CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ MÁY TÍNH TOÀN THẮNG
2.1, Đặc điểm về chi phí, doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH công nghệ máy tính Toàn Thắng
2.1.1, Doanh thu bán hàng
Do đặc thù là một doanh nghiệp thương mại thuần tuý nên vấn đề tiêu thụ sản phẩm có ý nghĩa quyết định đến sự tồn tại và phát triển của Công ty. Nhận thức được điều đó nên Công ty đã đề ra nhiều biện pháp đẩy mạnh công tác bán hàng như: nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng hoá sản phẩm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Đẩy mạng công tác nghiên cứu thị trường, tăng cường tiếp thị sản phẩm để thương hiệu máy tính Toàn Thắng đến tận tay người tiêu dùng.
Việc tiêu thụ được kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan vừa để đảm bảo thủ tục đơn giản thuận tiện cho khách hàng. Do vậy, khách hàng đến với Công ty có nhu cầu về sản phẩm thì Công ty sẵn sàng đáp ứng với các phương thức, giá cả phải chăng và có thể lựa chọn hình thức thanh toán thích hợp.
Với mục đích xây dựng một công ty lớn mạnh trong lĩnh vực công nghệ thông tin, Công ty máy tính Toàn Thắng đã liên tục mở rộng thị trường không chỉ trong khu vực Hà Nội mà đã vươn xa ra các tỉnh như Hà Nam, Nam Định, Hà Tĩnh, TP. Hồ Chí Minh đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng và trở thành nhà cung cấp các sản phẩm tin học có chất lượng cao của các hãng nổi tiếng trên thế giới.
Hiện nay công ty Toàn Thắng đang áp dụng các phương thức bán hàng đa dạng như bán buôn, bán lẻ..., cung cấp sản phẩm đến tận tay người tiêu dùng
với các hình thức thanh toán đa dạng áp dụng cho từng đối tượng khách hàng khác nhau:
- Đối với hình thức bán buôn: công ty áp dụng từng mức giá đối với lượng sản phẩm mà khách hàng mua. Khách hàng có thể thanh toán tiền ngay hoặc thanh toán trả chậm dần cho đến hết giá trị lô hàng.
- Đối với hình thức bán lẻ: khách hàng của công ty Toàn thắng chủ yếu là những đơn vị nhà nước với những hợp đồng bảo trì bảo dưỡng máy văn phòng do vậy có thể thu tiền định kỳ của những đơn vị đó theo tháng, quý...
- Công ty Toàn Thắng cũng hiện đang bán hàng với hình thức ký gửi. Sau khi khách hàng chấp nhận thanh toán, công ty mới tiến hành hạch toán doanh thu bán hàng...
Doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền bán sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng bao gồm cả phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có). Số tiền bán hàng được ghi chép trên hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, hoặc thỏa thuận giữa người mua và người bán.
* Điều kiện ghi nhận doanh thu:
Theo quy định của chuẩn mực kế toán số 14- Doanh thu và thu nhập khác thì doanh thu bán hàng được ghi nhận chỉ khi giao dịch bán hàng đồng thời thỏa mãn 5 điều kiện:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua.
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá.
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
- Xác định được các khoản chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
* Doanh thu bán hàng tại Công ty Toàn Thắng được thực hiện theo nguyên tắc sau:
- Đối với sản phẩm, hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, doanh thu bán hàng là giá bán chưa thuế GTGT.
- Đối với sản phẩm, hàng hóa không thuộc diện chịu thuế GTGT, hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán.
- Đối với sản phẩm, hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, hoặc thuế xuất khẩu thì doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế tiêu thụ đặc biệt, hoặc thuế xuất khẩu).
- Những sản phẩm, hàng hóa được xác định là tiêu thụ, nhưng vì lí do về chất lượng, về quy cách kỹ thuật... người mua từ chối thanh toán, gửi trả lại người bán hoặc yêu cầu giảm giá và được Công ty chấp thuận; hoặc người mua mua hàng với khối lượng lớn được chiết khấu thương mại thì các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng này được theo dõi riêng biệt.
