ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2
2.1.1. Quy trình phân loại tài liệu
Quy trình phân loại tài liệu bao gồm các bước sau:
- Phan tich chủ đề và xác định các đặc trưng nội dung: đối tượng nghiên cứu và các phương diện nghiên cứu;
- Dịch các đặc trưng nội dung sang ngôn ngữ phân loại
Về cơ bản, quy trình phân loại tài liệu bao gôm 3 bước trên. Tuy nhiên trong thực tiễn của quá trình phân loại của từng cơ quan, quy trình đó có thể được cán bộ
của các cơ quan cải biến cho phù hợp với tình hình thực tế (về công nghệ phụ trợ,
công cụ,...). Tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, quy trình đó cũng có những cải biến riêng. Bởi với sự hỗ trợ của hệ thống mạng Internet, trước khi tiến hành xử lý tài liệu, các cán bộ của Thư viện thường tìm trong cơ sở dữ liệu của các thư viện lớn xem biêu ghi phản ánh tài liệu đó có tổn tại không. Sau đó có thể sử
dụng các dữ liệu có sẵn đó hoặc tham khảo đề tạo ra các dữ liệu mới cho biểu ghỉ
của mình. Các cơ sở dữ liệu mà cán bộ Thư viện Trường thường tham khảo bao gồm: Thư viện Quốc hội Mỹ (Website: http://catalog.loc.gov, thudng sit dung cho sách ngoạivăn),Thư viện Quốc gia Việt Nam (sử dụng cho sách Việt văn, website:
http://118.70.243.232/opac/)
Như vậy, trước khi tiến hành công tác phân loại tài liệu, các cán bộ Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 thường tiến hành bước khảo sát sự tồn tại của biểu ghi tại các cơ sơ dữ liệu của các Thư viện lớn, sử dụng các kết quả tìm được
và ấn định vào trong cơ sở dữ liệu của Thư viện nếu tìm được chỉ số phân loại
thích hợp. Với phương thức này các chỉ số phân loại của các tài liệu tìm được sẽ
được đảm bảo về độ chính xác và sự thống nhất bởi các chỉ số đó được xây dựng
bởi các chuyên gia có kinh nghiệm của các thư viện lớn. Các cơ sở dữ liệu của các
thu
mà các cán bộ thường tham khảo bao gồm: cơ sở dữ liệu của Thư viện Quốc hội Mỹ và Thư viện Quốc gia Việt Nam, áp dụng cho hai mảng tài liệu là sách chuyên khảo tiếng Anh và sách chuyên khảo tiếng Việt
Đối với các sách tiếng Anh, căn cứ vào chỉ số ISBN (tìm theo chỉ số ISBN
sẽ tìm được kết quả chính xác các tài liệu tương ứng), các cán bộ tiến hành tìm
kiếm trong cơ sở dữ liệu của Thư viện Quốc hội. Nếu tìm được tài liệu tương ứng,
cán bộ tiến hành kiểm tra biểu ghỉ MARC. Trong biểu ghỉ MARC của Thư viện Quốc hội, các tài liệu có thể được phân loại theo khung phân loại của Thư viện Quốc Hội (LCC ~ Library of Congress Classification) hoặc khung phân loại DDC hoặc có thể được phân loại theo cả hai khung. Chỉ số phân loại dựa trên khung.
LCC được trình bày trong biểu ghỉ ở trường 050, chỉ số phân loại dựa trên DDC được trình bày ở trường 082. Căn cứ vào đó cán bộ tìm ra chỉ số phân loại tương
ứng với tài liệu. Nếu tìm được, sử dụng làm chỉ số phân loại sử dụng làm chỉ số
phân loại ấn định vào trong biểu ghi của Thư viện. Nếu không tìm được, tài liệu sẽ được tiến hành phân loại the quy trình thông thường. Từ khi áp dụng khung phân loại DDC trong công tác phân loại tài liệu của Thư viện, ến nay, thư viện đã tiến hành xử lý được 2270 tài liệu tiếng Anh. Theo cán bộ của Thư viện. trong số 2270 tài liệu tiếng Anh đó thì có đến hơn 70% tài liệu có thể tìm được ở cơ sở dữ liệu của Thư viện Quốc hội và được áp dụng theo phương thức trên.
