CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA PHÁP LUẬT VỀ CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC
1.2. Quy định của pháp luật hiện hành về trình tự thủ tục của hoạt động công chứng, chứng thực tại Văn phòng công chứng
1.2.3. Trình tự thủ tục về chứng thực, nghiệp vụ trong công tác chứng thực
Tiếp nhận hồ sơ
Nghiên cứu hồ sơ
Ký chứng thực
Hoàn tất chứng thực
Tại văn phòng công chứng chỉ thực hiện được ba hoạt động chứng thực theo Khoản 4, Điều 5, Nghị định 23/2015/NĐ-CP về chứng thực bản sao, chữ ký, hợp đồng dành cho Công chứng viên.
1.2.3.1. Chứng thực bản sao từ bản chính
Quy định đối với người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính như sau: khi đến yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính; bản sao cần chứng thực.
Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và tính hợp pháp của các giấy tờ khi xuất trình để yêu cầu chứng thực.
Người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu bất kỳ cơ quan có thẩm quyền chứng thực nào như: Phòng Tư pháp cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã, Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện việc chứng thực mà không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực. Có quyền yêu cầu giải thích rõ lý do khi
bị từ chối, nếu chưa đồng ý với sự giải thích của cơ quan có thẩm quyền thì có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.
Quy định đối với người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính như sau: khi thực hiện chứng thực phải kiểm tra tính hợp pháp của bản chính, nếu phát hiện có dấu hiệu giả mạo thì đề nghị người yêu cầu chứng thực chứng minh, nếu không chứng minh được thì từ chối việc chứng thực. Phải đối chiếu bản sao với bản chính, nếu thấy bản sao đúng với bản chính thì thực hiện chứng thực và ghi rõ: Chứng thực bản sao đúng với bản chính, ngày, tháng, năm, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền chứng thực. Phải ghi rõ chữ “BẢN SAO” vào chỗ trống bên phải của trang đầu bản sao, nếu có từ hai trang trở lên phải đóng dấu giáp lai.
Người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan cung cấp thông tin cần thiết cho việc xác minh tính hợp pháp của các giấy tờ, văn bản. Có quyền lập biên bản tạm giữ giấy tờ có dấu hiệu giả mạo, phối hợp với cơ quan có thẩm quyền trong việc xử lý các trường hợp sử dụng giấy tờ giả mạo. Có nghĩa vụ phải trung thực, khách quan, đảm bảo tính chính xác, đáp ứng đủ số lượng bản sao theo yêu cầu. Khi từ chối chứng thực phải giải thích rõ lý do, nếu không thuộc thẩm quyền của cơ quan mình thì phải hướng dẫn cho người yêu cầu chứng thực đến cơ quan khác. Phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực.
Để tạo điều kiện thuận lợi cho người dân bị mất bản chính cấp lần đầu, bị hư hỏng... Nghị định 23/2015/NĐ-CP còn có hướng dẫn: những bản chính cấp lại được thay cho bản chính cấp lần đầu. Bản chính được dùng để đối chiếu và chứng thực bản sao gồm: Bản chính cấp lần đầu; Bản chính cấp lại; Bản chính đăng ký lại.
1.2.3.2. Chứng thực chữ ký
Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải: xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tuỳ thân khác; giấy tờ, văn bằng mà mình sẽ ký và phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực.
Người thực hiện chứng thực chữ ký cần phải: ghi rõ ngày, tháng, năm; địa điểm chứng thực; số, ngày, tháng, năm, nơi cấp giấy tờ tuỳ thân; chữ ký trong giấy tờ, văn bản đúng là chữ ký của người yêu cầu; cuối cùng ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền chứng thực.
1.2.3.3. Chứng thực điểm chỉ
Nếu người yêu cầu chứng thực không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký thì việc chứng thực chữ ký được thay thế bằng việc chứng thực điểm chỉ. Khi điểm chỉ sử dụng ngón trỏ phải, nếu ngón trỏ phải không điểm chỉ được thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái. Trường hợp không điểm chỉ được bằng hai ngón trỏ đó thì điểm chỉ bằng ngón tay khác và phải ghi rõ ngón tay nào của bàn tay nào.
Tiểu kết chương 1:
Trong hoạt động công chứng, chứng thực, rất nhiều người vẫn thường nhầm lẫn giữa công chứng và chứng thực hay chứng thực bản sao với sao y bản chính… cũng như không biết khi nào phải công chứng, khi nào phải chứng thực. Để giải quyết các câu hỏi trên Chương 1 của khóa luận đã làm rõ hai khái niệm công chứng và chứng thực, qua đó có thể thấy được bản chất, đặc điểm, thẩm quyền của cả hai tổ chức có chức năng công chứng, chứng thực. Thông qua các trình tự, thủ tục của công chứng, chứng thực người đọc có thể hiểu rõ hơn quy trình, trình tự, thủ tục của công chứng, chứng thực và nghiệp vụ công tác của Công chứng viên. Từ đó giúp cho người đọc có được các kiến thức cơ bản về pháp luật về công chứng, chứng thực nhằm mục đích bảo vệ mình tốt hơn trong các hoạt động công chứng, chứng thực.