- Trường hợp trong kì công ty đã viết hóa đơn bán hàng và đã thu tiền bán hàng nhưng đến cuối kì vẫn chưa giao hàng cho người mua hàng, thì trị giá số hàng này không được coi là tiêu thụ và không được ghi vào TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”, mà chỉ hạch toán vào bên có TK 131 “Phải thu của khách hàng” về khoản tiền đã thu của khách hàng. Khi thực giao hàng cho người mua sẽ hạch toán vào TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” về trị giá hàng đã giao, đã thu trước tiền bán hàng, phù hợp với các điều kiện ghi nhận doanh thu.
Doanh thu bán hàng được công ty tổ chức theo dõi riêng cho từng loại hàng hoá theo mã hàng.
2.1.2, Các khoản giảm trừ doanh thu tại Công ty TNHH công nghệ máy tính Toàn Thắng
Với chính sách bán hàng cởi mở để khuyến khích người tiêu dùng, tạo sự tín nhiệm, Công ty cho phép khách hàng kiến nghị về chất lượng sản phẩm, thời hạn giao hàng của mình và giảm tiền cho khách hàng
Các khoản giảm trừ doanh thu tại công ty Toàn Thắng bao gồm: Giảm giá hàng bán, doanh thu hàng đã bán bị trả lại. Các khoản giảm trừ doanh thu là cơ sở để tính doanh thu thuần và kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán.
* Hàng bán bị trả lại là số sản phẩm, hàng hóa mà Công ty đã bán nhưng bị khách hàng trả lại do sản phẩm kém chất lượng, sai quy cách, chủng loại, sai thời hạn giao hàng.
* Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ được người bán chấp nhận trên số thỏa thuận cho số hàng hóa đã bán ra vì lý do hàng kém phẩm chất hay không đúng quy cách theo quy định trong hợp đồng kinh tế.
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
= Doanh thu
bán hàng - Các khoản giảm trừ doanh thu
2.2.3, Giá vốn hàng tiêu thụ
Trị giá vốn hàng tiêu thụ là toàn bộ các chi phí liên quan đến quá trình tiêu thụ, bao gồm trị giá vốn hàng xuất bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ. Việc xác định trị giá vốn hàng tiêu thụ là cơ sở để tính kết quả tiêu thụ.
2.2.3.1. Giá vốn hàng xuất bán:
Giá vốn hàng bán là trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa đã tiêu thụ.
Trị giá vốn
của hàng bán = Trị giá vốn của hàng
xuất bán + Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Trong đó:
Trị giá vốn của
hàng xuất bán = Trị giá mua của
hàng bán + Chi phí mua phân bổ cho hàng bán
Công ty đã tính trị giá mua của hàng đã bán theo phương pháp bình quân gia quyền:
Giá thực tế hàng xuất bán
= Số lượng hàng hóa xuất kho
x Đơn giá bình quân
2.3.3.2, Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp tính cho hàng tiêu thụ Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán hàng hóa, quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và một số khoản khác co tính chất toàn doanh nghiệp bao gồm các yếu tố sau: Chi phí lương, chi phí vật liệu bao bì, chi phí dụng cụ đồ dùng văn phòng, chi phí bảo hành sản phẩm, phí lệ phí, chi phí dịch vụ mua ngoài như điện nước điện thoại và chi phí bằng tiền khác.
Cuối kỳ, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được kết chuyển để xác định kết quả tiêu thụ.
2.3.4, Kết quả tiêu thụ
Kết quả tiêu thụ là số chênh lệch giữa doanh thu bán hàng thuần với giá vốn hàng đã bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Kết quả tiêu thụ là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh, được biểu hiện qua chỉ tiêu lãi hoặc lỗ về tiêu thụ.
