Hàng ngày căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, kế toán thanh toán vào sổ chi tiết tiền mặt (sổ chi tiết tiền mặt đợc sử dụng là sổ quỹ). Thủ quỹ căn cứ vào sổ thực thu, thực chi vào sổ quỹ ,sau đó kế toán thanh toán lập
bảng kê tổng hợp chứng từ thu chi quỹ tiền mặt. Khi đối chiếu khớp đúng với số liệu ghi trên sổ chi tiết tiền mặt (kiêm sổ quỹ ) chứng từ thu chi tiền mặt cuối tháng tổng hợp thì lên lập bảng thu tiền, nhật kí chứng từ chi tiền, sau đó vào CTGS,vào phiếu phân tích kế toán (sổ cái) TK111.
1.Nguyên tắc chế độ lu thông tiền mặt.
Hàng ngày tại công ty luôn phát sinh các nghiệp vụ thu chi tiền mặt
*Các khoản thu chủ yếu của công ty : -Rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt . -Thu của khách hàng.
-Vay ngắn hạn .
-Thu nộp các đơn vị trực thuộc .
*Các khoản chi chủ yếu :
-Chi lơng cho cán bộ công nhân viên . -Chi tạm ứng .
-Chi các khoản điện nớc.
Các khoản thu, chi đợc diễn ra thờng xuyên, liên tục và đợc thanh toán theo nguyên tắc các chế độ quả lý lu thông thanh toán do ngân hàng nhà nớc quy định
Thu, chi tiền mặt đợc phả ánh vào TK111 –Tiền mặt .Đối với những khoản thu đợc chuyển nộp ngay vào ngân hàng (không qua công ty ) thì không ghi vào TK 111 mà chỉ ghi vào bên Nợ TK113-Tiền đang chuyển .
Mọi khoản thu chi, tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi hoạc chứng từ suất nhập, xuất quỹ (Giám đốc hoạc đợc ủy quyền và kế toán tr- ởng ).Sau khi đã thu chi tiền thủ quỹ đóng dấu là đã thu hoặc đã chi tiền vào chứng từ. Cuối ngày ,căn cứ vào chứng từ thu chi đẻ chuyển cho kế toán .
Kế toán tiền mặt sau khi nhận đợc báo cáo quỹ(kèm theo các chứng từ gốc )do thủ quỹ chuyển đến, phải kểm tra chứng từ và cách báo cáo quỹ rồi tiến hành định khoản sau đó mới ghi vào sổ kế tóa tiền mặt theo trình tự phát sinh của các khoản thu, chi(nhập, xuất ) quỹ tiền mặt, tính ra số tồn quỹ vào cuối ngày .
Đối với các khoản thu, chi kế toán phải lập phiếu thu chi :
+ Một liên đợc lu lại nơi lập phiếu, ngời nộp hoạc ngời nhận giữ một liên .
+Thủ quỹ giữ 1 liên để ghi sổ .Cuối ngày chuyển phiếu thu ,chứng từ gốc kèm theo cho kế toán ghi sổ .
Sơ đồ chế độ lu thông tiền mặt :
Chứ ng tõ gèc
PhiÕu thu
PhiÕuchi BK thu chi
Sổ cái Sổ KT chi tiết
Sổ quỹ
2.Tìm hiểu một số phiếu thu ,phiếu chi tại công ty :
*Phiếu thu :Khi phát sinh các nghiệp vụ thu tiền mặt, thủ quỹ lập phiếu thu dựa vào chứng t gốc và giấy nộp tiền.
Phiếu thu gồm 3 liên :1 liên giữ lại làm chứng từ gốc đến cuối tháng vào sổ quỹ và sổ cái tiền mặt .
+Phơng pháp lập phiếu thu: Phiếu thu phải đợc đóng thành quyển, ghi sổ từng quyển dùng trong một năm ,phải ghĩo họ tên, địa chỉ ngời nộp, lý do nộp, sốtiền, số chứng từ gốc kèm theo .
