CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ – HTC
2.1. Khái quát về Công ty cổ phần Sông Đà – HTC
Công ty cổ phần Sông Đà – HTC được thành lập tháng 7 năm 2008 dưới hình thức cổ phần hóa Chi nhánh xây dựng công nghiệp – Công ty cổ phần Sông Đà 207, một thành viên của Tập đoàn Sông Đà, trong đó cổ đông chiến lƣợc là Công ty cổ phần Sông Đà 207 và Công ty cổ phần thương mại và phát triển công nghệ cao HTC.
Vốn điều lệ: 50.000.000.000 đồng (Năm mươi tỷ đồng).
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số: 0104040374 do Sở Kế hoạch và Đầu tƣ Thành phố Hà Nội cấp ngày 9 tháng 7 năm 2008.
Ngành nghề kinh doanh chính: Xây dựng, kinh doanh bất động sản, kinh doanh các dịch vụ xây dựng và đầu tƣ tài chính.
Trụ sở chính: 36C – Lý Nam Đế – Cửa Đông – Hoàn Kiếm – Hà Nội.
2.1.2. Quá trình phát triển của công ty
Trong quá trình xây dựng và phát triển, công ty đã kiện toàn về tổ chức, xây dựng và phát triển không ngừng, đủ mạnh để đảm nhận các công trình có giá trị đầu tƣ lớn và có công nghệ tiên tiến. Toàn thể lãnh đạo, công nhân viên trong công ty luôn đoàn kết nhất trí nỗ lực phấn đấu khắc phục mọi khó khăn, thiếu thốn trong quá trình sản xuất kinh doanh để hoàn thành mục tiêu, kế hoạch đã đề ra.
Công ty đã và đang thực hiện một số dự án lớn, trở thành nhà thầu chuyên nghiệp và có uy tín trong lĩnh vực xây dựng. Các dự án Sài Gòn Pearl Villas, Tòa Chung cƣ cao cấp CT3 – Hà Đông, Tòa nhà văn phòng Tổng công ty du lịch Hà Nội, Tòa chung cƣ cao cấp CT1 và CT2 khu đô thị mới Việt Hƣng, Dự án khu nhà ở Minh Giang – Đầm Và, Dự án khu nhà liền kề T2 - Long Biên…đã chứng minh điều đó.
Tuy nhiên công ty cũng gặp không ít khó khăn. Đó là cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu đã ảnh hưởng nhiều đến quá trình sản xuất kinh doanh, đặc biệt là khâu vốn để đầu tƣ sản xuất, công ty có những lúc thiếu vốn trầm trọng. Ngoài ra, cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật của công ty còn thiếu, năng lực chƣa đáp ứng đƣợc với nhiệm vụ sản xuất đề ra, trong khi đó nền kinh tế đang diễn ra sôi động, quá trình đấu thầu cạnh tranh gay gắt, giá cả thấp, hiệu quả sản xuất kinh doanh không cao.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của công ty
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
PHÕNG
TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH
PHÕNG
KẾ HOẠCH – KỸ THUẬT
PHÕNG
TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN
BAN
QUẢN LÝ DỰ ÁN
CÁC
CHI NHÁNH
`
ĐỘI THI CÔNG SỐ 1
ĐỘI THI CÔNG SỐ 2
ĐỘI THI CÔNG SỐ 3
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức Công ty cổ phần Sông Đà - HTC
BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN TỔNG GIÁM ĐỐC
2.1.3.1. Đại hội đồng cổ đông: Bao gồm tất cả các cổ đông có quyền dự họp và biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, đƣợc tổ chức và hoạt động theo quy định của pháp luật.
2.1.3.2. Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý công ty do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, có toàn quyền quyết định mọi vấn đề quan trọng liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty. Trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. HĐQT có quyền và nghĩa vụ giám sát Tổng giám đốc điều hành và những người khác trong công ty. Quyền và nghĩa vụ của HĐQT do pháp luật và điều lệ công ty, các quy chế nội bộ của công ty và nghị quyết Đại hội đồng cổ đông quy định.
