3.2.2.1. Cơ sở của giải pháp:
Như đã phân tích trực trạng công tác đào tạo ở trên, ta thấy quy trình đào tạo tại Công ty Điện lực Lai Châu còn tồn tại hạn chế cần phải khắc phục như:
- Công tác xác định mục tiêu đào tạo không rõ ràng. Có mục tiêu đến thì mới tạo cho người lao động có động lực học tập tu dưỡng. Trên thực tế để có thể lượng hoá được những kiến thức kĩ năng đào tạo được rất khó.
- Việc lựa chọn đối tượng đào tạo chưa được chính xác do Công ty đang áp dụng Bảng mô tả công việc đối với ngươì lao động. Tuy nhiên do tình hình thực tế, các ví trí công việc cũng chưa được ổn định. Khi có sự thay đổi việc cập nhật lại chưa được kịp thời.
- Kết quả đào tạo chưa cao, đối với người lao động nhìn chung họ đều trả lời chỉ tiếp thu được một phần kiến thức và việc áp dụng nó vào công việc là chưa cao. Vì vậy cấn khắc phục và đổi mới để phù hợp yêu cầu công việc của người lao động.
- Việc lựa chọn phương pháp đào tạo chưa hợp lý, chưa đa dạng hóa các loại hình đào tạo, công tác theo dõi đánh giá và sử dụng lao động sau đào tạo chưa hợp lý.
Ngoài ra cần chủ động, quan tâm hơn nữa để sử dụng hiệu quả nguồn kinh phí đào tạo 3.2.2.2. Nội dung của giải pháp.
* Đƣa ra mục tiêu đào tạo rõ ràng.
Công ty Điện lực Lai Châu có thể đưa ra những yêu cầu tối thiểu cần đạt được đối với chương trình đào tạo và đối với người lao động sau quá trình đào tạo.
- Đối với chương trình đào tạo: kết thúc mỗi khoá đào tạo, những học viên đều được phát phiếu để đánh giá chương trình đào tạo có mang lại hiệu quả hay không. Vì vậy trước mỗi khoá học, có thể ước lượng số điểm tiêu chuẩn cho từng khoá. Ngoài ra, có thể xác định cụ thể số lượng chứng chỉ mà người lao động cần đạt được sau đào tạo, mức độ đạt được như thế nào?... Cần phải nhấn mạnh một điểm là tiêu chuẩn đặt ra với từng đối tượng sau khoá đào tạo là khác nhau. Bởi trên thực tế các khóa đào tạo của Công ty Điện lực Lai Châu có thể phân loại thành đào tạo cơ bản và đào tạo nâng cao.
+ Đào tạo cơ bản là việc đào tạo cho người lao động những kiến thức cơ bản nhất, những kĩ năng để có thể xúc tiến thực hiện công việc nhanh chóng và có hiệu quả. Loại hình đào tạo này dành cho những nhân viên mới và một sô nhân viên làm việc không đạt yêu cầu đề ra.
+ Đào tạo nâng cao là việc đào tạo cho người lao động những kiến thức, kĩ năng để thực hiện công việc, nhằm đạt tới mục tiêu cao hơn nhiều so với kết quả hiện tại. Các khóa đào tạo này cung cấp nhiều kĩ năng mới, giúp cho người lao động có thể hiểu nhanh, nắm bắt nhanh và giải quyết nhanh chính xác vấn đề. Các khóa đào tạo này hướng tới những người quản lý, những nhân viên có cách làm việc sáng tạo, kết quả thực hiện công việc đã đáp ứng được yêu cầu đề ra.
