1. Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu kế toán kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Nhựa An Lập
Qua một thời gian thực tập tại phòng Tài chính – Kế toán, nhận được sự hướng dẫn, giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong phòng và trên cơ sở nội dung lý luận kết hợp với thực tế tại Công ty, em đã có những nét đánh giá sơ bộ về công tác kế toán nói chung, công tác kế toán kết quả kinh doanh nói riêng tại Công ty. Với sự nhận thức của bản thân, em xin nêu một số kết quả đạt được và một số mặt hạn chế cần hoàn thiện trong tổ chức kế toán kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Nhựa An Lập như sau:
1. Những kết quả đạt được
Thứ nhất, về bộ máy kế toán
Công ty tổ chức kế toán theo mô hình kế toán tập trung, mọi nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh đều được tập trung xử lý tại phòng kế toán công ty. Điều này sẽ giúp cho công tác quản lý đơn giản và dễ dàng hơn. Bộ máy kế toán của công ty đặc biệt là kế toán kết quả kinh doanh luôn là một công cụ trợ giúp đắc lực, hữu hiệu cho các nhà quản trị. Nhìn chung, bộ máy kế toán của đơn vị đã thực hiện khá tốt chức năng của mình như: cung cấp thông tin, phản ánh khá trung thực và hợp lý tình hình tài chính cũng như tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Mặt khác, các nhân viên kế toán trong công ty được phân công công việc một cách khoa học đúng với năng lực của từng người đảm bảo tính thống nhất về phạm vi cũng như các phương pháp tính toán, ghi chép, không chồng chéo. Giúp cho công việc tại phòng kế toán luôn luôn hoàn thành nhiệm vu đề ra.
Thứ hai, về hệ thống chứng từ kế toán
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi nhận đều phải có chứng từ kế toán kèm theo là cơ sở pháp lý của số liệu kế toán, đảm bảo tính chính xác, hợp lý khi hạch toán ghi sổ kế toán. Kế toán kết quả kinh doanh tại công ty đã sử dụng chứng từ theo đúng quy định thông tư 133/2016/TT- BTC của Bộ tài chính cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Để xác định kết quả kinh doanh, bộ phận kế toán sử dụng các chứng từ như: Hoá đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có…
Quy trình luân chuyển chứng từ do phòng kế toán của công ty quy định phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Hệ thống sổ sách, chứng từ được lập và luân chuyển một cách khoa học, ngăn nắp tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm, lưu trữ và bảo quản. Chứng từ gốc do công ty lập ra hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung tại phòng kế toán. Bộ phận kế toán kiểm tra kỹ chứng từ và sau khi kiểm tra xong thì mới dùng chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán đã sử dụng phải được sắp xếp phân loại, bảo quản và lưu trữ theo quy định của chế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán của Nhà nước. Mọi trường hợp mất chứng từ gốc đều phải khai báo với giám đốc và kế toán trưởng để có biện pháp xử lý. Riêng trường hợp mất hóa đơn bán hàng, biên lai, phải báo với cơ quan thuế hoặc công an để có biện pháp thông báo và vô hiệu hóa chứng từ bị mất.
Thứ ba, về hệ thống tài khoản kế toán
Để phản ánh một cách cụ thể và đầy đủ mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo thông tư 133/2016/TT-BTC ban hành ngày 26/08/2016. Để phục vụ nhu cầu quản lý, công ty mở các tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình theo dõi và hạch toán. Các tài khoản công ty sử dụng thống nhất trong nhiều kỳ kế toán, tuân thủ nguyên tắc nhất quán (VAS 01 - Chuẩn mực kế toán Việt Nam) từng tài khoản được sử dụng theo đúng nội dung phản ánh, kết cấu của tài khoản đó theo đúng chế độ kế toán ban hành.
Thứ tư, về sổ kế toán
Hệ thống sổ kế toán của công ty được xây dựng trên cơ sở quy định của Bộ Tài chính và có những vận dụng linh hoạt, phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Kế toán kết quả kinh doanh của công ty áp dụng theo hình thức sổ kế toán Nhật ký chung với hệ thống sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
- Sổ kế toán tổng hợp gồm: sổ nhật ký chung, sổ cái.
- Sổ kế toán chi tiết gồm: sổ kế toán chi tiết.
Đây là hình thức đơn giản, đảm bảo chứng từ sổ sách được cập nhật ngay sau khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được dùng phổ biến, thuận tiện cho việc ứng dụng tin học và sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán. Có thể tiến hành kiểm tra đối chiểu ở mọi thời điểm cung cấp thông tin kịp thời.
