Qua phân tích thực trạng công tác quản lý dự án, trên cơ sở những tồn tại và nguyên nhân như đã nêu trên để hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình tại Ban quản lý các dự án xây dựng cơ bản thị xã Kỳ Anh, tỉnh Hà Tĩnh tác giả luận văn đề xuất một số giải pháp sau:
Sơ đồ 2.5:Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án tại Ban quản lý các dự án xây dựng cơ bản thị xã Kỳ Anh, tỉnh Hà Tĩnh
Một số giải pháp hoàn thiện công tác QLDA tại Ban quản lý dự án xây dựng thị xã Kỳ Anh, tỉnh
Hà Tĩnh
Hoàn thiện công tác quản lý tiến độ Hoàn
thiện công tác lựa
chọn nhà thầu
Hoàn thiện công tác quản lý
chất lượng
thi công
Hoàn thiện công tác
quản lý chi phí và
thanh quyết toán Hoàn
thiện công tác đến
bù, GPMB Nâng
cao năng
lực quản lý
của Ban QLDA
Hoàn thiện công tác lập dự án, khảo sát và thiết kế
Lãnh đạo
Ban quản lý dự án xây dựng thị xã Kỳ Anh
Phòng Tài chính-Kế toán
Phòng Kế hoạch-Hành chính
Phòng Quản lý dự án 1
Phòng Quản lý dự án 2
3.2.1 Nâng cao năng lực quản lý dự án của Ban quản lý các dự án xây dựng thị xã Kỳ Anh
a) Hoàn thiện cơ cấu tổ chức ban quản lý dự án theo hướng chuyên nghiệp
Theo như phân tích ở chương 1 thì hiện nay Ban QLDA XD thị xã Kỳ Anh hiện mới chỉ có các phòng là Kế toán-Tài Chính; Kế hoạch-Hành chính và Kỹ thuật, với mô hình này dẫn tới việc quản lý dự án sẽ thiếu chuyên nghiệp do đặc thù mô hình của Ban QLDA là quản lý nhiều loại hình dự án, hơn nữa để tạo ra áp lực người cán bộ phải thực hiện kiêm nhiệm nhiều công việc. Trên cơ sở này tác giả đề xuất cần cơ cấu lại bộ máy quản lý của Ban QLDA như sau:
Giữ nguyên chức năng nhiệm vụ của phòng Kế hoạch-Hành chính và phòng Kế toán-Tài chính, chia phòng Kỹ thuật trở thành phòng Quản lý dự án 1 và phòng Quản lý dự án 2.
Mô hình mới của Ban QLDA XD thị xã Kỳ Anh được đề xuất như sau:
Sơ đồ 2.6 Đề xuất mô hình quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên nghiệp cho Ban quản lý dự án xây dựng thị xã Kỳ Anh
Sau khi tách chức năng nhiệm vụ của các bộ phận dự kiến như sau:
- Phòng Tài chính-Kế toán sẽ đảm nhiệm công việc chính là thanh quyết toán các hợp đồng và vốn đầu tư, kiểm soát công tác quản lý chi phí đầu tư xây dựng các dự án của Ban QLDA.
- Phòng Kế hoạch-Hành chính sẽ đảm nhiệm công việc là lập kế hoạch tiến độ tổng thể thực hiện cho các dự án, giúp lãnh đạo Ban QLDA thực hiện công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng trong khâu lập dự án và lựa chọn nhà thầu xây dựng. Phòng còn có trách nhiệm tham mưu và giúp lãnh đạo Ban QLDA công tác mua sắm thiết bị, phương tiện, đào tạo bồi dưỡng cán bộ cho Ban.