- Đối với người lao động sau đào tạo: khả năng thực hiện công việc chính, khả năng thực hiện và hoàn thành các công việc mang tính đột xuất,
bảng so sánh kết quả thực hiện sau đào tạo với tiêu chuẩn đó:
Tiêu chí Nội dung
Tiêu chuẩn đào tạo
Kết quả sau đào tạo
Đánh giá kết quả Đào tạo nâng cao
1. Điểm đánh giá khoá học 2. Số lượng chứng chỉ đạt được (nếu có)
3. Mức độ (loại chứng chỉ) 4. Khả năng thực hiện công việc chính
5. Khả năng thực hiện công việc đột xuất
Đào tạo cơ bản
1. Điểm đánh giá khoá học 2. Khả năng thực hiện công việc chính
3. Khả năng thực hiện công việc đột xuất
Bảng 3. 5: So sánh kết quả thực hiện sau đào tạo với tiêu chuẩn (Nguồn: Đề xuất của tác giả)
Mặc dù có thể có các tiêu chí giống nhau, nhưng tiêu chuẩn của các tiêu chí tương ứng với đào tạo nâng cao và đào tạo cơ bản lại không giống nhau. Điều tất yếu là việc xây dựng tiêu chuẩn cho đào tạo nâng cao phải cao hơn so với đào tạo cơ bản. Tuỳ thuộc vào tình hình thực tế của các khóa đào tạo cũng như thống kê kết quả chương trình đào tạo đó qua các năm, kết hợp với mục tiêu, phương hướng phát triển của Công ty để đưa ra tiêu chuẩn chính xác và mang tính thúc đẩy.
* Lựa chọn chính xác đối tƣợng đào tạo
- Hoàn thiện và thường xuyên cập nhật, bổ sung thông tin trong các bản mô tả công việc và bản yêu cầu đối với người thực hiện:
khá hoàn chỉnh. Tuy nhiên trong thời gian tới cần phải hoàn thiện và cập nhật, bổ sung đầy đủ các thông tin. Trong môi trường biến động như ngày nay, các bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện cũng giảm bớt tính cố hữu. Các công việc mang tính ổn định cũng thấp hơn do sự thay đổi liên tục của công việc. Vì vậy xem xét những sự thay đổi từ nhiệm vụ mà người lao động cần thực hiện để cung cấp thêm cho họ những kiến thức kĩ năng cần thiết là một vấn đề quan trọng cần có sự quan tâm của các cấp lãnh đạo và những người có trách nhiệm.
Hoàn thiện được các bản mô tả công việc chính là việc đưa ra những tiêu chuẩn, yêu cầu chính xác và gắn với thực tế khách quan hơn. Có được những tiêu chuẩn càng đúng thì việc so sánh giữa tiêu chuẩn và thực tế của từng cá nhân người lao động càng chính xác và vì vậy xác định được đối tượng đào tạo chuẩn hơn.
- Nâng cao chất lượng của hoạt động đánh giá thực hiện công việc:
Nếu phân tích công việc là biện pháp xác định thiếu hụt về kiến thức, chuyên môn thì đánh giá thực hiện công việc có thể được coi là biện pháp xác định sự thiếu hụt về kĩ năng thực hiện. Thông qua đánh giá thực hiện công việc ta mới có thể xác định được mỗi người làm việc ra sao. Bởi vì không phải cứ được đào tạo đúng chuyên ngành, đáp ứng được các tiêu chuẩn đặt ra là đã thực hiện tốt công việc, nhiệm vụ của mình. Những tiêu chuẩn chỉ là điều kiện cần chứ chưa phải là điều kiện đủ. Nhưng cũng không phải những người làm trái chuyên ngành, chưa đạt được các tiêu chuẩn là thực hiện công việc kém hơn. Điều này còn phụ thuộc lớn vào nỗ lực không ngừng học hỏi của mỗi con người và kết quả được đánh giá trong bản đánh giá thực hiện công việc.
