CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI NHÀ MÀY BIA
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy và phương hướng hoàn thiệnphương hướng hoàn thiện
Nhà máy bia Hà Tĩnh với hơn 10 năm hoạt động đã cống hiến rất nhiều thành tích cho tỉnh Hà Tĩnh, và ngày càng cố gắng để khắc phục những khó khăn để tiến nhanh, tiến mạnh, tiến vững chắc hơn nữa. Với nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt, Nhà máy đã không ngừng đổi mới tư duy, nâng cao năng lực và trí tuệ cho đội ngũ công nhân viên, cải tiến kỹ thuật sản xuất . Chính vì vậy sản phẩm bia của Nhà máy luôn đi đầu về chất lượng được người tiêu dùng ưa thích nên thị trường ngày càng được mở rộng, tăng khả năng cạnh tranh với các sản phẩm trong nước và ngoài nước.
Sự thành công của Nhà máy như ngày này không thể không kể đến vai trò của đội ngũ kế toán. Bộ máy kế toán của Nhà máy được tổ chức gọn nhẹ linh hoạt phù hợp với điều kiện của Nhà máy. Các nhân viên trong đội ngũ kế toán luôn cập nhật các thông tin kịp thời để bắt kịp với trình độ phát triển của thị trường. Hàng năm Nhà máy đều cử cán bộ kế toán đi đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn.
Nhà máy bia là một doanh nghiệp sản xuất với sản phẩm chính là bia hơi và bia chai, chính vì vậy NVL là một yếu tố không thể thiếu và giữ vai trò quan trọng quyết đinh đến giá thành và chất lượng sản phẩm. Chính vì vậy mà công tác quản lý NVL luôn được quan tâm hàng đầu. Quản lý tốt NVL giúp nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiểm chi phí sản xuất là điều kiện để hạ giá thành sản phẩm nâng cao năng lực cạnh tranh. Kế toán NVL là mắt xích quan trọng trong công tác quản lý NVL, có vai trò liên kết chặt chẽ các khâu lại với nhau.
3.1.1. Ưu điểm
Được sự quan tâm của Nhà máy nên công tác kế toán NVL hoạt động rất có hiệu quả. Sau đây là những ưu điểm nổi bật:
Hiện nay Nhà máy sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ. Nhờ sử dụng hình thức sổ này nên công việc hạch toán NVL được tiến thành dễ dàng, thuận tiện trong khâu kiểm tra đối chiếu.
Chứng từ ghi sổ của Nhà máy được mở theo kỳ (10 ngày) kết hợp với nội dung kinh tế phát sinh, đây là cách phổ biến nhất hiện nay. Về nội dung kinh tế phát sinh thì có 2 loại chứng từ ghi sổ phục vụ cho nghiệp vụ tăng và nghiệp vụ giảm NVL đó là:
- 1 chứng từ ghi sổ với nội dung: Ghi Nợ TK 152, ghi Có các TK đối ứng khác - 1 chứng từ ghi sổ với nội dung: Ghi Có TK 152, ghi Nợ các TK đối ứng khác Với cách ghi chứng từ như trên rất thuận tiện cho công tác theo dõi tình hình biến động của NVL, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép sổ sách liên quan đến NVL. Trên chừng từ ghi sổ, những nghiệp vụ nào có nội dung lặp lại thì có thể tổng hợp lại để ghi 1 dòng trên sổ cái, do đó công việc ghi sổ cái được giảm nhẹ và ngắn gọn hơn.
b.Về hệ thống chứng từ
Nhà máy sử dụng chứng từ, sổ sách theo đúng biểu mẫu do BTC ban hành cho các doanh nghiệp. Việc luân chuyển chứng từ trong Nhà máy được tiến hành chặt chẽ với sự giám sát nghiêm ngặt của từng bộ phận có liên quan. Thủ tục nhập kho, xuất kho NVL được tiến hành khoa học, xử lý nhanh và hợp lý theo đúng quy trình phản ánh chính xác số lượng và giá trị NVL.
