CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI NHÀ MÀY BIA
3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy bia Sài Gòn – Hà TĩnhGòn – Hà Tĩnh
Qua thời gian thực tập tại Nhà máy bia em đã có cơ hội tiếp xúc thực tế với bộ máy kế toán cũng như công tác hạch toán hàng ngày. Công tác kế toán NVL tại Nhà máy được tiến hành thường xuyên liên tục, phản ánh đầy đủ và kịp thời các nghiệp vụ phát sinh, thực hiện đúng chế độ kế toán do BTC ban hành. Tuy nhiên bên cạnh rất nhiều ưu điểm đã đạt được thì công tác kế toán NVL tại Nhà máy còn một số hạn chế cần phải khắc phục. Thời gian nghiên cứu còn hạn chế nhưng sau đây em xin đưa ra một vài giải pháp mong có thể đóng góp một phần nhỏ bé vào công việc hoàn thiện kế toán NVL tại Nhà máy.
3.2.1. Về công tác quản lý nguyên vật liệu
Về cơ bản công tác quản lý NVL tại Nhà máy đã được tổ chức rất tốt ở hầu hết các khâu. Tuy nhiên đối với công tác bảo quản NVL thì em nghĩ Nhà máy nên xây thêm kho nhằm đáp ứng tốt hơn yêu cầu bảo quản đặc biệt của một số NVL cũng như có đủ diện tích bảo quản NVL khi nhu cầu dự trữ NVL tăng cao.
Nhà máy để tạo điều kiện thuận lợi trong công tác theo dõi, kiểm tra, đối chiếu cũng như hạch toán NVL. Nhà máy nên mã hóa NVL theo quy tắc sau:
Tên viết tắt NVL/Mã kho/Vị trí sắp xếp
Ví dụ: Malt1011: vật liệu Malt ở kho 1 kệ 1nằm ở giá thứ nhất
Cách mã hóa như trên rất thuận tiện cho công tác hạch toán NVL cũng như công tác quản lý NVL.
3.2.2. Về tài khoản sử dụng
Để hoàn thiện hơn công tác kế toán NVL Nhà máy nên sử dụng cả TK 151 và TK 159.
Nên sử dụng TK 151 “Hàng mua đang đi đường” để hạch toán NVL trong trường hợp Nhà máy mua NVL đã nhận được hóa đơn nhưng cuối tháng NVL vẫn chưa về nhập kho. Trong trường hợp này kế toán lưu hóa đơn vào tập hồ sơ và đến cuối tháng hạch toán như sau:
Nợ TK 151: Giá trị hàng mua đang đi đường theo hóa đơn Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331,….: Tổng giá trị thanh toán cho người bán
Kế toán tiến hành ghi vào chứng từ ghi sổ, các sổ cái liên quan và lập bảng cân đối số phát sinh. Vì vậy số liệu kế toán sẽ phản ánh đúng tính hình thực tế và đảm bảo nguyên tắc khách quan trong kế toán.
Sang tháng khi NVL về nhập kho kế toán ghi như sau:
Nợ TK 152: Giá trị NVL về nhập kho
Có TK 151: Giá trị hàng mua đang đi đường
Việc hạch toán như trên mới đảm bảo đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phản ánh đúng tình hình tài sản nguồn vốn trong kỳ.
Trong điều kiện giá cả thị trường biến động bất thường như hiện nay Nhà máy cần sử dụng TK 159 “ Dự phòng giảm giá HTK” nhằm bù đắp các thiệt hại do vật tư bị giảm giá cũng đồng thời để phản đúng giá trị thuần có thể thực hiện được của NVL trên các báo cáo tài chính.
gốc thì Nhà máy phải tiến hành lập dự phòng giảm giá cho số vật liệu đó. Số dự phòng giảm giá NVL được lập là số chênh lệch giữa giá gốc NVL lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được. Việc lập dự phòng giảm giá NVL phải tiến hành cho từng danh điểm vật tư sau đó tổng hợp lại ra tổng số dự phòng cần lập.
Trích dự phòng kế toán ghi:
Nợ TK 632: Giá trị cần trích lập
Sang năm sau, nếu số dự phòng mới cần trích lập lớn hơn giá trị còn lại trên TK 159, kế toán phải trích lập bổ sung như sau:
Nợ TK 632: Số chênh lệch lớn hơn Có TK 159: Số chênh lệch lớn hơn
Nếu số dự phòng mới cần trích lập nhỏ hơn giá trị còn lại trên TK 159, kế toán tiến hành hoàn nhập dự phòng như sau:
Nợ TK 159: Số chênh lệch nhỏ hơn Có TK 632: Số chênh lệch nhỏ hơn 3.2.3. Về phương pháp tính gía
Hiện tại Nhà máy đang sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá NVL xuất kho, phương pháp này tuy có làm giảm bớt công việc kế toán chi tiết NVL tuy nhiên công việc kế toán lại dồn vào cuối kỳ ảnh hưởng đến các phần hành kế toán khác vì vậy theo em thì Nhà máy nên thay đối phương pháp tính giá.