Đối với các sách tiêng Việt, căn cứu vào tên sách cán bộ Thư viện tiến hành
tìm tài liệu tại cơ sở dữ liệu của Thư viện Quốc gia. Kết quả tìm kiếm được hiễn thị
ra là các tài liệu tương ứng với các tên sách cần tìm. Tuy nhiên để tìm được kết quả chính xác, người cán bộ thường kiểm tra lại các yếu tố thư mục khác của biểu ghi tìm được với tài liệu. Nếu tìm được tài liệu tương ứng, công việc tiếp theo là kiểm tra chỉ số phân loại. Tài liệu của Thư viện Quốc gia thường được phân loại dựa
trên khung phân loại 19 lớp, BBK và DDC. Nếu tìm được chỉ số DDC tương ứng.
với tài liệu cần xử lý, chỉ số đó sẽ được ấn định vào trong cơ sở dữ liệu của Thư
viện. Nếu không tìm được chỉ số tương ứng thì tài
u sẽ được áp dụng theo quy trình thông thường. Theo cán bộ xử lý tài liệu của Thư viện, trong số 10531 tài liệu
„ chỉ số khoảng 30% tài
trong cơ sở dữ liệu của Thư viện Quốc gia. Số còn lại không tìm được do Thư viện
tiếng Việt đã được xử lý tại Thư vi là có thể tìm thấy
Quốc gia sử dụng DDC từ năm 2006, các sách từ năm 2005 trở về trước được phân loại theo khung 19 lớp hoặc BBK. Trong khi đó các sách được xử lý tại Thư viện Đại học Sư phạm Hà Nội 2 bao gồm các sách mới bổ sung về và cả các sách được xử lý hồi cố. Bên cạnh đó là một số sách được bổ sung mới nhưng chưa kịp cập
nhật tại cơ sở dữ liệu của Thư viện Quốc gia.
Các chỉ số phân loại tìm được tương ứng với tài liệu cần xử lý sẽ được ấn
định vào trong cơ sở dữ liệu của Thư viện, các tài liệu còn lại sẽ được các cán bộ tiến hành phân loại theo quy trình thông thường.
Quy trình xử lý tài liệu tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 được tiến hành bởi 06 cán bộ độc lập. Số cán bộ này sẽ được chia nhóm để xử lý các loại hình tài liệu khác khau, quy trình xử lý của mỗi nhóm sẽ độc lập với nhau, không.
có sự chuyên môn hoá trong các khâu xử lý. Do đó để đánh giá quy trình phân loại tài liệu của các cán bộ, luận văn tiến hành nghiên cứu quy trình xử lý của cả 06 cán bộ, trong đó sử dụng phương pháp phỏng vấn là chủ yếu. Trong đó đưa ra 12 tài liệu để cán bộ tiến hành phân loại
Danh sách các tài liệu được dùng để khảo sát quy trình phân loại của cán bộ
“Thư viện:
1. Từ điển sinh học phô thông
2. Bài tập toán cao cấp
3. Applied functional analysis. Volume 109, main principle and their applications
4. The reckoning: Iraq and the legancy of Saddam Hussein
Cuộc cách mạng về giống cây trồng
Trước ngưỡng cửa tương lai Ghỉ chép của người nuôi ong
Siêu dẫn nhiệt độ cao nền sắt tiết lộ cơ chế siêu dẫn mới// Vật lý ngày nay.
ew na
Xây dựng ma trận đề kiểm tra, đánh giá kiến thức, kỹ năng cơ bản về môn hoá học của học sinh lớp 9// Hoá học và ứng dụng
10. Hệ thống các di tích hang động ở vườn Quốc gia Cúc Phương// Khảo cô học
11. Giáo dục học : đã được Bộ Giáo dục và đào tạo duyệt là sách dùng chung cho các trường đại học sư phạm
12. Nghề sơn truyền thống ở tỉnh Hà Tây
Quy trình phân loại của cán bộ được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Phân tích chủ đề
Phân tích chủ đề là việc xác định nội dung chính của tài liệu nhằm mục đích quản trị các tài liệu theo nội dung của nó. Việc phân tích chủ để bao gồm các công đoạn sau:
-_ Tìm hiểu tài liệu: hiểu ý tưởng của tác giả thông qua ngôn ngữ, hình ảnh
minh hoa,...
- _ Thiết lập các ý tưởng của tác giả trong óc người phân tích;
- Chon loc các đặc trưng nội dung của tài liệu
Tìm hiểu tài liệu là quá trình nghiên cứu xem nội dung của tài liệu tài liệu
nghiên cứu về vấn đề gì dưới những góc độ nào? Đề tìm hiểu nội dung của tài liệu người cán bộ xử lý cần tìn hiểu thông qua nhan đề tài liệu, phụ đề, mục lục, lời nói
đầu, phần chính văn tài liệu và lĩnh vực mà tác giả của tài liệu.
Trong số 06 cán bộ được hỏi, có 05 cán bộ cho rằng để hiểu được nội dung của
tài liệu thì cần phải căn cứ vào tên tài liệu, mục lục, lời nói đầu, 01 cán bộ cho rằng
chỉ cần quan tân đến tên tài liệu các y(
‘on lai chỉ được quan tâm khi tên tài
liệu quá phức tạp, 03 cán bộ cho rằng cần phần đọc cả phần chính văn của tài liệu.
02 cán bộ trả lời rằng có những tài liệu khi đọc cả chính văn mà vẫn không hiểu.