Việc lập từng loại chứng từ được phân công chặt chẽ cho từng nhân viêc theo chức năng và nhiệm vụ của từng người đảm bảo có thể kiểm tra lẫn nhau.
c. Về phương pháp tính giá NVL
Nhà máy tính giá NVL nhập kho tuân theo nguyên tắc gía phí. Theo phương pháp này giá trị NVL nhập kho phản ảnh đầy đủ chi phí bỏ ra để có NVL về nhập kho.
Đối với giá trị NVL xuất kho Nhà máy áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính. Phương pháp này giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết NVL so với
số lần nhập xuất từng danh điểm NVL.
d. Phương pháp hạch toán chi tiết NVL
Với việc sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL đã làm cho khâu ghi chép trở nên đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu, dễ phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất, tồn của từng danh điểm NVL kịp thời, chính xác từ đó tăng cường công tác quản lý vật tư. Chính vì vậy nên NVL trong Nhà máy hầu như không xảy ra hao hụt hay mất mát.
e. Phương pháp hạch toán tổng hợp NVL
Phương pháp hạch toán tổng hợp NVL tại Nhà máy là phươp pháp KKTX.
NVL được theo dõi, phản ánh thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư trên sổ kế toán. Vì vậy có thể xác định và đánh giá về số lượng và giá trị NVL vào thời điểm xảy ra nghiệp vụ, là cơ sở để đối chiếu thường xuyên với số liệu thủ kho nên ít xảy ra sai sót trong khâu ghi chép, quản lý NVL chặt chẽ, giúp cho công tác xây dựng định mức chính xác, thu mua kịp thời phục vụ cho SX.
Nhà máy phân loại NVL theo công dụng của từng thứ NVL. Việc phân loại này rất khoa học tạo điều kiện cho công tác theo dõi, quản lý NVL. Dựa trên cách phân loại Nhà máy cũng chi tiết tài khoản NVL thành các tiểu khoản do vậy việc hạch toán NVL rất thuận lợi và dể dàng.
f. Công tác tổ chức quản lý NVL
Nắm được vai trò quan trọng của NVL Nhà máy rất quan tâm đến công tác quản lý NVL.
- Công tác xây dựng định mức được tiến hành trên cơ sở khoa học phản ánh đúng nhu cầu NVL phục vụ cho sản xuất trong từng thời kỳ.
- Công tác thu mua được tiến hành kịp thời đáp ứng đầy đủ NVL cho sản xuất và dự trữ. NVL mua về đều được đảm bảo chất lượng tốt và với giá cả hợp lý.
- Khâu bảo quản được tiến hành chặt chẽ theo các tiêu chuẩn lý hóa, độ an toàn cao nhằm đảm bảo cho NVL không bị biến chất, hư hỏng và mất mát.
quản lý NVL để đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời nâng cao hơn nữa chất lượng quản lý NVL.
3.1.2. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm nêu trên Nhà máy vẫn còn một số hạn chế trong công tác kế toán NVL cũng như công tác quản lý NVL như sau:
a.Về hình thức kế toán
Mặc dù hình thức chứng từ ghi sổ dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu tuy nhiên công việc ghi chép trùng lắp, làm tăng khối lượng công việc đối với các nhân viên kế toán nên ảnh hưởng đến năng suất lao động cũng như hiệu quả lao động của bộ phận kế toán. Với việc lập chứng từ ghi sổ theo kỳ kết hợp nội dung thì mỗi tháng bộ phận kế toán phải lập rất nhiều chứng từ ghi sổ, mặt khác do các nghiệp vụ trong một chứng từ ghi sổ của Nhà máy ít khi giống nhau nên công việc ghi sổ cái hầu như không được giảm bớt.
b. Về phương pháp tính giá NVL
Việc sử dụng phương pháp tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền tuy có giảm nhẹ công việc hạch toán chi tiết NVl tuy nhiên đến cuối kỳ mới tính được giá trị NVL xuất kho nên ảnh hưởng đến tiến độ của các phần hành kế toán khác. Do không tính được giá trị NVL mỗi lần xuất kho nên các chỉ tiêu giá trị NVL xuất trên các chứng từ và sổ sách liên quan phải bỏ trống đến cuối kỳ sau khi tính được đơn giá bình quân xuất cho từng thứ NVL mới được điền vào do vậy công việc kế toán dồn đến cuối tháng nhiều dễ dẫn đến sai sót và thông tin không được cung cấp kịp thời. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, ảnh hưởng đến lập các báo cáo kế toán.