- Phòng Quản lý dự án 1 và 2 có chức năng nhiệm vụ chính là quản lý dự án đầu tư xây dựng trong giai đoạn thực hiện và nghiệm thu. Trong đó phòng Quản lý dự án 1 sẽ đảm nhiệm chức năng quản lý các dự án giao thông và thuỷ lợi, tổ Quản lý dự án 2 sẽ đảm nhiệm chức năng quản lý các dự án dân dụng và hạ tầng kỹ thuật.
b) Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, nhân viên
Cán bộ chuyên môn là những người trực tiếp làm việc tại các phòng, văn phòng quản lý, điều hành dự án. Họ là những người năm bắt rõ nhất và có cái nhìn sâu sắc về lĩnh vực, công việc mình đang đảm nhiệm, có khả năng tiếp thu, phân tích, xử lý các công việc khi được cấp trên giao phó. Để xây dựng đội ngũ nhân viên có năng lực, phẩm chất, trình độ chuyên môn giỏi, Ban cần làm tốt các công tác sau:
- Chuẩn hóa cán bộ Ban theo tiêu chuẩn, quy định về điều kiện năng lực của cán bộ tham gia quản lý dự án như: bồi dưỡng nghiệp vụ, cấp chứng chỉ hành nghề đấu thầu, giám sát, quản lý dự án,...
- Cập nhật liên tục và tham gia các chương trình, lớp tập huấn phổ biến luật, nghị định, thông tư và các tiêu chuẩn, quy chuẩn mới được ban hành trong lĩnh vực quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình cho cán bộ, nhân viên Ban.
- Làm tốt công tác đào tạo, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ đối với những cán bộ mới tham gia vào công tác quản lý, thực hiện dự án. Có thể đào tạo lại để phù hợp với yêu cầu quản lý.
- Tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên của Ban tiếp tục học tập, nâng cao trình độ chuyên môn từ thấp lên cao: cao đẳng lên đại học, đại học lên sau đại học,...
Nâng cao trình độ tin học, ngoại ngữ, cập nhật các công cụ, chương trình quản lý dự án mới nhất.
- Hoàn thiện công tác tuyển dụng trình cấp trên xem xét: tổ chức tuyển dụng công khai, khách quan. Xây dựng tiêu chí tuyển dụng phù hợp để có thể tuyển dụng được những nhân viên đáp ứng yêu cầu công việc của Ban.
- Tổ chức các phong trào thi đua nhằm kích thích cán bộ Ban phát huy tính tự chủ, sáng tạo, đoàn kết trong công việc giúp hoàn thành các nhiệm vụ, mục tiêu của Ban đề ra.
- Xây dựng quy chế trả lương, thưởng theo chức danh, hiệu quả công việc.
Lương, thưởng gắn liền với trách nhiệm, khối lượng, nhiệm vụ được giao và mức độ hoàn thành công việc. Đảm bảo thu hút được lực lượng lao động có trình độ cao, thúc đẩy sự phấn đấu, nỗ lực trong công việc của cán bộ, nhân viên Ban (phụ cấp ngoài giờ cho mỗi cán bộ tham gia còn rất thấp mặc dù công việc đòi hỏi rất phức tạp và khó khăn).
Bên cạnh việc bồi dưỡng về trình độ chuyên môn, cán bộ trong các Ban quản lý dự án cần phải được bồi dưỡng về phẩm chất đạo đức nghề nghiệp. Phải thực sự là những cán bộ trung thực, có phẩm chất đạo đức chính trị tốt, có tinh thần trách nhiệm cao, cẩn thận và dám chịu trách nhiệm.
c) Nâng cao chất lượng tuyển dụng cán bộ
Tuyển dụng nhân sự phải trên cơ sở các chức danh công việc còn thiếu, phải có ý kiến của trưởng bộ phận điều hành quản lý trực tiếp, tuyển chọn nhân sự làm việc đúng yêu cầu công việc. Khi tuyển chọn nhân viên quan trọng nhất là phải thiết lập được tiêu chuẩn năng lực, do đó BQLDA cần phải xây dựng bảng mô tả công việc rõ ràng và bảng tiêu chuẩn công việc, thi tuyển nghiêm túc tránh tình trạng quan hệ mà tuyển dụng.
