Qua quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh thực tiễn của doanh nghiệp đã chứng minh rõ vai trò của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, đây là vị trí “đầu tàu”, định hướng, dẫn dắt các hoạt động phát triển của doanh nghiệp. Cũng
31
bởi doanh nghiệp là một thực thể do pháp luật đặt ra, tự bản thân nó không thể trực tiếp tham gia các giao dịch được mà phải thông qua người đại diện theo pháp luật.
Do đó, pháp luật nói chung đều thống nhất quy định: Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải có ít nhất một người đại diện theo pháp luật. Người đại diện theo pháp luật được pháp luật quy định hoặc doanh nghiệp cử ra với vai trò là người đại diện, thay mặt cho toàn bộ doanh nghiệp thực hiện hoạt động đối nội (tổ chức, vận hành bộ máy doanh nghiệp) và đối ngoại (tiếp xúc, giao dịch, thực hiện nhiệm vụ với các chủ thể bên ngoài). Vì vậy, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ra đời và tồn tại song hành cùng với doanh nghiệp, là một trong những nội dung quan trọng, được ghi nhận ngay trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Để một doanh nghiệp hoạt động bình thường, thì không thế khuyết thiếu người đại diện theo pháp luật, dù chỉ trong một thời gian ngắn. Bởi vì, nếu không có người đại diện theo pháp luật, thi sẽ dẫn dến nguy cơ đình trệ hoạt động của doanh nghiệp, thậm chí còn có thể rơi vào tình trạng bế tắc, không lối thoát. Vì vậy, người đại diện theo pháp luật được coi là một chế định pháp luật rất quan trọng đối với doanh nghiệp.
Bởi sự tồn tại của một doanh nghiệp luôn gắn với sự tồn tại của người đại diện theo pháp luật với những vai trò sau:
- Là điều kiện pháp lý để doanh nghiệp được thành lập và hoạt động bình thường. Khi nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp, trong nội dung hồ sơ đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp phải thể hiện rõ các thông tin của người đại diện theo pháp luật; và trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp phải đảm bảo luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Đối với doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật, thì người đó phải cư trú ở Việt Nam và nếu phải xuất cảnh khỏi Việt Nam thì phải ủy quyền bằn văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình, nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm về hoạt động của người được ủy quyền. Tuy nhiên, trong trường hợp người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác, hoặc bị chết, mất tích, tạm giam, kết án tù, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự thì
32
chủ sở hữu công ty, HĐTV, HĐQT cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
- Nhân danh doanh nghiệp, thực hiện các công việc trong phạm vi đại diện làm phát sinh các quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp. Chẳng hạn như: xác lập, ký kết các hợp đồng; là người đại diện cho doanh nghiệp tham gia tố tụng…
- Thực hiện các chức năng đối nội và đối ngoại cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp là một thực thể được hình thành từ nguồn vốn của các chủ sở hữu. Quá trình hoạt động, doanh nghiệp không tồn tại một cách đơn lẻ mà có sự liên kết với các chủ thế khác như: quan hệ với chủ sở hữu, với người lao động, với các đối tác, khách hàng, cơ quan Nhà nước,… Trong nội bộ doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp quyết định các vấn đề quan trọng của doanh nghiệp như tổ chức và điều hành các hoạt động kinh doanh, tổ chức nhân sự, quản lý, sử dụng tài khoản, con dấu của doanh nghiệp. Có rất nhiều mối quan hệ nảy sinh giữa người đại diện theo pháp luật và các thành viên khác của doanh nghiệp. Trong mối quan hệ với chủ sở hữu, người đại diện theo pháp luật đóng vai trò thay mặt chủ sở hữu thực hiện việc quản lý công ty cho họ, mà trong đó bao gồm cả thầm quyền ra những quyết định nhất định để hành động vì lợi ích của công ty cũng như định đoạt tài sản công ty.
Đồng thời, người đại diện cho doanh nghiệp cùng với chủ sở hữu doanh nghiệp hoạch định các chiến lược kinh doanh của công ty, góp phần nâng cao giá trị tài sản góp vốn của các chủ sở hữu. Đối với các thành viên khác trong doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật thường là người có vai trò lãnh đạo, quản lý nhân viên cấp dưới, góp phần thay đổi cơ cấu sản phẩm, dịch vụ một cách năng động và có hiệu quả. Còn trong mối quan hệ với khác hàng và các bên liên quan khác, người đại diện chính là người thay mặt cho doanh nghiệp trong các mối quan hệ đối ngoại. Chữ ký của người đại diện theo pháp luật trên một văn bản của doanh nghiệp nằm ở chỗ ràng buộc doanh nghiệp vào nội dung văn bản. Hành vi của người đại diện chính là chứng cứ pháp lý để ràng buộc tránh nhiệm của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, thông qua hành vi của người đại diện, các cơ quan quản lý Nhà nước có thể kiểm soát, đánh giá ý chức chấp hành pháp luật của doanh nghiệp, để có những biện pháp xử lý, can thiệp kịp
33
thời nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp phát triển lành mạnh theo khuôn khổ pháp luật.
Đồng thời, người đại diện theo pháp luật nhân danh doanh nghiệp để thực hiến đúng các thủ tục như: Đăng ký doanh nghiệp, đóng thuế, nộp phạt,… theo đúng yêu cầu, giúp cho các hoạt động của doanh nghiệp được vận hành một các bình thường và dễ dàng hơn. Khi có tranh chấp phát sinh, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp sẽ đóng vai trò với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài và Tòa án. Đối với những người được người đại diện theo pháp luật ủy quyền, họ phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong phạm vi ủy quyền, đồng thời chịu trách nhiệm trước người đại diện theo pháp luật và doanh nghiệp về việc thực hiện các công việc được ủy quyền.
Với những vài trò quan trọng nêu trên, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đã hiện thực hóa ý chí, mục tiếu chiến lược của doanh nghiệp. Đồng thời, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là kênh thông tin phản ánh kịp thời, hiệu quả cho chủ sở hữu về tình trạng, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và các thông tin liên quan của doanh nghiệp để chủ sở hữu có những quyết sách kịp thời.
Thực tiễn cũng đã cho thấy sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào năng lực cũng như kết quả hoạt động của những người đại diện theo pháp luật. Chính vì vậy, vấn đề quan trọng đặt ra là phải xây dựng một chế định người đại diện theo pháp luật ngày càng hoàn thiện hơn, dễ tiếp cận hơn để giúp cho doanh nghiệp chủ động, tự tin hơn trong hoạt động kinh doanh của mình.