+Phiếu thu ghi Nợ TK111, ghi Có các TK đối ứng và ghi lần lợt theo thứ tự phát sinh
Một số phiếu thu tại công ty trong tháng 1 năm 2006 :
Đơn vị: Công ty cầu 7 Thăng Long
PHIÕU THU
Sè CT: 142 Ngày 12 tháng 1 năm 2006 Nợ TK 111 Cã TK 112 Họ tên ngời nộp :Nguyễn thị Thanh Tâm
Địa chỉ :Phòng Kế toán
Lý do nộp tiền :Rút TGNH Công thơng về nhập quỹ Số tiền :100,000,000 đồng
Viết bằng chữ :một trăm triệu đồng chẵn Kèm theo số séc :041757 chứng từ gốc ....
Đã nhận đủ số tiền :một trăm triệu đồng chẵn Thủ trởng đơn vị
(Ký, đóng dấu) Kế toán trởng
(Ký, họ tên) Ngời lập phiếu
(Ký, họ tên) Ngời nộp
(Ký, họ tên) Thủ quỹ
(Ký, họ tên)
Đơn vị: Công ty cầu 7 Thăng Long
PHIÕU THU
Sè CT 141 Ngày 28 tháng 1 năm 2006
Họ tên ngời nộp tiền :Lê Quang Vinh
Địa chỉ: Phòng Hành chính Lý do nộp :thu lơng quý 4/2005 Số tiền :2.957.000 đồng
Viết bằng chữ :hai triệu chín trăm năm mơi bảy ngàn đồng chẵn . Kèm theo :01 chứng từ gốc
Đã nhận đủ số tiền :hai triệu chín trăm năm mơi bảy ngàn đồng chẵn.
Thủ trởng đơn vị
(Ký, đóng dấu) Kế toán trởng
(Ký, họ tên) Ngời lập phiếu
(Ký, họ tên) Ngời nộp
(Ký, họ tên) Thủ quỹ
(Ký, họ tên)
*Phiếu chi là một chứng từ kế toán dùng để xác định số tiền mặt ,ngân phiếu, ngoại tệ ...thực tế để xuất quỹ .
Phiếu chi là căn cứ để xuất quỹ và ghi sổ quỹ để kế toán ghi số kế toán liên quan, mọi khoản tiền xuất quỹ nhất thiết phải có phiếu thu, chữ ký của ngời lập phiếu, kếtoán trởng, thủ trởng đơn vị thì thủ quỹ mới đợc xuất quỹ .Sau khi xuất quỹ, ngời nhận phải ghi số tiền bằng chữ, ký và ghi rõ họ tên .Thủ quỹ ký và ghi rõ họ tên vào phiếu chi . Phiếu chi đợc chia thành 3 liên :
+Liên thứ nhất đợc giữ lại nơi lập quỹ .
+Liên thứ hai thủ quỹ dùng để ghi sổ sau đó chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để ghi vào sổ kế toán .
+Liên thứ ba (nếu có ):giao cho ngời nhận tiền để làm chứng từ gốc ,lập phiếu chi và lập quỹ của đơn vị nhận tiền .
-Phiếu chi ghi Có TK 111,ghi Nợ các TKkhác
*Phiếu tạm ứng :
Là căn cứ để xét duyệt tạm ứng ,làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng .
Phơng pháp ghi phiếu tạm ứng :Do ngời xin tạm ứng viết một liên và ghi rõ gửi thủ trởng đơn vị xét duỵêt .Ngời xin tạm ứng ghi rõ họ tên, địa chỉ, và số tiền tạm ứng, lý do tạm ứng ghi rõ mục đích sử dụng tiền tạm ứng, thời hạn thanh toán, ghi rõ ngày tháng hoàn lại số tiền đã tạm ứng .
Phiếu tạm ứng đợc chuyển cho phòng kế toán xem xét và ghi ý kiến đề nghị thủ trởng đơn vị duyệt chi .
