K- 75003630 Máy định vị (máy chính Labofuge) 10 673,2 00
3.2.Những tồn tại trong công tác hạch toán kế toán
Cùng với những u điểm mà công ty đã đạt đợc trong tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán hàng nhập khẩu thì vẫn còn một số tồn tại đòi hỏi cần
phải đợc quan tâm, xem xét nhằm không ngừng hoàn thiện công tác kế toán hàng nhập khẩu. Cụ thể là:
+ Thứ nhất: Trong hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp, theo chế độ kế toán hiện hành, khi hàng nhập khẩu đã làm xong thủ tục hải quan, nhng cuối tháng hàng cha về tới kho của đơn vị thì ghi Nợ TK 151, nếu đã nhập kho trong kỳ thì ghi Nợ TK 1561. Nh vậy bên nợ của tài khoản 151 chỉ đợc ghi khi cuối tháng, hàng cha về nhập kho nhng đã làm xong thủ tục hải quan để xác định quyền sở hữu của doanh nghiệp đối với hàng nhập khẩu. Còn TK 1561 chỉ ghi bên Nợ khi hàng đã kiểm nhận nhập kho, thủ kho đã lập Phiếu nhập.
Thực tế tại công ty AMECO khi chuyển tiền mua hàng, kế toán đã phản ánh ngay vào bên Nợ TK 151, khi hàng về, làm xong thủ tục hải quan rồi mới chuyển sang TK 1561. Cách hạch toán này là không đúng, kế toán đã phản ánh sai nội dung kinh tế của nghiệp vụ. Việc chuyển tiền mua hàng xảy ra trớc khi nhận đợc hàng, do đó đây là nghiệp vụ ứng trớc tiền cho ngời bán chứ không phải là nghiệp vụ mua hàng trả tiền ngay. Ngoài ra khi chuyển tiền mua hàng, kế toán căn cứ vào sổ phụ của ngân hàng để ghi Nợ TK 151. Việc sử dụng chứng từ này là sai qui định vì căn cứ để ghi Nợ TK 151 là tờ khai hải quan và bộ chứng từ của bên bán gửi.
+ Thứ hai: Khi hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, kế toán đã không sử dụng TK 007 để theo dõi nguyên tệ các loại, mà chỉ phản ánh ở cột nguyên tệ trên TK 1122 mặc dù nghiệp vụ nhập khẩu sử dụng rất nhiều loại ngoại tệ. Việc này làm giảm khả năng đối chiếu, rà soát tình hình tăng, giảm từng loại ngoại tệ hiện doanh nghiệp đang sử dụng.
+ Thứ ba: Về tỷ giá trong nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá: Công ty sử dụng tỷ giá thực tế. Tỷ giá này phản ánh đợc đúng giá trị của hàng hoá, các khoản phải thu, các khoản phải trả... nhng cũng tơng đối phức tạp đối với một doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ.
Theo qui định của Bộ Tài Chính, nếu sử dụng tỷ giá thực tế thì mọi nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ đều ghi sổ theo tỷ giá thực tế bình quân liên ngân hàng công bố tại thời điểm phát sinh. Đối với nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp, giá trị hàng đợc tính theo tỷ giá thực tế khi hàng làm xong thủ tục hải quan.
Tại công ty AMECO, nếu mua hàng không theo phơng thức trả trớc, bán hàng không có khoản ứng trớc của khách thì kế toán phản ánh đúng theo chế độ. Ngoài các trờng hợp đó, kế toán qui đổi giá trị hàng hoá nhập khẩu theo tỷ giá thực tế ngân hàng ngoại thơng công bố tại thời điểm công ty mua ngoại tệ chuyển tiền trả trớc cho ngời bán hoặc mua ngoại tệ ký quĩ mở L/C (ký 100%
giá trị L/C). Mục đích của việc sử dụng tỷ giá nh vậy nhằm hạn chế tối đa việc điều chỉnh chênh lệch tỷ giá song lại không phản ánh đúng giá trị thực của doanh thu và giá vốn, làm ảnh hởng đến kết quả kinh doanh.
+ Thứ t : Kế toán công ty không sử dụng tài khoản nào để theo dõi hàng nhập khẩu uỷ thác trong trờng hợp công ty tổ chức tiếp nhận hàng tại cửa khẩu, đa về nhập kho rồi vận chuyển đến cho khách hàng. Toàn bộ giá trị hàng nhập khẩu uỷ thác đều đợc phản ánh vào TK 3388 khi hàng về, làm xong thủ tục hải quan. Cách hạch toán này tuy đơn giản, giảm đợc một số tài khoản trung gian song không rõ ràng, dễ nhầm lẫn. Ngoài ra việc ghi nhận giá trị hàng uỷ thác nhập khẩu chỉ ghi bên Nợ TK 3388 khi bên giao uỷ thác đến tận cửa khẩu để nhận hàng. Với cách hạch toán trên, kế toán đã bỏ sót nghiệp vụ.