Tại đây, một lần nữa lại phải đưa ra sự so sánh giữa kết quả thực hiện công việc với tiêu chuẩn thực hiện công việc. Các tiêu chuẩn thực hiện công việc được xác định trong quá trình xây dựng các bản mô tả công việc. Các tiêu chuẩn này ngày càng phải hướng tới lượng hoá một cách khoa học và chính xác hơn. Khi so sánh ta có thể thấy được người lao động chưa đạt được chỉ tiêu gì đề ra, như chưa xử lý được các sự cố điện, chưa được các khách hàng đánh giá cao về thái độ, tác phong phục vụ… Từ đó tìm hiểu nguyên nhân để có biện pháp xử lý có thể là phải thực hiện đào tạo thêm về kỹ thuật, về kỹ năng tiếp xúc với khách hàng…
Trên thực tế, xây dựng được một chương trình đào tạo hợp lý và linh hoạt phụ thuộc lớn vào khả năng tổ chức của các cán bộ chịu trách nhiệm. Đào tạo nội bộ và đào tạo thuê ngoài mang tính chất khác nhau, để có thể sử dụng đồng thời cả 2 phương pháp này đòi hỏi phải có đầu óc tổ chức mới đem lại hiệu quả mong muốn mà không bị phân tán và lãng phí nguồn lực. Các cán bộ chịu trách nhiệm xây dựng chương trình đào tạo không phải là người thiết kế nên các nội dung đào tạo như môn học, bài học giảng dạy, kiến thức, kĩ năng… Nhưng các cán bộ có trách nhiệm xem xét các nội dung đó có phù hợp với thực tế hay không? Phải duyệt được các nội dung học tập vừa đảm bảo hợp lý, vừa đảm bảo linh hoạt nghĩa là làm sao đáp ứng được tối đa mục tiêu mà đào tạo đã đặt ra.
Xây dựng chương trình đào tạo dành cho nhân viên kỹ thuật: Trước hết để có thể xây dựng được chương trình đào tạo này ta phải xem xét bản mô tả công việc cho nhân viên kỹ thuật, từ đó xem xét những kĩ năng kiến thức nào cần phải đào tạo. Người lao động đã đáp ứng được những gì và những vấn đề nào còn thiếu sót.
Từ đó mới thực hiện xây dựng chương trình cụ thể.
Với bản mô tả công việc ta có thể xác định các môn học mà một nhân viên kỹ thuật phải được trang bị là kiến thức về các loại máy móc, quy trình vận hành của từng loại máy móc, những sự cố thường hay xảy ra và cách khắc phục…
Dưới đây là một chương trình học các môn cơ bản dành cho một nhân viên kỹ thuật cần phải được thực hiện:
STT Môn học Nội dung Thời gian 1 Kiến thức - Có kiến thức cơ bản và khả năng thực hành về Công
nghệ kỹ thuật điện, điện tử;
- Có khả năng khai thác vận hành các hệ thống và thiết bị kỹ thuật điện điện tử.-
- Có khả năng tham gia thiết kế chế tạo các thiết bị kỹ thuật điện - điện tử và chuyển giao công nghệ.
- Có khả năng cập nhật kiến thức, nâng cao trình độ, phù hợp với yêu cầu công việc.
8 ngày
2 Kỹ năng - Sử dụng thành thạo phần mềm tin học chuyên ngành trong công việc học tập, nghiên cứu, ứng dụng trong công việc (phần mềm lập trình PLC, phần mềm lập trình, biên dịch chương trình cho vi điều khiển, phần mềm thiết kế và vẽ mạch điện, phần mềm mô phỏng, thiết kế hệ thống điều khiển tự động (Matlab)...).
- Kỹ năng vận hành, khai thác, sửa chữa, cải tiến, nâng cấp các hệ thống điện - điện tử.
- Kỹ năng đọc và phân tích các sơ đồ mạch điều khiển và động lực, tra cứu tài liệu kỹ thuật của các máy sản xuất, hệ thống tự động từ đó tiếp thu công nghệ, khai thác, chẩn đoán hỏng hóc trong quá trình vận hành khai thác sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị điện điện tử-
- Kỹ năng thiết kế, lắp đặt các mạch điện điện tử - trong công nghiệp và dân dụng.
- Kỹ năng tổ chức, điều hành và quản lý hệ thống sản xuất công nghiệp.