Một số phiếu chi tại công ty :
Đơn vị: Công ty cầu 7 Thăng Long
giấy đề nghị tạm ứng
MÉu sè 01-TM Ngày 3 tháng 1 năm 2006
Kính gửi : Giám đốc công ty cầu 7 Thăng Long Tên tôi là :Nguyễn Hùng Tráng
Địa chỉ :Phòng Tổ Chức- Hành Chính
Đề nghị tạm ứng :5,000,000 đồng Bằng chữ :năm triệu đồng chãn Lý do tạm ứng :chi phí tiếp khách Thời hạn thanh toán :1 tháng
Ngày 3 tháng 1 năm 2006 Ngời xin tạm ứng
(Ký, họ tên) Phu trách bộ phận công tác
(Ký, họ tên) Ngời duyệt
(Ký, họ tên)
Đơn vị :Công ty cầu 7 Thăng Long PhiÕu chi
MÉu 02-TT
Q§sè 1141 TC/Q§/C§KT Ngày 1-11-1995/BTC
Ngày 2 tháng 1 năm 2006 Họ tên ngời nhận :Nguyễn Tiến Dũng
Địa chỉ :Phòng Tổ Chức- Hành Chính Lý do chi :tạm ứng ăn ca
Số tiền :5,000,000 đồng
Số tiền bằng chữ :năm triệu đồng chẵn Kèm theo :01 chứng từ gốc
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ)năm triệu đồng chẵn Thủ trởng đơn vị
(Ký, đóng dấu) Kế toán trởng
(Ký, họ tên) Ngời lập phiếu
(Ký, họ tên) Ngời nhận
(Ký, họ tên) Thủ quỹ
(Ký, họ tên)
Đơn vị :Công ty cầu 7 Thăng Long
Giấy đề nghị tạm ứng
MÉu sè 03/TT
Q§ 1141-TC/Q§/C§KT Ngày 1-11-1995/BTC
Ngày 2 tháng 1 năm 2006
Kính gửi Giám đốc công ty cầu 7 Thăng Long . Tên tôi là :Nguyễn Tiến Dũng
Địa chỉ :phòng Tổ Chức- Hành chính
Đề nghị cho tạm ứng số tiền :10,000,000 đồng Viết bằng chữ :Mời triệu đồng chẵn
Lý do tạm ứng :chi phí làm việc +mua vé tàu đi Quảng Bình Thời hạn thanh toán :1 tháng
Ngày 2 tháng 1 năm 2006 Thủ trởng đơn vị
(Ký, đóng dấu) Kế toán trởng
(Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận
(Ký, họ tên) Ngời đề nghị tạm ứng
(Ký, họ tên)
Đơn vị :Công ty cầu 7 Thăng Long
PhiÕu chi
MÉu 02-TT
Q§-1141-TC/Q§/C§KT Ngày 1-11-1995/BTC Ngày 2 tháng 1 năm 2006
Họ tên ngời nhận tiền :Trần Trung Hiếu
Địa chỉ :phòng vật t
lý do chi :chi phí công tác SƠN LA Số tiền :1,500,000 đồng
Kèm theo :01 giấy ĐNTƯ,chứng từ gốc
...Đã nhận đủ số tiền(viết bằng chữ):một triệu năm trăm ngàn đồng chẵn
Thủ trởng đơn vị
(Ký, đóng dấu) Kế toán trởng
(Ký, họ tên) Ngời lập phiếu
(Ký, họ tên) Ngời nhận
(Ký, họ tên) Thủ quỹ
(Ký, họ tên)
Đơn vị :Công ty cầu 7 Thăng Long Giấy đề nghị tạm ứng
MÉu sè 03/TT
Q§-1141-TC/Q§/C§KT Ngày 1/11/1995-BTC Ngày 2 tháng 1 năm 2006
Kính gửi :Giám đốc công ty cầu 7 Thăng Long
Tên tôi là :Trần Trung Hiếu
Địa chỉ :phòng vật t
Đề nghị cho tạm ứng số tiền :1,500.000 đồng Lý do tạm ứng :chi phí công tác SƠN LA . Thời hạn thanh toán :1 tháng
Thủ trởng đơn vị
(Ký, đóng dấu)
Kế toán trởng
(Ký, họ tên)
Phụ trách bộ phận
(Ký, họ tên)
Ngời đề nghị tạm ứng
(Ký, họ tên)
3.Trình tự luân chuyển chứng từ .
Từ các đội công trình lập các phiếu xin tạm ứng và chuyển cho kế toán.
Phiếu xin tạm ứng phải có chữ ký của ban lãnh đạo tạm ứng ký, ng ời xin tạm ứng ký và trình cho kế toán trởng chuyển cho Giám đốc công ty ký duyệt .Kế toán thanh toán lập phiếu thu chi và chuyển cho thủ quỹ để chi tiền .
