CHƯƠNG 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
2.2.2. Ảnh hường từ các yếu tố môi trường bên trong công ty
Nguồn lực tài chính
Bảng 2.2: Tổng mức và cơ cấu nguồn vốn của Công ty Cổ phần Công nghệ thông tin, Viễn thông và Tự động hóa Dầu khí năm 2013 – 2015
Đơn vị: Triệu đồng
Chỉ tiêu
Năm 2014/2013 2015/2014
2013 2014 2015 Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ Nợ phải trả 35022 46631 47242 11609 33,15% 611 1,31%
Vốn chủ sở hữu 37547 38304 39262 757 2,02% 758 1,97%
Tổng 72569 84935 86304 12366 17,1% 1369 1,61%
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán) Trong lĩnh vực công nghệ thông tin, viễn thông và tự động hóa cạnh tranh diễn da gay gắt, sự khác biệt về sản phẩm không lớn, vòng đời của sản phầm ngắn. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải luôn đầu tư và phát triển, tìm ra cái mới. Trong giai đoạn đầu thành lập, với tiềm lực tài chính khá mạnh nhưng Công ty mới chỉ phát triển các hình thức dịch vụ trong phạm vi ngành Dầu khí, chưa chú trọng tới nghiên cứu, đầu tư và phát triển vì vậy nhu cầu về vốn chưa lớn, vẫn còn lượng vốn dư thừa, đầy vừa là lợi thế để Công ty có nhiều cơ hội phát triển nhưng đồng thời phản ánh hiệu quả sử dụng vốn còn hạn chế. Tuy nhiên, từ năm 2013 Công ty đã chú trọng đầu tư cho các dự án nghiên cứu, phát triển để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Từ bảng 2.2. có thể thấy rằng các khỏan nợ của Công ty cao hơn so với vốn chủ hữu nhưng công ty vẫn kiểm soát được rủi ro, ứng phó linh hoạt trước những biến động từ môi trường bên ngoài.
Nguồn nhân lực
Với các doanh nghiệp thương mại, hoạt động bán hàng của người đại lý chiếm vị trí trung tâm trong hoạt động bán hàng và họ là người trực tiếp thực hiện việc bán hàng và thu tiền về. Doanh số bán hàng của doanh nghiệp cao hay thấp phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của họ. Vì vậy căn cứ vào số lượng đại lý, mức độ trải rộng trên thị trường để xây dựng kế hoạch bán hàng phù hợp. Sự hoàn hảo của cấu trúc tổ chức, tính hiệu quả của hệ thống quản lý và công nghệ quản lý tác động trực tiếp đến việc xây dựng một kế hoạch bán hàng hoàn hảo, quyết định đến kết quả dự báo, tiến hành
xây dựng kế hoạch bán hàng của công ty bởi con người là chủ thể trực tiếp tham gia xây dựng kế hoạch bán hàng.
STT Chức vụ Họ và tên
1 Trưởng phòng Kinh doanh Vũ Anh Minh 2 Phó phòng Kinh doanh Phan Thị Oanh 3 Nhân viên kinh doanh Nguyễn Nhật Anh
Lê Thị Phương Anh Nguyễn Tiến Đạt Vũ Than Hằng Lại Việt Hoàng Nguyễn VănMinh Nguyễn Hoàng Nhật Phạm Đức Nam Chu Thanh Phong Đoàn Công Thành Trương Hoàng Anh Tú Tạ Thị Hải Yến
Bảng 2.3: Bảng Cán bộ, nhân viên Phòng Kinh doanh
(Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính) Nguồn nhân lực trong công tác xây dựng kế hoạch bán hàng chính là các cán bộ, nhân viên phòng Kinh doanh bao gồm: 1 Trưởng phòng, 1 Phó phòng, và 12 nhân viên kinh doanh. Họ là người có kiến thức chuyên môn cao, kinh nghiệm chốt đơn hàng, đây là điều kiện thuận lợi để xây dựng kế hoạch bán hàng đạt hiệu quả tối ưu.
