2.1. Giới thiệu tong quan về dự án
2.1.1. Giới thiệu công ty Cổ phần HUDLAND Thương mại và Dich vụ
2.1.1.1. Lịch sử hình thành
Việt Nam đang trong quá trình hội nhập và phát triên mạnh mẽ, các công trình chung cư cao cấp, tòa nhà văn phòng, tòa nhà thông minh... không còn chỉ tập trung tại các thành phố lớn, mà ngày càng phát triển rộng khắp trên phạm vi toàn quốc.
Cùng với đà phát triển của thị trường bất động sản nói chung và nhu cầu bất động sản cao cấp nói riêng, khách hàng hiện có xu hướng khắt khe hơn khi quyết định lựa chọn cho mình không gian để an cư hay vị trí đặt văn phòng phát triển doanh
nghiệp. Một trong các tiêu chí thể hiện giá trị của tòa nhà hiện đại chính là chất lượng dịch vụ của đơn vị quản lý tòa nhà hay bất động sản đó.
Dịch vụ quản lý, vận hành, khai thác bat động sản chiếm một vai trò rất quan
trọng không chỉ với khách thuê hay cư dân mà còn với cả chủ đầu tư dự án. Các
công ty dịch vụ quản lý chính là cầu nối gắn kết quan hệ giữa chủ đầu tư với cư dân, khách thuê. Giúp gia tăng giá trị của bất động sản, tiết kiệm chi phí vận hành, đảm bảo tuôi thọ công trình thông qua các dịch vụ quản lý chuyên nghiệp. Chính vì thế ngày 25/5/2011 Công ty Cổ phan HUDLAND Thương mại và Dịch vụ đã được
thành lập với đội ngũ nhân sự tuyển chọn, có chuyên môn cao, được đảo tạo chuyên
ngành, có nhiều kinh nghiệm trong công tác quản lý vận hành tòa nhà. Đến nay công ty đã quản lý nhiều dự án lớn ở Hà Nội và Bắc Ninh như Cụm nhà chung cư
GreenHouse — CT17 — Việt Hưng, cụm nhà chung cư Nam D6 Complex, dự án
VINAHUD Cửu Long, dự án nhà vườn khu B Bắc Ninh,.... Công ty luôn không ngừng học hỏi dé phát triển cũng như tự hoan thiện bản thân dé ngày càng khang định vị thế và uy tín của mình trên thị trường Việt Nam
Trải qua hơn 10 năm hình thành và phát triển, công ty Cổ phần HUDLAND
Thương mại và Dịch vụ khẳng định mình là một đơn vị uy tín, có trách nhiệm trong
lĩnh vực quản lý vận hành tòa nha. Sự cố gắng, nỗ lực không ngừng đã được chứng minh trong chính các khu chung cư nỗi bật của Hà Nội va Bắc Ninh mà công ty đang
30
quản lý. Đó là minh chứng rõ ràng nhất cho sự tận tâm, tận tình với nghề của công ty.
Trong thời gian tới công ty sẽ đây mạnh hình ảnh và phát triển lớn mạnh hơn.
Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức CTCP HUDLAND Thương mại và dịch vụ
Nguồn: CTCP HUDLAND Thương mại và Dịch vụ
2.1.2. Giới thiệu về dự án cụm nhà chung cw Nam Đô Complex
Dự án cụm nhà chung cư Nam Đô Complex được khánh thành 2013 do Công
ty Cô phần Đầu tư Dầu khí Toàn cầu GP Invest làm chủ đầu tư, tọa lạc tại số 609
Trương Định, phường Thịnh Liệt, quận Hoàng Mai, Hà Nội. Cụm nhà Nam Đô
Complex là một tổ hợp chung cư thương mại, dịch vụ và văn phòng cho thuê có tong diện tích gần 30.000m? với 4 tòa (CTIA, CTIB, CT2A, CT2B) cao từ 25 — 28 tang gồm 863 căn hộ. Được thừa hưởng nhiều lợi thé lớn từ vị trí cũng như quy mô hoàn chỉnh cùng lối kiến trúc hiện đại, hạ tầng đồng bộ tối ưu hóa không gian sử dụng và có mức giá hợp lývới các loại diện tích đa dang từ 75m2 đến 152m2, cum
31
nhà chung cư Nam Đô Complex đã đáp ứng nhu cầu về nhà ở của các đối tượng có mức thu nhập trung bình trở lên và góp phần tạo nên kiến trúc cảnh quan trong khu vực quận Hoàng Mai. Dự án đem tới cho cư dân một không gian sống và giải
trí lý tưởng ở ngay trung tâm Thủ đô Hà Nội.
