HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CHI PHÍ, DOANH THU VÀ
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ MÁY TÍNH TOÀN THẮNG 3.1, Đánh giá thực trạng kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty Toàn Thắng
3.1.1, Những ưu điểm:
Trong hoạt động kinh doanh nói chung phần hành kế toán chi phi, doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ là phần hành rất quan trọng, đặc biệt đối với hoạt động kinh doanh dịch vụ nói riêng phần hành này là quan trọng nhất. Từ đặc điểm của hoạt động cung cấp dịch vụ cho thấy, quá trình cung cấp dịch vụ phục vụ khách hàng cũng chính là quá trình tiêu thụ dịch vụ đó, sản phẩm của quá trình này không có hình thái vật chất vì thế việc hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ càng cần phải chú trọng. Đây chính là khâu cuối cùng trong quá trình luân chuyển vốn của doanh nghiệp để chuyển sang hình thái tiền tệ, thể hiện được kết quả và khả năng kinh doanh của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán.
Hoàn thiện kế hoạch này là một vấn đề thực sự cần thiết trong tất cả các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ, vì:
- Khi quá trình tiêu thụ và hạch toán tiêu thụ được hoàn thiện điều đó có nghĩa và việc sử dụng hệ thống tài khoản sẽ tạo điều kiện rất thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát công tác kế toán toàn công ty. Việc hạch toán tiêu thụ đúng đắn sẽ phản ánh được toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty, điều đó cho thấy bộ máy kế toán cung cấp thông tin, số liệu chính xác cho nhà quản trong doanh nghiệp trong việc ra quyết định cũng như các cơ quan Nhà nước trong việc giám sát quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
- Hoàn thiện quá trình này giúp cho việc hoàn thiện sổ sách của doanh nghiệp. Ngoài hệ thống sổ sách theo quy định, doanh nghiệp cần bổ sung những loại sổ sách chi tiết cần thiết nhằm cung cấp thông tin một cách chính xác và cụ thể nhất tạo điều kiện cho các nhà quản lý hoạch định chiến lược kinh doanh hợp lý cũng như những thông tin bổ ích cho các đối tượng quan tâm. Việc ghi chép chi tiết theo tháng, quý…tạo điều kiện cho công tác kiểm
điểm ghi nhận doanh thu và một số đặc điểm riêng khác của hoạt động kinh doanh dịch vụ, kết cấu sổ gọn nhẹ, giảm bớt khối lượng công việc ghi chép mà vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin kinh tế tài chính cho mọi đối tượng quan tâm.
- Để công tác tổ chức hạch toán kế toán ngày càng hoàn thiện hơn, phù hợp với điều kiện thực tế tại Công ty, đảm bảo đúng chế độ kế toán Việt Nam thì công tác tổ chức hạch toán kế toán cần phải hoàn thiện hơn nữa.
Mục tiêu hoàn thiện tổ chức hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là biện pháp mang tính khả thi, có hiệu quả cao đòi hỏi một khoản chi phí thấp, hợp lý. Vì vậy, quan điểm cơ bản của việc hoàn thiện là phải dựa vào nguồn nhân lực, vật lực hiện có cũng như dựa vào bộ máy quản lý hiện có phù hợp với quy mô của Công ty
Công ty Toàn Thắng là một doanh nghiệp tư nhân, thành lập chưa lâu, nhất là được thành lập trong điều kiện nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt cộng với không ít biến động về tổ chức và sự thay đổi chính sách, phải trải qua những giai đoạn thăng trầm khác nhau. Song qua hoạt động và các báo cáo của Công ty, ta thấy Công ty không những đứng vững trong cạnh tranh mà còn không ngừng phát triển.
Trong nền kinh tế thị trường đầy thử thách buộc Công ty phải tự mình kinh doanh có lãi, tự chủ về tài chính. Lãnh đạo của Công ty đã đưa ra nhiều giải pháp kinh tế có hiệu quả nhằm khắc phục mọi khó khăn của Công ty để hoà nhịp với cơ chế thị trường.
Doanh thu cũng như lợi nhuận của Công ty không ngừng tăng lên theo từng năm kéo theo đó là việc Công ty đã mạnh dạn đầu tư , thay trang thiết bị cũ bằng các máy móc hiện đại, tăng cường tiếp thị, tìm kiếm khách hàng, đa dạng hóa sản phẩm., nâng cao trình độ nghiệp vụ nhân viên để theo kịp tiến độ phát triển của nền kinh tế thị trường. Kết quả đó là sự phát triển mạnh mẽ của
Công ty trong những năm gần đây. Tuy nhiên, đó chỉ là nhưng bước đi khởi đầu còn có những cơ hội và thách thức mới trong giai đoạn phát triển tiếp theo.
