Cấu trúc phân tách công việc (WBS – Work Breakdown Structure) là một danh sách chi tiết các bước cần để hoàn thành một dự án, là công cụ để phân nhỏ dự án thành các bộ phận. WBS giúp minh hoạ rõ nét hơn phạm vi của dự án, giúp theo dõi tiến triển dự án và ước lượng một cách chính xác về thời gian và tiến độ. Tất cả các bước của công việc dự án đều được phác thảo trong biểu đồ cấu trúc phân chia công việc, khiến nó trở thành một công cụ lập kế hoạch dự án thiết yếu. Khả năng bàn giao cuối cùng của dự án cũng như các nhiệm vụ và gói công việc liên quan đến nó nằm trên sơ đồ WBS và các cấp độ WBS bên dưới chia nhỏ phạm vi dự án để chỉ ra các nhiệm vụ, sản phẩm bàn giao và gói công việc cần thiết để hoàn thành dự án từ bắt đầu để kết thúc.
Tất cả các bước của dự án “Nghiên cứu và phát triển sản phẩm Sữa chua mít” đều được chia nhỏ và liệt kê trong Bảng cấu trúc phân chia công việc và Sơ đồ cấu trúc phân chia công việc. Cấu trúc công việc tuân thủ chặt chẽ quy trình làm việc của dự án với 9 sản phẩm bàn giao, 30 sản phẩm phụ và 14 gói công việc
1. Bảng phân tách công việc
ID Nội dung công việc Công việc trước đó
Thời gian (ngày)
PIC
1 Xây dựng đề xuất
kinh doanh -
1.1 Nghiên cứu và phân
tích thị trường - 35
Chuyên viên Marketing 1.1.1
Nghiên cứu 3C:
customer, competitor, company
- 21
1.1.2 Nghiên cứu tiềm
năng sản phẩm 1.1.1 14
1.2 Xây dựng đề án chính
thức 1.1 21 Giám đốc dự án
1.3 Phân tích tài chính và
lập dự toán ngân sách 1.2 28 Giám đốc Tài chính
1.3.1 Xây dựng kế hoạch
tài chính 1.2 14
Phân tích viên Tài chính 1.3.2 Dự toán ngân sách 1.3.1 14
23 2 Giám sát và theo dõi
dự án 1
2.1 Quản lý quá trình
thực hiện dự án 1.2 210
Giám đốc dự án
2.2 Quản lý tiến độ 1.2 210
2.3 Quản trị rủi ro dự án 1.2 210 3 Phân bổ nguồn lực
và nhiệm vụ 1
3.1 Phân công nhiệm vụ
cho từng bộ phận 1.3 21
Giám đốc dự án 3.1.1 Xác định nhiệm vụ và
mức độ ưu tiên 1.3 14
3.1.2 Phân công nhiệm vụ
đến các bộ phận 3.1.1 7
3.2 Phân bổ nguồn lực
đến từng bộ phận 3.1 14 Giám đốc nhân sự
4 Phát triển sản phẩm 3 4.1
Nghiên cứu thị trường cho công thức
của sản phẩm
3.2 28
Chuyên viên nghiên cứu và phát triển sản phẩm 4.2 Phát triển công thức
cho sản phẩm 4.1 28
4.3
Kiểm nghiệm và đánh giá về chất lượng và tính khả thi
4.2 14
4.4 Hoàn thiện quy trình
sản xuất 4.3 21
4.5 Thiết kế nhãn hiệu và
bao bì sản phẩm 4.4 14 Nhân viên thiết kế bao bì 5 Tạo và thử nghiệm
nguyên mẫu 4
5.1
Tạo nguyên mẫu trong phòng thí
nghiệm
4.4 14 Nhà khoa học nghiên cứu sản phẩm
5.2 Thử nghiệm nguyên
mẫu 5.1 28 Chuyên viên nghiên cứu
và phát triển sản phẩm
5.2.1 Thử nghiệm công
thức 5.1 14
Chuyên viên nghiên cứu và phát triển sản phẩm &
Chuyên gia về công nghệ thực phẩm
5.2.2 Tiến hành đánh giá
cảm quan 5.2.1 7 Chuyên gia về công nghệ
thực phẩm 5.2.3 Kiểm tra chất lượng
và độ an toàn 5.2.2 7
5.3 Kiểm tra lần cuối
cùng 5.2 7
Chuyên viên nghiên cứu và phát triển sản phẩm &
Chuyên gia về công nghệ thực phẩm
5.4 Kiểm tra pháp lý 5.3 7 Chuyên viên pháp lý
6 Xác định nhà cung
cấp 4
6.1 Lựa chọn nhà cung
cấp 4.4 21
Chuyên viên thu mua 6.1.1 Đánh giá khả năng
của nhà cung cấp 4.4 14
6.1.2 Lựa chọn nhà cung
cấp đủ điều kiện 6.1.1 7 7 Kế hoạch marketing 3
7.1 Xây dựng chiến lược
marketing 3.2 28 Giám đốc Marketing
7.2 Phát triển kế hoạch
marketing 7.1 28 Chuyên viên Marketing
8 Phân phối sản phẩm 4 8.1
Phát triển hệ thống quản lý phân phối sản
phẩm
4.4 14 Quản lý chuỗi cung ứng
9 Kết thúc dự án 2, 4, 5, 6, 7, 8
25 9.1 Báo cáo kết quả dự
án
7.2, 5.4, 4.5, 6.1, 8.1, 2.1, 2.2, 2.3
28 Giám đốc dự án
9.2 Đánh giá kết quả dự
án 9.1 14
Giám đốc dự án 9.3
Xác định những điểm thành công và điểm
cần khắc phục
9.2 14
9.4 Phát triển kế hoạch ra
mắt sản phẩm 9.3 42
2. Sơ đồ phân tách công việc
Sơ đồ cấu trúc phân chia công việc minh họa quy trình làm việc của dự án trong cấu trúc phân chia công việc dưới dạng sơ đồ. Nó là sự phân tách theo định hướng trực quan, phân cấp và có thể thực hiện được của một dự án. Đây là một sơ đồ hữu ích cho người quản lý dự án vì nó cho phép họ chia nhỏ phạm vi dự án và trực quan hóa tất cả các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án của mình.