Yếu tố cơ sở hạ tầng
Cơ sở hạ tầng trong doanh nghiệp là yếu tố vật chất hữu hình quan trọng phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và công tác lập kế hoạch bán hàng nói riêng, làm nền tảng quan trọng để doanh nghiệp tiến hành các hoạt động kinh doanh. Công ty đã đầu tư vào trang thiết bị: phòng LAB, phòng máy công hình cao, đường dây truyền tải tốc độ cao các thiết bị phục vụ quá trình nghiên cứu, phân tích dữ liệu, dự báo…cho phép doanh nghiệp nâng cao năng suất, chất lượng, tăng sức cạnh tranh và đạt được hiệu quả kinh doanh cao.
2.2.2.2) Ảnh hưởng từ các yếu tố năng lực
Năng lực tổ chức quản lý doanh nghiệp
Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh công ty lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy theo chức năng nhằm tăng cường vai trò điều hành, quản lý của Ban giám đốc đồng thời phát huy được tính chuyên môn của các phòng ban chức năng. Cấu trúc tổ chức dễ quản lý và mang tính thống nhất, công việc không bị chồng chéo, mỗi phòng ban thực hiện một chức năng riêng, các phòng ban trong công ty có quan hệ hỗ trợ lẫn nhau tạo thành một thể thống nhất. Công ty có một bộ phận đảm nhận công tác xây dựng kế hoạch bán hàng, đồng thời có sự hộ trợ của các bộ phận khác. Tuy bộ máy tổ chức đơn giản, không phân nhiều cấp nhưng lại giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý được nguồn lực của mình từ đó tạo thành một khối đoàn kết giúp đỡ nhau trong công việc.
Năng lực quản trị Marketing
Truyền thông xúc tiến là một trong những công cụ nhằm gia tăng sự hiểu biết về kích thích hành vi mua hàng của khách hàng, là một trong những hoạt động và chương trình bán hàng. Phân đoạn khách hàng chủ yếu của công ty là các tập khách hàng doanh nghiệp kinh doanh thương mại và các tổ chức quản lý nhà nước, việc sử dụng các công cụ xúc tiến hướng tới các phân đoạn này của công ty còn hạn chế, chỉ dừng lại ở việc sử dụng công cụ quảng cáo trên báo giấy, báo điện tử Petrotimes, Diễn đàn doanh nghiệp, Vietnamnet, Vnexpress….Từ đó cho thấy công tác xây dựng kế hoạch bán hàng cụ thể là xây dựng các hoạt động và chương trình bán hàng vẫn còn kém cần được cải thiện trong thời gian tới.
2.3)Phân tích và đánh giá thực trạng công tác xây dựng kế hoạch bán hàng của Công ty Cổ phần Công nghệ thông tin, Viễn thông và Tự động hóa Dầu khí
2.3.1) Đánh giá khái quát về công tác xây dựng kế hoạch bán hàng của công ty
Theo kết quả của phiếu điều tra khảo sát với số lượng người điều tra là 20 thì có tới 60% người đánh giá công tác lập kế hoạch bán hàng của công ty ở mức trung bình 30% ở mức khá còn lại là các phương án khác. Theo lời phỏng vấn của ông Nguyễn Việt Anh – giám đốc công ty thì công tác lập kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp về mặt nội dung thì đã đạt yêu cầu, gồm 4 nội dung chính đó là: dự báo bán hàng, mục tiêu bán hàng, hoạt động và chương trình bán hàng, ngân sách bán hàng. Tuy nhiên,
phương pháp triển khai thực hiện nội dung của từng hoạt động thì chưa được xác định rõ ràng, chưa đạt hiệu quả như mong muốn. Đây cũng là một trong những vấn đề rất cấp thiết cần phải có giải pháp giải quyết kịp thời để tháo gỡ khó khăn cho doanh nghiệp trong bối cảnh kinh tế khó khăn như hiện nay.
