Chương 1: Tổng quan về công nghệ quản lý dữ liệu phi cấu trúc và hệ thống quản lý văn bản, điều hành trực tuyến
1.2. Hệ thống quản lý văn bản và điều hành trực tuyến
1.2.2. Nghiệp vụ xử lý văn bản và điều hành trực tuyến
Quy trình xử lý VB đến cần được phân thành hai quá trình để tiện theo dõi:
- Tiếp nhận và chuyển giao VB. Quá trình này xác lập luồng xử lý của các cá nhân trong nội bộ cơ quan: Văn thư, Lãnh đạo VP, các CV.
* Quá trình xử lý VB đến.
- Trong điều kiện hiện nay chưa thể thực hiện tin học hoá 100% quy trình xử lý VB đến do một số nguyên nhân như:
+ Chưa có VB của nhà nước công nhận các VB truyền nhận và xử lý trên mạng có tính pháp lý như VB bằng giấy (ký đóng dấu);
+ Các đơn vị gửi VB về các đơn vị là các tổ chức tham gia hoặc không tham
Số hóa bởi trung tâm học liệu http://www.lrc.tnu.edu.vn/
gia mạng Chính phủ và các VB, tài liệu có số lượng và nội dung định dạng kích cỡ khác nhau (chữ viết, bản vẽ...) ảnh hưởng đến đầu vào của hệ thống;
+ Chưa có sự chuẩn hoá về chuẩn thông tin trao đổi giữa các hệ thống bên trong cũng như bên ngoài mạng Chính phủ;
- Quá trình xử lý VB đến là quá trình liên tục khép kín do đó tại một điểm không tin học hoá được thì cả quy trình bị gián đoạn.
Chính từ những lý do trên, quy trình tin học hóa công tác quản lý VB và điều hành trong nội bộ ngành Y tế Bắc Kạn được lựa chọn như sau:
- Tin học hoá điểm đầu và điểm cuối của quy trình xử lý VB đến: Văn thư của các đơn vị cập nhật toàn bộ thông tin về VB, thông tin xử lý VB của Lãnh đạo đơn vị và quét toàn bộ hoặc những phần của VB thấy cần thiết vào máy tính (thay cho việc photo) sau đó chuyển VB gốc cho đơn vị thụ lý hồ sơ. Khi văn thư quét VB đưa vào máy tính thì đơn vị chủ trì và các đơn vị phối hợp có thể nhận được ngay lập tức trên hệ thống máy tính. Từ hệ thống Lãnh đạo các đơn vị có thể giao trực tiếp cho CV thụ lý hồ sơ.
- Quy trình này phù hợp với thực tế của hoạt động quản lý điều hành tại tỉnh Bắc Kạn nói chung cũng như nội bộ ngành Y tế Bắc Kạn hiện nay. Việc lựa chọn này thể hiện ở các điểm sau:
+ Không thay đổi lớn quy trình xử lý thông tin đến hiện nay, đảm bảo tính pháp lý của việc phân giao VB, tính kế thừa duy trì hoạt động liên tục khi cài đặt hệ thống mới.
+ Tin học hoá từng phần nhằm hướng tới mục tiêu tin học hoá toàn bộ, triển khai hiệu quả những nội dung công việc có tính khả thi cao, tránh hiện tượng chủ quan áp đặt cho bộ máy quản lý.
+ Giảm tải công việc, thay thế thao tác thủ công, không làm tăng thêm đầu việc
+ Lấy mục tiêu tổ chức quản lý, cung cấp thông tin trong quá trình các nhà quản lý thực hiện hoạt động mang tính pháp lý như phân giao nhiệm vụ, đưa ra ý kiến chỉ đạo và ký trên VB gốc.
+ Giá trị các VB, nội dung xử lý chỉ mang tính thông tin, đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời và giá trị pháp lý như bản photocopy, fax của tài liệu gốc.
Số hóa bởi trung tâm học liệu http://www.lrc.tnu.edu.vn/
+ Cán bộ, CV đã có được khả năng và thói quen khai thác, xử lý thông tin trên mạng.
Quy trình xử lý phát hành VB của các đơn vị Mô tả các thao tác thực hiện:
- Bộ phận và CV dự thảo VB theo yêu cầu xử lý công việc, theo yêu cầu của lãnh đạo,...
- Trình VB dự thảo đến lãnh đạo duyệt nội dung.
- Nếu chưa hoàn chỉnh, CV chỉnh lý lại và gửi lại lãnh đạo duyệt lại.
- Nếu đã hoàn chỉnh:
+ CV nhận lại VB, chỉnh lý thể thức, soạn thảo lại bản thảo và xin ý kiến các cá nhân/bộ phận có liên quan nếu VB đó yêu cầu nhiều cá nhân/bộ phận tham gia.
Trình báo cáo lại lãnh đạo duyệt nội dung và lãnh đạo ký tắt vào lề trên của VB.
- Các bộ phận/CV nhận lại VB đã được lãnh đạo duyệt. Trong quá trình xử lý CV phải tạo hồ sơ công việc và đính kèm tất cả những VB liên quan vào đó.
- CV chuyển VB cho thư ký/văn thư để kiểm tra thể thức. Nếu đạt yêu cầu thì chuyển Lãnh đạo ký hoặc ủy nhiệm để bộ phận soạn thảo ký. Nếu không đạt, chuyển trả VB cho cá nhân/bộ phận soạn thảo hoàn thiện.
