CHƯƠNG 1:LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHO VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH NGẮN HẠN TRONG
1.1. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
1.1.2. Đặc điểm và vai trò của hệ thống thông tin kế toán quản trị
Từ hoạt động, sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, hàng ngày có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các nghiệp vụ này được hệ thống thông tin kế toán phân tích, ghi chép và lưu trữ các ghi chép này (chứng từ, sổ, thẻ, bảng…). Khi người sử dụng có yêu cầu, hệ thống thông tin kế toán sẽ từ các ghi chép đã lưu trữ mà phân tích,tổng hợp và lập các báo cáo thích hợp cung cấp cho người sử dụng thông tin.
Hệ thống thông tin kế toán quản trị bao gồm:
-Thông tin quá khứ: Các thông tin này thu thập được từ những s ự kiện kinh tế đã phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thông tin này được thu nhận, xử lý và tổng hợp thông qua các phương pháp theo từng khâu công việc của kế toán. Đây là những thông tin thực hiện về các mặt hoạt động của từng bộ phận, mục tiêu theo yêu cầu của nhà quản trị doanh nghiệp. Các thông tin
này có tính tin cậy khá cao, được thu nhận, xử lý và cung cấp dựa trên s ố liệu từ hệ thống kế toán của doanh nghiệp.
-Thông tin dự đoán tương lai: như định mức chi phí, hay chi phí trích trước.
Các thông tin này được s ử dụng rộng rãi trong quá trình ra quyết định ngắn hạn. Đó là những thông tin liên quan trực tiếp đến việc có thể dự toán chi phí, thu nhập và kết quả kinh doanh phù hợp với các phương án.
Hệ thống thông tin kế toán quản trị chỉ cung cấp các thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính trong phạm vi yêu cầu quản lý nội bộ của doanh nghiệp (DN).
Những thông tin đó chỉ có ý nghĩa với những bộ phận, những người điều hành, quản lý doanh nghiệp, không có ý nghĩa đối với các đối tượng bên ngoài. Vì vậy kế toán quản trị được hiểu là loại kế toán dành cho những người làm công tác quản lý của một doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin kế toán quản trị là một bộ phận của công tác kế toán nói chung và là một bộ phận không thể thiếu được để kế toán thực s ự trở thành công cụ quản lý.
1.1.2.2. Vai trò của hệ thống thông tin k ế toán quản trị
Để tiến hành hoạt động s ản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp mình. Từ kế hoạch chung của doanh nghiệp, các bộ phận triển khai thành các mục tiêu thực hiện và kiể m tra kết quả thực hiện các mục tiêu này. Đó chính là kiể m tra quản lý - kiểm tra hướng hoạt động của doanh nghiệp. Trong quá trình thực hiện các mục tiêu đề ra cần phải quản lý các quy trình cụ thể, chi tiết.
Kế toán quản trị là công cụ đánh giá việc thực hiện những mục tiêu thông qua việc phân tích các chi phí, là công cụ kiể m tra quá trình thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh theo kế hoạch đã đề ra từ đó có những quyết định hợp lý để hoạt động ngày càng đạt hiệu quả cao hơn. Do đó kế toán quản trị là công cụ chủ yếu để điều hành quản lý, là một bộ phận quan trọng trong tiếp thị để quyết định SXKD.
Để điều hành các mặt hoạt động của một doanh nghiệp, trách nhiệm thuộc về các nhà quản trị các cấp trong doanh nghiệp đó. Các chức năng cơ bản của nhà quản
trị giúp họ quản trị điều hành hoạt động của doanh nghiệp để đạt được mục tiêu đã đề ra, chúng được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1: Các chức năng cơ bản của nhà quản trị
Lập kế hoạch
Đánh giá
Kiểm tra
Qua sơ đồ trên ta thấy s ự liên tục của hoạt động quản lý từ khâu lập kế hoạch đến thực hiện, kiểm tra, đánh giá rồi sau đó quay trở lại khâu lập kế hoạch cho kỳ sau, tất cả đều xoay quanh trục ra quyết định. Để làm tốt các chức năng này đòi hỏi nhà quản trị phải đề ra những quyết định đúng đắn nhất cho hoạt động của doanh nghiệp. Muốn có những quyết định có hiệu quả và hiệu lực, nhà quản trị có nhu cầu về thông tin rất lớn. Kế hoạch kế toán quản trị là nguồn chủ yếu, dù không phải là duy nhất, cung cấp nhu cầu thông tin đó.