Nhà máy có nhiều loại NVL, số lần nhập xuất lớn vì vậy Nhà máy nên sử dụng phương pháp giá hạch toán để hạch toán nhập, xuất, tồn kho NVL. Theo phương pháp này, việc hạch toán chi tiết nhập, xuất vật tư sử dụng theo một đơn giá cố định gọi là giá hạch toán, cuối kỳ điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế dựa trên cơ sở hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán do vậy làm giảm nhẹ khối lượng cho công tác kế toán NVL hàng ngày, cung cấp thông tin kịp thời .
Gtt NVL tồn kho đầu kỳ+Gtt NVL nhập kho trong kỳ Hệ số giá vật liệu =
Ght NVL tồn kho đầu kỳ+Ght NVL nhập kho trong kỳ
Đến cuối tháng kế toán lập Bảng kê tính giá NVL để từ đó xác định giá thực tế NVL xuất dùng và tồn kho cuối kỳ. Kế toán lập bảng như sau:
Đơn vị: Nhà máy bia Sài Gòn – Hà Tĩnh Địa chỉ: Đường 26/3 – TP Hà Tĩnh
BẢNG KÊ TÍNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU
STT Chỉ tiêu TK1521 TK1522 Cộng
HT TT HT TT …. HT TT
1 Tồn đầu kỳ 2 Nhập trong kỳ
3 Tồn+Nhập
4 Hệ số giá
5 Trị giá xuất trong ky 6 Giá trị tồn cuối kỳ
Sử dụng phương pháp này làm cho công việc tính giá NVL được tiến hành nhanh chóng không phụ thuộc vào số lượng danh điểm vật tư và số lần nhập, xuất trong kỳ.
Phương pháp này thích hợp với Nhà máy vì giá cả các NVL mua về tại Nhà máy rất ít biến động mặt khác đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ cao. Nhà máy nên sử dụng giá bình quân mua NVL tháng trước để làm giá hạch toán.
3.2.4. Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Hiện tại một số NVL phụ như: xăng, dầu…không được theo dõi trên sổ chi tiết NVL, khi mua về thì Nhà máy chuyển thẳng cho bộ phận sản xuất và hạch toán thẳng vào chi phí sản xuất chung. Mặc dù việc thu mua NVL này là dựa trên định mức đã được lập trước dựa trên kế hoạch sản xuất tuy nhiên không tránh khỏi tình trạng còn thừa NVL do đó dẫn đến sai lệch trong việc tính giá thành sản phẩm. Vì
Sổ thẻ kế toán chi tiết
Báo cáo kế toán Chứng từ N,X,T NVL
Bảng phân bổ NVL
Bảng kê 4, 5, 6
Nhật ký chứng từ số 7
Số cái TK 152
xuống thấp hơn. Mặc dù không làm ảnh hưởng đáng kể tuy nhiên Nhà máy vẫn cần theo dõi các NVL này trên sổ chi tiết nhằm hạn chế các sai sót có thể xẩy ra, tránh tình trạng lãng phí và mất cắp có thể xẩy ra nhằm quản lý tốt hơn NVL để tiết kiệm chi phí.
3.2.5. Về kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Nhà máy bia Sài Gòn – Hà Tĩnh có quy mô hoạt động tương đối lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đội ngũ kế toán có chuyên môn cao theo em nghĩ rất thích hợp cho việc áp dụng hình thức “Nhật ký - chứng từ” vào việc hạch toán tổng hợp kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng.
Đây là hình thức kế toán phát triển cao dựa trên sự kế thừa các ưu điểm của các hình thức trước, đồng thời đã khắc phục được nhược điểm vốn có trong các hình thức cũ. HIình thức này đảm bảo tính chuyên môn hóa cao của sổ kế toán và thực hiện phân công chuyên môn hóa lao động.
Sơ đồ 3.1: Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp nhật ký - chứng từ
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Cấu trúc của nhật ký – chứng từ được thiết lập dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo vế Có của tài khoản, nó kết hợp giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết, giữa ghi thứ tự thời gian với ghi theo hệ thống, giữa kế toán hàng ngày với yêu cầu tổng hợp các chỉ tiêu.
