CO CAU TO CHUC VA PHAN QUYEN TAI CONG TY TNHH DANG TRONG
3.3. Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiên cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty
3.3.1:Đề xuất một số giải pháp
a. Tái cầu trúc Công ty theo hướng hình thành cơ cầu tổ chức mới
Dựa theo chiến lơiợc phát triển mà Công ty đã đặt ra và những tôn tại, yếu kém trong Công ty hiện nay, với những điều đã làm dojoc va choja làm đơjợc thì Công ty nên mạnh đạn tái câu trúc cơ cấu tô chức của mình cho phù hợp, khoa học và có thé đáp ứng đơjợc yêu cầu của chiến lơjợc trong thời gian tới.
Với sơ đồ cơ cấu tô chức cũ thì phó giám đốc và phòng tô chức - hành chính đang quá tải trong việc điều hành và quản lý bộ phận nhân lực quá đông nên sẽ gây là yếu kém trong quản lý và kiểm tra. Chính vì vậy trong thời gian tới Công ty nên:
+ Bồ sung thêm phòng vận chuyên,chuyên xử lí và vận chuyển các đơn hàng cho đối tác đảm bảo việc bảo quản va giao tới tay khách hàng một cách chuyên nghiệp hơn
+Bử sung thờm kho vật tơi và thành lập l1 đội thi cụng phục vụ tận nới cho
khách hàng tách riêng khỏi đội sản xuất
+ Đội ngũ kinh doanh là các nhóm nhỏ đơjợc thành lập để đảm nhiệm sản phâm cụ thẻ.
Qua đây cũng thê hiện đơjợc tính chuyên nghiệp hơn trong công việc.
Va doi day em xin doja ra sơ đồ cơ câu tô chức mới cho Công ty:
r"
were es wer’ “ve wie 6 vY *x wre + ¥ a .ˆ^.. cs. ta
Sinh vién: Dang Thi Minh 47 Lop: KS1A2 Sơ đồ 3.1: Cơ cầu tổ chức mới của Công Ty Đăng Trọng
Giám Đốc Phó Giám Đốc
Ƒ v ‘ v
Phong Phong Kho Eneng Phong
kế toán kinh vật toy lộ vận
chức - z
doanh chuyén
hanh chinh
v
Đội thi công
- Cu điểm:
+ Kho vật tơi là tô ban có là nơi đảm nhiệm việc bảo quản hàng hóa đồng thời là nơi xuất hàng hóa cho khác hàng bên cạnh đó kho vật tơi còn có nhiệm vụ báo cáo tình trạng tồn kho của công ty đề ban quản trị có định hơiớng nhập hàng hdéa va doja ra những biện pháp giả quyết hàng tồn kho.
+ Giảm tải phần lớn công việc cho phòng tô chức - hành chính: với cơ cấu tô chức mới phòng tô chức - hành chính đã giảm đojợc khối lơjợng lớn công việc về quản lý, kiêm tra khối lơiợng nhân viên lớn, giảm đơtợc phần lớn khối lơjợng công việc không chuyên của phòng từ đó tập trung vào các khâu công việc hành chính chuyên môn.
+ Quá trình phân quyền đơjợc xác định rõ ràng hơn.
b. Xác định lại chức năng, nhiệm vụ và quyên hạn của các phòng ban
- Giám đốc:vẫn là ngơjời có quyền hành cao nhất trong Công ty, chịu trách nhiệm chính về hoạt động kinh doanh của Công ty trojớc pháp luật. Giám Đốc có
quyên triệu tập các cuộc họp khi cần thiết, ký kết các hợp đồng kinh doanh và ban
hành quy định, quy chế làm việc chung trong toàn Công ty.
r"
were es wee re “ve wie + ww wre + ¥ a .ˆ^.. cs. ta
Sinh vién: Dang Thi Minh 48 Lop: KS1A2 - Phó giám đốc: giúp Giám Đốc điều hành Công ty theo phân công và ủy quyên
của chủ tịch, chịu trách nhiệm trơjớc chủ tịch về nhiệm vụ đơjợc giám đốc phân công và ủy quyên, xử lý các công việc nội bộ trong Công ty trong quyên hạn đojợc giao.