Để thực hiện cơ chế tuyển dụng khách quan nhằm lựa chọn những người có đủ năng lực chuyên môn, phẩm chất đạo đức. Cụ thể ban hành một quy trình tuyển dụng cán bộ thống nhất áp dụng trong toàn Ban như sau:
+ Bước 1: Xác định rõ nhu cầu tuyển dụng cần thiết cho BQLDA + Bước 2: Trình cấp trên Phê duyệt chỉ tiêu tuyển dụng
+ Bước 3: Thông báo tuyển dụng
+ Bước 4: Thu thập, xem xét hồ sơ tuyển dụng
+ Bước 5: Thủ tục tiếp nhận thử việc hoặc tiếp nhận làm việc + Bước 6: Tiến hành thử việc và xem xét đánh giá
+ Bước 7: Kết thúc thời gian thử việc
+ Bước 8 : Tiếp nhận làm việc chính thức
Hiện nay với cơ cấu tổ chức cán bộ làm công tác quản lý dự án nói chung và công tác quản lý chất lượng công trình nói riêng tại Ban theo đánh giá của tác giả là tương đối ít so với công việc nhiệm vụ cần hoàn thành.
d) Giải pháp tăng cường các phương tiện, trang thiết bị cho Ban QLDA
Cơ sở vật chất, máy móc thiết bị là cơ sở để nâng cao năng lực quản lý dự án nói chung cũng như năng lực quản lý chất lượng công trình nói riêng, Ban quản lý các dự án xây dựng cơ bản thị xã Kỳ Anh cần tăng kinh phí mua sắm trang bị đầy đủ công cụ cho các cán bộ thực hiện QLDA, mặt khác Ban cũng cần ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật và trang bị cơ sở vật chất phục vụ công tác quản lý chất lượng cụ thể như sau:
- Công tác điều hành, QLDA rất cần ứng dụng tin học phần mềm tiên tiến như phần mềm Project, SmartCPM… Hiện nay trên thị trường không chỉ có phần mềm nhập khẩu mà phổ biến rất nhiều phần mềm do các doanh nghiệp tin học Việt Nam sản xuất. Các phần mềm cho phép vẽ và tính nhanh, thuận tiện cho mọi công tác trắc đạc, thăm dò - khảo sát, thiết kế, tính tiên lượng, dự toán và các chỉ tiêu tài chính, kinh tế... như GEO-SLOPE để vẽ trắc địa, nền móng, STAAD Pro 2010 cho thiết kế kết cấu, dự toán G8 cho tính dự toán, KPOINT để lưu trữ hồ sơ …cũng như công cụ tích hợp để tổng hợp tình hình thực hiện dự án phục vụ quản lý điều hành ở các cấp, đặc biệt phải chú trọng các phần mềm có bản quyền. Đặc biệt cần mua bản quyền phần mềm phục vụ công tác quản lý dự án như phần mềm CPM (tên viết tắt của của từ tiếng Anh là Construction Project Management) có thể quản lý được đầy đủ thông tin của các bước tiến hành dự án đầu tư phù hợp với quy mô quản lý của từng cấp cũng như trao đổi thông tin dự án giữa các cơ quan có liên quan.
- Hệ thống máy văn phòng cần được cải thiện để tạo điều kiện tốt nhất nhằm phát huy được năng lực của người lao động, Ban QLDA cần được trang bị thêm các thiết bị như máy tính tốc độ cao, các loại máy in khổ lớn (A1,A2, máy in màu …).
- Cần đầu tư mua sắm trang thiết bị, công nghệ mới phục vụ công tác quản lý dự án như thiết bị kiểm tra chất lượng là súng bắn bê tông, búa thử bê tông, máy đo góc vuông tia laser,… giúp các bộ quản lý dự án kiểm tra chất lượng thi công bê tông cốt thép của công trình bất cứ lúc nào.
3.2.2 Hoàn thiện công tác Bồi thường, giải phóng mặt bằng
Là địa bàn có công tác giải phóng mặt bằng thuộc loại phức tạp của tỉnh Hà Tĩnh, hiện nay công tác giải phóng mặt bằng tại Ban QLDA XD thị xã Kỳ Anh thực hiện chưa được tốt, còn bị chậm tiến độ ở một vài dự án. Với vai trò là tham gia, phối hợp cùng với các đơn vị quản lý nhà nước thì Ban QLDA thời gian tới cần tập trung vào một số vấn đề như sau:
- Ban QLDA cử cán bộ có kinh nghiệm, chuyên môn phù hợp để phối hợp với Hội đồng đền bù giải phóng mặt bằng niêm yết công khai các thông tin, tổ chức họp người dân trong vùng bị ảnh hưởng bởi dự án để phổ biến những nội dung cơ bản trong phương án bồi thường, hỗ trợ và tái định cư phục vụ công tác giải phóng mặt bằng thực hiện các dự án. Tần suất họp dân phải đảm bảo ít nhất 1 tuần/1 lần để giải quyết các khúc mắc của người dân và kịp thời thông báo các diễn biến mới. Nội dung họp chủ yếu công khai chế độ chính sách nhà nước, lấy ý kiến của người dân thông qua việc phát giấy và gặp trực tiếp người dân để lắng nghe các phản hồi của người dân và giải đáp thắc mức cho người dân.
