(Nguồn: Phòng Kế toán tài chính CTCP Dệt may Huế) CTCP Dệt May Huế
Nhà máy Sợi
BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 12 năm 2012 TT Mã
NV Họ tên TG 1 2 ... 31 Tổng
công Ca
3 Phép Ốm ... TS Đơn vị: Ống đậu xe kíp 1
1 56 Phan Thị Thu Ngọc
TG 8 ... 8
24 9 2 0
Vào 21:50 ... 5:47 Ra 6:07 ... 14:08 2 60 Nguyễn
Thị Ngọc Anh
TG 8 ... 8
26 10 0 0
Vào 21:45 ... 5:46 Ra 6:00 ... 14:00 ...
Ngày 31 tháng 12 năm 2012
Người lập Giám đốc NM Kế toán
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
Ngoài yếu tố tổng công trong tháng, trên Bảng chấm công còn có các yếu tố khác như số ca3, phép, ốm thêm giờ, thiếu giờ, dừng việc, nghỉ không phép, nghỉ thai sản...
Việc chi tiết ngày công giúp bộ phận lao động tiền lương của nhà máy quản lý chặt chẽ số lao động của nhà máy, dễ dàng cho việc điều chuyển, phân bố hợp lý lao động, đảmbảo tiến độ sản xuất. Công nhân muốn nghỉ làm thì phải có những chứng từ liên quan được phê duyệt như giấy báo nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ không lương… và được xử lý đúng quy định.
Hàng tháng, kế toán lao động tiền lương nhà máy căn cứ tiêu chuẩn phân loại chất lượng lao động của công ty và nhà máy ban hành về mức độ hoàn thành nhiệm vụ, ngày công, thực hiện nội quy… để tiến hành xếp loại chất lượng lao động.
Để xác định sản lượng cá nhân đối với lao động được trả lương theo sản phầm, sau mỗi ca làm việc, các công nhân đưa lượng sản phẩm mà mình làm được đến bộ phận thống kê phân xưởng để tiến hành cân đo và xác nhận khối lượng hoàn thành. Sau đó bộ phận thống kê nhà máy có nhiệm vụ nhập liệu hằng ngày vào máy tính, làm căn cứ để tính tổng hợp sản lượng cá nhân. Quá trình làm việc và thống kê sản lượng được các tổ trưởng theo dõi chặt chẽ, kiểm tra tiến độ sản xuất cũng như ngăn chặn việc xảy ra gian lận. Cuối tháng, Tổ trưởng phối hợp với bộ phận thống kê kiểm tra, rà soát lại số liệu về sản lượng cá nhân trước khi tính lương.
Kế toán lao động tiền lương nhà máy thường xuyên kiểm tra, giám sát việc thực hiện quét thẻ chấm công hàng ngày theo quy định; theo dõi tình hình laođộng, yêu cầu các ca, kíp bố trí nhân lực linh hoạt cho từng thời điểm tương ứng với các mặt hàng đang sản xuất. Kiểm tra đối chiếu các chứng từ liên quan lần cuối trước khi trình lãnh đạo duyệt để sang tính lương. (Theo quy chế phân phối tiền lương NMS).
2.2.3.3. Thực trạng kiểm soát công tác tính lương
Lao động trong công ty có nhiều loại và theo đó cách tính lương cũng khác nhau.
Đối với công nhân trực tiếp sản xuất, công ty trả lương theo hình thức lương sản phẩm.
Lương SP được xác định trên số lượng và chất lượng sản phẩm, hệ số thu nhập, định mức lao động, định mức năng suất máy và được công bốrõ trước khi đi vào sản xuất.
Chi phí nhân công trực tiếp sản xuất sản phẩm tại công ty phát sinh bao gồm các khoản sau: Tiền lương theo Hệ số thu nhập (sản lượng cá nhân x đơn giá sản phẩm),
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
tiền lương hiệu quả công việc, tiền thưởng hoàn thành kế hoạch, và các khoản phụ cấp theo lương: phụ cấp ca3, phụ cấp độc hại, phụ cấp ăn ca, phụ cấp trách nhiệm,…
Cuối tháng kế toán lao động tiền lương của nhà máy phối hợp cùng bộ phận thống kê tổng hợp các chứng từ về chi phí lương như bảng chấm công, sản lượng cá nhân, bảng đánh giá chất lượng lao động trong tháng, giấy nghỉ ốm… để kiểm tra, theo dõi tình hình lao động cũng như ghi sổ, nhập liệu, lưu trữ sau đó tính lương và lập bảng thanh toán tiền lương. Bảng thanh toán tiền lương được trích mẫu tạiphụ lục 08.