1.1.2.2.1. Cung cấp thông tin cho quá trình xây dựng k ế hoạch và dự toán.
Lập kế hoạch là xây dựng các mục tiêu phải đạt được và vạch ra các bước thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Các kế hoạch này có thể dài hay ngắn hạn. Kế hoạch mà nhà quản trị thường lập thường có dạng dự toán. Dự toán là s ự liên kết các mục tiêu lạ i với nhau và chỉ rõ cách huy động và s ử dụng những nguồn lực s ẵn có để đạt các mục tiêu. Để chức năng lập kế hoạch có tính hiệu lực và khả thi cao thì chúng phải dựa trên những thông tin kế toán hợp lý và có cơ sở.
1.1.2.2.2. Cung cấp thông tin cho quá trình tổ chức thực hiện.
Với chức năng thực hiện, nhà quản trị phải biết cách liên kết tốt các yếu tố giữa tổ chức, con người với nguồn lực lại với nhau sao cho kế hoạch một cách hiệu quả nhất. Để thực hiện tốt chức năng này nhà quản lý cũng cần có nhu cầu rất lớn đối với thông tin kế toán, nhất là thông tin KTQT. Nhờ có thông tin do KTQT cung cấp mà nhà quản trị mới có thể đề ra quyết định đúng đắn trong quá trình lãnh đạo hoạt động hàng ngày, phù hợp với mục tiêu chung.
1.1.2.2.3. Cung cấp thông tin cho quá trình kiểm tra đánh giá.
Nhà quản trị sau khi lập kế hoạch đầy đủ và hợp lý, tổ chức thực hiện kế hoạch đòi hỏi phải kiểm tra và đánh giá thực hiện nó. Phương pháp thường dùng là so sánh s ố liệu kế hoạch hoặc dự toán với số liệu thực hiện, để từ đó nhận diện các sai lệch giữa kết quả đạt được với mục tiêu đã đề ra. Để làm được điều này nhà quản trị cần được cung cấp các báo cáo thực hiện, có tác dụng như một bước phản hồi giúp nhà quản trị có thể nhận diện những vấn đề cần phải điều chỉnh cho hợp lý.
1.1.2.2.4. Cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định.
Ra quyết định không phải là một chức năng riêng biệt mà là s ự kết hợp cả ba chức năng lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và đánh giá, tất cả đều đòi hỏi phải có quyết định. Phần lớn những thông tin do KTQT cung cấp nhằm phục vụ chức năng ra quyết định.
Để có thông tin thích hợp, đáp ứng cho nhu cầu thích hợp của quản lý, KTQT sẽ thực hiện các nghiệp vụ phân tích chuyên môn vì những thông tin này thường không có sẵn. KTQT s ẽ chọn lọc những thông tin cần thiết, thích hợp rồi tổng hợp, trình bày chúng theo một trình tự dễ hiểu nhất, và giải thích quá trình phân tích đó cho các nhà quản trị.
Kế toán quản trị không chỉ giúp các nhà quản trị trong quá trình ra quyết định không chỉ bằng cách cung cấp thông tin thích hợp mà còn bằng cách vận dụng các kỹ thuật phân tích vào những tình huống khác nhau, để từ đó nhà quản trị lựa chọn, ra quyết định thích hợp nhất.
1.1.2.2.5. Góp phần đổi mới cải tiến công tác quản lý của DN.
Nguồn lực của doanh nghiệp được kế toán đo lường, định lượng thành các chỉ tiêu kinh tế, biểu hiện dưới hình thái giá trị nhằm cung cấp thông tin có giá trị cho chức năng kiểm tra và đánh giá.
Quá trình kiểm tra đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh là nhằm nhận biết tiến độ thực hiện và phát hiện những nguyên nhân sai lệch giữa kết quả đạt được so với mục tiêu đặt ra. Ngoài ra quá trình này còn giúp doanh nghiệp phát hiện những thay đổi s ẽ xảy ra. Nếu kết quả kiể m tra đánh giá đúng sẽ có tác dụng tốt cho doanh nghiệp trong việc điều chỉnh kế hoạch, là cơ sở để đề ra các giải pháp thực hiện trong tương lai.
Cũng thông qua quá trình kiểm tra đánh giá còn giúp cho doanh nghiệp phát hiện những tiềm năng, thế mạnh cần được khai thác và khai thác bằng cách nào s ẽ có hiệu quả nhất đồng thời phát hiện những yếu kém cần được điều chỉnh.