+ Thứ năm: Mọi khoản chi phí liên quan đến quá trình mua hàng nhập khẩu nh chi phí bốc dỡ hàng, phí hải quan, phí vận chuyển đến kho của công ty, phí giao dịch với ngân hàng liên quan đến việc nhập khẩu nh phí mở L/C, phí chuyển tiền... không đợc hạch toán vào TK 1562 mà tập hợp hết vào TK 641, TK 642. Điều đó làm cho việc phản ánh giá vốn của công ty không chính xác.
Cuối kỳ, toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ đợc kết chuyển hết sang TK 911 mà không phân bổ cho hàng cha tiêu thụ cuối kỳ. Chính vì vậy chi phí trong kỳ sẽ tăng lên, không tơng xứng với doanh thu bán hàng, gây ra sự thiếu chính xác trong việc xác địng kết quả kinh doanh từng mặt hàng cũng nh từng hợp đồng, và khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động, lập kế hoạch, chiến lợc kinh doanh của công ty.
+ Thứ sáu: Về hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho và nợ phải thu khó đòi: hiện nay công ty cha áp dụng phơng pháp dự phòng giảm giá tài sản, mà đây là phơng pháp thể hiện nguyên tắc thận trọng trong kinh doanh. Dự phòng giảm giá tài sản nếu đợc lập hợp lí sẽ làm tăng chi phí, do vậy tạm thời làm giảm thu nhập ròng của niên độ báo cáo – niên độ lập dự phòng. Tuy nhiên điều đó lại hết sức cần thiết nhất là trong điều kiện giá cả hàng hoá trên thị trờng luôn biến động do nhiều yếu tố khách quan và chủ quan, đặc biệt với các loại thiết bị hiện đại. Quá trình lu chuyển dài sẽ làm giảm giá trị hàng hoá do hao mòn vô hình.
Đối với ngời mua, việc lập dự phòng phải thu khó đòi cũng là yêu cầu cần xem xét vì các hợp đồng công ty ký với khách hàng thờng có giá trị lớn, hình thức thanh toán chậm cũng nhiều.
Việc lập dự phòng đối với hàng hoá và khách hàng giúp cho công ty có sự chuẩn bị trớc những tổn thất có khả năng xảy ra và nếu không gặp các rủi ro đó, công ty sẽ có lợi hơn.
+ Thứ bảy: Khi hạch toán thuế nhập khẩu và thuế GTGT của hàng nhập khẩu, kế toán căn cứ vào tờ khai hải quan để ghi sổ. Để đơn giản và thuận tiện cho việc ghi chép, kế toán thờng phản ánh bút toán nộp thuế trớc. Đến cuối kỳ, kế toán tổng hợp lại và ghi một lần bút toán thuế. Cách ghi này mặc dù giảm đ- ợc số lần ghi chép trùng lắp song lại nảy sinh những vấn đề nh: khi xác định giá hàng nhập bao gồm giá mua + thuế nhập khẩu - giảm giá hàng mua (nếu có). Nếu cuối kỳ mới ghi bút toán tính thuế nhập khẩu thì giá hàng nhập trong kỳ không có thuế. Vì vậy, khi xuất hàng, việc tính giá vốn lại trở nên phức tạp, khó đối chiếu với hạch toán chi tiết.
+ Thứ tám: Việc xác định kết quả kinh doanh đợc tiến hành vào cuối năm đã không đảm bảo tính điều chỉnh tích cực của công ty. Nếu doanh nghiệp xác định kết quả kinh doanh theo quí thì kết qủa quí trớc sẽ đảm bảo cho công ty biết phải làm gì ở quí sau để từ đó khắc phục kịp thời những tồn đọng đã xảy ra.
+ Thứ chín: Về nhân sự trong bộ máy kế toán, hiện tại ngoài kế toán tr- ởng, bộ máy kế toán của AMECO chỉ có hai kế toán viên. Thực tế cho thấy, trong điều kiện nền kinh tế còn nghèo nàn, yếu kém về kỹ thuật, công nghệ thì việc nhập khẩu máy móc thiết bị hiện đại phục vụ sản xuất và các thiết bị phục vụ nghiên cứu khoa học là hoạt động cần thiết. AMECO hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu trong lĩnh vực Khoa học Kỹ thuật và Chuyển giao Công nghệ nên chắc chắn các giao dịch, số hợp đồng thực hiện thông qua AMECO trong những năm tới sẽ tăng lên và nh vậy khối lợng công việc mà kế toán phải thực hiện cũng lớn lên. Nh vậy với hai kế toán viên nh hiện nay sẽ rất khó khăn để hoàn thành khối lợng công việc.
Trên đây là tình hình chung về tổ chức quản lý hoạt động nhập khẩu và công tác hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu tại công ty Tự động hoá- Cơ khí- Môi trờng có cả những mặt u cũng nh mặt khuyết. Với mong muốn công ty ngày càng phát triển và bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả hơn, vừa đáp ứng yêu cầu của quản lý, vừa tuân thủ theo đúng chế độ.