2.1.3.3. Ban kiểm soát: Là cơ quan do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong hoạt động quản lý của HĐQT, hoạt động điều hành kinh doanh của Tổng giám đốc, trong ghi chép sổ kế toán và báo cáo tài chính. Ban kiểm soát hoạt động độc lập với HĐQT và Tổng giám đốc.
2.1.3.4. Ban tổng giám đốc: Tổng giám đốc là người điều hành, quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước HĐQT về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ đƣợc giao. Các Phó tổng giám đốc giúp việc Tổng giám đốc và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về các nội dung công việc đƣợc phân công, chủ động giải quyết những công việc đƣợc Tổng giám đốc uỷ quyền theo quy định của pháp luật và điều lệ công ty.
2.1.3.5. Các phòng ban chức năng:
- Phòng Tổ chức Hành chính: có chức năng tham mưu giúp Tổng giám đốc công ty chỉ đạo và tổ chức thực hiện các công tác: tuyển dụng, quản lý, đào tạo, điều động nhân lực theo yêu cầu sản xuất, tổ chức hành chính, chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên, văn thư lưu trữ và công tác quản trị văn phòng, giám sát việc tuân thủ quy tắc, nội quy làm việc tại văn phòng công ty, các quy chế, quy định liên quan đến các lĩnh vực phòng phụ trách hoặc tham gia phụ trách.
- Phòng Kỹ thuật - Kế hoạch: Có chức năng tham mưu giúp Tổng giám đốc công ty chỉ đạo và tổ chức thực hiện các công tác: Phân tích kinh tế, xây dựng kế hoạch và báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, thanh quyết toán các công trình thi công, các vấn đề liên quan đến công tác kinh tế, kế hoạch khi công ty làm việc với các đối tác bên ngoài. Quản lý các loại hợp đồng phục vụ sản xuất kinh doanh và công tác đầu tƣ của công ty. Soạn thảo các loại văn bản liên quan đến công tác kinh tế, kế hoạch phục vụ công tác điều hành, quản lý các loại định mức như định mức lao động, định mức đơn giá tiền lương, các chế độ hiện hành, định mức nhiên liệu, giám sát việc thực hiện các quy định, quy chế liên quan đến lĩnh vực kinh tế và kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty.
- Phòng Tài chính - Kế toán: Có chức năng tham mưu giúp Tổng giám đốc công ty chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác tài chính, công tác kế toán trên phạm vi toàn công ty.
- Ban quản lý dự án: Có chức năng tham mưu giúp Tổng giám đốc công ty chỉ đạo và tổ chức thực hiện các hoạt động thuộc các công tác: Nghiên cứu thị trường, báo cáo cơ hội đầu tư, quản lý các dự án đầu tư được HĐQT phê duyệt, lập hồ sơ đấu thầu, tìm kiếm mở rộng thị trường, phát triển sản xuất kinh doanh, lập hồ sơ mời thầu cung cấp máy móc thiết bị cho việc thực hiện các dự án, đảm bảo công tác đầu tư, thị trường theo đúng các quy định pháp luật và quy định của công ty.
- Các chi nhánh trực thuộc: Có chức năng quản lý, điều hành triển khai công việc theo đúng pháp luật và điều lệ công ty.
- Các đội thi công trực tiếp: Thi công điều hành sản xuất tại các công trình chịu sự quản lý trực tiếp của công ty và các phòng ban.
