MẠI XUẤT NHẬP KHẨU HIỆP VƯƠNG
3.1 Đánh giá quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH TM XNK Hiệp Vương
3.3.1 Thuận lợi
- Đội ngũ nhân viên có nhiều kinh nghiệm, chịu khó, nhiệt tình và có trách nhiệm trong công việc, nắm bắt thông tin nhanh, xử lý thông tin nhạy bén, tinh thần đoàn kết giúp đỡ nhau trong công việc khi gặp khó khăn.
- Trong quá trình giao nhận, không phải lúc nào hàng hóa được mô tả trong Bộ chứng từ cũng trùng khớp hoàn toàn với hàng hóa trong thực tế. Tuy nhiên, Nhân viên giao nhận của công ty rất khôn khéo và linh động giải quyết các tình huống phát sinh để có thể lấy hàng ra khỏi Cảng một cách nhanh nhất.
- Mặc dù công ty mới được thành lập nhưng cách làm việc cũng như nghiệp vụ chuyên môn đã tạo cho khách hàng sự tin tưởng tạo cho công ty có một lượng lớn khách hàng quen thuộc.
- Nhà nước có nhiều chính sách ưu đãi về thuế, nguồn vốn vay tạo điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng sản xuất, nâng cấp, đổi mới trang thiết bị, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh.
- Việc sử dụng phần mềm khai báo điện tử ecus, nhân viên công ty có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức.
- Công ty có ban lãnh đạo luôn thân thiện, nhiệt tình và tạo cơ hội khuyến khích nhân viên phát huy năng lực của bản thân, thường xuyên tiếp xúc, lắng nghe và tạo mối quan hệ tốt trong công việc.
- Công ty đã xây dựng một mức khoán và thời gian khoán khá hợp lý cho nhân viên giao nhận cùng với mức thưởng cho mỗi lô hàng. Song song với điều đó, công ty đã tạo được một môi trường làm việc thân thiện, vui vẻ. Điều này đã tạo nên sự nhiệt tình, thoải mái, có trách nhiệm cao với cộng việc của các nhân viên, nắm bắt thông tin rất nhanh, xử lý thông tin nhạy bén trong công việc của mỗi nhân viên,từ đó góp phần nâng cao hiệu quả làm việc.
- Quy trình diễn ra theo đúng như quy định của hợp đồng thõa thuận hai bên và điều kiện đúng như so với các chứng từ liên quan. Từng khâu từng bước được đưa ra cụ thể, mỗi nhiệm vụ đều phân công nhân viên thực hiện. Quy trình bày khá chặt chẽ chuyên nghiệp, hợp lý giữa các nhân viên với nhau. Các bước thủ tục Hải quan diễn ra theo quy trình nhất định.
- Môi trường làm việc của công ty luôn thân thiện, mọi người luôn hòa đồng nên tâm lý của các nhân viên thoải mái và không phải chịu nhiều áp lực trong công việc.
3.1.2 Khó khăn
- Cơ cở hạ tầng chưa hoàn thiện, chưa tạo ra môi trường làm việc tốt nhất cho nhân viên.
- Đội ngũ nhân viên chưa đủ đáp ứng được tốc độ làm việc tại công ty. Cụ thể là số nhân viên lên chứng từ còn thiếu – gây khó khăn trong việc lên chứng từ để kịp hoàn thành công việc trong những lúc có nhiều hợp đồng giao nhận. Bên cạnh đó, đôi khi có xảy ra tình trạng sai sót trên tờ khai hải quan, đã gây ra một số khó khăn và mất thời gian để chỉnh sửa.
- Nhận viên chưa được thường xuyên đi tu nghiệp, nâng cao tay nghề, tính chuyên môn trong công việc để có thể hội nhập tốt trong con đường hội nhập hiên nay.
- Mặc dù, nhân viên được tốt nghiệp đại học, cao đẳng nhưng một số còn ít kinh nghiệp trong ngành, một số theo những chuyên ngành khác nên việc ứng biến trong những trường hợp bất ngờ họ khó ứng biến nhanh.
- Sự phức tạp trong thành phần hàng hóa, cũng như tên hàng hóa được Người nhập khẩu cung cấp cho Công ty dịch vụ thường là tên tiếng anh, tiếng trung (tùy vào người xuất khẩu) nên dẫn đến khai sai tên hàng nhập, khách hàng cung cấp thông tin còn mập mờ không rõ ràng dẫn đến việc khai sai thông tin.
3.1 Kiến nghị đối với Nhà nước và các bộ ngành có liên quan.
3.2.1 Đối với nhà nước
Nhà nước cần phải có chính sách và biện pháp trong tưng thời kỳ cụ thể để hộ trợ doang nghiệp trong nước.
Nhà nước cần lắng nghe, thu thập ý kiến từ phía các doanh nghiệp XNK, doanh nghiệp king doanh vận tải, qua đó nắm bắt tình hình và có hướng giải quyết nhanh chóng, kịp thời, hiệu quả.
Nhà nước nên có những chính sách cụ thể giúp các doanh nghiệp nắm bắt và am hiểu những thông tin về thị trường. Đồng thời thực hiện các biện pháp cân đối cung cầu các mặt hàng cơ bản của nền kinh tế như: phát triển sản xuất các sản phẩm có lợi thế cạnh tranh để thay thế hàng nhập khẩu có thể nói đây cũng là một biện pháp quan trọng hạn chế nhập siêu.
