TY CỔ PHẦN XÂY LẮP ĐIỆN VÀ THƯƠNG MẠI AN DƯƠNG
3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần xây lắp điện và thương mại An Dương
3.2.1. Về hình thức tiền lương và phương pháp tính lương - Về hình thức tiền lương
Công ty phải xây dựng đồng bộ các quy chế nội bộ để khi triển khai công tác
quy định về công tác quản lý. Các quy chế cần xây dựng bao gồm:
Quy chế về quản lý và giám sát nhân viên trong Công ty: quản lý thời gian làm việc tại Công ty, cụ thể hóa quy chế cho việc khen thưởng nhân viên tích cực làm việc hay xử phạt nhân viên đi muộn, trốn giờ làm và thiếu tích cực trong công việc nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động của Công ty, đồng thời đảm bảo sự công bằng giữa các nhân viên với nhau.
Quy chế về quản lý tài chính, tài sản của công ty: Gắn công nhân viên với trách nhiệm cụ thể, thích hợp trong việc bảo vệ tài sản, công cụ dụng cụ của Công ty. Có biện pháp xử lý thích đáng, nghiêm khắc đối với những hành vi gian lận tài sản của Công ty.
Quy chế về phương pháp tính lương và tính thưởng: Xây dựng đơn giá tiền lương một cách chính xác, rõ ràng đối với từng Phòng ban và từng nhân viên. Xây dựng hệ số lương trong mối quan hệ với trình độ chuyên môn, tay nghề, năm kinh nghiệm cũng như trách nhiệm cụ thể của từng người.
Phòng Hành chính – nhân sự tiến hành chấm công từng ngày cho từng nhân viên một cách chính xác.Đến cuối tháng tổng hợp và tính lương chính xác cho nhân viên. Tiến hành trả lương cho nhân viên đầy đủ và đúng ngày theo quy định của Công ty.
Cuối cùng là việc xây dựng quy chế tiền thưởng cho những nhân viên có thành tích tốt trong công việc nhằm khuyến khích nhân viên làm việc năng suất và hiệu quả hơn.
- Về phương pháp tính lương
Cập nhật và phát triển các phương pháp tính lương mới hiệu quả hơn trong việc đánh giá chất lượng công việc của nhân viên nhằm tránh những hạn chế từ phương pháp tính lương khoán . Áp dụng hệ số lương trong tính lương khoán . Căn cứ để xây dựng hệ số lương là trình độ học vấn, tay nghề, năm kinh nghiệm…
Tách biệt những người tham gia BHXH và không tham gia BHXH để xây dựng danh sách lao động nộp BHXH, từ đó để đơn giản cho việc tính toán các khoản trích theo lương.
3.2.2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán Tài khoản sử dụng
Tài khoản của Công ty sử dụng theo quy định tài khoản kế toán và có thể chi tiết cho TK 334 thành các tiểu khoản như Lương cơ bản cho nhân viên, lương sản phẩm cho nhân viên, lương chi cho công tác viên.
Mặt khác, TK 334 có thể chia thành các tiểu khoản theo từng Phòng ban cụ thể để tiện lợi cho việc xem xét các biến động về chi phí tiền lương giữa các bộ phận nhằm có thể sửa đổi, sắp xếp lại nhân lực nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.
+ TK 334 – Phòng Hành chính – Nhân sự + TK 334 – Phòng Tài chính Kế toán
+ TK 334 – Lương bộ phận thi công công trình + TK 334 – Phòng Kỹ thuật
Phương pháp kế toán
Bút toán phản ánh nghiệp vụ trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN theo tỉ lệ quy định ngày 31/12/2014 là một bút toán tương đối phức tạp:
Nợ TK 1542 : 2.185.000 Nợ TK 642: 4.990.000 Nợ TK 334: 4.155.000 Có TK 338: 14.551.000
Kế toán nên thực hiện việc chia bút toán này thành các bút toán nhỏ hơn nhằm tránh gây nhầm lẫn và tạo thuận tiện trong việc đối chiếu và xem xét lại. Cụ thể nên chia bút toán này thành 2 bút toán:
- Phản ánh các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ và BHTN mà Công ty phải chịu, tính vào chi phí sản xuất kinh doanh:
Nợ TK 1542 : 2.185.000 Nợ TK 642: 4.990.000 Có TK 338: 14.205.000
- Phản ánh các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ và BHTN mà người lao động phải chịu trừ vào lương:
Nợ TK 334: 4.155.000 Có TK 338: 4.155.000
3.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Vì Công ty thành lập chưa được lâu nên các chứng từ sử dụng trong Công ty còn ít và chưa được chi tiết cụ thể. Công ty cần tiến hành lập thêm một số chứng từ cần thiết nhằm làm rõ ràng nội dung nghiệp vụ. Đồng thời, đối với Phòng hành chính, bên cạnh Bảng tổng hợp kết quả làm việc cũng cần thực hiện lập Bảng chấm công nhằm làm cơ sở cho việc đánh giá thái độ và tinh thần làm việc của nhân viên để có thể tiến hành khen thưởng hay kỷ luật.