Trình tự ghi sổ được thực hiện như sau:
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL kế toán lập bảng phân bổ NVL, từ bảng phân bổ kế vào bảng kê số 4, 5, 6. Đến cuối tháng kế toán chuyển số kiệu từ bảng kê số 4, 5, 6 sang nhật ký chứng từ số 7. Căn cứ vào số liệu trên nhật ký chứng từ số 7 và các chứng từ liên quan khác kế toán vào sổ cái TK 152, sau đó kế toán cộng sổ cái TK 152 và các báo cáo kế toán.
Ghi mổ theo hình thức này tránh được sự trùng lặp, giảm nhẹ khối lượng công việc ghi chép hàng ngày cho kế toán, nâng cao được năng suất lao động.
3.2.6. Điều kiện thực hiện giải pháp a. Về phía Nhà nước
Đối với Nhà nước nói chung và các Bộ có liên quan cần phải không ngừng hoàn thiện hơn chế độ và các chính sách kế toán, đưa ra các thông tư, nghị định quy định chi tiết, rõ ràng, dễ hiểu các chính sách mới ban hành đến từng các cơ quan, doanh nghiệp. Phải gửi công văn trả lời nhằm giải đáp các thắc mắc kịp thời của các doanh nghiệp để làm sao cho tất cả đều hiểu đúng và làm theo.
Khi ban hành một chính sách kế toán mới Nhà nước nên mở các lớp đào tạo cán bộ ở các tỉnh để phổ biến và hướng dẫn thi hành, sau đó cán bộ tỉnh về truyền đạt cho cán bộ địa phương. Đồng thời Nhà nước phải tiến hành thanh tra thường xuyên nhằm phát hiện các sai sót kịp thời và có các biện pháp khắc phục nhằm lành mạnh hóa tình hình tài chính ở các doanh nghiệp đồng thời đưa ra các tư vấn để hoàn thiện hơn bộ máy kế toán tại các doanh nghiệp đó.
b. Về phía Nhà máy
Để thực hiện được các giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác quản lý và hạch
Trước hết bộ máy quản lý của Nhà máy phải là những người có phẩm chất đạo đức tốt, có trình độ, đi tiên phong trong mọi hoạt động để làm gương cho các nhân viên. Mặt khác khâu tuyển dụng cần được tiến hành chặt chẽ nhằm tìm kiếm được những cán bộ mẫu mực có tinh thần trách nhiệm đáp ứng yêu cầu về học vấn có như vậy thì bộ máy của Nhà máy mới hoạt động tốt.
Ngoài ra Nhà máy cần phải áp dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật vào tất cả các bộ phận. Thiết bị hiện đại sẽ tiết kiệm được NVL cho sản xuất, tạo ra các sản phẩm có chất lượng cao với giá thành thấp hơn, nâng cao chất lượng quản lý NVL trong tất cả các khâu, làm cho công tác hạch toán chính xác và cung cấp thông tin kịp thời.
Hàng năm Nhà máy cần phải tiến hành kiểm toán toàn bộ Nhà máy nhằm phát hiện các sai sót trong các phần hành kế toán, lành mạnh hóa tình hình tài chính, tăng lòng tin đối với các cổ đông.
Trong thời gian thực tập em đã có cơ hội đi sâu tìm hiểu về phần hành kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy. Qua đây em đã nhận thấy công tác quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy được thực hiện rất tốt, kế toán nguyên vật liệu được tiến hành thường xuyên liên tục, có sự kiểm tra đối chiếu giữa các khâu. Tuy nhiên một bộ máy kế toán có tốt đến đâu đều không thể không tránh khỏi những hạn chế. Đối với Nhà máy bia là một doanh nghiệp sản xuất vì vậy nguyên vật liệu đóng một vai trò quan trọng. Nhận thức được điều này, Nhà máy đã không ngừng tìm kiếm mọi biện pháp để hoàn thiện hơn những nhược điểm còn tồn tại trong phần hành kế toán nguyên vật liệu nhằm nâng cao công tác quản lý nguyên vật liệu.
Công tác kế toán nguyên vật liệu ảnh hưởng rất lớn đến Nhà máy. Nhờ thực hiện tốt công tác này nên các khâu thu mua, xây dựng định mức, dự trữ nguyên vật liệu…đều được tiến hành thuận lợi, cung cấp thông tin kịp thời cho ban lãnh đạo ra quyết định, góp phần tiết kiệm chi phí trong sản xuất.
Nhờ có sự giúp đỡ của các anh chị trong bộ phận kế toán tại Nhà máy và thầy giáo hướng dẫn: TS Nguyễn Hữu Ánh nên em đã có điều kiện đi vào thực tế và nhận thức được các ưu nhược điểm trong kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy và đưa ra được một sô biện pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của giáo viên hướng dẫn: TS Nguyễn Hữu Ánh và tập thể cán bộ Nhà máy bia và mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo để hoàn thiện hơn nữa đề tài này.