Hồ sơ hoàn công là tài liệu, lý lịch của sản phẩm công trình xây dựng, bao gồm các vấn đề từ chủ trương ban đầu đến việc nghiên cứu, khảo sát thiết kế, thi công và các vấn đề khác có liên quan đến dự án, công trình đó. Hồ sơ hoàn công giúp cho :
- Các cơ quan quản lý trực tiếp công trình nắm được đầy đủ cấu tạo cụ thể, thực trạng ban đầu của công trình, nhằm khai thác, sử dụng đúng với khả năng thực tế của công trình và có biện pháp duy tu sửa chữa phù hợp nhằm đảm bảo tuổi thọ công trình được lâu dài.
- Các cơ quan nghiên cứu khi cần thiết tìm lại các số liệu liên quan đến công trình.
B. LẬP HỒ SƠ HOÀN CÔNG CÔNG TRÌNH:
- Được tổ chức thành các tập như sau :
Tập I : Các văn bản, tài liệu trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư và chuẩn bị xây dựng.
1. Quyết định phê duyệt chủ trương đầu tư.
2. Quyết định phê duyệt Dự án đầu tư xây dựng công trình . 3. Phương án đền bù giải phóng mặt bằng .
4. Văn bản thỏa thuận quy hoạch, thỏa thuận hoặc chấp thuận sử dụng hoặc đấu nối với công trình kỹ thuật bên ngoài hàng rào; đánh giá tác động môi trường.
5. Quyết định cấp đất của cơ quan có thẩm quyền .
6. Quyết định chỉ định thầu, phê duyệt kết quả lựa chọn các Nhà thầu và các hợp đồng giữa Chủ đầu tư với các Nhà thầu.
7. Các tài liệu chứng minh điều kiện năng lực của các Nhà thầu theo quy định.
- Hồ sơ năng lực đơn vị thí nghiệm hiện trường:
- Hồ sơ năng lực đơn vị quản lý môi trường:
Tập II : Các tài liệu liên quan đến thiết kế và thi công.
1. Phương án kỹ thuật khảo sát, báo cáo khảo sát xây dựng công trình.
2. Biên bản nghiệm thu kết quả khảo sát xây dựng.
3. Kết quả thẩm tra, thẩm định thiết kế; quyết định phê duyệt thiết kế bản vẽ thi công , kèm theo: hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công đã được phê duyệt ; chỉ dẫn kỹ thuật.
4. Biên bản nghiệm thu thiết kế xây dựng công trình.
5. Hồ sơ thiết kế bản vẽ triển khai thi công đã được chấp thuận bởi đơn vị Tư vấn giám sát.
6. Hồ sơ khảo sát địa chất bổ sung.
Tập III : Hồ sơ bản vẽ cấu tạo hoàn thành công trình.
III.1 Các kế hoạch, biện pháp kiểm tra, quản lý chất lượng công trình xây dựng - Kế hoạch quản lý chất lượng của Nhà thầu.
- Kế hoạch về an toàn lao động ,an toàn giao thông và vệ sinh môi trường.
- Danh sách nhân sự chủ chốt của Nhà thầu.
- Kế hoạch quản lý môi trường do Nhà thầu lập
- Biện pháp đảm bảo an toàn giao thông đường thủy do Nhà thầu lập.
- Đề cương khảo sát địa chất bổ.
- Đề cương thí nghiệm do đơn vị thí nghiệm lập.
- Báo cáo hoàn thành thi công xây dựng của Nhà thầu.
III.2 Những thay đổi và xử lý thiết kế (01 quyển) III.3 Thư chấp thuận của TVGS (01 quyển)
- Tập hợp các thư chấp thuận của Tư vấn giám sát về Nhân lực, các Thầu phụ, vật liệu … trong quá trình thi công.
III.4 Các hồ sơ liên quan khác
- Biên bản nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình - Biên bản nghiệm thu công việc xây dựng
III.5 Hệ thống tín hiệu – an toàn giao thông III.6 Bản vẽ hoàn công
C. SỐ LƯỢNG BỘ HỒ SƠ HOÀN CÔNG:
10 bộ theo hợp đồng ký kết
D. TRÁCH NHIỆM LẬP HỒ SƠ HOÀN CÔNG:
1. Trách nhiệm chính và chủ yếu lập hồ sơ hoàn công do nhà thầu, chủ đầu tư đảm nhận. Tư vấn giám sát có trách nhiệm phối hợp, giúp cho chủ đầu tư và nhà thầu trong suốt quá trình lập, hoàn thiện hồ sơ hoàn công.
Chủ nhiệm điều hành dự án chịu trách nhiệm chính giúp cho Chủ đầu tư cung cấp các văn bản hồ sơ trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư, chuẩn bị xây dựng, hồ sơ GPMB và mốc lộ giới để đưa vào hồ sơ hoàn công.
2. Hồ sơ hoàn công phải sắp xếp theo từng hạng mục công trình như trên, nếu quá dày sẽ đóng thành các tập thứ i cùng loại. Hồ sơ hoàn công phải có dấu, chữ kí của
o Dấu và chữ ký của chủ đầu tư.
o Dấu và chữ ký của nhà thầu thi công.
o Chữ ký của Kỹ sư thườngtrực tư vấn giám sát thi công.
3. Giám đốc điều hànhTVGS (thay mặt chủ đầu tư) cần soát xét kĩ hồ sơ hoàn công trước khi giao nộp.
4. Trách nhiệm thực hiện :
a) Chủ đầu tư có trách nhiệm cấp cho nhà thầu các hồ sơ : o Tập I :
o Tập II :
b) Các nhà thầu thi công chịu trách nhiệm tập hợp hồ sơ do chủ đầu tư cung cấp và hoàn tất các hồ sơ trong quá trình thi công :
o Tập III : E. QUI CÁCH :
1. Hồ sơ hoàn công được đóng thành từng quyển (tập) hoặc gấp (các bản vẽ) nhưng phải đánh số thứ tự, cho vào hộp cứng. Ngoài bìa các hộp hoặc các tập phải được ghi rõ bằng mực không phai : Dự án, công trình, loại hồ sơ …
2. Khổ của tập hoặc khổ gấp bản vẽ : A4.
3. Hồ sơ có thể đóng thành từng tập riêng theo loại công trình (Đường, cầu, cống…) thuận tiện cho công tác kiểm tra lưu trữ sau này.
4. Bản chính, bản sao :
o 02 bộ hồ sơ bản chính giao nộp cho cấp cao nhất theo qui định của dự án.
Các bộ còn lại là bản photocopy.
o Bản gốc là bản có chữ ký và dấu đỏ. Trường hợp không thể đủ điều kiện để có chữ ký và dấu đỏ của cấp ra văn bản đó kí đóng dấu sao y bản chính.