1, Bộ phận chịu trách nhiệm chính
_ Bộ phận chuyên tổ chức tiệc.
2, Tổ chức các cuộc họp chính
a, Người tổ chức các cuộc họp : Ban giám đốc nhà hàng
b, Các thành phần tham gia cuộc họp:
_Phó giám đốc tổ chức tiệc _ Bếp trưởng
_ Trưởng quầy bar _ Quản lý nhà hàng
_ Bộ phận tiếp phẩm _ Bảo vệ
c, Các cuộc họp
_ Cuộc họp thứ nhất: Thông báo nhận tiệc cho các bộ phận
_ Cuộc họp thứ hai: Lập kế hoạch nguyên vật liệu và nguồn nhân lực
_ Cuộc họp thứ ba: : Tiến hành sau khi tiệc diễn ra để nhận xét về quá trình và kết quả đạt được của các bộ phận
d, Mục đích cuộc họp
_ Phân công nhiệm vụ và quy định phối kết hợp giữa các bộ phận _ Mỗi bộ phận theo đó lập kế hoạch riêng
_ Kiểm tra và giám sát tiến độ thực hiện để kịp thời khắc phục.
_ Trên cơ sở các phương án thống nhất trưởng các bộ phận họp toàn thể nhân viên để phân công nhiệm vụ chung của bộ phân mình.
3, Giám sát công tác chuẩn bị
_ Theo kế hoạch đã thống nhất, đến các thời điểm những người chiu trách nhiệm trong từng mảng công việc giám sát việc tôt chức và kiểm tra kết quả theo đúng kế hoạch đặt ra.
_ Đến thời điểm trước giờ đón khách, kiểm tra lần cuối khâu chuẩn bị của tất cả các bộ phận từ trang trí ngoài trời, đặt ghế ngồi , đồng phục nhân viên, chuẩn bị sơ chế của bộ phận bếp…
4, Giám sát quá trình phục vụ tiệc
_ Quá trình diễn ra tiệc, người chịu trách nhiệm chính của buổi tiệc cũng như người đứng đầu các bộ phận trực tiếp giám sát qúa trình thực thi nhiệm vụ của nhân viên dưới quyền để kịp thời điều chỉnh những sai sót nếu có.
_ Trong một không gian tiệc ngoài trời gần biển, số lượng khách đông lại thêm vào nhiều thứ âm thanh tạo ra tiếng ồn làm cho việc truyền tin giữa người lãnh đạo với các trưởng bộ phận, giữa các bộ phận tác nghiệp cũng như giữa nhân viên với lãnh đạo nên thường các nhà hàng sử dụng thiết bị hỗ trợ để tạo điều kiện liên lạc thuận tiện.