I. Chèn bảng vào văn bản
Cấu trúc bảng (Table) gồm nhiều dòng (row), nhiều cột (column).
Giao giữa dòng gọi là ô (cell). Để tạo bảng ta thực hiện : 1. Đặt con trỏ vào vị trí cần tạo bảng
2. Vào Table\Insert\Table. Trong hộp thoại Insert Table xác định số dòng và số cột cần tạo tại :
- Number of columns : Số cột cần tạo - Number of rows : Số dòng cần tạo
Nếu muốn Word tự động tự động định bề rộng của các cột, chọn Fixed column
Width
3. Click Ok để hoàn tất việc tạo bảng
* Chú ý : Có thể thực hiện nhanh việc tạo bảng bằng cách Click vào biểu tợng Table ( ) trên thanh công cụ chuẩn
II. Thao tác trong bảng
1. Di chuyển con trỏ trong bảng
- Dùng các phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển con trỏ đến các
ô
- Phím Tab : di chuyển con trỏ sang ô bên phải. Khi gặp ô cuối cùng trong bảng, nếu nhấn Tab sẽ tạo thêm dòng mới
- Phím Enter : đa con trỏ xuống dòng của ô tơng ứng 2. Chọn 1 ô
Đặt con trỏ vào ô cần chọn, vào Table\select\cell chọn hay nhấn tổ hợp phím Shift + End
3. Chọn nhiều ô
Đa con trỏ đến ô đầu cần chọn, click and drag đến ô cuối 4. Chọn 1 dòng
Đặt con trỏ vào dòng cần chọn, vào Table\Select\Row
5. Chọn 1 cột
Đặt con trỏ vào cột cần chọn, vào Table\Select\column 6. Chọn cả bảng
Đặt con trỏ vào trong bảng, vào Table\Select\Table III. Thay đổi kích thớc cột, dòng
Cách 1 : Đa con trỏ chuột đến đờng phân cách cột hoặc dòng cần thay đổi khi thấy xuất hiện mũi tên 2 chiều thì click and drag để thay đổi
độ rộng cho cột hay chiều cao cho dòng
Cách 2 : Có thể thay đổi độ rộng cho cột hay chiều cao cho dòng trên thớc canh (Ruller) bằng cách đa con trỏ chuột đến biểu tợng (hiệu chỉnh cột) hoặc biểu tợng (hiệu chỉnh dòng) trên thớc canh.
Click and drag trên biểu tợng này để thay đổi cột, dòng IV. Chèn, xoá cột và dòng trong bảng
1. Chèn thêm cột
- Chọn cột muốn chèn thêm vào
- Vào Table\Insert, sau đó chọn 1 trong 2 chức năng sau:
Columns to the Left nếu muốn chèn thêm cột vào bên trái cột đã
chọn
Columns to the Right nếu muốn chèn thêm cột vào bên phải cột đã
chọn
2. Chèn thêm dòng
- Chọn dòng muốn chèn thêm vào
- Vào Table\Insert, sau đó chọn 1 trong 2 chức năng sau:
Rows Above nếu muốn chèn thêm dòng vào bên trên dòng đã chọn Rows Below nếu muốn chèn thêm dòng vào bên dới dòng đã chọn 3. Xoá dòng hoặc cột
- Chọn dòng hoặc cột cần xoá
- Vào Table\Delete\Rows để xoá dòng hoặc Table\Delete\Columns để xoá cột
V. Nối và tách ô trong bảng
1. Trộn (Merge) nhiều ô thành một ô
- Chọn các ô muốn nhập chung (trên cùng dòng, cùng cột hay trên nhiều dòng nhiều cột khác nhau)
- Vào Table\Merge cells 2. Tách một ô thành nhiều ô
- Chọn ô muốn tách
- Từ menu Table\Split cells. Trong hộp thoại Split cells
Xác định số cột cần tách trong khung Number of columns Xác định số dòng cần tách trong khung Number of rows - Click Ok để hoàn tất thao tác tách ô
3. Chia bảng
Chia một Table thành hai Table
a. Đặt con trỏ vào dòng muốn tách thành bảng (Table) thứ 2 b. Vào Table\Split Table
VI. Tạo đầu đề cho bảng
Một bảng biểu (Table) có thể chiếm nhiều trang nên cần thiết phải tạo lại tiêu đề cho bảng.
1. Chọn các dòng muốn tạo tiêu đề (thờng là các dòng chứa tiêu đề cột) 2. Vào Table\Heading Rows Repeat
Tiêu đề này chỉ tạo ra khi bảng đó sang trang mới VII. Sắp xếp trên bảng
1. Chọn các dòng cần sắp xếp
2. Vào Table\Sort. Trong hộp thoại Sort chọn cột và kiểu cần sắp xếp - Sort by : Chọn cột sắp xếp chính
- Then by : Chọn cột sắp xếp phụ
- Type : Xác định kiểu dữ liệu cần sắp xếp - Ascending : Sắp xếp theo thứ tự tăng dần - Descending : Sắp xếp theo thứ tự giảm dần
- Header row : Không sắp xếp dòng đầu tiên - No header row : Sắp xếp toàn vùng
3. Click Ok để hoàn tất VIII. Tính toán trên bảng
Để thực hiện tính toán trong bảng, ta phải chỉ định các ô đợc dùng
để tính toán
Word quy định : Một ô trong bảng đợc xác định bởi cặp địa chỉ cột dòng
A, B, C, ... chỉ tên cột ( tính từ trái sang phải) 1, 2, 3, .... chỉ số dòng
VÝ dô
Điểm toán Điểm hoá Điểm lý Tổng điểm
7 1 21
3 56 5
4 2 16
- Các ô chứa 7, 3, 4 có địa chỉ lần lợt là A2, A3, A4
* Tính D2 = A2 + B2 + C2. Các bớc thực hiện :
Bớc 1 : Đặt con trỏ vào ô muốn hiển thị kết quả tính toán (ô D2) Bớc 2 : Vào Table\Formula. Xuất hiện hộp thoại Formula
Bớc 3 : Win word đề nghị 1 công thức SUM(LEFT) trong khung Formula, nếu không muốn sử dụng ta có thể xoá đi
Bớc 4 : Trong khung Paste function (gồm 18 hàm thờng dùng), chọn hàm SUM. Word chèn hàm đã chọn vào khung Formula
Bớc 5 : Trong khung Formula gõ vào giữa cặp dấu ngoặc đơn các ô tham chiếu muốn dùng để tính toán
Dùng dấu phẩy (,) để tách từng ô riêng biệt VÝ dô SUM(A2, B2, C2)
Dùng dấu hai chấm (:) để chỉ định 1 vùng các ô, từ ô đầu tiên đến ô cuối cùng
VÝ dô SUM(A2:C2)
Bớc 6 : Click Ok để thực hiện tính tổng