vẫn đƣợc chuyển nhƣợng.
- So sánh với các nước trên thế giới như ở Pháp, trong trường hợp giao dịch có đối tƣợng là tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, nhƣ nhà, đất, thì giấy tờ do khách hàng xuất trình chỉ để tham khảo, đƣợc coi là dấu hiệu ban đầu để nhận dạng tài sản. CCV có trách nhiệm và có quyền liên hệ với cơ quan đăng ký tài sản để thu thập thông tin sơ cấp và hoàn chỉnh về tình trạng pháp lý của tài sản cũng nhƣ về lai lịch của những người có quyền lợi được đăng ký.
- Luật của Pháp quy định rằng những ràng buộc trực tiếp đối với bất động sản như biện pháp thế chấp, kê biên, địa dịch về lối đi qua hay thoát nước sinh hoạt dành cho người láng giềng, hạn chế quyền xây dựng, tầm nhìn... đều phải được đăng ký vào sổ địa bạ. Phiếu trích lục thông tin do cơ quan quản lý địa bạ cấp trở thành phiếu lý lịch đầy đủ của bất động sản giao dịch. Cơ quan đăng ký cung cấp thông tin cho CCV theo cách người ta cung ứng dịch vụ, nghĩa là phải phục vụ tận tình và được phép thu phí. Trong trường hợp phát hiện sự trùng lặp về đối tượng giao dịch, thì cơ quan quản lý sẽ cảnh báo cho CCV đến sau biết về vụ giao dịch đang đƣợc xúc tiến bởi một CCV khác. Nhờ đó, việc đem một tài sản chuyển nhƣợng nhiều lần tại nhiều VPCC khác nhau có thể đƣợc ngăn chặn kịp thời.
Thứ sáu: Chất lƣợng, đào tạo, bồi dƣỡng chuyên môn, nghiệp vụ của các tổ chức hành nghề công chứng:
- Trình độ pháp lý và kỹ năng hành nghề công chứng giữa các CCV đang hành nghề tại các tổ chức hành nghề công chứng không đồng đều.
- Việc đào tạo, tập huấn, bồi dƣỡng nghiệp vụ công chứng, kỹ năng, đạo đức nghề nghiệp cho CCV và phát triển cho đội ngũ CCV kế cận trong thời gian qua chƣa đƣợc quan tâm đúng mức.
Thứ bảy: Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng đang hành nghề tại tổ chức mình:
Công chứng là một trong những nghề tiềm ẩn nguy cơ rủi ro rất cao, do đó theo quy định của pháp luật các tổ chức hành nghề công chứng bắt buộc phải mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng đang hành nghề tại tổ chức mình; nhiều tổ chức mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp chỉ mang tính đối phó; mức bảo hiểm trách nhiệm thấp nên chỉ có thể hỗ trợ một phần trong việc chi trả đối với rủi ro xảy ra, do đó mọi gánh nặng vẫn dồn lên tổ chức hành nghề công chứng và CCV.
2.2.2. Thực trạng rủi ro và quản trị rủi ro trong hoạt động của Văn phòng công chứng Lạc Việt
2.2.2.1. Thực trạng rủi ro trong hoạt động của Văn phòng công chứng Lạc Việt Để có đánh giá tin cậy về thực trạng rủi ro và nhận thức về rủi ro trong hoạt động của VPCC Lạc Việt, sau đây tác giả xin phép đƣợc đƣa ra những con số chính xác nhất về số lƣợng hợp đồng từ ngày đầu VPCC Lạc Việt mới thành lập nhƣ sau:
- Về hợp đồng giao dịch qua các năm: (từ năm 2008 đến ngày 30/4/2019) + Năm 2008: 20 hợp đồng
+ Năm 2009: 2.303 hợp đồng + Năm 2010: 4.262 hợp đồng + Năm 2011: 5.070 hợp đồng + Năm 2012: 6.935 hợp đồng + Năm 2013: 5.133 hợp đồng + Năm 2014: 5.285 hợp đồng + Năm 2015: 6.662 hợp đồng + Năm 2016: 6.652 hợp đồng + Năm 2017: 6.275 hợp đồng + Năm 2018: 6.800 hợp đồng
+ Năm 2019 (từ ngày 01/01/2019 đến ngày 30/4/2019): 2.281 hợp đồng Tổng: 57.678 hợp đồng
Qua số liệu trên cho thấy số lƣợng hợp đồng đƣợc công chứng tại VPCC Lạc Việt ngày càng tăng lên nhƣng song song với số lƣợng hợp đồng nhiều đồng nghĩa với việc rủi ro, tính an toàn pháp lý của từng văn bản bởi VPCC Lạc Việt cũng gặp phải không ít lần “bất đắc dĩ” với tư cách là người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan hoặc là bị đơn trong các vụ án mà Tòa thụ lý trên địa bàn thành phố Hà Nội, cụ thể trong năm 2018 và năm 2019 theo số liệu thống kê về các vụ mà VPCC Lạc Việt đƣợc Tòa thông báo:
+ Năm 2018 có 22 vụ.
+ Năm 2019 từ đầu năm đến 30/4/2019 là 4 vụ.