Phiếu thu ,phiếu chi kèm theo chứng từ gốc
Bảng kê TK Bảng kê TK Sổ quỹ
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái TK 111 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối kế toán Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ
Tất cả các chứng từ kế toán đã lập đều phải đợc chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác trong đơn vị .Khi nhận đợc chứng từ kế toán kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của chứng từ rồi luân chuyển chứng từ theo quy định của kế toán trởng .Cụ thể theo các bớc sau :
-Kiểm tra chứng từ :khi nhận đợc chứng từ, kế toán phải kiểm tra tính hợp lý,hợp lệ của chứng từ xem đã ghi đày đủ cha .
-Hoàn chỉnh chứng từ :là việc tập hợp phân loại các chứng từ để tiện cho việc hạch toán ghi sổ ,nếu trong những yếu tố có yếu tố nào không hoàn chỉnh thì phải bổ sung thêm để hoàn chỉnh .
-Tổ chức luân chuyển chứng từ :Sau khi kiểm tra va hoàn chỉnh thì
chứng từ phải đợc luân chuyển một cách khoa học, kịp thời tránh thất lạc . -Bảo quản và lu giữ chứng từ: cần phải đợc bảo quản và lu giữ theo quy
định của chế đọ chứng từ do nhà nớc ban hành chứng từ nhằm mục đích phục vụ công tác kiểm tra, thanh toán sau này.
4.Sổ quỹ tiền mặt .
Để theo dõi các nghiệp vụ thu chi hàng ngày kế toán lập sổ quỹ tiền mặt
Sổ quỹ tiền mặt là sổ dùng để theo dõi các nghiệp vụ thu chi hàng ngày trong một tháng .Số liệu trên sổ quỹ cung cấp các chỉ tiêu chi tiết về tình hình nhập qũy tiền mặt và làm căn cứ để lâp nên chứng từ, vào sổ cái, lập báo cáo tài chính, trên cơ số liệu của sổ quỹ tiền mặt. Kế toán có thể lập bảng tổng hợp chi tiết để làm căn cứ đối chiếu với sổ cái .
Khi ghi sổ quỹ phải ghi đày đủ ngày tháng của chứng từ thu ,chi trong tháng ,ghi rõ nội dung chứng từ thu chi các tài khoản đối ứng ,số tiền tơng ứng và cuối tháng kế toán phải tổng cộng và tính ra số d cuối tháng .
Sổ quỹ tiền mặt
TK 111 Tháng 1 năm 2006
D ®Çu kú :1.741.511.826
Ngày Số phiếu Diễn giải Tk đối ứng Số tiền
Th u
chi Thu Chi Tồn
Mang sang 1.741.511.826
2/1 01 ô.Dũng vay chi phí lamviệc +vé tàu 1412 10.000.000
2/1 02 Bà Hiền nộp TM vào TK TGNH 1121CT 1.450.000.000
2/1 03 Ô Hiếu vay chi phí công tác 1412 1.500.000
2/1 04 ô Sinh vay chi phí sản xuất 1413 20.000.000
3/1 05 ôDũng vay chi ăn +XD xe con 1412 5.000.000
3/1 06 ô Chiến vay lơng Q1/2006 1413 8.000.000
3/1 07 ô Dũng vay chi phí làm việc 1412 5.000.000
5/1 08 ô Phơng vay mua nhiên liệu 1413 20.000.000
6/1 09 ô Tráng thanh toán tiếp khách 133,642 2.919.477
6/1 10 ô Ngãi vay chi phí QL7 1413 5.000.000
6/1 11 ô Tráng thanh toán tiếp khách 133,642 4.769.000
6/1 12 ô Chung vay chi phí Đ5 1413 20.000.000
8/1 13 Ô Dũng vay mua vé máy bay 1412 3.050.000
8/1 01 Bà Tâm rút TGNH về quỹ 112 100.000.000
8/1 14 ô Khánh thanh toán tiếp khách 133,642 3.791.000
8/1 15 Ô Ngãi vay chi phí sản xuất 1412 10.000.000
8/1 16 ¤.Vinh vay chi phÝ sx 1412 20.000.000
10/1 17 ô Ngãi vay trả nợ khach hàng 1412 10.000.000
10/1 18 ô Vinh vay chi phí QL6 1412 45.000.000
12/1 02 Bà Tâm rút TGNHvề quỹ 112 150.000.000
12/1 19 ô Quyến thanh toán KL1B 331 85.000.000
12/1 20 Bà Loan nộp tiền tập huân 642 274.000
12/1 21 ô Dũng thanh toán lắp điện thoại 642 1.325.500
13/1 22 ô Dũng mua tặng phẩm 133,642 8.100.000
14/1 23 ô Sinh thanh toán lơng Q4 1413 155.917.000
14/1 24 ô Dũng vay tiền ăn 1412 5.000.000.