- Phòng kế toán: tiễn hành thực hiện tốt các chức năng - nhiệm vụ đã đơiợc giao trơiớc đó, đồng thời đơjợc tăng quyền trong việc theo dõi kiêm tra, báo cáo số liệu của Công ty, yêu Cầu các phòng ban liên quan xuất trình giây tờ, chứng từ liên quan khi phát
sinh nghiệp vụ mà không cần thông qua giám đốc.
- Phòng kinh doanh: Thực hiện tốt chức năng - nhiệm vụ trong quyền hạn đã đơjợc giao trojéc đó. Đồng thời chịu trách nhiệm chính với ban quản tri về vẫn đề phát triên quy mô, mở rộng phạm vi kinh doanh. Đề xuất với giám đốc các ý tơjởng, dự án mới, đơjợc cùng với ban quản trị trình và phê duyệt dự an.
- Phòng vận chuyền: thực hiện tốt các chức năng - nhiệm vụ trong phạm vi quyền hạn đã đơjợc giao trơiớc đó. Chịu trách nhiệm chính về việc quản lý phơjơng tiện hoạt động, báo cáo ban giám đốc các vấn đề phát sinh ngoài quyên kiểm soát.
- Phòng hành chính-nhân sự: thực hiện tốt các chức năng - nhiệm vụ trong phạm vi quyền hạn đã đơtợc giao trojớc đó. Đơjợc trao nhiệm vụ về vấn đề công đoàn trong Công ty, đồng thời cùng với ban giám đốc trực tiếp kiểm tra, đánh giá lao động đề xuất tuyên, đào tạo, cho nghỉ và sa thải nhân viên.
- Kho vật tơi:đảm nhiệm việc bảo quản hàng hóa đồng thời là nơi xuất hàng hóa cho khác hàng bên cạnh đó kho vật tơi còn có nhiệm vụ báo cáo tình trạng tồn kho của công ty đề ban quản trị có định hơiớng nhập hàng hóa va doja ra những biện pháp giả quyết hàng tồn kho- Đội thi công:
Xác định mỗi quan hệ giữa các phòng ban: Các phòng ban chức năng chủ động giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đơiợc phân công. Khi giải quyết công việc liên quan đến lĩnh vực Phòng ban khác, thì Phòng chù trì phải chủ động phối hợp, Phòng liên quan có trách nhiệm hợp tác, trơjờng hợp có ý kiến khác nhau thì báo cáo ban giám đốc xem xét giải quyết theo quy chế làm việc của Công ty.
c Tuyển dụng, đào tạo và đãi ngộ nhân lực
*Tuyén dụng nhân lực
Tuyên dụng nhân lực là một quá trình phức tạp mà trojớc đó ban giám đốc sẽ phải phân tích công việc và hoạt định tài nguyên một cách cụ thể. Việc tuyên dụng xuất phát từ yêu cầu công việc (chức năng, quyên hạn, nhiệm vụ) của mỗi chức danh
r"
were es wee re “ve wie + ww wre + ¥ a .ˆ^.. cs. ta
Sinh vién: Dang Thi Minh 49 Lớp: K5SIA2
cần tuyên. Từ đó đi đến quyết định cần tuyên bao nhiêu nggtời trình độ nhơi thế nào cho
phù hợp. đảm bảo tuyên đúng ngoiời đúng việc.
Cần xác định các việc cần làm khi tuyên dụng nhân lực:
- Dự báo nguôn nhân lực: Dựa vào quy mô và chiến lơiợc phát triển dài hạn của Công ty, cũng nhơi dự báo những biến đôi của môi trơiờng.... mà hơn hết là dựa vào:
+ Xu hơiớng phát triển hoặc thay đôi nhân lực về số lơiợng, chất lơJợng trong những năm trơjớc.
+ Quan hệ tơiơng quan giữa nhân sự và các chỉ tiêu tăng trơjởng của Công ty.
+ Ý kiến của nhân viên trong công ty, đặc biệt là đề xuất của các trojởng phòng.
Tir dé doa ra chi tiêu tuyên dụng nhân lực hợp lý nhất.