Với các đối tượng lao động tính lương theo thời gian cần quy định một mức lương cụ thể.
Trên Phiếu chi để thanh toán tạm ứng và thanh toán tiền lương, tiền trợ cấp BHXH chưa ghi rõ số tiền được phân bổ cho từng Phòng ban như thế nào nên để minh bạch trong việc hạch toán và chi trả thì nên sử dụng thêm các Giấy đề nghị thanh toán đính kèm với Phiếu chi. Nội dung Giấy đề nghị thanh toán nên ghi rõ thanh toán cho mục đích gì, số tiền cho từng Phòng ban và đối tượng nhận được khoản thanh toán.
3.2.4. Về sổ kế toán chi tiết
Trình tự tiến hành ghi sổ chi tiết trong hạch toán tiền lương và các khoản trích tại Công ty là khá đầy đủ và hợp lý. Tuy nhiên, Công ty cần có biện pháp để hoàn thiện lại nội dung trên chứng từ. Công ty nên thêm các nội dung sau vào Bảng chấm công: Số công làm việc tiêu chuẩn trong tháng, số công hưởng BHXH, số công nghỉ việc hưởng % lương, số ngày nghỉ không được hưởng lương.
Bảng thanh toán lương cho nhân viên cần có thêm nội dung số tiền phạt vi phạm trừ lương trong trường hợp nhân viên có vi phạm và phải nộp phạt theo quy định của Công ty.
Công ty nên tiến hành cập nhật thường xuyên các sổ kế toán nhằm phù hợp hơn với công tác hạch toán kế toán tại đơn vị, đồng thời tạo thuận lợi cho áp dụng kế toán máy. Cần có sự tổ chức và lưu trữ chứng từ, các sổ sách kế toán một cách hợp lý nhằm đảm bảo an toàn thông tin cũng như dễ dàng trong đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp.
3.2.5. Về sổ kế toán tổng hợp
Hình thức ghi sổ tổng hợp mà Công ty đang sử dụng là hình thức Nhật ký
chung. Đây là hình thức sổ phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất thi công của Công ty và thuận tiện cho việc áp dụng kế toán máy.
Hệ thống sổ tổng hợp được lập và trình bày đầy đủ tuân theo quy định của sổ sách kế toán
Bên cạnh đó, có thể chi tiết sổ Cái TK 334 theo Phòng ban hoặc theo phản ánh chi phí như CP Nhân công trực tiếp, CP Quản lý doanh nghiệp. Sổ Cái TK 338 có thể chi tiết theo các khoản trích cụ thể bao gồm sổ Cái TK 3382, 3383, 3384 và 3389.
Kế toán cần tiến hành ghi sổ ngay khi có nghiệp vụ phát sinh như nghiệp vụ thanh toán tiền tạm ứng vì đây là khoản chi không thường xuyên nên có thể bỏ sót.
Cũng tương tự đối với trường hợp ghi nhận khoản trợ cấp BHXH trả cho người lao động thay cho cơ quan BHXH, kế toán cần tiến hành ghi nhận nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký và sổ Cái các tài khoản liên quan ngay sau khi nhận được giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH và Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH. Không nên dồn tích việc ghi sổ kế toán vào cuối tháng vì điều này có thể sẽ gây ra sai sót và trùng lặp làm ảnh hưởng đến chất lượng và tính kịp thời của thông tin kế toán.
3.2.6. Về báo cáo kế toán liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương
Đối với các báo cáo về lương nên mở các sổ chi tiết các tài khoản có liên quan như TK 334 (phải trả công nhân viên), TK 338 (các khoản phải trả, phải nộp khác).
Bên cạnh việc lập các báo cáo kế toán cuối năm, Công ty cần tiến hành lập các báo cáo kế toán vào cuối tháng hoặc cuối quý.
Định kỳ có thể lập báo cáo quản trị về tiền lương và các khoản trích theo lương để ban lãnh đạo có thể xem xét và căn cứ ra các quyết định quản trị. Báo cáo quản trị có thể chia thành các báo cáo tại các Phòng ban của Công ty nhằm phản ánh tình hình tiền lương và các khoản trích theo lương tại từng bộ phận cụ thể, từ đó có các nhận xét, đánh giá chính xác, khách quan, tìm ra nguyên nhân của sai phạm và thiếu hiệu quả nhằm đưa ra quyết định xử lý hay điều chỉnh thích ứng. Tránh để các sai phạm dồn tích lại vì điều này sẽ ảnh hưởng tới việc xử lý và quy kết trách nhiệm.