14/1 03 Bà Hiền vay NH về quỹ 112 1.000.000.000
14/1 25 ô Đông thanh toán CF xe con 133,642 519.000
14/1 26 ô Hòa thanh toán chi phí công tác Bạc Liêu 133,642 906.500
14/1 27 ô Ngãi vay trả khách hàng 1413 22.000.000
14/1 28 ô Phơng vay chi phí SX 1413 30.000.000
14/1 29 Bà Hà vay chi phí SX 1413 5.000.000
14/1 30 Ô Vinh vay trả lơng 133,1413 299.165.000
15/1 31 Bà Hà ứng lơng Q4/05 1413 90.000.000
15/1 32 ô Vinh vay lơng 1413 70.000.000
15/1 33 ô T ơ vay trả lơng 1413 6.619.000
15/1 04 Bà Hiền rút TGNH về quỹ 112 1.500.000.000
15/1 34 ô Hà ng tiền KL 331 379.665.000.
15/1 35 ô Hồng vay chi phí 1413 100.000.000
15/1 36 ô Vinh thanh toán theo KH 1413 30.000.000
16/1 37 ô Thái ứng tiền KL 331 236.445.000
16/1 38 Ô Vinh trả nợ khách hàng 1413 21.900.000
16/1 39 Bà Hà vay CF SX 1413 75.200.000
16/1 40 ô Dũng vay CF đợt tết 1412 10.000.000
16/1 41 ô Dũng thanh toán tiền điện 133,1412.642 1.175.493
16/1 42 ô Chung vay vôn sx 1413 154.700.000
16/1 43 ô Sơn vay CF SX 1413 20.000.000
16/1 44 Ô NgãI vay trả nợ khách hàng 1413 42.000.000
16/1 45 ô Ngãi vay trả lơng 1413 308.039.000
16/1 46 ô Hng vay CFSX 1413 67.600.000
16/1 47 ¤ T.Anh vay CFSX 1413 16.000.000
16/1 48 ô Vinh vay lơng 1412 5.000.000
16/1 49 ô Hng nhận tiền HSG 431 420.000
19/1 50 Ô Dũng vay lam việc 1412 23.500.000
19/1 05 Bà Hiền rút TGNH về quỹ 112 100.000.000
19/1 06 Bà Hiền vay NH 112 163.000.000
19/1 51 Bà Hièn chi lơng 334 154.843.000
19/1 52 ô Hân thanh toán chi phí công tác 133 ,642 480.000
19/1 53 ô Tráng thanh toán CF xe con 133,642 3.390.000
19/1 54 ô Dũng thang toán CF mua thẻ 133,642 5.814.000
19/1 55 ô Hòa vay mua hồ sơ thầu 642 1.000.000
28/1 07 ô Vinh nộp TM vao quỹ 141 2.957.000
29/1 56 ô Dũg vay CF phục vụ đại hội 1412CQ 20.000.000
30/1 57 Ô Hân chi phụ cáp CĐ 3382 8.000.000
31/1 58 ô Hân nhận tiền thi đua 431 16.300.000
31/1 59 ô Thắng nhận tiền công trái 1413 3.500.000
31/1 60 ô Minh ứng tiền ăn 1413 10.000.000.
31/1 61 ô Khơng thanh toán vé tàu 642 1.148.000
31/1 62 ô Vinh vay CF núi đèo PHà Rừng 1413 450.000.000
Tổng ps nợ :3.015.957.000 Tổng ps có :4.589.974.970 Sè d cèi kú :167.493.856
Lập ,ngày 31 tháng 1 năm 2004
Kế toán
(Ký, họ tên) Kế toán trởng
(Ký, đóng dấu)
Bảng kê thu tiền mặt
Ghi nợ TK 111 – Tiền mặt VNĐ