Lãi (lỗ) về
tiêu thụ = Doanh
thu thuần - Giá vốn
hàng bán - Chi phí bán hàng, chi phí QLDN Việc xác định kết quả tiêu thụ được tiến hành vào cuối kỳ.
2.2, Kế toán chi phí
2.2.1, Kế toán giá vốn hàng bán
Phương pháp xác định giá vốn hàng bán: công ty áp dụng phương pháp tính giá trung bình tháng
*Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán giá vốn hàng bán kế toán sử dụng tài khoản TK 632 - Giá vốn hàng bán. Ngoài ra còn sử dụng tài khoản liên quan TK 156 - Hàng Hoá
* Chứng từ sử dụng để xác định giá vốn hàng bán bao gồm các chứng từ về hàng hoá sau:
- Phiếu nhập kho, xuất kho - Hoá đơn GTGT
- Phiếu thu
- Giấy báo Nợ, giấy báo Có của Ngân hàng - Phiếu nhập kho (với hàng bán bị trả lại)
Hàng ngày căn cứ vào các bộ chứng từ này, phòng kinh doanh sẽ gửi tới phòng kế toán, kế toán tiêu thụ hàng hoá có nhiệm vụ nhập các số liệu có liên quan đến các nghiệp vụ bán hàng.
Hiện nay công ty áp dụng phần mềm kế toán do vậy sau khi chứng từ được kế toán cập nhật, số liệu sẽ được phần mềm tự động hạch toán và phản ánh đồng thời trên các sổ kế toán.
*Các số sử dụng để hạch toán giá vốn bao gồm:
- Sổ chi tiết TK 156- Hàng hoá
- Sổ chi tiết TK 632- Giá vốn hàng bán
- Sổ nhật ký bán hàng, mua hàng
* Quy trình hạch toán: Cuối ngày, kế toán tổng hợp các hoá đơn chứng từ phát sinh, kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của các hoá đơn. Kế toán căn cứ vào các hoá đơn chứng từ đó tiến hành cập nhập vào phiếu nhập kho. Cuối tháng kế toán tổng hợp sẽ chạy giá trung bình để xác định giá vốn của hàng xuất kho trong tháng bình (toàn bộ bút toán xác định giá vốn máy tính sẽ tự động thực hiện).
* Trình tự nhập liệu, kết xuất:
VD: Ngày 21/11/2008 Nhập Notebook T61-A18 của CN Công ty nuôi trồng thuỷ sản - Seatic Hà Nội theo hoá đơn GTGT số 18282 , số lượng 02 chiếc, đơn giá chưa thuế là 18.060.000đ thuế 5%.
Quy trình nhập liệu như sau:
Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 18282 ngày 21/11/2008 kế toán thực hiện các bước như sau:
- Trên màn hình giao diện, chọn phân hệ “kế toán mua hàng và các khoản phải trả”, vào cập nhập số liệu “Phiếu nhập mua hàng”
- Ấn nút “ Mới” để nhập thêm chứng từ mới, - Nhập lần lượt các thông tin:
+ Mã khách: Gõ 0 rồi ấn Enter, sau đó ấn F5 để lọc tìm mã khách CN Công ty nuôi trồng thuỷ sản - Seatic Hà Nội trong danh sách khách hàng, máy sẽ tự động hiện lên tên khách hàng, địa chỉ và mã số thuế.
+ Diễn giải: Notebook T61-A18 + Số chứng từ: 21003
+ Ngày chứng từ: 21/11/2008
+ Ngày hạch toán: 21/11/2008 + TK: 331
+ Mã hàng: Gõ 0 rồi ấn Enter sau đó ấn F5 để tìm mã hàng của mặt hàng Notebook T61-A18.
