I. Các kiểu dữ liệu
Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc ký tự đầu tiên gõ vào.
1. Kiểu số : Ký tự đầu tiên gõ vào là số, mặc định hiển thị ở phía bên phải của ô
2. Kiểu chuỗi : Ký tự đầu tiên gõ vào là chữ, mặc định hiển thị ở phía bên trái của ô.
Khi dữ liệu là kiểu số, muốn chuyển sang kiểu chuỗi ta phải thêm dấu nháy đơn vào trớc.
3. Dữ liệu kiểu công thức : Là các hàm hoặc các phép toán.
Ký tự đầu tiên gõ vào là dấu bằng (=) hoặc dấu cộng (+).
4. Dữ liệu kiểu ngày tháng : Nhập ngày tháng bình thờng với dấu phân cách là gạch ngang (-) hay gạch đứng (/).
II. Nhập và chỉnh sửa dữ liệu
1. Nhập dữ liệu : Muốn nhập dữ liệu vào ô nào, click tại ô
đó rồi nhập bình thờng hoặc click tại thanh công thức để nhập dữ liệu cho ô đang chọn, khi nhập xong gõ Enter.
Để nhập cùng một dữ liệu vào 1 vùng : Chọn vùng, nhập dữ liệu vào ô đầu tiên của vùng, gõ Ctrl + Enter.
2. Chỉnh sửa dữ liệu - Cách 1 :
+ Click chọn ô muốn chỉnh sửa
+ Click vào thanh công thức (hoặc nhấn phím F2) để sửa nội dung của ô đã chọn
- Cách 2 :
Double click vào ô cần chỉnh sửa
* Lu ý :
- Để huỷ việc nhập dữ liệu đang thực hiện vào 1 ô, Gõ phím ESC hoặc click tại nút Cancel trên thanh công thức - Để ghi đè dữ liệu mới vào 1 ô, click vào ô đó, gõ dữ liệu mới vào và nhấn Enter
3. Xoá dữ liệu
- Chọn ô cần xoá
- Edit \ clear \ All
II. Chọn vùng bảng tính 1. Chọn toàn bộ bảng tính
Click tại ô giao điểm giữa thanh tiêu đề cột và thanh tiêu
đề dòng (hoặc Ctrl + A).
2. Chọn 1 cột hoặc 1 dòng
Click tại ô tiêu đề cột hoặc dòng 3. Chọn nhiều dòng, nhiều cột
Click & drag tại thanh tiêu đề cột hoặc dòng 4. Chọn các ô đứng liền nhau
Click & drag trên khối muốn chọn
5. Chọn các ô, khối ô không đứng liền nhau
Nhấn giữ phím Ctrl và click hoặc click & drag để chọn các ô, khối ô không đứng liền nhau.
III. Chèn và xoá cột dòng 1. Chèn thêm cột
- Chọn vị trí muốn chèn (chọn 1 hoặc nhiều cột) - Insert \ Columns
2. Chèn thêm dòng
- Chọn vị trí muốn chèn (chọn 1 hoặc nhiều dòng) - Insert \ Rows
3. Xoá cột hoặc dòng
- Chọn cột hoặc dòng cần xoá
- Edit \ Delete
IV. Thay đổi độ rộng cột, chiều cao dòng 1. Thay đổi độ rộng cột
Cách 1 : Đa con trỏ chuột đến cạnh bên phải của cột tại ô tiêu đề, click & drag để chỉnh sửa
Cách 2 :
- Chọn 1 hoặc nhiều cột cần thay đổi
- Format \ Column \ Width, nhập chiều rộng cần thiết vào khung Column width
2. Thay đổi chiều cao của dòng
Cách 1 : Đa con trỏ chuột đến cạnh phía dới của dòng tại
ô tiêu đề, click & drag để mở rộng.
Cách 2 :
- Chọn 1 hoặc nhiều dòng
- Format \ Row \ Height, nhập chiều cao cần thiết vào khung Row height
V. Định dạng dữ liệu 1. Định dạng kiểu chữ
- Chọn vùng dữ liệu cần định dạng
- Format \ Cell (Ctrl + 1). Xuất hiện hộp thoại Format Cells
- Chọn các định dạng trong bảng Font, click Ok
2. Định dạng vị trí
Dữ liệu nhập vào có vị trí mặc định tuỳ theo từng kiểu dữ
liệu. Tuy nhiên ta có thể định dạng lại : - Chọn vùng dữ liệu cần định dạng
- Format \ Cell (Ctrl + 1). Xuất hiện hộp thoại Format Cells
- Chọn bảng Alignment
+ Khung Horizontal : Chọn cách hiển thị theo chiều ngang
+ Khung Vertical : Chọn cách hiển thị theo chiều dọc
+ Khung Orientation : Kiểu chữ đứng hoặc nghiêng (chỉnh độ nghiêng trong Degees)
- Click Ok 3. Định dạng số
- Chọn vùng dữ liệu cần định dạng
- Format \ Cell (Ctrl + 1). Xuất hiện hộp thoại Format Cells
- Chọn bảng Number
+ Trong khung Category chọn mục Number (có thể chọn Custom để định dạng lại số)
+ Decimal places : Lấy bao nhiêu số lẻ
+ Use 1000 Separator : Dùng dấu phẩy (,) phân cách hàng ngàn
+ Negative numbers : Chọn cách thể hiện số âm - Click Ok
4. Định dạng ngày tháng
Trong hộp thoại Format Cells, ở khung Category chọn mục Date và chọn cách hiển thị bên khung Type.
5. Kẻ khung cho bảng
- Chọn ô, vùng muốn kẻ khung
- Format \ Cell (Ctrl + 1). Xuất hiện hộp thoại Format Cells
- Chọn bảng Border. Chọn các dạng kẻ khung sau : + None : Không kẻ khung
+ Outline : Kẻ vòng chung quanh
+ Inside : Kẻ các đờng bên trong khối chọn + Style : Chọn dạng đờng kẻ
+ Color : Chọn màu - Click Ok
* Có thể chọn từng đờng kẻ trong khung Border VI. Sao chép dữ liệu
Cách 1 :
- Chọn vùng nguồn - Edit \ Copy (Ctrl + C)
- Chuyển ô chọn đến vị trí đích - Edit \ Paste (Ctrl + V)
Cách 2 :
- Chọn vùng nguồn
- Đa con trỏ chuột đến góc dới phải, con trỏ chuột sẽ chuyển thành dấu cộng (+), click & drag về phía muốn sao chÐp.