PHẦN II: THỰC TRẠNG MỘT SỐ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN TẠI CÔNG
2.4. Tổ chức kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả bán hàng
a. Nội dung, yêu cầu của kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả:
Chi phí sản xuất kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hóa mà doanh nghiệp bỏ ra liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất trong một thời kỳ nhất định có thể là tháng, quý, năm.
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trong một kỳ từ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phát sinh từ những giao dịch và nghiệp vụ sau:
Bán hàng: bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra, bán hàng hóa mua vào.
Điều kiện ghi nhận doanh thu:
Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn tất cả năm (5) điều kiện sau:
Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua;
Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;
Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;
Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng;
Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
Doanh thu của giao dịch về cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi kết quả của giao dịch đó được xác định một cách đáng tin cậy. Kết quả của giao dịch cung cấp dịch vụ được xác định khi thỏa mãn tất cả bốn (4) điều kiện sau:
Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;
Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó;
Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng Cân đối kế toán;
Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó.
Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh:
+ Phản ánh, ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự biến động của từng loại sản phẩm.
+Phản ánh, ghi chép đầy đủ, chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ đồng thời theo dõi, đôn đốc các khoản phải thu của khách hàng.
+Tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động kinh doanh.
b. Đặc điểm của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
Khi xuất bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khác hàng, sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ, kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán đông thời dựa vào hóa đơn bán hàng, hóa đơn gia trị gia tăng để nhập liệu vào phần mềm kế toán các khoản phải thu khách hàng (TK131) và doanh thu bán hàng (TK511). Định kì, phần mềm sẽ tự tính tổng doanh thu.
c. Chứng từ sử dụng.
Phiếu thu
Phiếu chi
Ủy nhiệm chi
Giấy báo Có
Giấy đề nghị thanh toán
Hoá đơn Giá trị gia tăng
Hoá đơn bán hàng thông thường
d. Tài khoản sử dụng.
Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng o TK5111 – Doanh thu bán hàng.
o TK5112 – Doanh thu bán hàng
o TK5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ.
Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán
Tài khoản 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
Tài khoản 635 – Chi phí hoạt động tài chính
Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng o TK 6411 – Chi phí bán hàng o TK 6412 – Chi phí bán hàng
Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp o TK 6421 – Chi phí quản lý doanh nghiệp o TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Tài khoản 711 – Thu nhập khác
Tài khoản 811 – Chi phí khác
Tài khoản 821 – Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Tài khoản 421 – Lợi nhuận chưa phân phối
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan như: TK 111, 112, 131, 331, 133, 333…
e. Quy trình luân chuyển chứng từ và các sổ kế toán sử dụng:
Căn cứ vào yêu cầu đặt hàng của khách hàng và sự phê duyệt của Ban Giám đốc, Phòng kinh doanh lập Đơn dặt hàng và Hợp đồng bán hàng thành 3 liên
Liên 1: lưu tại phòng kinh doanh
Liên 2: chuyển sang phòng kế toán
Liên 3: gửi cho khách hàng
Khi nhận được Đơn đặt hàng và Hợp đồng từ phòng kinh doanh, sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, kế toán tiến hành nhập dữ liệu và phần mềm Excell, kế toán sẽ cập nhập dữ liệu vào Sổ Nhật ký chung, các Sổ Cái và Sổ Chi tiết, đồng thời dữ liệu sẽ được lưu trữ trong hệ thống dữ liệu chung. Từ kho dữ liệu chung này, phần mềm sẽ tự động chiết xuất thông tin để lập các Báo cáo tài chính theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
Từ Hóa đơn bán hàng nhân viên kế toán giao, Thủ quỹ sẽ lập Phiếu thu thành 2 liên:
Liên 1: lưu tại phòng kế toán.
Liên 2: chuyển cho khách hàng.