CHƯƠNG 3: CÁC RÀO CẢN ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN
3.2 THỰC TRẠNG VIỆC THỰC HIỆN HTQLCL THEO TIÊU CHUẨN TCVN
3.2.1 Giới thiệu chung về HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại Công ty TNHH Nút Áo Tôn Văn
Tháng 3/2011, nhằm cải tiến và nâng cao hệ thống quản lý chất lượng hiện tại, Ban giám đốc Công ty quyết định triển khai thực hiện HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.
Trải qua hơn chín tháng được đào tạo về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, xây dựng hệ thống tài liệu liên quan đến HTQLCL, thử nghiệm, hiệu chỉnh và triển khai thực hiện chính thức với sự hướng dẫn và tư vấn của Trung tâm kỹ thuật Tiêu chuẩn đo lường chất lượng 3- Quacert 3.
Trong giai đoạn đầu thực hiện, mặc dù một số mục tiêu đạt được như giảm tỉ lệ hư, giảm số lần giao hàng trễ và số lần phàn nàn của khách hàng. Tuy nhiên, cho đến
Xử lý nguyên
liệu thô Cắt phôi nút
Phân loại độ
dày phôi nút Mài phôi Lựa bán thành phẩm Khoan lỗ nút Tạo hình
bề mặt nút Đánh bóng
Lựa thành phẩm Đóng gói
GIÁM ĐỐC
SẢN XUẤT KINH DOANH &
XNK KẾ TOÁN NHÂN SỰ
PHÓ GIÁM ĐỐC
KỸ THUẬT PHÓ GIÁM ĐỐC
TÀI CHÍNH
thời điểm hiện tại, trải qua các lần đánh giá nội bộ đều không đạt yêu cầu và Công ty vẫn chưa đạt được Giấy chứng nhận.
Chính sách chất lƣợng:
Cung cấp cho khách hàng những sản phẩm nút áo chất lượng cao, đáp ứng đúng những yêu cầu về kỹ thuật và thẩm mỹ của sản phẩm. Công ty cam kết thực hiện:
Thực hiện giao hàng đúng thời gian, đủ số lượng và chất lượng ổn định theo yêu cầu của khách hàng.
Tăng cường đầu tư trang thiết bị hiện đại để đáp ứng những yêu cầu kỹ thuật ngày càng cao của khách hàng.
Không ngừng cải tiến hệ thống quản lý, kiểm tra chặt chẽ các quá trình sản xuất kinh doanh.
Chú trọng đào tạo để nâng cao kiến thức chuyên môn, quản lý cho cấp quản lý trung gian và tay nghề cho công nhân.
Nội dung Hệ thống quản lý chất lƣợng:
Công ty Tôn Văn xây dựng và áp dụng HTQLCL tuân thủ theo các yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, đồng thời cải tiến thường xuyên HTQLCL bằng cách:
Các quá trình trong Hệ thống quản lý chất lượng được xác định và quản lý tuân thủ theo các qui định Công ty đề ra.
Trình tự, trách nhiệm, quyền hạn của các vị trí trong từng quá trình và mối tương tác giữa các quá trình được xác định và quản lý.
Công ty xác định các phương pháp thực hiện và các chuẩn mực cần thiết cho mỗi quá trình, để đảm bảo việc thực hiện các quá trình này có hiệu lực.
Lãnh đạo Công ty cung cấp các nguồn lực và thông tin cần thiết để đảm bảo việc thực hiện và theo dõi các quá trình.
Các biện pháp đo lường, theo dõi và phân tích, các hành động cải tiến.
Tất cả các nội dung này đã được cụ thể hóa qua Hệ thống tài liệu đã được xây dựng và ban hành tại Công ty Tôn Văn, bao gồm:
- Sổ tay chất lượng: cung cấp toàn bộ thông tin về HTQLCL của Công ty Tôn Văn.
- Các qui trình: theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 và phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty Tôn Văn.
- Các tài liệu hướng dẫn thực hiện công việc ở các qui trình, tiêu chuẩn sản phẩm và khuyết tật, các quy định.
- Hồ sơ chất lượng: ghi chép lại kết quả làm việc theo các qui định trong Sổ tay chất lượng, các qui trình, tài liệu hướng dẫn.
3.2.2 Tình hình thực hiện HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại Công ty TNHH Nút áo Tôn Văn
3.2.2.1 Mục tiêu chất lượng
Với chính sách chất lượng mà Công ty Tôn Văn cam kết thực hiện, Ban Giám đốc đề ra các mục tiêu chất lượng hằng năm cho từng phòng ban. Kết quả thực hiện các mục tiêu của các phòng ban trong năm 2012 được trình bày tại Bảng 3.1.
Bảng 3.1: Kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng năm 2012
Phòng Mục tiêu Kết quả
thực tế Đánh giá
Kinh doanh
- Tăng doanh thu 10%.
- Mức độ hài lòng KH khi thăm dò đạt 90%.
- Giảm tỷ lệ khiếu nại khách hàng xuống còn 12 lần/năm.
- Đảm bảo giao hàng đúng số lượng, chủng loại đạt 95%.
