CHƯƠNG 4: PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ
4.2 Ưu tiên công việc
Như đã đề cập ở nội dung trên thì việc ưu tiên các công việc là điều vô cùng quan trọng.
Ưu tiên công việc: là xác định công việc quan trọng và khẩn cấp nhất để làm trước, đảm bảo không bị sao lãng vào những việc không quan trọng. Biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên sẽ giúp bạn sử dụng thời gian mỗi ngày hiệu quả hơn. Đó là nền tảng để nâng cao hiệu suất công việc cũng như cải thiện cân bằng công việc và cuộc sống
Chúng ta có thể đánh dấu sao hoặc chia mức độ ưu tiên theo thang điểm 5 hoặc xếp hạng theo A, B, C, D,... Việc xác định thứ tự ưu tiên cho danh sách công việc cần lưu ý:
Nên đọc sơ lược lại danh sách và chọn mức độ ưu tiên cao nhất cho những công việc quan trọng, trực tiếp thực hiện mục tiêu đề ra.
Chọn mức độ ưu tiên thấp đối với những việc chưa cần thực hiện ngay, ít quan trọng.
Gạch bỏ những đầu việc không liên quan hoặc làm mất nhiều thời gian mà hiệu quả không cao.
Để có thể thực hiên tốt việc ưu tiên công việc thì ta có thể áp dụng một trong số các phương pháp sau đây:
4.2.1: Phương pháp Master list:
Nguyên lý: Tạo một Master List (Master list là danh sách tổng hợp tất cả các công việc cần làm, có thể dùng các app ghi chú hoặc ghi trực tiếp ra một mảnh giấy.) rồi chia nhỏ ra thành mục tiêu từng tháng, từng tuần, từng ngày.
Mấu chốt của việc lập ra một master list là để không bị sa đà vào những công việc nhỏ nhặt, ít đem lại giá trị tổng thể. Việc thường xuyên check danh sách này cũng sẽ giúp bạn tự tin hơn khi triển khai công việc, nhờ luôn biết được những công việc gì cần làm tiếp và công việc nào cần làm trước
4.2.2: Phương pháp Ivy Lee
Nguyên lý: tập trung vào những việc thực sự quan trọng trong danh sách những công việc quan trọng và làm đầu tiên
*Cách thực hiện như sau:
Cuối mỗi ngày làm, viết ra 6 việc quan trọng nhất cần làm cho ngày mai. Nhất định không được viết quá 6 việc.
Sắp xếp thứ tự ưu tiên của 6 việc này theo tầm quan trọng thực sự của chúng.
Ngày mai khi đi làm, chỉ tập trung vào việc được xếp đầu tiên. Làm cho xong nhiệm vụ thứ nhất rồi mới chuyển tới nhiệm vụ thứ hai.
Tiếp tục như vậy cho đến hết danh sách. Cuối ngày, chuyển những việc chưa làm xong sang danh sách mới cho hôm sau.
Lặp lại quy trình trên mỗi ngày.
Việc giới hạn ở 6 việc một ngày buộc bạn phải sắp xếp thứ tự ưu tiên cho thật tử tế và tập trung vào từng công việc một trong danh sách, tránh sao nhãng bởi những việc không đâu và đảm bảo những công việc bị tồn đọng sẽ được xử lý trước.
4.2.3: Ma trận Eisenhower
Nguyên lý: Dùng Ma trận Eisenhower để phân biệt những việc “khẩn cấp” và những việc “quan trọng” để tránh phân bổ hiệu suất nhầm
Ma trận này được phát triển bởi cựu tổng thống Mỹ Dwight Eisenhower. Nó là một hình vuông được chia thành 4 ô vuông nhỏ giúp bạn phân loại công việc theo mức độ
“khẩn cấp” và mức độ “quan trọng”. Sau khi lên một danh sách các công việc phải làm, việc tiếp theo là sắp xếp chung vào 1 trong 4 ô vuông theo nguyên lý sau:
Khẩn cấp và quan trọng: làm sớm nhất có thể
Quan trọng nhưng không khẩn cấp: lên kế hoạch cho chúng
Khẩn cấp nhưng không quan trọng: chuyển cho người khác làm
Không quan trọng và không khẩn cấp: gạch bỏ những việc đó càng sớm càng tốt
Nói đơn giản thì việc “khẩn cấp” là những việc bạn thấy cần phải được xử lý ngay tức khắc, ví dụ như trả lời email, kiểm tra tin nhắn công việc…còn việc “quan trọng” là những việc có đóng góp vào mục tiêu, nhiệm vụ dài hạn của bạn.