Nhà nước cần đẩy mạnh công tác đầu tư và xúc tiến thương mại, tổ chức thường xuyên các chương trình như: hội chợ, triễn lãm trong nước nhằm giúp các doanh nghiệp quảng bá, giới thiệu sản phẩm, hoặc ưu tiên vốn đầu tư cho các dự án sản xuất các mặt hàng có thế mạnh xuất khẩu. Công việc này hỗ trợ các doanh nghiệp kinh doanh Xuất nhập khẩu trong việc tìm kiếm thị trường, ký kết các hợp đồng. Từ đó giúp nâng cao kim ngạch xuất khẩu.
Việc ban hành các chính sách, văn bản pháp luật cần nhất quán rõ ràng, chính xác, cụ thể cho từng lĩnh vực, đối tượng, mặt hàng, thời gian áp dụng có hiệu lực bắt buộc tuân theo. Tránh tình trạng nhầm lẫn, gây tranh cãi giữa những người thực hiện và cán bộ thay mặc pháp lý thi hành nhiệm vụ.
Đầu tư mở rộng, nâng cấp hệ thống cơ sở vật chất như: hệ thống cảng biển, sân bay, kho, bãi, cầu, đường… phục vụ tốt nhu cầu vận tải quốc tế và vận tải nội địa, tránh để ách tắc hàng hóa, gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
Nhà nước cũng cần đưa ra những chính sách khuyến khích các nhà nhập khẩu thuê tàu và mua bảo hiểm của công ty trong nước để góp phần thúc đẩy nền kinh tế trong nước phát triển.
3.2.2 Đối với cơ quan Hải quan
Cần tăng cường số lượng nhân viên Hải quan ở các địa điểm làm thủ tục Hải quan nhằm tránh tình trạng chờ đợi lâu dẫn đến tồn động hồ sơ.
Cơ quan Hải quan nên áp dụng nhiều hơn nữa các tiện ích khoa học vào công việc để có thể giải quyết công việc một cách gọn gàng nhanh chóng để có thể tiết kiệm được thời gian và chi phí của các doanh nghiệp.
Có thể áp dụng làm thủ tục Hải quan ngoài giờ đối với doanh nghiệp có nhu cầu vì điều này giúp cho doanh nghiệp giảm bớt chi phí lưu kho lưu bãi và nhằm giải quyết sự tồn đọng hồ sơ.
Hướng dẫn, giúp đỡ doanh nghiệp nhiều hơn, tránh các sai sót, nhầm lẫn làm mất thời gian, hoặc những quy định mới mà doanh nghiệp chưa cập nhật được.
Tiến tới áp dụng những quy trình thủ tục tiến bộ của thế giới, để tạo điều kiện cho quá trình xuất nhập khẩu cho thương nhân trong và ngoài nước, hài hòa hóa quá trình làm thủ tục, rút ngắn sự khác biệt với thế giới, góp phần hội nhập vào kinh tế thế giới.
3.3 Các giải pháp giải quyết những khó khăn của quy trình 3.3.1 Đầu tư mới, nâng cao cơ sở vật chất kỹ thuật
Đầu tư thêm nhiều máy móc, trang thiết bị hiện đại để hỗ trợ cho công việc được diễn ra thuận lợi và hiệu quả.
Tạo ra một môi trường làm việc thỏa mái để cho nhân viên phát huy hết năng lực thực sự của mình.
3.3.2 Hợp tác chặt chẽ giữa các phòng ban
Nhân viên chứng từ cần kiểm tra xem những nội dung trên tờ khai có chính xác như bộ chứng từ hay không, phải kiểm tra thật kỹ những nội dung mình khai có đúng hay chưa.
Các phòng ban phải tạo sự gắn bó, giúp đỡ lần nhau trong công việc.
Cần có sự thống nhất với nhau trong phân công công việc, giám sát và xây dựng các định mức công việc một cách hợp lí và hiệu quả.
3.3.3 Tuyển thêm nhân sự
Nắm vững quy trình xuất-nhập khẩu và có kinh nghiệm làm chứng từ cũng như soạn thảo các loại văn bản, hợp đồng giao dịch; hiểu biết về hàng hóa và thị trường...
Có khả năng ngoại ngữ và sử dụng thành thạo các ứng dụng tin học. Cần trang bị một số kỹ năng như kỹ năng đàm phán, thuyết phục, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng tổ chức và kiểm soát công việc hiệu quả, kỹ năng giải quyết vấn đề…Phải có một số tố chất như cẩn thận, nhanh nhẹn, linh hoạt, tinh thần trách nhiệm cao và có khả năng chịu áp lực cao trong công việc…
3.3.4 Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực
Nâng cao khả năng thu thập và xử lí thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.
Thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo hướng dẫn nghiệp vụ giao nhận cho nhân viên để nâng cao tay nghề và tránh mắc phải những lỗi thường gặp khi làm việc.
Cho nhân viên tham gia các chương trình hội thảo và giao lưu với những người có nhiều kinh nghiệm trong nghề để họ học hỏi được nhiều kinh nghiệm, ngày càng hoàn thiện về nghiệp vụ mình hơn.
Có chế độ khen thưởng đối với những nhân viên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.