Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lí nhân sự là một kho dữ liệu trong đó cho phép lưu trữ, sắp xếp, tìm kiếm các thông tin liên quan đến các vấn đề nhân sự. Trong cơ sở dữ liệu này ta cần lưu trữ các thông tin liên quan tới đối tượng cần quản lí là các thông tin liên quan đến nhân sự, các thông tin là các thuộc tính liên quan đến nguồn nhân lực trong cơ quan, các thông tin bắt buộc phải có như họ tên, ngày sinh, trìng độ, khả năng của cán bộ,... các thông tin này kết hợp với các thông tin liên quan khác như thông tin về phòng ban, thông tin về quá trình khen thưởng, quá trình kỉ luật sẽ cho ta các thông tin tổng hợp, có giá trị liên quan đến cán bộ quản lí. Ngoài ra ta còn phải xây dựng các tệp lưu trữ để lưu trữ các danh muc liên quan đến cán bộ như danh mục dân tộc, danh mục tôn giáo, danh mục ngoại ngữ... Như vậy ta có thể phác hoạ các tệp dữ liệu của cơ sở dữ liệu như sau:
- Các tệp chứa các thông tin liên quan đến các cán bộ như : nhân viên - Các tệp danh mục: danh mục tôn giáo, danh mục dân tộc, danh mục phòng ban, danh mục chức vụ.
2. Các bảng sau:
- Bảng Giới tính (gt)
- Bảng Nhân viên (nhanvien) - Bảng Công tác (congtac) - Bảng Dân tộc (dontoc) - Bảng Học tập (hoctap) - Bảng Học vấn (hocvan) - Bảng Tôn giáo (tongiao) - Bảng Phòng ban (phongban) - Bảng chức vụ.
2.2 Thông tin đầu vào và đầu ra của hệ thống quản lý nhân sự
Luồng thông tin vào của hệ thống bao gồm ;
- Hồ sơ về cán bộ công nhân viên: Thông tin đầu vào này do chính cán bộ công nhân viên (CBCNV) của cơ quan cung cấp thông qua bản hồ sơ của mỗi CBCNV.
- Danh sách phòng ban: Đây là thông tin về phòng ban do lãnh đạo của Công ty cung cấp.
- Danh sách chức vụ: Là thông tin về các vị trí quản lý trong cơ quan. Thông tin này cũng được cung cấp bởi lãnh đạo của Công ty.
- Danh sách cán bộ công nhân viên trong tong phòng ban: Cho biết những thông tin về số lượng CBCNV trong mỗi phòng ban với họ tên, chức vụ và một số thông tin khác đi kèm. Thông tin này được cung cấp từ các phòng ban trong cơ quan.
- Ngoài ra còn có một số thông tin đầu vào khác phục vụ cho hệ thống.
Thông tin đầu ra của hệ thống
Thông tin ra là những thông tin đã xử lý và tổng hợp từ các thông tin vào. Thông tin ra chính là kết quả hoạt động của hệ thống. Nó phục vụ cho nhu cầu về thông tin của những người sử dụng hệ thống này và đáp ứng nhu cầu của cơ quan. Thông tin ra càng có chất lượng cao tức là đáp ứng tốt nhu cầu về thông tin của người sử dụng, nâng cao hiệu quả quản lý thì càng chứng tỏ hệ thống hoạt động tốt.
Trong hệ thống thông tin phục vụ quản lý nhân sự cho cơ quan, thì các thông tin đầu ra giúp cho ban lãnh đạo của doanh nghiêph theo dõi được các thông tin về cán bộ công nhân viên chức trong từng phòng ban, số lượng công nhân viên, chuyên môn, trình độ, lý lịch, kinh nghiệm làm việc,… của từng cán bộ công nhân viên.
Từ các thông tin đầu vào qua quá trình xử lý thu được các thông tin đầu ra:
* Thông kê nhân viên theo phòng ban * Thống kê nhân viên theo giới tính * Thống kê nhân viên theo học vấn