Đối với các khoản trích theo lương Công ty hạch toán theo quy định của Bộ tài chính ban hành. Kế toán tiền lương công ty sử dụng phần mềm chuyên biệt để thống kê, nhập liệu, kiểm soát chi phí bảo hiểm xã hội và các khoản trích theo lương khác.
Phần mềm thiết kế để có thể dễ dàng chỉnh sửa các tỷ lệ trích khi có sự thay đổi. Các kết quả tính ra từ phần mềm thường xuyên được kiểm tra, xác định độ chính xác để hạn chế những sai sót có thể xảy ra.
2.2.3.4. Thực trạng kiểm soát công tác phát lương
Các tổ trưởng nhận bảng thanh toán tiền lương đưa các công nhân kiểm tra và ký xác nhận, bảng này được xem như là một chứng từ và được lưu ở kế toán nhà máy.
Bảng thanh toán tiền lương phải được sự phê duyệt Giám đốc nhà máy, theo đó kế toán lương tại phòng KTTC công ty kiểm tra, rà soát lại rồi mới hạch toán vào máy tính. Khi đã có sự xác nhận đầy đủ thì Phòng kế toán công ty tiến hành chi lương qua tài khoản tiền gửi ngân hàng. Kế toán tiền lương có nhiệm vụ lập và lưu trữ các bảng tổng hợp, bảng chi tiết thanh toán lương của các bộ phận để đối chiếu và kiểm tra.
Công tác kế toán tiền lương được thực hiện trong sự phối hợp giữa các tổ sản xuất, các phòng ban đã đảm bảo cho việc tính lương được chính xác, thuận tiện.Với sự hỗ trợ của phần mềm tính lương đã tạo điều kiện cho kế toán nhà máy trong quá trình tính toán, và kiểm tra đối chiếu số liệu khi cần. Việc xác định mức lương thanh toán cho người lao động phải xem xét đến các yếu tố: khối lượng, giá trị công việc, cường độ lao động tạo ra sản phẩm, thâm niên công tác, độ phức tạp của công việc, hiệu quả công việc và năng suất lao động.Cho thấy,công ty đã gắn mức thu nhập của người lao động với trách nhiệm công việc mà người lao động đảm nhận, việc làm này tạo điều kiện cho người lao động có ý thức trách nhiệm cao hơn trong công việc.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
Dưới đây là bảng phân bổ tiền lương cho Nhà máy Sợi tháng 12 năm 2012:
Bảng 2.6 - Bảng phân bổ lương Nhà máy Sợi – Tháng 12/2012
Tài khoản Chi phí Số tiền
3341 Phải trả công nhân viên - Tiền lương 2.092.905.999
3382 Kinh phí công đoàn 41.858.120
3383-1 Bảo hiểm xã hội 309.283.800
3389 Bảo hiểm thất nghiệp 15.464.190
Tổng cộng 2.459.512.109
(Nguồn: Phòng kế toán tài chính CTCP Dệt may Huế) Quy trình KSCP NCTT tại Công ty có thể được trình bày tóm tắt qua sơ đồ sau
Sơ đồ 2.7 Quy trình kiểm soát chi phí NCTT tại Công ty
Nhà máy GĐ
NM
Phòng KT
Duyệt
Lập PC Duyệt PC
Chi lương
Ghi sổ kế toán Bảng chấm
công Phiếu sản
lương cá nhân
KT tiền lương NM
Bảng thanh toán lương
Chi lương qua TGNH Bảng thanh
toán lương Chấm công
Tính lương
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
2.2.3.5. Thực trạng kiểm soát quá trình ghi chép chi phí NCTT
Để theo dõi ngày thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH..., để làm căn cứ tính lương, BHXH, các tổ sản xuất tiến hành chấm công vào bảng chấm công. Bảng chấm công được công bố minh bạch để các công nhân có thể dễ dàng kiểm tra, cũng như kiểm soát lẫn nhau.
