2.2.1. Chứng từ sử dụng và chế độ trích các khoản trích tại Công ty cổ phần xây lắp điện và thương mại An Dương
2.2.1.1. Chứng từ sử dụng
Các chứng từ sử dụng trong hạch toán kế toán tiền lương của Công ty cổ phần xây lắp điện và thương mại An Dương tuân thủ theo quy định tại Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng với Thông tư 138/2011/TT-BTC ngày 04/10/2011 hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành kèm theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC.
Các chứng từ sử dụng trong việc hạch toán các khoản trích theo lương trước tiên phải kèm theo các chứng từ sử dụng trong hạch toán tiền lương bao gồm Bảng chấm công, Bảng thanh toán lương các Phòng ban, Bảng phân bổ lương và BHXH.
Bên cạnh đó, kế toán các khoản trích theo lương còn có giấy nộp tiền BHXH và BHYT, Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH và Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH, Bảng tổng hợp thanh toán trợ cấp BHXH,
Ngoài ra, hạch toán các khoản trích theo lương cũng sử dụng các loại sổ như Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 338, sổ chi tiết các tiểu khoản 3382, 3383, 3384, 3389.
2.2.1.2. Chế độ trích các khoản trích tại Công ty cổ phần xây lắp điện và thương mại An Dương
Việc trích lập BHXH, BHYT, KPCĐ và BHTN tại Công ty cổ phần xây lắp điện và thương mại An Dương được tiến hành theo đúng quy định của Nhà nước. Tỉ lệ trích cụ thể cho các khoản như sau:
Các khoản trích theo lương hiện nay:
+ BHXH 26% trong đó người SDLĐ đóng 18% NLĐ đóng 8%
+ BHYT 4.5% trong đó người SDLĐ đóng 3% NLĐ đóng 1.5%
+ BHTN 2% trong đó người SDLĐ đóng 1% NLĐ đóng 1%
+ KPCĐ 2% trong đó người SDLĐ đóng 2%
Tổng cộng là 34.5%
Số tiền dùng làm căn cứ để tính các khoản trích là mức lương cơ bản của từng cá nhân trong Công ty.
Cụ thể việc tính khoản BHXH theo lương cho Nhân viên Trần Văn Hòa phòng Kế toán.
Lương đóng Bảo hiểm là: 3.000.000 đồng
- BHXH khấu trừ vào lương của anh Hùng là: 8% × 3.000.000 = 240.000 đồng
- BHXH công ty phải chịu: 18% × 3.000.000 = 540.000 đồng
Hàng tháng, Công ty tiến hành nộp BHXH cho cơ quan BHXH quận Hoàng Mai.
Quỹ BHXH tại Công ty
Theo quy định hiện hành, hàng tháng khi có nghiệp vụ phát sinh (ốm đau, thai sản…) công ty trả trước cho công nhân viên khoản phí bảo hiểm xã hội. Đến cuối tháng, Công ty chuyển chứng từ lên cơ quan BHXH quận Hoàng Mai để thanh toán. Nếu chứng từ hợp lệ, BHXH quận sẽ chuyển lại số tiền cho Công ty.
Chế độ trợ cấp BHXH tại Công ty cổ phần xây lắp điện và thương mại An Dương : Mức BHXH của nhân viên = 75% lương đóng bảo hiểm * số ngày nghỉ hưởng lương ốm (nghỉ đẻ…)
Số ngày nghỉ hưởng BHXH (ốm, nghỉ đẻ…) không được vượt quá số ngày theo chế độ Nhà nước.
Cụ thể tại Công ty, Anh Nguyễn Hùng Cường nhân viên Phòng kỹ thuật nghỉ ốm 8 ngày do sốt viruts sẽ được hưởng BHXH như sau:
Mức lương đóng BHXH hàng tháng là 1.500.000 đồng Mức trợ cấp BHXH là 75%
Mức BHXH được hưởng là:
Bảo hiểm phải trả cho nhân viên căn cứ vào giấy nghỉ đẻ, thai sản, nghỉ ốm…
do bệnh viện xác nhận để thanh toán cho người lao động và được hạch toán vào TK 334, TK 338.
2.2.2. Tài khoản sử dụng
Tại Công ty cổ phần xây lắp điện và thương mại An Dương , tài khoản được sử dụng trong kế toán các khoản trích theo lương là TK 338 – Phải trả, phải nộp khác. Tài khoản này được dùng để phản ánh các khoản phải trả, phải nộp khác ngoài nội dung đã được phản ánh ở các tài khoản công nợ, phải trả cho cơ quan pháp luật, cho cấp trên về BHXH, BHYT, BHTN…
Tại Công ty cổ phần xây lắp điện và thương mại An Dương , kế toán sử dụng 3 tiểu khoản để phản ánh các khoản trích theo lương là:
+ TK 3382: Kinh phí công đoàn + TK 3383: Bảo hiểm xã hội + TK 3384: Bảo hiểm y tế
+ TK 3389: Bảo hiểm thất nghiệp
Căn cứ vào chế độ tính và quy định của Công ty về các khoản trích theo lương mà hàng tháng nhân viên kế toán thực hiện tính các khoản trích theo lương cho người lao động.