- Ban QLDA cử cán bộ tham gia cùng Hội đồng bồi thường tổ chức một số buổi tiếp dân phù hợp với tiến độ thực hiện giải phóng mặt bằng đã phê duyệt để giải quyết dứt điểm những thắc mắc, phát sinh trong việc bồi thường, hỗ trợ và tái định cư phục vụ công tác giải phóng mặt bằng thực hiện các dự án đầu tư xây dựng.
- Ban QLDA cử cán bộ tham gia cùng Hội đồng bồi thường tổ chức công tác trả tiền cho người dân được tổ chức tại một địa điểm phù hợp có hệ thống sổ sách, chứng từ biên nhận tiền phù hợp với chế độ quản lý tài chính quy định và có sự giám sát của đại diện chính quyền địa phương tham gia.
- Ban QLDA cần phải chuẩn bị tốt các phương tiện, máy móc hỗ trợ công tác bồi thường, hỗ trợ và tái định cư phục vụ công tác giải phóng mặt bằng như: máy đo đạc, trắc địa, công cụ phá dỡ ...
- Ban QLDA chuẩn bị tốt nhân lực tham gia công tác tháo dỡ, chặt phá, thu gom các công trình tạm, cây cối, vật kiến trúc, phế thải. Nếu không đáp ứng được nhân lực thực hiện việc này thì Ban QLDA có thể thuê một đơn vị chuyên nghiệp và phá dỡ giải phóng mặt bằng
- Ban QLDA cần tổ chức tốt công tác phối hợp với chính quyền địa phương và người dân, đảm bảo an toàn, an ninh khi thực hiện công tác bồi thường, hỗ trợ và tái định cư phục vụ công tác giải phóng mặt bằng.
- Ban QLDA nên cử cán bộ có kinh nghiệm tham mưu phối hợp với Hội đồng bồi thường và các cơ quan quản lý nhà nước để ban hành kịp thời các chế độ chính sách và hướng dẫn cho người dân để họ nhanh chóng bắt kịp cuộc sống mới sau khi di dời tới nơi ở mới.
- Sau khi kết thúc công tác quản lý bồi thường, hỗ trợ và tái định cư phục vụ giải phóng mặt bằng mỗi dự án thì Ban QLDA cần tổng kết lại để rút ra bài học kinh nghiệm cho đội ngũ cán bộ thực hiện chuyên môn cho dự án tiếp theo.
3.2.3 Hoàn thiện công tác lập dự án, khảo sát và thiết kế a) Hoàn thiện công tác lập dự án
- Trước hết, BQLDA Đầu tư xây dựng cần xác định đúng trách nhiệm trong lập dự án trong phạm vi được phân cấp, uỷ quyền dự án đầu tư nói chung và dự án đầu tư XDCB nói riêng. Quán triệt quan điểm coi trọng tính hiệu quả, khả thi của dự án, trên cơ sở đó, tổ chức công tác lập dự án một cách đầy đủ, toàn diện, chất lượng, thực sự phù hợp với mục đích đầu tư, phù hợp với nhiệm vụ và điều kiện phát triển của BQLDA.