2.2. Thực trạng công tác quản lý dự án tại công ty
2.2.1. Kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty giai đoạn 2011 – 2013
Căn cứ nhu cầu và kế hoạch sản xuất kinh doanh giai đoạn 2011 – 2015, Công ty cổ phần Sông Đà – HTC đã xây dựng và ban hành kế hoạch sản xuất kinh doanh trong giai đoạn 2011 – 2013 với các chỉ tiêu chủ yếu nhƣ sau:
Bảng 2.1: Bảng kế hoạch sản xuất kinh doanh giai đoạn 2011 - 2013 Đơn vị tính: Triệu đồng
STT Các chỉ tiêu chủ yếu 2011 2012 2013
1 Tổng giá trị sản lƣợng 15.000 180.000 300.000
2 Doanh thu 10.000 120.000 230.000
3 Lợi nhuận 200 800 1.000
4 Nộp ngân sách 50 200 300
(Nguồn: Bảng kế hoạch SXKD giai đoạn 2011 - 2013 và phương hướng đến năm 2015) 2.2.2. Đánh giá thực hiện nhiệm vụ kế hoạch 2011 – 2013
Năm 2013 là năm thứ sáu công ty đi vào hoạt động sau khi đƣợc tách từ Chi nhánh xây dựng công nghiệp – Công ty cổ phần Sông Đà 207. Mặc dù còn gặp nhiều khó khăn ban đầu khi mới đi vào hoạt động và bị ảnh hưởng của lạm phát, lãi suất vay vốn lưu động cao, tỷ giá ngoại tệ biến động…Nhưng với sự nỗ lực, cố gắng của cán bộ công nhân viên và sự điều hành sát sao của Hội đồng quản trị, Ban tổng giám đốc, các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty tiếp tục được duy trì tương đối ổn định, từ năm 2011 đến năm 2013 tốc độ tăng trưởng của công ty năm sau luôn cao hơn năm trước.
Bảng 2.2: Bảng tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh giai đoạn 2011 - 2013 Đơn vị tính: Triệu đồng
STT Các chỉ tiêu chủ yếu 2011 2012 2013
1 Tổng giá trị sản lƣợng 15.067 185.258 263.491
2 Doanh thu 9.064 123.577 181.019
3 Lợi nhuận 181,8 694,5 720,7
4 Nộp ngân sách 31,8 195,8 216,2
(Nguồn: Báo cáo tài chính Công ty cổ phần Sông Đà – HTC năm 2011, 2012 và 2013) Theo bảng tổng hợp, kết quả sản xuất kinh doanh trong hai năm 2011 và 2012 đều đạt kế hoạch. Tuy nhiên năm 2013 kế hoạch đó đã không đƣợc thực hiện, giá trị sản lƣợng thực hiện là 263,5 tỷ đồng đạt 87,8% kế hoạch và giá trị doanh thu là 181 tỷ đồng, chỉ đạt 78,6% kế hoạch đã đề ra.
Dưới đây là biểu đồ thể hiện kết quả sản lượng đã thực hiện so với kế hoạch sản lƣợng trong giai đoạn 2011 – 2013.
Hình 2.2: Biểu đồ so sánh kết quả sản lƣợng thực hiện và kế hoạch năm 2011 - 2013 Bảng tổng hợp giá trị sản lƣợng các dự án, công trình đã đƣợc thực hiện so với kế hoạch sản lƣợng trong năm 2013.
Bảng 2.3: Bảng tổng hợp giá trị sản lƣợng thực hiện năm 2013 Đơn vị tính: Triệu đồng
STT Tên các dự án, công trình Kế hoạch năm 2013
Thực hiện năm 2013
Tỷ lệ thực hiện với so kế hoạch 1 Dự án Minh Giang – Đầm Và 100.000 80.715 80,71%
2 Dự án CT1 – CT2 Việt Hƣng 60.000 42.903 71,51%
3 Dự án tòa nhà CT1 – Dịch Vọng 60.000 63.067 105%
4 Dự án khu nhà liền kề Long Biên 50.000 46.750 93,5%
5 Công trình Thuế - Gia Lâm 18.000 17.526 97,36%
6 Công trình đường Phương Canh 12.000 12.530 104%
(Nguồn: Báo cáo sản lượng Công ty Cổ phần Sông Đà – HTC thực hiện năm 2013)
0 50 100 150 200 250 300 350
2011 2012 2013
Tỷ đồng
Kế hoạch Thực hiện
Theo bảng 2.3 ở trên, Dự án Khu nhà ở Minh Giang – Đầm Và và Dự án CT1 – CT2 Việt Hƣng là hai dự án có tỷ lệ hoàn thành thấp so với kế hoạch, lần lƣợt là 80,71% và 71,51%. Tương đương với 36,4 tỷ đồng trên tổng số 38,5 tỷ đồng sản lƣợng (chiếm 94,5%) không đạt kế hoạch trong năm 2013.