Để có được những thành công đó phải kể đến sự cố gắng nỗ lực của toàn thể cán bộ nhân viên. Công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng được Công ty thực sự coi trọng, thường xuyên củng cố và đáp ứng kịp thời các yêu cầu quản lý và hạch toán. Công ty đã xây dựng bộ máy quản lý chặt chẽ, lựa chọn những cán bộ có trình độ chuyên môn giỏi, có tinh thần trách nhiệm, có lòng say mê nghề nghiệp.
Cùng với sự phát triển của bộ máy quản lý, bộ máy kế toán đã không ngừng trưởng thành về mọi mặt, đáp ứng kịp thời công tác quản lý và hạch toán của Công ty, đóng góp không nhỏ vào công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng. Thấy được vai trò của kế toán, Công ty đã xây dựng bộ máy kế toán tương đối vững vàng với đội ngũ cán bộ với trình độ chuyên môn cao, được phân công, phân nhiệm rõ ràng. Chính sự phân công rõ ràng đã tạo nên sự chuyên môn hóa trong công tác kế toán, tránh sự chồng chéo trong công việc, từ đó nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài chính kế toán trong Công ty. Mặc dù có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhưng Công ty vẫn quyết toán nhanh chóng nhằm đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời, đầy đủ và chính xác.
Kế toán doanh thu của Công ty đã phản ánh, chặt chẽ, toàn diện về tài sản, tiền vốn của Công ty, cung cấp mọi thông tin một cách chính xác và kịp thời phục vụ tốt cho công tác quản lý, phân tích, lập kế hoạch và công tác lãnh đạo.
Công tác kế toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty được dựa trên căn cứ khoa học, dựa trên đặc điểm, tình hình thực tế của Công ty và vận dụng sáng tạo chế độ kế toán hiện hành. Công ty đã tiến hành quản lý và đánh giá doanh thu, hoạch toán chính xác kết quả bán hàng, theo dõi quá
mà xác định kết quả kinh doanh ở từng thời điểm.
Công ty tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung rất phù hợp với quy mô và chức năng của Công ty. Hình thức này kết hợp chặt chẽ giữa ghi chép thời gian và ghi chép hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, thuận tiện cho việc kiểm tra và đối chiếu số liệu, lập được báo cáo kịp thời. Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng hóa, kế toán phản ánh nội dung đầy đủ vào các chứng từ theo mẫu quy định của Bộ tài chính. Mọi chứng từ kế toán đã sử dụng được sắp xếp phân loại, bảo quản và lưu trữ theo đúng quy định của chế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán của Nhà nước.
Công tác kế toán Công ty thực hiện một cách khoa học hợp lý và tương đối hoàn thiện đáp ứng được phần nào yêu cầu đặt ra đối với công tác kế toán của một doanh nghiệp có quy mô nhỏ, hoạt động kinh doanh phong phú đa dạng cũng như yêu cầu đối với việc cung cấp thông tin trong quản lý kinh tế.
Trước hết, công tác kế toán bán hàng đã xác định kết quả ở Công ty đảm bảo cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác và rõ ràng các thông tin cần thiết phục vụ cho yêu cầu quản lý của Công ty.
Công tác kế toán ban đầu của nghiệp vụ bán hàng hóa được thực hiện khá tốt. Sổ sách chứng từ được trình bày rõ ràng, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ phát sinh và được lưu trữ một cách cẩn thận và khoa học. Toàn bộ hệ thống chứng từ phát sinh được luân chuyển qua các cán bộ kế toán liên quan để vào sổ diễn ra khá nhịp nhàng và đúng thời hạn.
Phần mềm kế toán công ty sử dụng rất đơn giản, dễ dùng và cũng tương đối phù hợp với tình hình kế toán của công ty. Quy mô công ty nhỏ, vốn ít, việc sử dụng phần mềm cũng đòi hỏi chi phí thấp,và phần mềm SIFA có chi phí thấp, vừa với khả năng của công ty. Bộ máy kế toán được rút gọn, cũng nhờ sử dụng phần mềm kế toán vào trong công việc nên công việc kế toán hàng ngày và cuối tháng cũng đơn giản đi rất nhiều. Bộ máy kế toán có sự phân công
công việc tương đối khoa học, khiến cho công việc kế toán không bị chồng chéo mà vẫn đảm bảo hoàn thành tốt khối lượng công việc phát sinh trong các kỳ kế toán.