- Từ thực tế tại BQLDA Đầu tư xây dựng, do không đủ khả năng lập dự án nên BQLDA đều phải thuê tư vấn, như vậy, việc lựa chọn đơn vị tư vấn có đủ năng lực, kinh nghiệm để thực hiện bước lập dự án là hết sức quan trọng. Trong quá trình lập dự án, BQLDA cần phải thường xuyên trao đổi với đơn vị tư vấn, cung cấp những những thông tin chính xác cho công việc khảo sát, tổ chức kiểm tra, giám sát công việc của đơn vị tư vấn một cách chủ động.
b) Hoàn thiện công tác quản lý chất lượng khảo sát xây dựng
- Trước khi ký hợp đồng chính thức với đơn vị tư vấn khảo sát thì Ban QLDA cần yêu cầu nhà thầu tư vấn lập nhiệm vụ đề cương khảo sát. Ban QLDA cần kiểm tra kỹ càng và phê duyệt nhiệm vụ, phương án kỹ thuật khảo sát xây dựng đúng quy định. Công tác khảo sát xây dựng chỉ được tiến hành theo đúng đề cương nhiệm vụ khảo sát đã được Ban QLDA duyệt. Nhiệm vụ khảo sát phải phù hợp với yêu cầu từng loại công việc, từng bước thiết kế. Khối lượng, nội dung, yêu cầu kỹ thuật đối
với khảo sát phải phù hợp với nhiệm vụ khảo sát, quy chuẩn, tiêu chuẩn xây dựng và bảo đảm trung thực, khách quan, phản ánh đúng thực tế. Chỉ khi nào đề cương nhiệm vụ khảo sát đã hoàn chỉnh thì lúc đó Ban QLDA mới được ký hợp đồng tư vấn với đơn vị khảo sát.
- Trước khi lập nhiệm vụ khảo sát, Ban cử cán bộ kỹ thuật tiến hành thị sát tuyến, nghiên cứu kỹ địa hình, địa mạo khu vực để lập nhiệm vụ khảo sát chi tiết, đày đủ các yếu tố cần thiết để phục vụ cho công tác thiết kế, tránh bổ sung, điều chỉnh ảnh hưởng đến tiến độ, nhất lượng dự án.
- Bên cạnh đó cần phải nâng cao chất lượng lựa chọn nhà thầu khảo sát có năng lực chuyên môn tốt bằng cách: kiên quyết không lựa chọn nhà thầu khảo sát quen biết mà thiếu năng lực hoặc có năng lực đủ nhưng làm việc không nghiêm túc thiếu chuyên nghiệp. Đồng thời cán bộ Ban QLDA cần thực hiện tốt khâu giám sát chặt chẽ quá trình thực hiện khảo sát của nhà thầu tư vấn, Ban QLDA cần bố trí cán bộ có kinh nghiệm tham gia hội đồng nghiệm thu kết quả khảo sát.
- Khi nhà thầu khảo sát thực hiên công tác khảo sát, cán bộ của BQLDA sẽ tiến hành kiểm tra năng lực của nhà thầu tư vấn khảo sát so với hồ sơ dự thầu: nhân sự, máy móc, trang thiết bị phục vụ khảo sát, phòng thí nghiệm được nhà thầu khảo sát đề xuất sử dụng.
- Tăng cường công tác giám sát khảo sát, yêu cầu cán bộ các Ban khi kiểm tra, nghiệm thu khảo sát phải rà soát kỹ nhiệm vụ khảo sát, phương án kỹ thuật khảo sát và thực tế hiện trường. Trong trường hợp cần thiết, yêu cầu tư vấn khảo sát đo đạc, kiểm tra lại để đảm bảo chất lượng hồ sơ khảo sát. Cán bộ Ban sẽ lập biên bản đình chỉ thi công việc khảo sát khi phát hiện nhà thầu không thực hiện đúng phương án kỹ thuật khảo sát đã được phê duyệt hoặc các quy định của hợp đồng.
- Nghiệm thu khối lượng công việc khảo sát, báo cáo khảo sát khi đáp ứng các yêu cầu trong phương án ký thuạt khảo sát và hợp đồng xây dựng.
c) Hoàn thiện công tác quản lý chất lượng thiết kế
- Nhiệm vụ thiết kế xây dựng công trình được lập phải phù hợp với báo cáo nghiên cứu tiền khả thi hoặc chủ trương đầu tư công trình đã được phê duyệt.
- Nhà thầu tư vấn thiết kế tham gia dự án phải có đủ năng lực, kinh nghiệm và chuyên môn phù hợp thiết kế xây dựng công trình.