- CV nhận VB đã ký chuyển cho văn thư phát hành đồng thời lưu trữ trên mạng.
Quy trình dự thảo và phát hành Mô tả các thao tác thực hiện:
- Phòng chuyên môn giao cho CV dự thảo VB theo yêu cầu xử lý công việc, theo yêu cầu của lãnh đạo,..
- Trình VB dự thảo đến lãnh đạo duyệt nội dung và lãnh đạo ký tắt vào lề trên của VB.
- Phòng và CV nhận lại VB đã được lãnh đạo duyệt.
- Nếu chưa hoàn chỉnh, CV chỉnh lý lại và gửi lại lãnh đạo duyệt lại.
- Nếu đã hoàn chỉnh: CV nhận lại VB, chỉnh lý thể thức và chuyển đánh máy lại bản thảo và xin chữ ký của lãnh đạo.
- CV nhận VB đã ký chuyển cho văn thư phát hành.
Số hóa bởi trung tâm học liệu http://www.lrc.tnu.edu.vn/
Quy trình theo dõi hồi báo Mô tả các thao tác thực hiện:
- Bộ phận/CV theo dõi hồi báo lập hồ sơ hồi báo của VB gửi đi
- Bộ phận/CV theo dõi hồi báo gắn các VB đến hồi báo (hoặc báo cáo thực hiện) từ các cơ quan thực hiện vào hồ sơ hồi báo, cập nhật các thông tin theo dõi thực hiện từ các nguồn khác vào HSCV.
- Trong các trường hợp cần thiết, bộ phận/CV theo dõi hồi báo gửi thông báo đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện VB.
- Bộ phận/CV theo dõi hồi báo lập báo cáo về tình hình hồi báo hoặc tình hình thực hiện VB của các cơ quan/bộ phận liên quan trình Lãnh đạo.
- Kết quả của công đoạn này là hình thành hồ sơ theo dõi hồi báo liên quan đến một VB đi, các thông tin theo dõi hồi báo, các VB đến báo cáo tình tình thực hiện triển khai, báo cáo tổng kết tình hình thực hiện, triển khai VB, VB ban hành (nếu có) được quản lý trong hồ sơ hồi báo này.
- Các thao tác chính: Lập hồ sơ hồi báo, nhận VB đến hồi báo, báo cáo tình hình thực hiện; Gửi VB đi nhắc nhở; Cập nhật các thông tin liên quan, lập và duyệt báo cáo tổng kết.
Quy trình hồ sơ công việc
Tất cả các công việc xử lý của các CV (cả lãnh đạo) trong quá trình xử lý đều phải lập HSCV và đưa toàn bộ các VB liên quan vào trong hồ sơ
Mô tả các thao tác thực hiện:
- CV nhận được VB và phiếu giao phụ trách xử lý công việc.
- CV phụ trách về xử lý vụ việc lập HSCV. HSCV được đặt tại đơn vị.
- CV phụ trách chính lập các phiếu yêu cầu xử lý (VB) gửi các đơn vị/bộphận liên quan đến xử lý công việc.
- Các đơn vị/bộ phận liên quan nhận phiếu xử lý và việc xử lý dựa trên các quy trình xử lý chuẩn (quy trình xử lý chuẩn là 3 quy trình đã được trình bày ở phân trên) của các đơn vị/bộ phận đó.
- Kết thúc quy trình xử lý của đơn vị/bộ phận liên quan sẽ có hồ sơ liên quan đến vụ việc mà đơn vị lưu trữ.
- HSCV và kết quả xử lý của các đơn vị liên quan sẽ được chuyển vào
Số hóa bởi trung tâm học liệu http://www.lrc.tnu.edu.vn/
HSCV đã được tạo ra bởi CV phụ trách chính duyệt.
- CV phụ trách chính tổng hợp kết quả xử lý vụ việc và trình lãnh đạo duyệt Quy trình lưu trữ hồ sơ, VB hỗ trợ cho công tác lưu trữ
Mô tả các thao tác thực hiện:
- Hết năm CV tập hợp hồ sơ chuyển sang bộ phận lưu trữ.
- Bộ phận lưu trữ tiếp nhận hồ sơ và lập biên bản ký nhận đã giao nộp.
- Bộ phận lưu trữ tiến hành phân loại danh mục hồ sơ.
- Lập hồ sơ lưu trữ (theo loại, lĩnh vực, thời hạn sử dụng).
- Đánh giá hồ sơ:
+ Nếu không còn giá trị: Tiêu huỷ.
+ Nếu còn giá trị: Lập danh mục tra cứu hồ sơ; Chuyển vào lưu trữ Hệ thống được xây dựng trên nền của Lotus Domino của IBM, một công nghệ thường ít dùng ở Việt Nam nhưng nó hỗ trợ rất nhiều cho quá trình tái cấu trúc phần mềm và hỗ trợ xử lý dữ liệu phi cấu trúc khi mà giải pháp cho dữ liệu phi cấu trúc càng ngày càng lớn là một thách thức lớn đối với các tổ chức doanh nghiệp.
Số hóa bởi trung tâm học liệu http://www.lrc.tnu.edu.vn/