4.3.4: Phương pháp ABCDE
Nguyên lý: Phân cấp mức độ ưu tiên bằng việc sắp xếp những công việc có mức độ ưu tiên gần giống nhau thành 1 nhóm
*Cách làm như sau:
Gán cho mỗi việc trong danh sách một chữ cái từ A đến E (A là độ ưu tiên cao nhất)
Ở những việc xếp hạng A, gắn vào mỗi việc một chữ số thể hiện thứ tự hoàn thành.
Tiếp tục như thế cho đến khi mỗi việc đều có một chữ cái và một chữ số.
Bằng việc phân cấp nhỏ hơn nữa các công việc lớn và gắn nhãn cho chúng, bạn sẽ có một cái nhìn cụ thể rõ ràng hơn khi muốn bắt tay vào triển khai công việc nhờ hiểu rõ hơn về tầm quan trọng thật sự của chúng
4.2.5: Phương pháp MIT (most important task)
Nguyên lý: Khởi động một ngày bằng cách ăn “con ếch sống” trước
Phương pháp này tập trung lý giải về tầm quan trọng của việc bắt đầu ngày mới ảnh hưởng như thế nào tới hiệu suất toàn ngày. Cách bạn bắt đầu một ngày sẽ quyết định bầu không khí của cả ngày hôm đó. Thông thường, nếu việc đầu tiên bạn làm trong
ngày là một việc khó nhằn nhưng quan trọng, nó sẽ tạo động lực, khơi nguồn cảm hứng và truyền năng lượng để bạn đi tiếp.
“Nếu bạn phải ăn một con ếch sống thì thà đừng ngồi nhìn nó nữa!”
- Mark Twain-
Khi sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc mỗi ngày, hãy cố xếp những “con ếch sống” đó lên đầu danh sách của bạn và quyết tâm làm trước. Việc khó qua đi, bạn sẽ thấy tất cả những task còn lại thật dễ dàng và hiệu suất làm việc nhìn chung sẽ tăng lên đáng kể.
4.2.6: Phương pháp 2 danh sách của Warren Buffett Nguyên lý: Cắt bỏ những mục tiêu “vừa đủ”
Dù mỗi ngày bạn có làm việc hiệu quả đến đâu đi chăng nữa thì cũng hóa vô nghĩa nếu bạn nhắm sai đích. Vì vậy, bạn nên tái đánh giá định kỳ những mục tiêu và ưu tiên dài hạn để chắc rằng mình vẫn đang đi đúng hướng.
Tỷ phú Warren Buffett đã đề xuất một phương pháp rất hay để làm điều đó.
Đầu tiên, bạn hãy viết ra 25 mục tiêu hàng đầu của mình. Đó có thể là mục tiêu cuộc đời, mục tiêu sự nghiệp, mục tiêu học vấn hay bất kỳ thứ gì bạn muốn làm.
Tiếp theo, khoanh tròn 5 mục tiêu quan trọng nhất trong danh sách đó.
Cuối cùng, những mục tiêu bạn không khoanh tròn sẽ bị xếp vào danh sách “tránh xa bằng mọi giá”. Thay vì gắng hoàn thành những mục tiêu đó trong thời gian rảnh, hãy chủ động tránh xa chúng bởi đó là những việc đủ quan trọng để phân tán sự chú ý của bạn nhưng không giúp bạn tiến gần hơn đến các mục tiêu dài hạn.
4.2.7: Phương pháp GTD (Get thing done)
Phương pháp “Get Things Done” (GTD) (Hoàn thành công việc) của nhà tư vấn về năng suất David Allen gồm năm bước, mà một trong số đó là chiêm nghiệm cẩn trọng.
Theo Allen, việc thường xuyên rà soát danh sách công việc và các mối ưu tiên là chìa khóa giúp bạn “kiểm soát và tập trung. Phương pháp này tập trung vào nguyên lý tổ chức công việc đơn giản, từng bước một và hiệu quả cao, từ đó tăng hiệu suất mà vẫn giữ được tâm trạng thoái mái.
5 bước thực hiện cơ bản của phương pháp này gồm:
Thu thập toàn bộ các nhiệm vụ cần phải hoàn thành tại bất kỳ thời điểm nào, các ý tưởng hay các nhiệm vụ thường kỳ.
Làm rõ và sắp xếp các nhiệm vụ: Những tác vụ không khả thi, chưa cần thiết sẽ được chuyển vào “thùng rác” hoặc tạm dừng lại. Những tác vụ đơn giản sẽ được triển khai thực hiện luôn. Những nhiệm vụ phức tạp sẽ được chia thành những tác vụ nhỏ lẻ để dễ quản lý hoặc phân công cho người khác. Những tác vụ cần nhiều thời gian thực hiện sẽ được ưu tiên lên lịch.
