1.6. Những điểm mới về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp năm 2020
2.1.3.3. Vai trò của người đại diện theo pháp luật được thể hiện qua giá trị chữ
Khoản 1, Điều 120 LDN năm 2020 quy định: “…Điều lệ công ty trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc các cổ đông phổ thông của công ty đó”.
Như đã phân tích, công ty cổ phần là một tổ chức, một pháp nhân, một thực thể, để thực hiện được các giao dịch thì phải thông qua người đại diện. Điều 12, LDN năm 2020, quy định: “Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp”. Việc xác lập các giao dịch cho doanh nghiệp thể hiện bằng sự kiện pháp lý là việc ký xác nhận trên các loại văn bản để thừa nhận tính có hiệu lực của văn bản đó từ người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần.
Hành vi ký tên của người đại diện theo pháp luật trên các văn bản cho công ty, vừa thể hiện quyền điều hành, quản trị công ty; đồng thời cũng nghĩa vụ của công ty theo luật định. Trong trường hợp công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật thì có thể nảy sinh vấn đề thẩm quyền ký kết. Việc minh định thẩm quyền ký kết thuộc về ai? – đôi khi là vấn đề khó khăn/tiềm ẩn rủi ro cho đối tác, khách hàng, nhất là nội
50
dung phân chia thẩm quyền của công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật chỉ được ghi nhận trong điều lệ, có nghĩa là, nội dung về thẩm quyền của từng người đại diện theo pháp luật không được thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Mặt khác, nội dung này phía doanh nghiệp cũng có thể tự sửa đổi trong điều lệ, thực hiện trong nội bộ doanh nghiệp, và không phải thông báo cho cơ quan quản lý (Sở kế hoạch và đầu tư), nên tiềm ẩn nguy cơ về xung đột thẩm quyền – khi phát sinh tranh chấp. Lẽ đó, LDN năm 2020 đã có tiến bộ hơn khi quy định: Trường hợp việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật chưa quy định rõ ràng trong điều lệ công ty, thì tất cả người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại phát sinh. Khi đó, bất cứ ai trong số những người đại diện theo pháp luật của công ty mà ký kết thì cũng có thể làm phát sinh trách nhiệm của tất cả những người đại diện theo pháp luật của công ty.
LDN năm 2020 đã có rất nhiều quy định về chữ ký – là cơ sở đánh giá tính pháp lý của hồ sơ doanh nghiệp, cụ thể:
Điểm đ, khoản 4, Điều 14 LDN năm 2020 quy định: “Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây: … chữ ký của người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông và của người đại diện theo ủy quyền”.
Điều 23 LDN năm 2020 quy định: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp cũng phải bao gồm nội dung: “… chữ ký, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, thông tin giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần”.
Điểm d, khoản 3, Điều 24 LDN năm 2020 yêu cầu: “Điều lệ công ty khi đăng ký doanh nghiệp phải bao gồm họ, tên và chữ ký của… Cổ đông sáng lập là cá nhân và người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập là tổ chức đối với công ty cổ phần”.
Điểm c, khoản 4, Điều 24 LDN năm 2020 nêu: Điều lệ được sửa đổi, bổ sung phải bao gồm: “… họ, tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật”.
51
Khoản 3, Điều 25 LDN năm 2020 quy định: Danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài cũng phải có nội dung: “Họ, tên, chữ ký, quốc tịch, địa chỉ liên lạc của người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền…
của cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức đối với công ty cổ phần”.
Khoản 3, Điều 31 LDN năm 2020, về thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp quy định: “Công ty cổ phần phải thông báo bằng văn bản đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở chính trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi đối với cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài được đăng ký trong sổ đăng ký cổ đông của công ty. Thông báo phải bao gồm các nội dung sau đây:… chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty”
Điểm d, khoản 2, Điều 35 LDN năm 2020 về chuyển quyền sở hữu tài sản góp vốn quy định: “Biên bản giao nhận tài sản góp vốn phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây: Ngày giao nhận; chữ ký của người góp vốn hoặc người đại diện theo ủy quyền của người góp vốn và người đại diện theo pháp luật của công ty.”
Khoản 1, Điều 120 LDN năm 2020 về cổ phần phổ thông của cổ đông sáng lập, quy định: “Công ty cổ phần mới thành lập phải có ít nhất 03 cổ đông sáng lập. Công ty cổ phần được chuyển đổi từ doanh nghiệp nhà nước hoặc từ công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc được chia, tách, hợp nhất, sáp nhập từ công ty cổ phần khác không nhất thiết phải có cổ đông sáng lập; trường hợp này, Điều lệ công ty trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc các cổ đông phổ thông của công ty đó”.
Điểm đ, Khoản 1, Điều 121 LDN năm 2020 về cổ phiếu quy định: “Cổ phiếu là chứng chỉ do công ty cổ phần phát hành, bút toán ghi sổ hoặc dữ liệu điện tử xác nhận quyền sở hữu một hoặc một số cổ phần của công ty đó. Cổ phiếu phải bao gồm các nội dung:…Chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty”;
Điểm b, khoản 2, Điều 124 LDN năm 2020 về chào bán cổ phần cho cổ đông hiện hữu xác định: “Chào bán cổ phần cho cổ đông hiện hữu của công ty cổ phần
52
không phải là công ty đại chúng được thực hiện như sau:… Thông báo phải gồm…
chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty…”;
Điểm b, khoản 3 Điều 133 LDN năm 2020 về mua lại cổ phần theo quyết định của công ty cũng có quy định: “Văn bản đồng ý bán cổ phần phải có chữ ký của cổ đông hoặc người đại diện theo pháp luật của cổ đông”.
Điểm e, khoản 4, Điều 133 LDN năm 2020 về trả cổ tức quy định: Thông báo về việc trả cổ tức phải bao gồm nội dung: “… chữ ký của Chủ tịch Hội đồng quản trị và người đại diện theo pháp luật của công ty”.
Điểm a, khoản 4, Điều 149 LDN năm 2020, quy định về Thẩm quyền và thể thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua nghị quyết Đại hội đồng cổ đông ghi nhận: “Trường hợp gửi thư, phiếu lấy ý kiến đã được trả lời phải có chữ ký của cổ đông là cá nhân, của người đại diện theo ủy quyền hoặc người đại diện theo pháp luật của cổ đông là tổ chức…”
Rất nhiều các văn bản, tài liệu, hồ sơ pháp lý của công ty cổ phần bắt buộc phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật thì mới có giá trị pháp lý. Đây cũng là một trong những cơ sở rõ ràng chứng minh vai trò quan trọng của người đại diện theo pháp luật trong công ty cổ phần.