12 ngày
Bảng 3. 6: Chương trình đào tạo cơ bản của nhân viên kỹ thuật
Ta có thể đưa ra được những chương trình đào tạo cụ thể áp dụng đối với một loại lao động cụ thể thông qua các bản mô tả công việc. Sau đó, dựa vào những tiêu chuẩn này ta so sánh với khả năng hiện có của nhân viên để có được nhu cầu đào tạo sát với thực tế và đúng đối tượng.
* Sử dụng hiệu quả nguồn kinh phí đào tạo
Chi phí đào tạo là một trong những yếu tố ảnh hưởng không nhỏ tới công tác đào tạo tại Công ty Điện lực Lai Châu. Vì vậy, để có thể được sử dụng hiệu quả và thu hút được nguồn kinh phí dành cho công tác đào tạo thì Công ty cần phải:
- Cần xác định được các khoản chi phí cho đào tạo một cách đầy đủ để khi thực hiện kế hoạch đào tạo sẽ không bị rơi vào tình trạng vươt chi hay thiếu thu. Chi nhánh cũng cần phải công khai các khoản chi phí đào tạo hàng năm.
- Chi phí cho các khóa đào tạo căn cứ vào mục tiêu lâu dài đã đề ra để tính toán chính xác nhất kinh phí đào tạo cho từng năm cụ thể và trong giai đoạn cụ thể.
- Để sử dụng kinh phí đào tạo hợp lý, Công ty nên có chính sách trích một phần nhỏ trong quỹ để khen thưởng cho giáo viên, học viên có thành tích xuất sắc trong khóa học nhằm tăng tinh thần giảng dạy và học tập của học viên và giảng viên để khóa đào tạo có hiệu quả nhất.
* Lựa chọn và áp dụng phương pháp đào tạo phù hợp với đối tượng - Phân loại đối tượng đào tạo:
Việc phân loại đối tượng đào tạo giúp cho đào tạo được tập trung và hiệu quả khi áp dụng phương pháp đào tạo phù hợp. Trên thực tế việc phân loại theo các tiêu thức như phân loại đối tượng theo loại lao động, phân loại theo chuyên môn, phân loại theo trình độ đã được Công ty Điện lực Lai Châu chỉ ra. Ta có thể dựa vào các tiêu thức đó để phân loại đối tượng. Tuỳ thuộc vào từng lĩnh vực đào tạo mà có thể dựa vào các tiêu thức phân loại khác nhau để lựa chọn đối tượng cho phù hợp.
Dựa trên quan điểm tâm lý của người lao động để phân loại đối tượng lao động. Thực hiện trắc nghiệm tâm lý trước khi thực hiện đào tạo cho người lao động.
Các bài kiểm tra tâm lý cho biết thái độ của người lao động đối với công tác đào tạo nhân lực. Từ các cách nhìn nhận của họ ta có thể thấy được họ có phản ứng như thế
pháp đào tạo hợp lý cho từng nhóm đối tượng .
- Các phương pháp đào tạo áp dụng cho các nhóm đối tượng:
Các phương pháp đào tạo rất phong phú và đa dạng, Công ty Điện lực Lai Châu có thể thực hiện thêm các phương pháp để khắc phục những nhược điểm của mỗi phương pháp còn tồn tại. Một số phương pháp đơn vị có thể thực hiện như:
+ Đào tạo theo kiểu phòng thí nghiệm: tổ chức các cuộc hội thảo trong đó sử dụng các bài tập tình huống, diễn kịch, trò chơi quản lý hoặc các bài tập giải quyết vấn đề. Việc sử dụng phương pháp này giúp cho người học có thể phân tích và giải quyết tình huống giống như trong thực tế. Phương pháp này có thể áp dụng cho nhóm đối tượng quản lý. Thông qua các cuộc hội thảo có tình huống quản lý giúp cho nhà quản lý có thể nhìn nhận vấn đề trên nhiều khía cạnh khác nhau và tuỳ vào từng tình huống cụ thể để đưa ra phương án giải quyết.