Khi người lao động được hưởng BHXH, kế toán lập phiếu nghỉ hưởng BHXH cho từng người và từ phiếu này kế toán lập bảng thanh toán BHXH.
+ TK 3382 – Kinh phí công đoàn: Trích 2% trên tổng tiền lương Bên Nợ: Chi tiêu Kinh phí công đoàn tại đơn vị
Bên Có: Trích KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh Dư Nợ: Vượt chi
Dư Có: Chưa nộp, chưa chi
+ TK 3383 – Bảo hiểm xã hội: Trích 26% trên tổng tiền lương trích BHXH
Bên Nợ: BHXH phải trả người lao động BHXH đã nộp cho cơ quan quản lý BHXH
Bên Có: Trích BHXH vào chi phí sản xuất kinh doanh Trích BHXH vào thu nhập của người lao động
Dư Nợ: Vượt chi Dư Có: Chưa nộp
+ TK 3384 – Bảo hiểm y tế: Trích 4.5% trên tổng tiền lương trích lập Bên Nợ: Nộp BHYT cho cơ quan quản lý quỹ
Bên Có: Trích BHYT trừ vào thu nhập của người lao động Trích BHYT tính vào chi phí sản xuất kinh doanh
Dư Có: Số tiền BHYT chưa nộp
+ TK 3389 – Bảo hiểm thất nghiệp: Trích 2% trên tổng tiền lương trích lập Bên Nợ: Nộp BHTN cho cơ quan quản lý quỹ
Bên Có: Trích BHTN trừ vào thu nhập của người lao động Trích BHTN vào chi phí sản xuất kinh doanh
Dư Có: Số tiền BHTN chưa nộp
Cũng giống như trong kế toán tiền lương phải trả cho người lao động, tổ chức kế toán các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần xây lắp điện và thương mại An Dương cũng sử dụng các tài khoản sau: TK 1542 – Chi phí nhân công trực tiếp, TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp để phản ánh các khoản trích theo lương tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà Công ty phải gánh chịu. Đồng thời, kế toán sử dụng TK 334 để phản ánh các khoản trích mà NLĐ phải tự chi trả thông qua trừ lương tại Công ty.
Bên cạnh đó, kế toán thanh toán cũng sử dụng TK 111 – Tiền mặt, TK 112 – Tiền gửi NH…để phản ánh tình hình thanh toán BHXH, BHYT, BHTN…với cơ quan quản lý quỹ và với người lao động.
2.2.3. Quy trình kế toán
2.2.3.1. Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết
Các chứng từ kế toán các khoản trích theo lương của Công ty cổ phần xây lắp điện và thương mại An Dương bao gồm.
Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội.
Giấy này là căn cứ để xác nhận người lao động được tính trợ cấp bảo hiểm xã hội theo quy định. Trước khi đi khám chữa bệnh, người lao động có thể xin giấy giới thiệu của Công ty. Nếu đi khám mà bác sĩ thấy cần thiết phải nghỉ để tiến hành điều trị thì sẽ lập giấy này và ghi số ngày người lao động được phép nghỉ để phòng nhân sự lấy đó làm cơ sở tính bảo hiểm xã hội cho người lao động. Nội dung của giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội bao gồm lý do nghỉ (ốm, tai nạn lao động, thai sản…), số ngày nghỉ cụ thể từ ngày nào đến ngày nào và quan trọng nhất là phải có dấu hợp lệ của đơn vị tiến hành khám chữa bệnh.
Để được hưởng bảo hiểm xã hội và các quyền lợi khác, người lao động phải nộp giấy chứng nhận này cho phòng hành chính nhân sự và từ đó cùng với bảng chấm công, phòng Hành chính-nhân sự sẽ tiến hành tính lương cho người lao động vào cuối tháng.
Mẫu giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội của Công ty cổ phần xây lắp điện và thương mại An Dương như sau:
Biểu 2.6. Mẫu giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH của Công ty cổ phần xây lắp điện và thương mại An Dương
SỞ Y TẾ QUẬN HOÀNG MAI
GIẤY CHỨNG NHẬN NGHỈ ỐM HƯỞNG BHXH
Họ và tên: Nguyễn Hùng Cường
Đơn vị công tác: Công ty cổ phần xây lắp điện và thương mại An Dương Địa chỉ: Số 3B, Ngõ 5, Hoàng Quốc Việt, Quận Hoàng Mai , TP. Hà Nội Lý do nghỉ ốm: Ốm do sốt vi rút
Số ngày nghỉ: 8 ngày (từ ngày 03/12/2014 đến ngày 10/12/2014) Xác nhận của phụ trách đơn vịNgày 10 tháng 12 năm 2014 Số ngày thực nghỉ: 8 ngày Bác sĩ (đã ký) (đã ký)
chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH – Trang 47), phòng nhân sự sẽ lập Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH
Mẫu Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH như sau: