CHƯƠNG 1:LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHO VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH NGẮN HẠN TRONG
1.1. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
1.1.1. Một số khái niệm cơ bản
1.1.1.1. Hệ thống thông tin
Để hiểu được khái niệm về hệ thống thông tin, trước hết cần làm rõ khái niệm về hệ thống. Theo Nguyễn Thế Hưng (2007): “Hệ thống là một tập hợp các phần tử (các thành phần) có liên hệ với nhau, hoạt động để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận các yếu tố vào, sinh ra các yếu tố ra trong một quá trình xử lý có tổ chức”.
Ba thành phần cơ bản của một hệ thống gồm:
(1)Các yếu tố đầu vào (Inputs);
(2)Xử lý, chế biến (Processing);
(3)Các yếu tố đầu ra (Outputs).
-Một hệ thống được cấu thành từ rất nhiều phần tử khác nhau như con người, máy móc, các thủ tục, chính sách, quy trình, các thông tin, dữ liệu cần xử lý…
-Các phần tử trong một hệ thống có mối liên hệ chặt chẽ với nhau.
-Đều theo quy trình chung là hệ thống tiếp nhận dữ liệu đầu vào, sau đó xử lý và tạo nên thông tin đầu ra cung cấp cho đối tượng phù hợp.
-Hệ thống luôn hoạt động theo những mục đích đã định s ẵn.
Như vậy, hệ thống là một tập hợp các thành phần kết hợp với nhau và cùng nhau hoạt động để đạt được các mục tiêu đã định trước. Một hệ thống phải phục vụ ít nhất cho một mục đích, khi một hệ thống không còn phục vụ cho mục đích nào nữa thì nó cần được thay thế. Hệ thống có thể tồn tại theo nhiều cấp độ khác nhau. Một hệ thống có thể là một thành phần trong một hệ thống khác và được gọi là hệ thống con.
Một hệ thống con cũng có đầy đủ các tính chất của một hệ thống. Các hệ
thống con này được thiết lập cũng có mục tiêu riêng trên cơ sở mục tiêu chung của tổ chức.
Theo Thiều Thị Tâm và cộng sự: “Hệ thống thông tin là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trongmột tổ chức nào đó”.
Một hệ thống thông tin được xem là một bộ các hệ thống con có mố i quan hệ với nhau, cùng thực hiện các công việc như thu thập, xử lý, lưu trữ, chuyển đổ i và phân phối thông tin cho việc lập kế hoạch, đưa ra quyết định, và kiể m soát thông tin.Hệ thống thông tin s ẽ giúp doanh nghiệp tạo ra thế cạnh tranh cho chính đơn v ị mình.
1.1.1.2. Hệ thống thông tin k ế toán
Theo Boochholdt (1999) và Romney (2012): “Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống 7 có chức năng thu thập dữ liệu, xử lý, phân loại và báo cáo các s ự kiện kinh tế tài chính nhằm mục đích cung cấp thông tin và ra quyết định”. Các dữ liệu về nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh chính là các yếu tố đầu vào của hệ thống thông tin kế toán, quá trình xử lý dữ liệu chính là quá trình ghi chép, tổng hợp, phân tích các dữ liệu kế toán bằng các phương pháp kế toán thích hợp và s ử dụng các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ. Đầu ra của hệ thống thông tin kế toán là s ản phẩm thông tin trên báo cáo kế toán bao gồm báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. Các báo cáo kế toán này cung cấp thông tin cho các đối tượng s ử dụng thông tin kế toán để đáp ứng nhu cầu thông tin cho các đối tượng s ử dụng thông tin, từ đó có thể đưa ra các quyết định kịp thời. Các đối tượng s ử dụng thông tin bao gồm đối tượng bên trong và bên ngoài đơn vị.
Trần Thị Quỳnh Giang (2018) đã có nhận định: “HTTTKT là một hệ thống bao gồm các quá trình thu thập, hệ thống hóa và xử lý dữ liệu nhằm tạo ra những thông tin kinh tế tài chính cung cấp cho các đối tượng s ử dụng trong việc ra quyết định”.
HTTTKT trong đơn vị thực hiện các công việc như: Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động của tổ chức một cách thường xuyên, liên tục, chuyển dữ liệu thành các thông tin mà nhà quản lý có thể lập kế hoạch, kiểm soát và đánh giá các hoạt
động của tổ chức và từ đó đưa ra các quyết định. Các nghiên cứu về HTTTKT đều thống nhất quan điểm đó là quy trình chung của HTTT bao gồm: Thu thập thông tin, xử lý – phân tích thông tin và cung cấp thông tin. Trong nội dung luận văn, tác giả cũng thể hiện quan điểm đồng thuận là: “Hệ thống thông tin kế toán là việc thu thập các dữ liệu và xử lý các thông tin này theo một trình tự từ đó có thể cung cấp các thông tin cần thiết cho người s ử dụng trong việc ra quyết định”.
Một cách khái quát, hệ thống thông tin kế toán được cấu thành từ các yếu tố sau:
-Yếu tố về con người: Điều hành hệ thống và thực hiện các chức năng khác -Yếu tố về các thủ tục và những chỉ dẫn: Bất kể hệ thống kế toán thủ công hay tin học hóa thì quá trình tạo lập thông tin đều liên quan đến quá trình thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin về hoạt động của doanh nghiệp.
-Yếu tố về dữ liệu: Dữ liệu về doanh nghiệp và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
-Yếu tố về phương tiện xử lý: Hệ thống sổ kế toán trong điều kiện kế toán thủ công hay các cơ sở dữ liệu phần mềm trong điều kiện tin học hóa là phương tiện được sử dụng để ghi nhận, phân loại, sắp xếp các dữ liệu nhằm tạo lập thông tin kế toán.
-Các thủ tục kiểm soát nội bộ và biện pháp bảo mật nhằm bảo vệ dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán.
1.1.1.3. Hệ thống thông tin k ế toán quản trị 1.1.1.3.1. Kế toán quản trị
Kế toán quản trị xuất hiện lần đầu tiên ở các doanh nghiệp s ản xuất của Mỹ vào những năm 1965. Theo Hiệp hội kế toán viên Hoa Kỳ (1982) thì “Kế toán quản trị là quy trình định dạng, đo lường, tổng hợp, phân tích, truyền đạt các thông tin tài chính và phi tài chính cho các nhà quản trị để điều hành các hoạt động kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả s ử dụng vốn”.
Kế toán quản trị bắt đầu được nghiên cứu có hệ thống ở Việt Nam vào những năm 1990. Theo Luật kế toán Việt Nam (2015), kế toán quản trị được định nghĩa là
“Việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán”
Tóm lại, kế toán quản trị là một lĩnh vực kế toán được thiết kế để thoả mãn nhu cầu thông tin của các nhà quản lý và các cá nhân khác làm việc trong một tổ chức
1.1.1.3.2. Thông tin k ế toán quản trị
Thông tin kế toán quản trị là tập hợp các s ự kiện, các s ự kiện này sẽ trở thành thông tin hữu ích khi và chỉ khi nó làm thay đổi các quyết định về tương lai của người nhận nó.
Thông tin kế toán quản trị cũng là thông tin kế toán nên có các tính chất cơ bản của thông tin kế toán đó là:
+Là thông tin động về tình hình chu chuyển tài s ản trong một doanh nghiệp, toàn bộ nội dung về hoạt động sản xuất kinh doanh từ khâu đầu đến khâu cuối cùng đều được phản ánh sinh động qua các thông tin kế toán
+ Luôn là những thông tin về hai mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình như vốn, các khoản tăng, các khoản giảm, chi phí, kết quả, lợi nhuận…
Những thông tin này có ý nghĩa rất lớn với việc ứng dụng hạch toán kinh doanh mà nội dung cơ bản là độc lập về tài chính, lấy thu bù chi, kích thích vật chất và trách nhiệm vật chất.
+Mỗi thông tin kế toán thu được là kết quả của quá trình có tính chất hai mặt:
Thông tin kiể m tra và kiể m tra. Vì vậy khi nói đến kế toán cũng như thông tin kế toán không thể tách rời hai đặc trưng cơ bản là thông tin và kiểm tra.
Ngoài ra, thông tin kế toán quản trị còn có những tính chất riêng:
+Tính chất đặc thù nội bộ của các s ự kiện, thông tin kế toán
+Tính linh hoạt, thích ứng với s ự biến đổi hàng ngày của các s ự kiện, các quá trình kinh tế.
+Tính chất phi tiền tệ được chú trọng nhiều hơn trong các báo cáo quản trị +Tính dự báo (phục vụ cho việc lập kế hoạch).
+Tính pháp lý đối với tài liệu gốc và tính hướng dẫn thông tin trên các báo cáo quản trị.
+Không có chuẩn mực chung chi phối kế toán
1.1.1.3.3. Hệ thống thông tin k ế toán quản trị
Theo Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán của Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh (2012) thì “Hệ thống thông tin kế toán quản trị là hệ thống cung cấp thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng về kinh tế tài chính của chúng đối với doanh nghiệp”.
Còn theo Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán của Học viện công nghệ bưu chính viễn thông (2011) thì: “Hệ thống thông tin kế toán quản trị là tập hợp các yếu tố về con người, cơ sở vật chất, các thông tin tài chính, phi tài chính kết hợp lại với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho nhà quản trị doanh nghiệp”.
Theo quan điểm của tác giả thì: Hệ thống thông tin kế toán quản trị là một tập hợp bao gồm con người, thông tin và công cụ hỗ trợ tạo thành một chỉnh thể thống nhất nhằm thực hiện việc thu nhận, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin KTQT cho quản trị doanh nghiệp nhằm sử dụng có hiệu quả các nguồn lực và làm gia tăng giá trị của doanh nghiệp.