được nội dung thì họ gọi điệ
hỏi các chuyên gia của các ngành là các giảng viên của Trường
Sau khi tìm hiểu nội dung tài liệu người cán bộ phân loại cần thiết lập các ý
tưởng của tác giả trong óc của mình. Sau đó chọn lọc các yếu tố đặc trưng của tài liệu. Đối với việc phân loại tài liệu, yếu tố đặc trưng cho nội dung tài liệu mà người cán bộ cần phải quan tâm bao gồm: các đối tượng nghiên cứu, các phương.
diện nghiên cứu. Trong đó đối tượng nghiên cứu của tài liệu là một phần của thực tại khác quan (sự vật, hiện tượng khách quan), được đưa vào nghiên cứu và phản ánh trong tài liệu. Các đối tượng nghiên cứu đó có thể là: các sự vật cụ thẻ, các khái niệm trừu tượng, các hoạt động và hiện tượng. Đối tượng nghiên cứu bao gồm đối tượng nghiên cứu bậc 1 và đối tượng nghiên cứu bậc 2. Phương diện nghiên cứu là các góc độ nghiên cứu (phương diện nội dung), các yếu tố thời gian, đại lý được đề cập đến, hình thức của tải liệu.
Trong 06 cán bộ được hỏi, có 04 cán bộ cho rằng trong việc lựa chọn các
đặc trưng của tài liệu cần phải quan tâm đến đối tượng nghiên cứu và tất cả các phương diện nghiên cứu được đề cập đến trong tài liệu. 02 cán bộ cho rằng chỉ cần quan tâm đến đối tượng nghiên cứu, phương diện nội dung và phương diện hình
thức của tài liệu.
Kết quả (Bảng 03) cho thấy có 08/12 tài liệu được phân tích đúng nội dung, bao gồm việc xác định đầy đủ các đối tượng nghiên cứu và phương diện nghiên cứu. Bao gồm các tài liệu 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 12. Tài liệu số 08, 09, 10, 11
sai hoàn toàn trong việc xác định đối tượng nghiên cứu. Đối với tài liệu số 08, 09,
10, đây là các tài liệu dạng bài trích tạp chí. Cán bộ phân xác định sai đối tượng
nghiên cứu do có sự nhằm lẫn giữa nhan đề bài trích và tên tạp chí. Các cán bộ này cho rằng vị trí sắp xếp của bài trích phục thuộc vào tên của tạp chí do đó chỉ cần
phân loại theo tên tạp chí. Như vậy họ đã có cách nhìn nhân không đầy đủ về mục
đích của việc sử dụng các ký hiệu phân loại, bởi ngoại việc được sử dụng để sắp xếp, tổ chức các kho sách thì ký hiệu phân loại còn có tác dụng là một tiêu chí để
tìm tin. Tài liệu số 11 sai đối tượng nghiên cứu do cán bộ phân tích nhằm lẫn giữa
tên tải liệu và công dụng của tài liệu. Các kết quả sai trong quá trình phân tích chủ
đề của tài liệu của các cán chủ yếu ở các cán bộ có quan điểm sai trong việc lựa
chọn các yếu tổ của tài liệu để đọc tìm hiểu nội dung.
Bước 2:
ịch các đặc trưng nội dung sang ngôn ngữ phân loại
Dịch các đặc trưng của nội dung sang ngôn ngữ phân loại bao gồm các công
đoạn sau:
+ Quy kết vào ngành khoa học;
+ Tìm vị trí chính xác nhất;
+ Gán ký hiệu của khung phân loại + Gán các trợ ký hiệu
Việc quy kết quy kết vào các ngành khoa học đòi. hỏi cán bộ phân loại phải
năm chắc các quy tắc quy kết cơ bản. Các nguyên tắc đó bao gồm:
1. Yếu tố chính để quyết định là nội dung tài liệu;
2. Vấn đề riêng, sâu, cụ thể được ưu tiên hơn vấn đề chung;
3. Tài liệu có nội dung phức tạp thuộc về 2-3 lĩnh vực được quy lết Dao lĩnh vực cú nội dung được chẽ trọng hơn;
4, Tài liệu có nội dunl liên quan đến các khía cạnh xell xét khác nhau:
- _ Tài liệu về Ii]h vực A được xem xét trên quan Hiểm của lĩnh vực B thì quy
kết [ào lĩnh vực B.
- _ Tài liệu về việcáp dụng lĩnh vực A vào lĩnh vực B thì quy kết vào B
- _ Tài liệu về việc áp dụng lĩnh vực A vào các lĩnh vực khác thì quy kết vào A.
5. Tài liệu về một khoa học liên ngành được quy kết vào lĩnh vực là xuất phát
điểm của ngành đó, hoặc là lĩnh vực có nhu cầu phát sinh ra nó;
6. Tài liệu có nội dung rộng gồm trên 3 chủ đề thì quy kết vào chủ đề khái
quát,
7. Tài liệu về lịch sử của các khoa học nói chung hoặc của đồng thời mí
ngành khoa học thì quy kết vào lĩnh vực lịch sử; tài liệu về lịch sử của từng
ngành khoa học riêng biệt thì quy kết vào lĩnh vực khoa học đó;