Bảng sản lượng cá nhân xác nhận số sản phẩm hoàn thành của từng cá nhân trong các tổ, nhà máy sản xuất trong công ty, làm cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lương cho công nhân trực tiếp sản xuất. Bộ phận thống kê công đoạn và thống kê nhà máy thường xuyên đối chiếu, kiểm tra số liệu để tránh trường hợp xảy ra sai sót.
Từ Bảng chấm công, Bảng thanh toán lương kế toán sẽ lên Sổ chi tiết TK622 và Bảng tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp tại đơn vị căn cứ vào chứng từ ghi sổ để lên Sổ cái TK 622, lên bảng tổng hợp lương và phân bổ vào chi phí nhân công trực tiếp cho từng sản phẩm.Sổ chi tiết tài khoản chi phí nhân công trực tiếp được trích mẫu tạiphụ lục 09.
2.2.3.6. Thực trạng kiểm soát bằng dự toán chi phí và công tác báo cáo liên quan đến lao động tiền lương tại công ty
Công ty chưa thực hiện việc lập các bảng dự toán tiền lương. Nhà máy chỉ kiểm soát phí phí nhân công thực tế phát sinh, đánh giá với các số liệu lịch sử chứ chưa thực hiện kiểm soát chiphí theo dự toán chi phí tiền lương.
Công tác ghi chép và lập báo cáo cho các cơ quan chức năng của Nhà nước theo quy định về lao động và tiền lương đãđược công ty thực hiện nghiêm túc. Đây cũng là một công cụ hữu hiệu để theo dõi và rà soát công tác kế toán tiền lương, giúp phát hiện những sai phạm mắc phải trong công tác lao động và tiền lương tại công ty.
2.2.4. Thực trạng kiểm soát chi phí Sản xuất chung tại công ty
Chi phí sản xuất chung là khoản mục chi phí tổng hợp rất khó kiểm soát, phát sinh nhiều khoản mục tại nhiều thời điểm và có giá trị lớn. Kiểm soát chi phí sản xuất chung bao gồm kiểm soát những yếu tố sau:
2.2.4.1. Thực trạng kiểm soát chi phí nhân viên quản lý
Ở nhà máy Sợi, chi phí nhân viên quản lý gồm chi phí tiền lương và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ của nhân viên phục vụ và quản lý sản xuất như nhân viên
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
văn phòng phân xưởng, nhân viên kỹ thuật, nhân viên cơ điện,… Tiền lương của bộ phận quản lý sản xuất và phục vụ sản xuất được tính trên cơ sở hệ số thu nhập, kế hoạch giao sản lượng và khối lượng sản phẩm làm ra trong tháng. Tổng lương sẽ bao gồm tiền lương tính theo hệ số thu nhập, tiền hiệu quả công việc, tiền thưởng hoàn thành kế hoạch và các khoản phụ cấp.
Căn cứ để hạch toán là Bảng chấm công, bảng tổng hợp tiền lương và Bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương. Kiểm soát chi phí nhân viên quản lý tương tự việc kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp trong quy trình chấm công và tính và trả lương.
Dưới đây là bảng trích Bảng xác định hệ số thu nhập một số chức danh của nhà máy Sợi côngty cổ phần Dệt may Huế:
Bảng 2.7 – Bảng xác định hệ số thu nhập S
TT
Chức danh Hệ số thu nhập
1 Trưởng ca 4,42
2 Phó ca 2,94
3 Tổ trưởng sx 2,82
4 Trưởng CĐ 4,74
5 Thí nghiệm 3,88
6 Thống kê 2,6
… … …
(Nguồn: Nhà máy Sợi CTCP Dệt May Huế) Chi phí nhân viên quản lý được phân bổ cho từng sản phẩm theo tiêu thức chi phí nhân công trực tiếp.
2.2.4.2. Thực trạng kiểm soát chi phí vật liệu, dụng cụ
Các loại nguyên vật liệu gián tiếp và công cụ dụng cụ được kiểm soát tương tự như nguyên vật liệu phụ trực tiếp. Các loại vật tư này được nhập vào cùng kho, quy trình kiểm soát cũng như người quản lý là giống nhau.
Các chi phí vật liệu, dụng cụ được tập hợp và phân bổ cho từng sản phẩm theo tiêu thức chi phí nhân công trực tiếp.