- 12%
- 80%
- 15 lần - 85 %
- Đạt - Không
đạt - Không
đạt - Không
đạt
Nhân sự
- Giải quyết kịp thời 80% phản hồi của nhân viên.
- Giảm tỉ lệ nghỉ việc xuống còn 80%.
- Đạt 100% công nhân mới được đào tạo sơ bộ.
- Đạt 100% công nhân cũ có thể làm được ở hai bộ phận trở lên.
- 50%
- 60%
- 100%
- 100%
- Không đạt - Đạt - Đạt - Đạt
Sản xuất
- Đảm bảo 98% giao hàng đủ số lượng, đúng chủng loại.
- Giảm tỷ lệ hư xuống còn 6 - 10%.
- Giảm số tai nạn lao động xuống còn 1 vụ/năm.
- Không đủ số liệu.
- Không đủ số liệu.
- 0 - Đạt
(Nguồn: Công ty Tôn Văn, 2012)
3.2.2.2 Hệ thống tài liệu
Sau khi xây dựng và chỉnh sửa, hệ thống các tài liệu đã được công bố đến các phòng ban liên quan.
Kiểm soát hồ sơ chưa được thực hiện tốt tại các bộ phận, kể cả khối văn phòng lẫn sản xuất. Thường xảy ra tình trạng không ghi nhận dữ liệu vào các biểu mẫu liên quan, không bảo quản và lưu trữ hồ sơ đúng theo quy trình kiểm soát hồ sơ.
3.2.2.3 Quản lý các nguồn lực
Hoạt động đánh giá hiệu quả sử dụng và phát triển các nguồn lực được Công ty triển khai thực hiện như sau:
Nhân sự: được thực hiện theo qui trình tuyển dụng. Tuy nhiên, do tình hình nhân sự biến động khá nhiều nên công tác tuyển dụng gặp không ít khó khăn.
Đào tạo sơ bộ đạt yêu cầu. Tuy nhiên các chương trình đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn và nghiệp vụ quản lý chưa được Công ty thực hiện một cách toàn diện và hiệu quả đào tạo chưa cao. Thiếu các chương trình đào tạo liên tục, lâu dài nhằm nâng cao nhận thức về hệ thống chất lượng và kỹ năng về cải tiến chất lượng.
Cơ sở hạ tầng- trang thiết bị: Công ty chú trọng cải tiến máy móc, trang bị nhiều máy móc hiện đại, tuy nhiên công tác bảo trì chưa được thực hiện đúng theo quy trình.
Môi trường làm việc: an toàn cho người lao động, môi trường làm việc thoáng mát, đủ ánh sáng được công ty ưu tiên đặt lên hàng đầu và đã triển khai thực hiện rất tốt.
Thông tin: hệ thống các báo cáo của các phòng ban chưa được thực hiện đầy đủ.
Hoạt động thu thập thông tin, phân tích các thông tin, dữ liệu phục vụ cho việc cải tiến còn mang tính tự phát.
3.2.2.4 Quản lý các quá trình tạo sản phẩm
Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu của khách hàng: bộ phận kinh doanh tiếp nhận và chuyển những yêu cầu cho bộ phận sản xuất được thực hiện khá tốt. Việc trao đổi thông tin với khách hàng diễn ra chủ động và thường xuyên.
Kiểm soát quá trình mua nguyên liệu, vật tư: nguyên liệu, vật tư sản xuất mua vào theo đúng yêu cầu và được kiểm tra trước khi đưa vào sản xuất để tránh sai hỏng ngay từ đầu.
Kiểm soát thiết bị theo dõi, đo lường: Các thiết bị đo lường như thước kẹp, cân được theo dõi thường xuyên và hiệu chỉnh kịp thời.
3.2.2.5 Đo lường, phân tích và cải tiến hệ thống
Đánh giá nội bộ: Công ty chưa thực hiện đúng qui trình đánh giá nội bộ định kỳ nhằm xem xét hệ thống, duy trì, phát hiện và cải tiến những điểm chưa phù hợp.
Theo dõi và đo lường quá trình hệ thống: Công ty chỉ mới tập trung theo dõi, đo lường quá trình sản xuất mà chưa quan tâm đúng mức hiệu quả của các quá trình khác.
Phân tích dữ liệu: dữ liệu sản xuất thường không được thu thập đầy đủ, đặc biệt vào những thời điểm nhiều đơn hàng. Việc áp dụng kỹ thuật thống kê vẫn còn ở mức đơn giản, chưa đi sâu vào phân tích xu hướng hay nguyên nhân để đề ra các biện pháp khắc phục và cải tiến.
Hành động khắc phục- phòng ngừa: còn khá bị động, chủ yếu là các hành động khắc phục khi có sự cố lớn xảy ra hay tỷ lệ hư vượt quá định mức cho phép. Phiếu xử lý khắc phục được ghi nhận tuy nhiên không được xem xét, phân tích sâu để có những hành động phòng ngừa thích hợp.
Nhìn chung, việc triển khai thực hiện HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 còn tồn tại nhiều điểm chưa phù hợp, đó là lý do dù Công ty Tôn Văn đã triển khai thực hiện hơn hai năm nhưng vẫn chưa thành công và chưa đạt được Giấy chứng nhận.