Bảng 2.4. Bảng kết quả thực hiện kế hoạch bán hàng tại công ty Cổ phần Công nghệ thông tin, Viễn thông và Tự động hóa khí Dầu năm 2013 -2015
Đơn vị: triệu đồng
Năm Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
Dòng sản phẩm
TH KH Tỷ lệ % TH KH Tỷ lệ % TH KH Tỷ lệ%
Phần mềm ERP
1,829 1,998 (8,43) 1,401 1,531 (8,48) 723 1,054 (31,41)
iDoc 976 1,000 (2,39) 698 712 (1,96) 254 498 (49,56)
Thiết bị tự động
hóa
801 780 2,73 691 721 (4,17) 214 250 (14,6)
Dịch vụ
khác 876 984 (11,01) 501 601 (16,63) 105 305 (65,52)
Tổng 4,484 4,763 (5,87) 3,292 3,569 (7,68) 1,293 1,976 (34,53) (Nguồn: Phòng Kinh doanh) Từ bảng 2.4, có thể thấy Công ty Cổ phần Công nghệ thông tin, Viễn thông và Tự động hóa Dầu khí chưa hoàn thành tốt kế hoạch bán hàng của mình. Trong giai đoạn 2013-2015 hầu như công ty không hoàn thành được kế hoạch bán hàng nào, kết quả thực hiện được luôn nhỏ hơn các định mức mà kế hoạch đặt ra. Công tác lập kế hoạch của công ty vẫn chưa hiệu quả, chưa chính xác điều đó dẫn tới kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm qua liên tiếp thua lỗ .
2.3.2) Thực trạng lập kế hoạch bán hàng 2.3.2.1) Thực trạng dự báo bán hàng
Dự báo bán hàng là một trong những hoạt động vô cùng quan trọng trong quá trình lập kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp. Ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, là yếu tố nền tảng để doanh nghiệp xác định tương đối chính xác được các định mức về chi phí, kết quả của hoạt động bán hàng.
Thị trường hiện nay còn nhiều biến động về giá cả, giá tất cả các loại hàng hóa trên thị trường trong và ngoài nước đều tăng mạnh tác động đến mức chi tiêu của khách hàng cá nhân hay khách hàng tổ chức đều chậm lại hay thay đổi hướng đi rất nhiều. Theo ông Nguyễn Việt Anh – Giám đốc công ty cho biết, công ty gặp phải một số khó khăn trong công tác dự báo bán hàng là các thông tin không đầy đủ, một số thông tin chưa qua xử lý do đó bộ phận xây dựng kế hoạch bán hàng phải tiếp tục tiến hành một số công việc để xác định lại thông tin dự báo , do đó mất nhiều thời gian.
Bảng 2.5. Bảng dự báo bán hàng của Công ty từ năm 2013 – 2015 Đơn vị: Triệu đồng
TT Chỉ tiêu Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
1 Khối lượng hàng hóa bán ra 6, 750 10, 500 13, 200
2 Doanh thu thuần 6, 500 10, 050 12, 500
3 Lợi nhuận 2, 500 2, 950 3, 400
4 Chi phí bán hàng 1, 200 1, 600 2, 000
(Nguồn: Phòng Kinh doanh)
Căn cứ dự báo bán hàng
Trong quá trình dự báo bán hàng công ty có sử dụng một số căn cứ như sau : Thứ nhất, căn cứ vào dự báo thị trường nhu cầu tiêu thụ các sản phẩm, dịch vụ phần mềm, các sản phẩm tự động hóa., các sản phẩm thuộc lĩnh vực CNTT và Viễn thông. Cụ thể năm 2013 công ty tiến hành điều tra thị trường thị trường tiềm năng khu vực Hà Nội và các tỉnh phụ cận như Hà Nội, Bắc Ninh, Hải Phòng, Quảng Ninh… số lượng nhân viên đi điều tra khảo sát thị trường gồm 10 người và được phân bổ đều cho các khu vực, tổng chi phí dành cho chiến dịch điều tra khoảng 100 triệu đồng. Nhân viên khảo sát thị trường có trách nhiệm báo cáo lại cho ban giám đốc xu hướng tiêu dùng và tốc độ phát triển CNTT
Kết quả cuộc điều tra được ban giám đốc kiểm duyệt và sử dụng làm căn cứ xác định kế hoạch bán hàng của Công ty trong năm 2014 giảm 44,58% so với năm 2013, do trong giai đoạn này nền kinh tế nói chung còn gặp nhiều khó khăn.