2.2.4.3. Thực trạng kiểm soát chi phí khấu hao TSCĐ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
Chi phí khấu hao TSCĐ phát sinh trên từng công đoạn sản xuất sản phẩm tương ứng với các loại máy móc, thiết bị khác nhau. Theo đó kế toán TSCĐ kiểm tra việc cập nhật số liệu trích khấu hao vào giá thành với số liệu tổng hợp khấu hao trong chương trình quản lý TSCĐ là chính xác, kiểm tra tính đúng đắn, hợp lý của các mức trích khấu hao. Chi phí khấu hao TSCĐ được phân bổ cho từng sản phẩm theo chi phí điện tiêu thụ.
Cuối mỗi quý,kế toán tài sản cố định dựa vào “Bảng tổng hợp tăng giảm TSCĐ”
lập “Bảng tính khấu hao TSCĐ” phản ánh chi tiết từng tài khoản theo ba chỉ tiêu:
nguyên giá,mức khấu hao lũy kế,và giá trị còn lại,đồng thời phân loại theo mục đích sử dụng.Dựa vào bảng tính khấu hao,kế toán xác định những tài sản đã trích đủ khấu hao, nếu đủ thì không trích khấu hao ở các kỳ sau nữa, đồng thời kế toán căn cứ vào bảng tính khấu hao để ghi sổ kế toán.
Việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu phải được thực hiện một cách chính xác, đầy đủ kịp thời về cả số lượng, hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có. Từ đó giúp cho ban giám đốc thực hiện việc quản lý TSCĐ cả về mặt hiện vật cũng như giá trị; tình hình tăng giảm TSCĐ, bảo quản và sử dụng TSCĐ trong quá trình sản xuất.
2.2.4.4. Thực trạng kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài
Ở công ty, chi phí dịch vụ mua ngoài tập trung vào chi phí điện sản xuất, các loại chi phí khác chỉ phát sinh rất it với giá trị nhỏ. Để kiểm soát tốt chi phí điện, đã từ lâu Công ty thực hiện chính sách ca 3 - làm ca đêm để có thể vận hành máy liên tục theo yêu cầu công nghệ, giảm lượng điện tiêu thụ cũng như để hưởng ưu đãi về giá điện.
Nhưng để giảm chi phí trong sản xuất kinh doanh một cách toàn diện, Công ty đã thành lập Ban chỉ đạo tiết kiệm điện tổ chức kiểm soát, theo dõi về việc sử dụng năng lượng, báo cáo đánh giá hàng tháng, hàng năm. Ban chỉ đạo phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên để chỉ đạo trực tiếp ở các đơn vị, các bộ phận theo dõi kiểm tra chấn chỉnh về việc sử dụng năng lượng tiết kiệm. Tuy nhiên bộ phận hoạt động chỉ tập trungở một số đơn vị trong nhà máy và mức kiểm soát chi phí vẫn chưa cao.
Năm 2012 Công ty đề ra phương án quản trị hệ thống theo từng ngày để điều hành quá trình sản xuất và đề ra mục tiêu làm giảm kWh cho từng máy. Ngoài các biện pháp có chi phí đầu tư thấp, công ty còn tập trung cho việc thực hiện các giải pháp lớn, đem
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
lại hiệu quả tiết kiệm cao mà tiêu biểu là giải pháp lắp đặt biến tần để điều khiển động cơ của các dây chuyền sản xuất giúp công ty tiết kiệm đến 20% điện năng.Những giải pháp cụ thể mang lại hiệu quả lớn cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Bên cạnh các biện pháp kỹ thuật, công ty còn có những phương pháp riêng nhằm tuyên truyền nâng cao ý thức tiết kiệm điện thông qua các quy định cụ thể về thưởng phạt cán bộ công nhân viên. Cán bộ chuyên trách việc quản lý năng lượng kiểm tra điện năng tiêu thụ hàng tháng cho từng phân xưởng sản xuất để hạch toán được chi phí tiêu thụ điện trong kì, bên cạnh đó giám sát việc sử dụng năng lượng, tính toán, lập báo cáo so sánh định kỳ từ đó đưa ra định mức tiêu thụ phù hợp.