Phân nhóm các loại công việc để dễ quản lý và thực hiện – Việc nhà, việc công ty, công việc chuẩn bị cho du lịch, ….
Đánh giá thường xuyên: Dành thời gian để đánh giá các tác vụ đã hoàn thành, cập nhật danh sách những nhiệm vụ mới ít nhất 1 tuần 1 lần là chìa khóa giúp cải thiện hiệu quả quản lý.
Bắt tay vào thực hiện: Các nhiệm vụ được phân loại chi tiết, ưu tiên và chia nhỏ thành các đầu việc nhỏ giúp cho việc thực thi trở nên dễ dàng. Bạn biết chính xác bạn cần làm gì khi nào, hoàn thành nó trong bao lâu để đảm bảo tiến độ diễn ra theo đúng lịch trình
Hình 7: Phương pháp GTD (Get thing done)
Áp dụng phương pháp GTD sẽ làm giảm bớt áp lực trong công việc, đồng thời giải phóng một luồng năng lượng sáng tạo. Nó cung cấp cho bạn một quy trình quản lý chi tiết, không có giới hạn và tối đa hóa sự linh động.
4.2.8: Phương pháp MoSCoW
Nguyên lý: Phương pháp MoSCoW nhắm vào việc sắp xếp các yêu cầu theo thứ tự ưu tiên. Các yêu cầu quan trọng nhất cần được đáp ứng trước để có xác suất thành công cao hơn
MoSCoW là một từ viết tắt.
M là viết tắt của ‘Must haves’ – bắt buộc phải có M – MUST HAVES – BẮT BUỘC PHẢI CÓ. Đây là những yêu cầu tối thiểu và cần xác định trước khi đạt được kết quả cuối cùng. Chúng đặc biệt quan trọng và nếu không đáp ứng được nhóm yêu cầu này, dự án sẽ không thành công và sản phẩm sẽ không thể sử dụng được
S viết tắt cho ‘Should have’ – nên có, Đây là các yêu cầu bổ sung giúp tăng giá trị cho sản phẩm. Thông thường nhóm nhu cầu này sẽ được ưu tiên xử lý sau khi đã hoàn thiện tất cả công việc trong nhóm M.
C cho ‘Could have’ – có thể có. Đây là nhóm công việc xem xét triển khai nếu như còn thời gian. Nó không gây ảnh hưởng tới kết quả cuối cùng. Chúng còn được gọi là ‘nice to have’ – có thì tốt; nó giống mong muốn nhiều hơn là một yêu cầu.
W cho ‘Won’t have’ – sẽ không có hoặc ‘Would haves’ – sẽ có. Đây là những mong muốn trong tương lai mà thường khó hoặc sẽ tốn rất nhiều thời gian thực hiện. Nếu đơn giản yêu cầu đó là không khả thi, thì tốt nhất là đừng lãng phí bất cứ nguồn lực nào vào đó. Còn nếu trong trường hợp có thể đạt được nhưng sẽ tốn rất nhiều thời gian thì yêu cầu đó sẽ được dán nhãn là “Would have- sẽ có”.
4.2.9: Ngụy biện chi phí chìm (đừng sửa một con thuyền thủng mà hãy đổi thuyền) Một nguyên lý quan trọng khác khi sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc đó là phải linh hoạt. Bạn sẽ không thể biết được khi nào có những công việc phát sinh khác – quan trọng xuất hiện khiến kế hoạch ban đầu của mình phải thay đổi. Khi đó, việc cần thiết là bạn tiếp tục xác định lại giữa công việc phát sinh và công việc triển khai tiếp theo, bạn nên làm gì trước. Nếu công việc phát sinh không gấp, bạn nên đặt nó vào vị trí nào trong danh sách chờ?
Con người chúng ta rất dễ mắc phải ngụy biện cho các chi phí chìm (sunk cost fallacy) – một hiện tượng tâm lý khi bạn thấy mình cần phải làm tiếp chỉ vì mình đã lỡ đổ công sức và thời gian cho việc đó rồi. Nhưng thực tế là bất kể bạn đã dành thời gian để làm gì, bạn vẫn không bao giờ có lại khoảng thời gian đã mất. Bạn sẽ lãng phí thời gian để làm tiếp những việc ưu tiên sai. Thay vào đó, hãy đánh giá lại tất cả các công việc, nếu công việc hiện tại không thực sự tiềm năng và cần thiết hãy dừng lại và ưu tiên cho task công việc khác.