Thứ hai, căn cứ vào tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng của các quý trước, năm trước. Dựa vào kế hoạch bán hàng của năm 2012, 2013 ban giám đốc công ty tiến hành dự báo nhu cầu cho năm 2014. Nhận thấy được xu hướng tiêu dùng giảm trong hai năm trước đó và tình hình kinh tế không mấy khả quan thông qua các nghiên cứu dự báo của ngành CNTT nói chung và tình hình sản xuất kinh doanh của công ty nói riêng trong hai năm 2012 và 2013 công ty dự báo kế hoạch bán hàng năm 2014 sẽ giảm 44,58% so với năm 2013.
Thứ ba, nghiên cứu về tính chất đặc thù của từng khu vực trên từng thị trường.
Ban giám đốc của Công ty đã yêu cầu đội khảo sát thị trường của công ty thu thập số liệu từ tình hình sử dụng các sản phẩm phần mềm, các sản phẩm thiết bị tự động hóa và CNTT ở các tỉnh Hà Nội, Hải Phòng, Quảng Ninh, Bắc Ninh qua các năm từ đó tổng hợp lưu trữ lại để sử dụng cho công tác dự báo bán hàng hàng năm.
Phương pháp dự báo bán hàng
Trong quá trình dự báo bán hàng, công ty đã sử dụng một số phương pháp như thu thập dữ liệu thứ cấp, nghiên cứu thị trường, nghiên cứu các báo cáo kết quả hoạt động bán hàng của công ty qua các năm. Trong đó có điển hình nhất có phương pháp thu thập các dữ liệu sơ cấp thông qua phiếu điều tra đối với nhân viên và khách hàng của công ty.
Bảng 2.6. Các phương pháp dự báo bán hàng của Công ty Cổ phần Công nghệ thông tin, Viễn thông và Tự động hóa Dầu khí từ năm 2013-2015
STT Phương pháp Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
1 Chuyên gia X X X
2 Điều tra khảo sát X X
3 Thống kê kinh nghiệm X
( Nguồn: Phòng kinh doanh ) Từ bảng trên ta có thể nhận thấy biện pháp mà Công ty luôn sử dụng để dự báo bán hàng qua các năm đó là phương pháp lấy ý kiến của chuyên gia. Nhóm nghiên cứu thị trường của Công ty là người tiến hành phỏng vấn và xin ý kiến của ban lãnh đạo, các Trưởng phòng về kế hoạch kinh doanh cho thời kì tiếp theo rồi tổng hợp trình ban giám đốc phê duyệt.
Quy trình dự báo bán hàng của công ty
Hiện nay công ty áp dụng quy trình dự báo từ dưới lên. Sau đây là sơ đồ về quy trình : Hình 2.2: Quy trình dự báo bán hàng của Công ty Cổ phần Công nghệ
thông tin, Viễn thông và Tự động hóa Dầu khí
(Nguồn: Phòng kinh doanh) Công tác đầu tiên của quy trình là thu thập và xử lý thông tin thông qua các nhóm khảo sát thị trường của công ty, khảo sát từng bộ phận chuyên trách từng sản phẩm và từ khác rồi gửi thông tin về phòng kinh doanh, Ban lãnh đạo Công ty và bộ phận chuyên trách sẽ tiến hành tổng hợp và xây dựng dự báo bán hàng cho công ty. Từ đây thông tin sẽ được lựa chọn phân tích phù hợp với nhu cầu thị trường. Sau đó sẽ được tổng hợp phân tích một cách kỹ lưỡng bởi các nhà kế hoạch rồi tiến hành phân đoạn thị trường mục tiêu, dự đoán nhu cầu khách hàng doanh nghiệp. Dự báo khối lượng bán hàng cao nhất của các nhóm sản phẩm của công ty. Nắm bắt số lượng khách hàng, nghiên cứu nhu cầu đòi hỏi của thị trường về nhóm sản phẩm mà công ty đang kinh doanh.