- Các nguồn tuyên dụng:
+ Nguồn cung từ nhân viên nội bộ Công ty: đây là hình thức đơiợc du tiên nhất tại Công ty. Các nhân viên trong Công ty có thê đẻ xuất, giới thiệu ngơjời thân, bạn bè vào các vị trí trông trong Công ty.
+ Nguồn cung từ bên ngoài: khi nguồn cung từ nội bộ không đáp ứng yêu cầu thì tiến hành tuyên dụng từ bên ngoài. Bằng các hình thức nhơi: quảng cáo, từ những troyờng Đại học, Cao đăng, các cơ quan liên quan,...
- Tuyên dụng phải đảm bảo tuân thủ trình tự:
+ Chuẩn bị tô chức tuyên dụng + Thông báo tuyên dụng
+ Thu thập và nghiên cứu hồ sơ
+ Kiém tra, sát hạch, khảm sức khỏe + Ra quyết định tuyên dụng
Đề quá trình tuyển dụng thật sự có hiệu quả thì phải thành lập hội đồng tuyển
dụng là những ngotời có chuyên môn phù hợp, có đủ phẩm chất đạo đức nghề nghiệp.
Nhoy vay qua trình tuyển dụng sẽ tìm đơiợc ngoiời có đầy đủ các yêu cầu công việc.
b. Đào tạo, bôi dưỡng nhân lực
Những năm gân đây ban giám đốc đang rất quan tâm tới việc nâng cao chất lơợng nhân lực trong toàn Công ty. Đê nâng cao hiệu quả kinh doanh thì việc nâng cao tay nghề, chất lơiợng nhân lực là điều tất yếu. Tuy nhiên đề việc đào tạo, bồi dojỡng nhân lực có hiệu quả thì ban giám đốc nên căn cứ vào thực trạng nhân lực hiện tại, mực tiêu hoạt động trong tơjơng lai, căn cứ vào vai trò chức danh vị trí công việc mà
r"
were es wee re “ve wie + ww wre + ¥ a .ˆ^.. cs. ta
Sinh vién: Dang Thi Minh 50 Lop: KS5S1A2 nhân viên đang đảm nhận. Theo đó Công ty có thể áp dụng mét sé phajong pháp đào
tạo nhơi:
- Đào tạo lúc mới nhận việc, mục đích làm cho nhân viên mới quen với công việc, tiếp xúc với các trang thiết bị, với môi trơiờng hoạt động, tạo cho nhân viên mới cảm hứng về công việc, làm quen với mọi ngojời và sớm hĩnh thành tơi tơjởng trung thành với Công ty.
- Dao tao lúc đang làm việc: dự vào sự khóc léo sử dụng thời gian đề tạo điều kiện cho nhân viên vừa làm vừa học, nâng cao trình độ chuyên môn một cách hợp lý ma khéng gay anh hojong đến công việc đang đảm nhận.
- Đào tạo công việc cho tojơng lai: Công ty nên chủ động lập kế hoạch cho một
số ngơiời trẻ tuôi có nhiệt huyết gắn bó lâu dài với Công ty, có đủ năng lực trình độ
nghiệp vụ tham gia học các nghiệp vụ, công nghệ mới tại các nojớc khác hoặc mở lớp
mời các tiễn sĩ có nhiều kinh nghiệm dé dao tao
d. Dai ngé nhan luc
Ngoai viéc tra lqong cho nhân viên tuân theo quy định chung vé mic lojong maNha nojéc dgja ra thi Céng ty nén doja ra một só chính sách khuyến khích nhân viên nhơI:
- Đãi ngộ tài chính: có chính sách thơiởng nhân viên nhân ngày lễ tét, thojong
đạt chỉ tiêu, có quà hiếu hy...
- Đãi ngộ phi tài chính: xây dựng các bữa ăn giao lơu giữa ban giám đốc và nhân viên, chính sách nghỉ phép....
Ngoài ra dựa theo tình hình phát triên kinh doanh của Công ty theo từng thời kỳ dé ap dụng các chính sách đãi ngộ nhân lực hợp lý. Vì đãi ngộ nhân lực là cơ sở để nhân viên gắn bó và công hiến cho Công ty.