Về phương thức thanh toán: Công ty áp dụng các phương thức thanh toán đa dạng, trả ngay hoặc trả sau giúp cho khách hàng cũng như Công ty có thể quay vòng vốn với hiệu quả cao nhất.
Đối với việc tính giá vốn hàng bán, Công ty sử dụng phương pháp tính giá vốn trung bình. Bên cạnh việc giảm được khối lượng tính toán, phương pháp này rất phù hợp với đặc điểm các mặt hàng kinh doanh của Công ty, đồng thời giúp cho Công ty hạn chế được những rủi ro mà biến động thị trường đem lại.
Bên cạnh kế toán tổng hợp, kế toán Công ty đã mở các TK chi tiết, sổ chi tiết phục vụ cho kế toán quản trị, đảm bảo theo dõi được tình hình bán hàng, thanh toán tiền hàng giữa khách hàng với Công ty đầy đủ, rõ ràng.
Việc ghi nhận doanh thu bán hàng được kế toán thực hiện đúng theo nguyên tắc, đồng thời phản ánh đầy đủ doanh thu, chi phí, xác định thuế, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính toán kết quả hoạt động kinh doanh.
Công tác kế toán xác định kết quả bán hàng ở công ty dễ thực thi, cách tính đơn giản và tổng kết tính toán một cách chính xác, giúp cho ban lãnh đạo của công ty thấy được xu hướng kinh doanh trong thời gian tới, để đầu tư vào các mặt hàng có hiệu quả.
3.1.2, Nhược điểm
Bên cạnh những kết quả đạt được trong công tác hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ, kế toán Công ty còn có một số hạn chế có thể khắc phục được để hoàn thiện hơn:
Công ty không áp dụng việc chiết khấu thương mại. Việc này đã làm
thương mại đồng nghĩa với việc những khách hàng mua với khối lượng hàng hóa lớn cung như khách hàng mua với khối lượng nhỏ, đều phải mua với một giá chung không được giảm giá, do đó không tạo được động lực để kích cầu.
Toàn bộ chi phí mua hàng hóa phát sinh trong kỳ đều được công ty hạch toán vào TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp, cuối kỳ kết chuyển hết vào TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Do vậy, khi tính trị giá vốn của hàng hóa xuất bán trong kỳ không chính xác vì nó không bao gồm chi phí thu mua hàng hóa.
Hình thức thanh toán của công ty có cho khách hàng mua chịu một thời gian dẫn đến tình trạng trả không đúng hạn, thậm chí không trả được nợ. Ngòai ra, nó còn khiến cho vòng quay vốn trong doanh nghiệp diễn ra chậm.
Kế toán xác định kết quả chưa làm chi tiết, chỉ mới làm đến khâu tổng hợp để biết lợi nhuận đạt được của công ty trong từng kỳ kế toán. Như vậy, giám đốc chưa thể biết được tình hình lãi lỗ của từng mặt hàng
3.2, Hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty TNHH công nghệ máy tính Toàn Thắng
Xuất phát từ những tồn tại trong công tác tổ chức kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Công nghệ máy tính Toàn Thắng em xin đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả của kế toán thành phẩm,tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả bán hàng trong công ty
3.2.1, Kiến nghị về chứng từ kế toán
Do giám đốc xiết chặt công tác quản trị trong công ty nên quá trình luân chuyển chứng từ diễn ra qua nhiều khâu rất phức tạp. Hơn nữa, hàng ngày chứng từ phát sinh ra rất nhiều. Việc cập nhập chứng từ không được kịp thời sẽ là một hạn chế trong công tác quản lý.
Đối với mỗi một hợp đồng bán hàng được ký kết giữa công ty và khách hàng luôn có sự thoả thuận rõ ràng để đạt được sự nhất trí của hai bên sao cho
hai bên cùng có lợi. Với trường hợp bán buôn cho khách hàng theo phương thức chuyển hàng, Công ty nên yêu cầu khách hàng đặt trước một khoản tiền hàng. Đồng thời Công ty tiến hành lập ngay hoá đơn GTGT cho khách hàng để đảm bảo hàng vận chuyển trên đường có giấy tờ hợp pháp.
Đối với trường hợp hàng mua về xuất trực tiếp cho khách thì không nên lập phiếu xuất kho để phản ánh chính xác lượng hàng hoá tồn kho hiện có.