Thứ năm, về kế toán trên máy tính
Hiện tại công ty đang sử dụng phần mềm kế toán MISA, là phần mềm được sử dụng phổ biến, có nhiều ưu điểm giúp cho quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin diễn ra nhanh nhạy, chính xác và hiệu quả hơn. Mặt khác, trong quá trình sử dụng, phần mềm này luôn được cải tiến nâng cao chất lượng phù hợp với thực trạng sản xuất kinh doanh của công ty, xứng đáng là công cụ đắc lực cho kế toán công ty.
Tóm lại, công tác tổ chức kế toán nói chung và kế toán kết quả kinh doanh nói riêng nhìn chung đã tuân thủ đúng theo chế độ kế toán hiện hành về mở sổ kế toán, ghi chép vào sổ và sử dụng các chứng từ liên quan… để đẩm bảo các số liệu kế toán luôn được phản ánh chính xác, nhanh chóng và kịp thời, góp phần giúp nhà quản trị công ty trong việc hoạch định chính sách kinh doanh trong thời gian tới.
2. Những tồn tại, hạn chế và nguyên nhân
Bên cạnh những ưu điểm mà doanh nghiệp đạt được trên, kế toán KQKD tại công ty vẫn còn những tồn tại, hạn chế cần khắc phục như sau:
Thứ nhất, về bộ máy kế toán.
Bộ máy kế toán của công ty tuy gọn nhẹ nhưng do tính chất công việc đặc biệt là mùa báo cáo nên thường một người kiêm nhiều việc dẫn đến áp lực công việc.
Công ty không có bộ phận kế toán kết quả kinh doanh riêng nên đôi khi phải thuê thêm nhân viên thời vụ, gây tốn thêm một khoản chi phí.
Công ty không có chính sách đưa nhân viên kế toán đi đào tạo để nâng cao năng lực chuyên môn trong khi những quy định về toán nói chung và kế toán kết quả kinh doanh nói riêng đang thay đổi từng ngày. Vì vậy nhiều khi kế toán không nắm bắt kịp thời những thông tư, quyết định mới được ban hành.
Ngoài ra, việc tổ chức không gian làm việc trong phòng kế toán chưa hợp lý.
Do quy mô công ty nhỏ nên mọi người trong phòng kế toán chỉ làm việc trong một phòng nhỏ, kế toán trưởng không có phòng làm việc riêng. Như vậy, chưa tạo được sự thoải mái hoàn toàn trong quá trình làm việc cho nhân viên kế toán.
Thứ hai. về tổ chức hạch toán ban đầu.
Hệ thống chứng từ và vận dụng chứng từ tại công ty luôn được thực hiện đúng theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, tuy nhiên do thiếu nhân sự việc luân
chuyển chứng từ giữa các phòng ban và bộ phận còn chậm làm ảnh hưởng đến việc xử lý và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Thứ ba, về tài khoản sử dụng.
Để phát huy hết, đầy đủ vai trò, tác dụng của kế toán cũng như kế toán KQKD, công ty phải vận dụng hệ thống tài khoản của doanh nghệp cho phù hợp với phương pháp kế toán hợp lý. Nhưng trên thực tế tại doanh nghiệp thì hệ thống tài khoản lại khá đơn giản, kế toán chủ yếu sử dụng tài khoản tổng hợp mà không mở tài khoản chi tiết để theo dõi doanh thu, chi phí để hạch toán KQKD.
Tình hình dử dụng hệ thống tài khoản của công ty chưa đầy đủ. Hiện tại công ty chỉ sử dụng TK cấp 2 TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc theo dõi chung chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp như vậy làm cho việc theo dõi để kiểm soát, đánh giá chi phí quản lý đã phát sinh tại thời điểm bất kỳ trong kỳ là khó thực hiện được. Hơn nữa, giám đốc cũng khó theo dõi để biết được khoản chi phí nào phát sinh nhiều hay chưa hợp lý để có kế hoạch kiểm tra và điều chỉnh kịp thời.
Công ty cũng không có TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản. Cụ thể là không trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Công ty sản xuất kinh doanh chủ yếu các mặt hàng chi tiết nhựa kỹ thuật … Giá cả mặt hàng này ít biến động có thể không cần trích lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Nhưng công ty thường bán hàng cho khách hàng theo các hợp đồng kinh tế có giá trị khá lớn, nên khách hàng khi mua không thể trả tiền ngay hoặc trả trong một lần, dẫn đến công ty luôn tồn đọng một số lượng lớn các khoản phải thu. Việc không tiến hành trích dự phòng đồng nghĩa với việc công ty không dự kiến trước được các tổn thất. Khi những rủi ro kinh tế bất ngờ xảy ra thì công ty khó có thể xử lý kịp thời ảnh hưởng đến tình hình tài chính kinh doanh của công ty.