c. Về hệ thống tài khoản
Nhà máy không sử dụng TK 151 “Hàng mua đang đi trên đường” do vậy các nghiệp vụ nhận được hóa đơn mà cuối tháng hàng chưa về không được phản ánh trên sổ sách. Sang tháng khi hàng về thì kế toán mới bắt đầu hạch toán điều này phản ánh sai nội dung kinh tế của nghiệp vụ, gây khó khăn cho việc quản lý NVL,
Ngoài ra Nhà máy cũng không sử dụng TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” do vậy định kỳ Nhà máy đã không lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu.
Điều này không phản ánh đúng thực chất giá trị thuần có thể thực hiện được của NVL. Trong điều kiện thị trường bất ổn như ngày nay giá cả biến động lên, xuống bất thường đòi hỏi tất cả các doanh nghiệp đều phải lập dự phòng giảm giá HTK nhằm bù đắp các thiệt hại do vật tư bị giảm giá cũng đồng thời để phản đúng giá trị thuần có thể thực hiện được của NVL trên các báo cáo tài chính.
d. Về việc mã hóa NVL
Nhà máy không sử dụng thống nhất hệ thống mã hóa NVL. Sự khác nhau trong cách mã hóa giữa bộ phận kho và bộ phận kế toán dẫn đến việc không thống nhất trong khâu ghi chép gây khó khăn cho công tác kiểm tra đối chiếu và hạch toán.
e. Về hạch toán chi tiết NVL
Với việc sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL làm cho công việc ghi chép trùng lắp giữa thủ kho và kế toán về mặt số lượng NVL xuất, nhập, tồn, làm tăng khối lượng công việc của kế toán. Mặt khác danh điểm NVL tại Nhà máy lớn, số lần nhập,xuất nhiều không thích hợp sử dụng phương pháp này.
f. Về công tác bảo quản NVL
Số lượng NVL nhiều, đa dạng về quy cách, chủng loại và phẩm chất nhưng Nhà máy chỉ có 1 kho duy nhất để bảo quản NVL điều này dẫn đến khó khăn trong công tác bảo quản NVL. Do nhiều NVL có tính chất lý hóa đặc biết đòi hỏi điều kiện bảo quản khác nhau cho nên mặc dù được trang bị khá đâỳ đủ thiết bị bảo quản cấn thiết nhưng vẫn không thể đáp ứng được yêu cầu bảo quản của từng thứ NVL dẫn đến tình trạng một số NVL bị ảnh hưởng về chất lượng. Quy mô kho không lớn nên trong những thời kỳ cần dự trữ nhiều NVL thì rất khó khăn cho việc sắp xếp chỗ để gây khó khăn cho công tác quản lý.
Do vai trò quan trọng NVL đối với sản xuất, Nhà máy phải không ngừng nâng cao công tác quản lý và hạch toán NVL. Với sự biến đổi không ngừng của nền kinh tế và khoa học kỹ thuật, Ban quản lý Nhà máy nên kết hợp với bộ phận kế toán tìm mọi cách để thích ứng và hoàn thiện hơn công tác tài chính kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng. Hiện tại công tác kế toán NVL tại Nhà máy còn rất nhiều hạn chế cần phải khắc phục. Chính vì vậy để tạo tiền đề để đổi mới công tác NVL thì việc đầu tiền Nhà máy cần làm là nâng cao trình độ trí thức đội ngũ kế toán và quản lý. Thứ hai, Nhà máy phải từng bước ứng dụng kỹ thuật điện tử tiến tiến vào công tác kế toán, đổi mới hình thức kế toán phù hợp hơn với tình hình sản xuất kinh doanh và trình độ kế toán tại Nhà máy. Với những thiếu sót còn tồn tại Nhà máy cần phải khắc phục nhanh chóng nhằm tăng cường hơn nữa công tác quản lý NVL tạo điều kiện để tiết kiệm chi phí ở mức tối đa nâng cao lợi nhuận của Nhà máy.