Công ty cũng nên biên bản kiểm nghiệm vật tư công cụ, sản phẩm, hàng hoá vì đặc thù các mặt hàng của công ty là các thiết bị, máy móc nên cần kiểm tra kỹ càng về hàng hoá
Bảng3.1 : Mẫu biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Đơn vị:
Địa chỉ:
Mẫu: 03/VT
(Ban hành theo QĐ48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 Của BTC
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Hàng hoá (Vật tư, công cụ, sàn phẩm)
Ngày....tháng...năm.... Số...
- Căn cứ… số….ngày…tháng…năm…của…
+Ông/bà: Chức vụ. Đại diện Trưởng ban
+Ông/bà: Chức vụ. Đại diện Uỷ viên
+Ông/bà: Chức vụ. Đại diện Uỷ viên
Đã kiểm nghiệm các loại:
Ý kiến của ban kiểm nghiệm:
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
3.2.2, Kiến nghị về tài khoản
* Sử dụng thêm các tài khoản 521
-Thực tế hiện nay ở Công ty chưa sử dụng tài khoản: 521-Chiết khấu thương mại
-Xuất phát từ chính sách bán hàng hiện nay của Công ty chủ yếu là bán hàng trực tiếp, mỗi lần khách hàng mua của Công ty với khối lượng tương đối lớn .Nhưng hiện tại với những khách hàng này ngoài những ưu đãi về thanh toán chậm, gia hạn thời gian trả nợ và phương thức thanh toán., thì hiện tại Công ty vẫn chưa thực hiện việc chiết khấu thương mại cho khách hàng theo khối lương hàng mua do vậy vẫn chưa khuyến khích khách hàng mua với số lượng lớn hơn nữa.Việc thực hiện chiết khấu thương mại ngoài việc giúp tăng khối lượng tiêu thụ cho công ty thì khi mở thêm tài khoản 521-Chiết khấu thương mại sẽ giúp Công ty theo dõi tốt hơn tình hình tiêu thụ sản phẩm như:
Đối tượng khách hàng mua nhiều nhất, mặt hàng nào tiêu thụ được nhiều nhất, qua đó sẽ góp phần xây dựng được chính sách bán hàng phù hợp. Hơn nữa khi Tài khoản 521 cũng giúp phản ánh tốt tình hình thực hiện chính sách bán hàng, các khoản chiết khấu và các khoản có ý nghĩa là chiết khấu thương mại qua đó tính toán chính xác doanh thu thuần trong kỳ khi xác định kết quả bán hàng trong kỳ
* Đối với việc sử dụng tài khoản 521-Chiết khấu thương mại.
- Hiện nay công ty mới chỉ dừng lại ở việc có chính sách thanh toán ưu
khuyến khích khách hàng thường xuyên mua hàng và với khối lượng nhiều hơn, qua đó sẽ thúc đẩy việc tiêu thụ thành phẩm cho Công ty. Hiện nay việc thực hiên chiết khấu thương mại thực hiện theo Thông tư 120/2003/TT-BTC ngày 12/12/2003 về xác định giá bán chiết khấu thương mại ghi trên hoá đơn bán hàng.
Khi thực hiện chiết khấu thương mại kế toán thực hiện các bút toán:
+Phản ánh số chiết khấu thương mại thực tế phát sinh trong kỳ:
Nợ TK 521 : Chiết khấu thương mại Nợ TK 33311 : Thuế GTGT phải nộp
Có TK111,112, 131 : Tổng số tiền phải thanh toán +Cuối kỳ kết chuyển khoản chiết khấu thương mại:
Nợ TK511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 521 : Chiếu khấu thương mại
Công ty cũng nên sử dụng thêm tài khoản để hạch toán riêng giữa doanh thu bán buôn và bán lẻ giúp cung cấp thông tin tôt hơn cho nhà quản lý
3.2.3, Kiến nghị về sổ kế toán
Nên mở sổ chi tiết TK 5111- doanh thu bán hàng của từng nhóm mặt hàng, như vậy sẽ theo dõi được kĩ lưỡng doanh số của từng nhóm mặt hàng để có đề ra được biện pháp quản trị tốt hơn.
Tuy nhiên, có thể việc chi tiết như thế sẽ gây kho khăn cho kế toán song nếu thực hiện trên phần mềm kế toán thì công việc đó lại trở nên đơn giản hơn.
Sổ chi tiết TK 5111 nên theo dõi cả số lượng hàng bán ra, và đơn giá hàng bán, như vậy việc quản lý sẽ chi tiết hơn, phục vụ tốt hơn cho công tác kế toán quản trị.