Thứ tư, về sổ kế toán.
Theo tìm hiểu thực tế, công ty TNHH Nhựa An Lập đang cung ứng rất nhiều loại sản phẩm, hàng hóa nhưng kế toán chỉ ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ cái các TK 511, TK 632… mà không mở sổ chi tiết và ghi nhận vào các sổ chi tiết. Vì vậy, không thể đối chiếu so sánh vào cuối kỳ và hoạt động tiêu thụ cho từng nhóm sản phẩm đã cung cấp.
Thứ năm, về kế toán quản trị.
Khi thực hiện chế độ kế toán, công tác kế toán quản trị chưa được quan tâm một cách triệt để. Mục đích của kế toán kết quả kinh doanh là tổng kết lại hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sau một kỳ kế toán một cách chính xác, nhanh chóng, kịp thời. Từ đó chỉ ra những việc đã làm được, chưa làm được và cách khắc phục trong kỳ sau. Ban lãnh đạo công ty cần thông tin chi tiết về tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của từng bộ phận, từng hoạt động trong công ty, đây là nhiệm vụ của kế toán quản trị trong doanh nghiệp. Tuy nhiên tại công ty Nhựa An Lập thì công tác kế toán quản trị chưa được chú trọng, chưa có sự phân công cụ thể cho nhân viên kế toán mà nguyên nhân cũng là do thiếu nhân sự.
2. Các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Nhựa An Lập.
Công tác hoàn thiện kế toán kết quả kinh doanh là một điều tất yếu khách quan trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Hoàn thiện phải đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán hiện hành, theo hệ thống tài khoản kế toán thống nhất dùng cho các doanh nghiệp do Bộ tài chính quyết định. Việc hoàn thiện công tác kế toán phải đảm bảo phù hợp với chức năng, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với trình độ của đội ngũ nhân viên kế toán nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh tốt nhất.
Qua quá trình tìm hiểu thực tế kết hợp với những kiến thức đã học và từ những hạn chế còn tồn tại trên, em xin đưa ra một số ý kiến đề xuất về việc hoàn thiện kế toán kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Nhựa An Lập.
Thứ nhất, về bộ máy kế toán.
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức đơn giản và khá hợp lý. Tuy nhiên do thiếu nhân sự nên công ty không có kế toán kết quả kinh doanh riêng. Vì thế công ty cần có một bộ phận chuyên về kế toán kết quả kinh doanh .
Trình độ của nhân viên kế toán tại công ty hiện nay đã khá phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm của công ty. Tuy nhiên, hầu hết nhân viên kế toán đều là những nhân viên trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế. Hơn nữa do công ty quy mô nhỏ phòng kế toán vẫn thiếu nhân viên, một người đôi khi phải làm thêm việc của người khác hoặc công ty phải thuê nhân viên thời vụ. Do đó, để không phải tuyển thêm nhân viên, công ty nên tăng cường công tác đào tạo nhân viên cả về
chiều sâu và chiều rộng. Cần khuyến khích nhân viên tham gia các lớp huấn luyện nghiệp vụ, ngoài ra, công ty cũng có thể tổ chức các buổi thảo luận tìm hiểu về lịch sử công ty, về các chính sách kế toán mới,… để từ đó nâng cao trình độ nhân viên, giúp nhân viên hiểu rõ hơn về công ty, về các chính sách kế toán mới, góp phần vận dụng phù hợp các chính sách của Nhà nước vào công tác kế toán của công ty, đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp cũng như của nền kinh tế.
Để tạo nên tính chuyên nghiệp và thoải mái nhất cho các nhân viên công ty nên mở rộng không gian cho phòng kế toán, kế toán trưởng nên có phòng riêng hoặc không mở rộng được thì bàn kế toán trưởng nên được phân cách với nhân viên kế toán bằng vách ngăn. Môi trường làm việc thoải mái sẽ nâng cao chất lượng công việc.
Thứ hai, về tổ chức hạch toán ban đầu.