Nhìn chung công tác dự báo bán hàng của Công ty Cổ phần Công nghệ thông tin, Viễn thông và Tự động hóa Dầu khí đảm bảo được về mặt nội dung nhưng về mặt triển khai thực hiện vẫn chưa được tốt. Theo kết quả của phiếu khảo sát với số lượng phiếu là 50 thì đến 80% phiếu cho rằng công tác dự báo bán hàng của công ty chưa hiệu quả. Nguyên nhân là do công tác dự báo chưa có sự kiểm soát chặt chẽ của ban lãnh đạo, nhân viên thực hiện chưa ý thức được tầm quan trọng của công tác dự báo vẫn còn chủ quan, làm sơ sài cho xong. Ngân sách dành cho hoạt động dự báo bán hàng còn hạn hẹp.
2.3.2.2) Thực trạng xây dựng mục tiêu bán hàng
Trước tiên, qua kết quả điều tra cho thấy mục tiêu bán hàng được xây dựng công ty không thực hiện được. Trên thực tế, Giám đốc công ty đã xây dựng mục tiêu bán hàng chủ đạo hướng vào lợi nhuận của công ty và được thể hiện qua bảng dưới đây.
Bảng 2.7. Bảng thể hiện mục tiêu bán hàng của Công ty Cổ phần Công nghệ thông tin, Viễn thông và Tự động hóa Dầu khí năm 2013 -2015
Đơn vị: Triệu đồng Kết quả dự báo Dự báo từng
nhóm SP
Tổng hợp phân tích Thu thập, xử lý
thông tin
ST T
Mục tiêu Năm
2013
Năm 2014 Năm 2015
1 Doanh thu 6.500 10.000 12.000
2 Chi phí bán hàng 3.215 3.580 4.300
3 Lợi nhuận 3.000 4.500 5.000
4 Số lượng điểm bán 50 80 135
5 Số lượng khách hàng 300 500 800
(Nguồn: Phòng Kinh doanh) Mặc dù công ty đã có nhiều điều chỉnh mục tiêu bán hàng qua mỗi tháng, quý và năm cho phù hợp nhưng do công tác dự báo vẫn chưa được cải thiện nên các mục tiêu bán hàng công ty đặt ra vẫn chưa đạt được hiệu quả.
2.3.2.3) Thực trạng xây dựng các hoạt động và chương trình bán hàng
Sau khi thiết lập được các mục tiêu bộ phận kinh doanh, phòng kinh doanh cũng như phòng kế toán tài chính cân đối và dự đoán nhu cầu về các nhóm mặt hàng mà công ty đang cung ứng cũng như xác định các sản phẩm, dịch vụ có triển vọng và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Đánh giá khả năng thực hiện của công ty để quyết định việc có theo đuổi mục tiêu không đồng thời xây dựng các kỹ thuật và hệ thống yểm trợ bán hàng cụ thể.
Bảng 2.8: Các hoạt động và chương trình bán hàng mà doanh nghiệp đã triển khai từ năm 2013-2015
STT Hoạt động và chương trình bán hàng
Thời gian
Địa điểm Mục đích Nội dung Kết quả đạt được
1 Chương trình chiết khấu cho khách hàng
2013 Khu vực Hà Nội và các tỉnh phụ cận
Tăng sức mua, tăng doanh số bán hàng
Chiết khấu
5% khi
khách hàng sử dụng từ 2 sản phẩm, dịch vụ.
Chiết khấu 10% đối với khách hàng thân thiết.
Danh thu về bán hàng cao hơn so với năm 2012, tuy nhiên vẫn chưa đáng kể, chương trình chiết khấu vẫn chưa thực sự hấp dẫn đối với khách hàng.
2 Chính sách giá 2014 Khu vực Hà Nội và các
Tăng doanh số bán hàng vào
Giảm từ 10 – 20% , tặng
Doanh thu về bán hàng năm 2014