+ Đào tạo theo kiểu chương trình hoá, với sự trợ giúp của máy tính: chương trình đào tạo được viết sẵn trên đĩa mềm của máy vi tính người học chỉ việc thực hiện theo sự hướng dẫn, không cần có người giảng dạy. Đối tượng áp dụng cho phương pháp này như đối với những nhân viên mới vào công ty. Việc trợ giúp của máy tính có thể giúp những người mới vào có thể tự học hỏi những quy định, những luật lệ, những văn hoá của công ty,…
+ Đào tạo theo phương thức từ xa: sử dụng phương tiện nghe nhìn trung gian như sách, tài liệu học tập, băng hình, internet,… Với phương pháp này người học rất chủ động và linh hoạt trong việc bố trí thời gian học tập cho phù hợp, thuận tiện cho những người ở xa trung tâm đào tạo. Nhưng việc chuẩn bị cho bài giảng cũng như chương trình đào tạo cần sự đầu tư lớn. Nếu có thể xây dựng được hệ thống các chương trình dạy cho từng lĩnh vực chuyên môn, dựa trên tiêu chí học hỏi là chính thì giúp ích cho người lao động hơn nhiều trong việc chủ động tìm hiểu thông tin và tự nâng cao trình độ bản thân.
+ Luân chuyển và thuyên chuyển công việc: Quá trình luân chuyển và thuyên chuyển công việc tạo điều kiện cho người học tiếp thu được những kinh nghiệm và kiến thức làm việc ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Điều này sẽ giúp cho người lao động
khi giải quyết các vấn đề của công việc trong tương lai bởi họ có nhiều kinh nghiệm và kiến thức để xem xét vấn đề từ nhiều khía cạnh khác nhau. Việc luân chuyển và thuyên chuyển công việc cần phải được nghiên cứu và xem xét kĩ lưỡng về khả năng cũng như vấn đề trả lương tương xứng. Luân chuyển và thuyên chuyển công việc có thể áp dụng cho các đối tượng quản lý để họ có thể nắm bắt được khái quát về nhiều lĩnh vực, vấn đề trong công ty.
Mỗi người có thể thích hợp với những phương pháp đào tạo khác nhau. Đối với các khóa đào tạo chuyên môn vì phải đào tạo tập trung nên có thể chỉ sử dụng được một loại phương pháp nhưng đối với các khóa đào tạo chung chung, phù hợp với nhiều đối tượng thì có thể sử dụng việc phân loại đối tượng để đạt được hiệu quả cao hơn trong đào tạo.
* Đánh giá và theo dõi thường xuyên đối tượng sau đào tạo
Hiệu quả đào tạo có thể không có tác động tức thời ngay sau khi thực hiện xong khoá đào tạo. Tuy nhiên để có thể xác định hiệu quả của chương trình đào tạo (về mặt lý thuyết) thì cần phải có những bài kiểm tra trong quá trình đào tạo cũng như kiểm tra cuối khoá một cách nghiêm túc. Nếu thực hiện mang tính hình thức thì đào tạo sẽ không mang đến hiệu quả. Có thể phát động phong trào thi đua học tập trong toàn ông ty hay trong từng bộ phận để mọi người noi gương nhau tự phát C triển bản thân.
Sau một thời gian đào tạo (khoảng một tháng) thì các kiến thức, kỹ năng sau quá trình đào tạo có thể đã có tác dụng. Trong thời điểm này có thể thực hiện đánh giá kết quả sau đào tạo, xem xét khả năng thực hiện công việc của người lao động có hiệu quả hơn so với trước khi đào tạo hay không để có định hướng thay đổi. Nếu như kết quả thấp hơn hoặc bằng lại cần phải đánh giá và đưa ra nguyên nhân có phải do đào tạo không đáp ứng được hay không. Để tìm hiểu thông tin này cần phải có sự trao đổi trực tiếp giữa người lao động với người quản lý và cán bộ chuyên trách về đào tạo. Sau khi nắm bắt được toàn bộ các thông tin, tìm hiểu nguyên nhân là do đào tạo chưa hiệu quả thì lại phải lật lại từng bước, hiệu chỉnh lại đúc rút kinh nghiệm cho các quá trình đào tạo sau.