Máy sẽ tự động hiện lên tên hàng, đơn vị tính , tài khoản nợ...nhập số lượng và giá tiền sau đó ấn Enter để nhập tiếp thuế xuất 5% số hoá đơn, ngày hoá đơn và tài khoản thuế 1331
Nhấn nút Lưu để lưu, màn hình cập nhập " Phiếu nhập mua hàng" như sau:
Bảng 2.1: Màn hình cập nhập Phiếu nhập mua
Cuối tháng kế toán sẽ vào phân hệ " kế toán hàng tồn kho" cập nhập số liệu
"tính giá trung bình” máy sẽ tự động tính giá trung bình tháng của các mặt hàng rồi cập nhập vào các phiếu xuất kho.
Bảng 2.2: Màn hình cập nhập tính giá trung bình
Sau khi cập nhập số liệu, phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhập vào các sổ chi tiết các tài khoản liên quan 632, 156..., các sổ nhật ký đặc biệt, nhật ký chung, sổ cái
Bảng2.3 : Sổ chi tiết tài khoản 632
Địa chỉ: 105 Chùa Láng, Đống Đa, Hà Nội
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán
Tháng 11/2008
ĐVT: đồng NT
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
TK đối ứng
Số phát sinh Số dư
SH NT Nợ Có Nợ Có
Số dư đầu kỳ 0
03/11 HĐ58925 03/11 Mouse Mitsumi 156 878 601 03/11 HĐ58926 03/11 Key/Mouse Mitsumi 156 1 757 735
… … … .. .... ...
21/11 HĐ67864 21/11 Notebook T61-A18 156 36 347 238
… … … .. .... ...
30/11 PKT3001 30/11 Kết chuyển giá vốn
tháng 11/2008 911 503 628 530
Cộng số phát sinh 503 628 530 503 628 530
Số dư cuối kỳ 0
Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Nguồn: phòng kế toán
Bảng2.4: Sổ cái tài khoản 632
Đơn vị: Công ty TNHH Công Nghệ Máy Tính Toàn Thắng Địa chỉ: 105 Chùa Láng, Đống Đa, Hà Nội
SỔ CÁI
Tháng 11 Năm 2008
Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán
ĐVT: đồng NT
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải NK
C
TK đối ứng
Số phát sinh
SH NT Nợ Có
Số dư đầu kỳ 0
03/11 HĐ58925 03/11 Mouse Mitsumi X 156 878 601 03/11 HĐ58926 03/11 Key/Mouse Mitsumi X 156 1 757 735
… … … .. .... ...
21/11 HĐ67864 21/11 Notebook T61-A18 X 156 36 347 238
… … … .. .... ...
30/11 PKT3001 30/11 Kết chuyển giá vốn
tháng 11/2008 X 911 503 628 530
Cộng số phát sinh 503 628 530 503 628 530 Số dư cuối kỳ
Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Nguồn: Phòng kế toán
2.2.2, Kế toán chi phí bán hàng
* Nội dung:
Khi thực hiện quá trình bán hàng hóa, công ty phải bỏ ra các chi phí để phục vụ cho khâu bán hàng và các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp bao gồm các chi phí về tiền lương nhân viên, chi phí vật liệu, dụng cụ đồ dùng, các khoản thuế, phí, lệ phí, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác.
* Tài khoản sử dụng
Công ty cũng hạch toán chung chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK 642- gọi chung là chi phí quản lý doanh nghiệp.
Các tài khoản chi tiết - TK 6421: Chi phí bán hàng - TK 6422: Chi phí QLDN - TK 6423: Đồ dùng văn phòng
- TK 6425: Phí, lệ phí
- TK 6426: Dịch vụ mua ngoài - TK 6428: Dịch vụ bằng tiền khác
* Chứng từ sử dụng:
- Các hoá đơn thanh toán các dịch vụ mua ngoài như điện, nước, điện thoại - Bảng phân bổ tiền lương và BHXH,
- Phiếu chi, Giấy báo Nợ…
* Các sổ sử dụng
Căn cứ vào các chứng từ này kế toán cập nhật vào máy tính, máy tính sẽ tự động hạch toán để lên sổ chi tiết TK 642 và tổng hợp lên sổ Cái TK 642.
