Chương II. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TÂM AN
2.5. Bộ máy Công ty và thông tin về nhân sự
Bộ máy quản lý của Công ty Tâm An gồm các phòng, ban hoạt động từ trên xuống và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, đảm bảo cho hoạt động của Công ty được thực hiện một cách thống nhất và đồng bộ. Mỗi phòng, ban có những chức năng và nhiệm vụ khác nhau và bổ sung thông tin cho nhau để cùng thực hiện tôt mục tiêu của Công ty
Trường Đại học Kinh tế Huế
Hình 2.1. Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty
Nguồn: Công ty TNHH Tâm An Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban
Giám đốc : là người đưa ra mọi quyết định liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty cũng như định hướng phát triển Công ty, trên cơ sở đó đề ra các chiến lược cho sự phát triển của Công ty và đánh giá nhìn nhận sau mỗi chiến lược.
Phòng kinh doanh (gồm trưởng phòng kinh doanh và các nhân viên kinh doanh dưới quyền): là bộ phận trực tiếp chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động tiếp thị - bán hàng tới các khách hàng và khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu về doanh số, thị phần…
Bộ phận chăm sóc khách hàng: gồm các chức năng
Xây dựng các kênh thông tin để khách hàng có thể tiếp cận các thông tin về sản phẩm, giá cả, phương thức thanh toán…
Trường Đại học Kinh tế Huế
Đầu mối nhận mọi thông tin về khiếu nại của khách hàng, đưa ra phương thức xử lý…
Phối hợp với phòng marketing để thực các chương trình quãng cáo, khuyến mãi.
Chủ động lập kế hoạch tặng quà cho khách hàng trong các dịp lễ, tết, ngày khai trương và các ngày lễ khác.
Theo dõi kế hoạch bảo hành sản phẩm, kế hoạch bảo hành, hoạt động bảo trì, sữa chữa để nắm được mức độ thõa mãn của Công ty đối với hoạt đông này.
Lập kế hoạch ngân sách chăm sóc khách hàng hằng năm và tổ chức thực hiện theo ngân sách chăm sóc khách hàng.
Phòng kế toán – tài chính: gồm các chức năng
Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo đúng quy định của nhà nước về các chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán…
Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh dưới mọi hình thái, cố vấn cho ban lãnh đạo các vấn đề liên quan.
Tham mưu cho ban lãnh đạo về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ qua từng thời kì.
Thu thập và xử lý thông tin có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong Công ty.
Phòng hành chính – nhân sự: là phòng tham mưu, giúp việc cho giám đốc về công tác tổ chức nhân sự, hành chính, truyền thông... Và chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt đông đó trong nhiệm vụ và thẩm quyền được giao, gồm các chức năng:
Đảm bảo cho các bộ phận, cá nhân trong Công ty thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ nhằm đạt hiệu quả cao trong công việc.
Tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc trong phòng để hoàn thành đúng kế hoạch.
Thực hiện các báo cáo nội bộ theo quy định của Công ty và các báo cáo, các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của ban điều hành phân công.
Phòng marketing: là cầu nối giữa bên trong và bên ngoài, giữa sản phẩm và khách hàng, giữa thuộc tính của sản phẩm và nhu cầu của khách hàng. Gồm các chức năng sau:
Trường Đại học Kinh tế Huế
Nghiên cứu tiếp thị và thông tin, tìm hiểu những sự thật ngầm hiểu của khách hàng.
Lập hồ sơ thị trường và dự báo doanh thu.
Khảo sát hành vi ứng xử của khách hàng tiềm năng.
Phân khúc thị trường, xác định mục tiêu, định vị thương hiệu.
Phát triển và hoàn thiện sản phẩm với các thuộc tính mà thị trường mong muốn (thực hiện trước khi sản xuất, xây dựng Công ty…).
Quản trị sản phẩm (chu kỳ sống sản phẩm): Ra đời, phát triển, bão hòa, suy thoái và đôi khi là hồi sinh
Xây dựng và thực hiện kế hoạch chiến lược marketing như 4P: sản phẩm, giá cả, phân phối, chiệu thị; 4C: nhu cầu, mong muốn, tiện lợi và thông tin, đây là những kỹ năng tổng hợp của toàn bộ quá trình trên nhằm kết hợp chiến lược 4P và 4C.
Phòng Web/SEO: là các kỹ thuật nhằm giúp Website của Công ty đạt thứ hạng cao trên các công cụ tìm kiếm từ đó đưa khách hàng đến gần với Công ty hơn.
Gồm các chức năng:
Hỗ trợ các công việc liên quan đến thiết kế đồ họa, thiết kế Website, mạng nội bộ, domain, hosting, quản lý Website nội bộ, email, các vấn đề liên quan đến kỹ thuật.
Hỗ trợ các phòng ban khác các vấn đề về kỹ thuật chuyên môn
Quản lý hệ thống mạng nôi bộ, phần mềm chuyển giao Công ty
Quản lý, đăng ký, gia hạn, khắc phục sự cố, phục hồi các vấn đề liên quan đến domain và hosting, email.
Khắc phục sự cố máy tính nội bộ của Công ty về mặt tổng thể của Công ty (không chịu trách nhiệm cho các phần mềm dùng riêng, cá nhân hoặc linh tinh).