2.2.3. Thực trạng trong công tác quản lý dự án 2.2.3.1. Quy trình quản lý dự án
Từng là một thành viên của Công ty Sông Đà 207 nên Công ty Sông Đà - HTC được thừa hưởng và kết nối những kinh nghiệm đầy quý báu do đội ngũ lãnh đạo có nhiều năm kinh nghiệm của các công ty thuộc Tổng Sông Đà và một đội ngũ cán bộ trẻ đầy nhiệt huyết trong hoạt động QLDA. Các dự án mà công ty quản lý chia thành 2 nhóm, mỗi nhóm có 1 quy trình quản lý riêng.
Nhóm 1: Dự án do công ty làm chủ đầu tƣ Với trình tự các bước được hình thành như sau:
- Chuẩn bị đầu tƣ:
+ Thủ tục pháp lý.
+ Lập báo cáo đầu tƣ.
+ Xin cấp giấy phép đầu tƣ dự án . - Triển khai thực hiện dự án đầu tƣ:
+ Thành lập ban quản lý dự án.
+ Với hầu hết các hạng mục của dự án, công ty vừa làm chủ đầu tƣ vừa là nhà thi công công trình. Trong trường hợp mà công ty không thực hiện được một số hạng mục nào đó thì công ty tiến hành thực hiện đấu thầu nhằm chọn ra các nhà thầu có đủ năng lực để thực hiện.
- Hoàn thành và bàn giao dự án đầu tƣ:
+ Hoàn thành dự án đầu tƣ.
+ Khi các hạng mục của dự án đƣợc hoàn thành thì ban quản lý tại dự án đó đƣợc trở về Ban QLDA trực thuộc công ty, chờ cơ hội đầu tƣ mới. Tùy thuộc vào các dự án đầu tƣ khác nhau mà các Ban QLDA đƣợc thành lập khác nhau để có thể đáp ứng đƣợc yêu cầu kĩ thuật của dự án đề ra.
Nhóm 2: Các dự án mà công ty là nhà thầu.
Với trình tự các bước được thực hiện như sau :
- Theo đó công ty là nhà thầu thì sẽ thành lập bộ phận thầu theo đúng quy định về luật đấu thầu. Tùy thuộc vào yêu cầu của gói thầu mà công ty thành lập ra hồ sơ dự thầu để tham gia đấu thầu. Sau khi đạt đƣợc các gói thầu, công ty trực tiếp thực hiện gói thầu chủ yếu là gói thầu xây lắp các công trình về xây dựng dân dụng và công nghiệp…công ty luôn cố gắng để hoàn thành tốt nhất những công việc trong gói thầu mà chủ đầu tƣ yêu cầu .
- Sau khi hoàn thành xong phần việc của gói thầu, công ty chịu trách nhiệm nghiệm thu và bàn giao đúng tiến độ và yêu cầu kĩ thuật của các hạng mục của gói thầu cho CĐT.
- Các bước quản lý thời gian, tiến độ, kỹ thuật, chất lượng công trình của dự án đều đƣợc các phòng ban của công ty thực hiện và kiểm tra. Mỗi phòng ban trong công ty có trách nhiệm phối hợp, quản lý một mặt nhất định của dự án theo đúng chuyên môn và thế mạnh của mình.
2.2.3.2. Đánh giá thực trạng công tác quản lý dự án
Mặc dù công tác quản lý dự án luôn tuân theo một quy trình nghiêm ngặt, có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong công ty, nhƣng qua các số liệu phân tích, so sánh trong các bảng 2.1, 2.2 và 2.3 ở trên, chúng ta thấy rằng một số dự án của công ty thực hiện theo kế hoạch năm 2013 đã không đạt kế hoạch. Theo báo cáo hầu hết các dự án đều chậm tiến độ, không thu hồi đƣợc vốn, một số hạng mục không đạt yêu cầu về chất lƣợng, chi phí dự án tăng so với dự toán kinh phí đã đƣợc duyệt… Báo cáo nêu ra một số những tồn tại cần khắc phục, nhƣng chủ yếu tập trung vào công tác điều hành còn yếu kém của Ban QLDA [7].
Trong những nhiệm vụ và kế hoạch cần thực hiện năm 2014, Ban lãnh đạo công ty xác định “Quản lý dự án đầu tƣ xây dựng kém hiệu quả” là vấn đề cấp thiết, cần phải đƣợc khắc phục sớm.