Các chứng từ sử dụng trong kế toán kết quả kinh doanh của công ty chủ yếu là các chứng từ tự lập. Hiện nay ở công ty, các chứng từ tự lập tương đối đơn giản và gọn nhẹ. Tuy nhiên việc luân chuyển chứng từ và cung cấp các thông tin về hàng hóa, chi phí từ kho lên phòng kế toán còn chậm làm cho việc phản ánh các thông tin kế toán đôi khi chưa được kịp thời. Để khắc phục tình trạng này, công ty có thể đưa ra một số giải pháp nhất định để đảm bảo việc luân chuyển chứng từ được nhanh chóng hơn: yêu cầu các cán bộ quản lý cần thường xuyên chú ý đôn đốc nhân viên gửi hóa đơn bán hàng, chứng từ đúng thời hạn để đảm bảo kịp thời phản ánh các số liệu kế toán, cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản trị và các đối tượng cần thông tin khác, tăng tần suất luân chuyển chứng từ từ các kho lên phòng kế toán 3 lần một tuần… để số liệu kế toán được cập nhật kịp thời và thường xuyên.
Công tác hạch toán ban đầu có tốt thì mới tạo điều kiện cho các khâu tiếp theo nhằm xác định được kết quả kinh doanh một cách nhanh chóng và chính xác nhất, tránh những sai sót không đáng có gây mất thời gian và chi phí của công ty.
Thứ ba, về tài khoản sử dụng.
Trong hoạt động thực tế của công ty, các khoản chi phí quản lý kinh doanh phát sinh tương đối nhiều với các nội dung và khoản mục khác nhau cần phải được hạch toán chi tiết cụ thể và rõ ràng từng nội dung bởi vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến kế toán kết quả kinh doanh. Vì vậy, công ty nên hạch toán riêng chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK 6422 và chi phí bán hàng vào TK 6421.
TK 6421 cũng có thể mở chi tiết hơn như sau:
- TK 64211 – Chi phí nhân viên bán hàng.
- TK 64212 – Chi phí công cụ, dụng cụ.
- TK 64213 – Chi phí khấu hao TSCĐ.
- TK 64214 – Chi phí dịch vụ mua ngoài.
- TK 64218 – Chi phí bằng tiền khác.
TK 6422 cũng có thể mở chi tiết hơn như sau:
- TK 64221 – Chi phí nhân viên quản lý.
- TK 64222 – Chi phí đồ dùng văn phòng.
- TK 64223 – Chi phí khấu hao TSCĐ.
- TK 64224 – Chi phí dịch vụ mua ngoài.
- TK 64228 – Chi phí bằng tiền khác.
Công ty nên mở thêm tài khoản trích lập dự phòng phải thu khó đòi TK 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi. Hiện tại bộ phận kế toán công ty không thống kê, đánh giá lại các khoản nợ phải thu khó đòi vào cuối mỗi năm tài chính nên chưa có số liệu chính xác về vấn đề này. Tuy nhiên với số liệu ước tính khá lớn vậy thì theo nguyên tắc thận trọng (VAS 01) công ty cần lập dự phòng khoản phải thu khó đòi.
Đối với những khoản nợ khác nhau giá trị mức trích lập dự phòng khác nhau.
Có thể áp dụng theo mức sau:
- Với khoản nợ quá hạn từ 3 tháng đến nhỏ hơn 1 năm: 30% giá trị khoản nợ.
- Với khoản nợ quá hạn từ 1 năm đến nhỏ hơn 2 năm: 50% giá trị khoản nợ.
- Với khoản nợ quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm: 70% giá trị khoản nợ.
- Với khoản nợ không thu hồi được: 100% giá trị khoản nợ.
Thứ tư, về sổ kế toán.
Việc công ty không mở sổ chi tiết TK 511, 632 gây khó khăn cho công tác quản lý. Để tiện cho việc theo dõi, kế toán có thể phân loại hàng hóa thành một số nhóm nhất định như: nhựa, chi tiết nhựa, vỏ máy điện thoại.... Khi đó kế toán nên mở sổ chi tiết TK 511, 632 theo từng hoạt động bán hàng. Như vậy số lượng sổ chi tiết không quá lớn, mà việc theo dõi hàng hóa mua bán sẽ thuận tiện và thảo mãn tốt hơn yêu cầu của công tác quản lý.
Công ty có thể mở các sổ chi tiết như sau:
- TK 5111 – Doanh thu bán hàng.
+ TK 51111 – Doanh thu bán nhựa.
+ TK 51112 – Doanh thu bán chi tiết nhựa.
+ TK 51113 – Doanh thu bán vỏ máy điện thoại.
+ ...
- TK 632 – Giá vốn hàng bán.
+ TK 6321 – Giá vốn nhựa.