* Quy trình hạch toán
- Hạch toán chi phí liên quan đến công tác quản lý doanh nghiệp:
VD: Căn cứ vào bảng phân bổ chi phí trả trước ngắn kế toán sẽ tiến hành định khoản như sau:
Nợ TK 6422: 5.800.000
Có TK 142: 5.800.000
- Trên màn hình giao diện "Chứng từ phải thu khác" kế toán ấn nút “ Mới”
để nhập thêm chứng từ mới, và nhập lần lượt các thông tin:
+ Mã khách: Gõ 0 rồi ấn Enter, sau đó ấn F5 để lọc tìm mã khách Công ty TNHH công nghệ máy tính Toàn Thắng trong danh sách khách hàng, máy sẽ tự động hiện lên tên công ty, địa chỉ và mã số thuế.
+ Diễn giải: Hạch toán chi phí trả trước tháng 11 + Số chứng từ: HT142
+ Ngày chứng từ: 29/11/2008 + Ngày hạch toán: 29/11/2008
+ TK Nợ: 6422 + TK Có: 142 + Phát sinh có 5.800.000đ
Nhấn nút Lưu để lưu, màn hình cập nhập " Chứng từ phải thu khác" như sau:
Bảng 2.5: Màn hình cập nhâp " Chứng từ phải thu khác":
- Hạch toán chi phí liên quan đến quá trình mua, bán hàng:
VD: Ngày 14/11/2002, Kế toán viết phiếu chi thanh toán tiền mua hồ sơ thầu của Cục Bảo Trợ Xã Hội với số tiền là 300.000đ.
Kế toán phiếu chi tiền, tiến hành định khoản:
Nợ TK 6421: 300.000
Có TK 1111: 300.000 Quy trình cập nhập liệu phiếu chi tiền:
Trên màn hình giao diện "Phiếu chi tiền" kế toán ấn nút “ Mới” để nhập thêm chứng từ mới, và nhập lần lượt các thông tin tương tự như chứng từ phải thu khác .
Bảng 2.6: Màn hình cập nhập “ phiếu chi tiền mặt”
- Hạch toán lương cho cán bộ CNV:
VD: Ngày 30/11/2008, kế toán tiền lương và chi phí sẽ tính số lương phải trả cho cán bộ công nhân viên, sau đó tiến hành thanh toán lương cho nhân viên bằng tiền mặt. Tổng số tiền lương phải trả trong tháng 11/2008 là 34.904.800đ Bút toán ghi nhận chi phí tiền lương:
Nợ TK 6422: 34.904.800
Có TK 334 34.904.800
Bút toán trả lương nhân viên trong tháng 10/2008 vào ngày 8/11/2008 Nợ Tk 334 34.904.800
Có TK 1111 34.904.800
Sau khi thực cập nhập chứng từ gốc vào phần mềm, máy sẽ tự động cập nhập vào sổ chi tiết, sổ Nhật ký chung và sổ Cái các tài khoản có liên quan
Bảng 2.7: Sổ chi tiết tài khoản 6421
Đơn vị: Công ty TNHH Công Nghệ Máy Tính Toàn Thắng Địa chỉ: 105 Chùa Láng, Đống Đa, Hà Nội
SỔ CHI TIẾT
Tài khoản 6421:Chi phí bán hàng Tháng 11/2008
ĐVT: đồng NT
ghi sổ
Chứng từ Diễn giải TK
đối ứng
Số phát sinh Số dư
SH NT Nợ Có Nợ Có
Số dư đầu kỳ 0
14/11 PC175 14/11 TT tiền mua hồ sơ thầu 1111 300 000
30/11 PKT1101 30/11 Kết chuyển chi phí bán
hàng tháng 11/2008 911 300 000
Cộng số phát sinh 300 000 300 000
Số dư cuối kỳ 0
Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Nguồn: Phòng kế toán