2.2.4.5. Thực trạng kiểm soát chi phí bằng tiền khác
Kế toán căn cứ vào Giấy đề nghị của tổ trưởng và các chứng từ liên quan như phiếu chi, giấy báo nợ, hoá đơn… lập Bảng kê chứng từ và lập nhật ký chứng từ tiền mặt, tiền gởi ngân hàng, công nợ thanh toán khách hàng… Việc kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác tập trung chủ yếu ở khâu kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, đối chiếu chi phí thực tế phát sinh trên chứng từ gốc với dữ liệu kế toán cập nhậtvào máy.
Bảng 2.8 – Chi phí sản xuất chung NM Sợi tháng 12/2012
TÀI KHOẢN TÊN TÀI KHOẢN SỐ PHÁT SINH (đồng)
6271 Chi phí sản xuất chung 7.017.766.636
62711 Chi phí nhân viên quản lý 1.223.936.148
62712 Chi phí vật liệu (390.192.509)
62713 Chi phí dụng cụ 98.961.115
62714 Chi phí khấu hao 1.538.963.436
62717 Chi phí dịch vụ mua ngoài 3.943.269.118
62718 Chi phí bằng tiền khác 602.829.328
(Nguồn: Phòng Kế toán CTCP Dệt May Huế) Bảng 2.8 ở trên tập hợp chi phí sản xuất chung của nhà máy sợi theo chi tiết từng khoản mục. Trong đó, chi phí dịch vụ mua ngoài, cụ thể là chi phí điện có giá trị rất lớn, chiếm hơn 50% tổng chi phí sản xuất chung. Công ty luôn đặt các mục tiêu kiểm soát chi phí lên hàng đầu, tránh sự lãng phí và thất thoát trong quá trình hoạt động.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
2.2.4.6. Thực trạng kiểm soát quá trình ghi chép CP SXC
Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán sẽ vào sổ chi tiết TK 627. Cuối kỳ, kế toán tập hợp chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ và lập bảng tổng hợp chi phí sản xuất chung, vào sổ Cái TK 627. Đối chiếu với hệ thống sổ chi tiết kế toán phân tích và quản lý việc tăng giảm chi phí trong năm, phát hiện kịp thời những biến động trong chi phí, giúp công ty sử dụng nguồn lực có hiệu quả hơn.
Toàn bộ chi phí sản xuất chung trong kỳ đều tính hết vào giá thành sản phẩm, và được phân bổ cho từng sản phẩm theo các tiêu thức khác nhau gồm chi phí nhân công trực tiếp và chi phí điện tiêu thụ.
Báo cáo thực hiện sản xuất kinh doanh được nhà máy lập hàng tháng và gửi lên cho phòng kế toán công ty để xác định giá trị sản xuất đãđạt được và chi phí phát sinh để đạt được giá trị sản xuất đó. Từ các báo cáo chi phí trên kế toán lập bảng tính giá thành, bảng tính giá thành này sẽ được so sánh với giá thành định mức đã lập để tìm ra nguyên nhân chênh lệch và xử lý. Báo cáo giá thành thể hiện toàn bộ chi phí phát sinh tại các nhà máy đãđược phân bổ cho từng mã hàng cụ thể bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Từ các sổ chi tiết các khoản mục chi phí kếtoán tập hợp chi phí sản xuất để tính giá thành.
Việc kiểm soát giá thành cũng chính là việc kiểm soát chi phí sản xuất bao gồm kiểm soát các khoản mục chi phí phát sinh liên quan đến quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Các thủ tục kiểm soát việc tính giá thành phần lớn là việc kiểm tra quá trình ghi chép, tổng hợp; đối chiếu những số liệu từ những chứng từ gốc lên sổ tổng hợp và đối chiếu ngược từ sổ sách đến các chứng từ gốc để phát hiện những sai phạm.
Chỉ khi tìm ra những nguyên nhân căn bản dẫn đến sự phát sinh giá thành lớn, những sai phạm thì mới có thể tìm kiếm những giải pháp phù hợp. Điều này liên quan đến các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty, không chỉ là những mục tiêu về hạ giá thành, thu về được lợi nhuận cao mà còn phải giữ ổn định chất lượng sản phẩm, tạo hìnhảnh, uy tín của công ty trên thị trường.
Các chi phí tập hợp để tính giá thành sản xuất bao gồm:
1. Nguyên vật liệu chính–Z621C 2. Nguyên vật liệu phụ – Z621P
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