2.1.3. Bộ máy quản lý vận hành cụm nhà chung cw Nam Đô Complex
CNCC Nam Đô Complex hiện nay được quản lý vận hành bởi một đơn vi quản lý chung cư là CTCP HUDLAND Thương mại và Dịch vụ do ban quản trị
thuê qua hình thức đấu thầu. Bộ máy quản lý vận hành tại dự án như sau:
TRƯỞNG BQL
Nhân viên giám sát dịch vụ
Trưởng bộ. Trưởng bộ Trưởng bộ
phận kỹ thuật phận an ninh phận vệ sinh
NV kỹ NV an NV an NV vệ NV vệ thuật ninh ninh sinh sinh
Hình 2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức BQL CNCC Nam Đô Complex
Nguồn: BQL CNCC Nam Đô Complex
32
2.1.4. Vai trò của ban quan lý tại cụm nha chung cw Nam Đô Complex
Ban quản lý phụ trách điều hành, quản lý trực tiếp các hoạt động của chung cư như thu phí dịch vụ, giám sát nhà thầu, hoàn thành các báo cáo với ban quản tri, giám sát công tác vận hành tòa nhà, bảo trì sửa chữa hệ thong ki thuat, dam bao an
ninh an toàn cho cư dân, luôn giữ gin vệ sinh sạch sẽ,...
Moi công việc đều phải báo cáo và thông qua trưởng ban quản ly. Sau đó tùy
vào yêu câu và tính chât sự việc sẽ được giao cho các bộ phận liên quan xử lý.
2.2. Thực trạng công tác quản lý vận hành cụm nhà chung cư Nam Đô Complex hiện nay
Công tác quản lý vận hành tai CNCC Nam Đô Complex hiện nay đã trở lại
bình thường và đúng thường nhật sau khi trải qua đại dịch Covid 19. Đối với công tác quản lý hệ thống kỹ thuật: một số hạ tầng của cụm nhà chung cư đã xuống cấp, các hư hỏng phát sinh có mật độ cao hơn tuy nhiên đã không có sự cố hư hỏng nào lớn ảnh hưởng nghiêm trọng đến cư dân. Còn về công tác an ninh,
vệ sinh: đã xảy ra hai vụ cháy tại căn hộ do lỗi sinh hoạt của cư dân nhưng đã
được hệ thống PCCC phát hiện và xử lý kịp thời nên không xảy ra hậu quả nghiêm trọng. Tuy nhiên vẫn còn một số điểm cần phải chấn chỉnh và nhắc nhở về công tác vệ sinh va van dé an ninh
2.2.1. Thực trạng công tác quản lý vận hành hệ thống kỹ thuật
Dé đảm bảo công tác quản lý vận hành tòa nhà an toàn thì việc bảo trì, bao dưỡng kiểm tra các hệ thống kĩ thuật toà nhà phải được thực hiện 24/24h hàng ngày và tất cả các ngày trong tuần bao gồm cả ngày nghỉ, lễ tết. Quy trình vận hành, bảo
dưỡng được thực hiện như sau
Hoàn thiện quy trình vận
Nhân viên kỹ thuật
Vận hành hệ thông theo
Hình 2.3. Quy trình quản lý vận hành hệ thống kỹ thuật tại CNCC Nam Đô
Nguồn: BOL CNCC Nam Đồ Complex
34
2.2.1.1. Hệ thống điện
Công tác trực vận hành, kiểm tra, thay thé cơ ban đáp ứng yêu cầu, các sự cố phát sinh đã được xử lý kịp thời không làm ảnh hưởng nhiều đến sinh hoạt của cư dân. Bộ phận kỹ thuật thực hiện nghiêm túc việc sửa chữa và thay thế bóng đèn tiết kiệm điện, thay hệ thống đèn hành lang từ bóng LED tròn 7W sang bóng LED âm tran đã tăng độ sáng và tăng được tuôi thọ của bóng. Ngoài ra dé tiết kiệm lượng điện tiêu thụ, ban quản lý đã thống nhất với ban quan trị chỉ thắp sáng 50% bóng đèn trong các tòa nhà trong khoảng thời gian từ 6h-18h. Phối hop với các đơn vị liên quan như Công ty Điện lực Hoàng Mai thay thế TI định kỳ, kiểm tra hệ thống điện dé đảm bảo an toàn cho cư dan trong quá trình sử dụng
Tuy nhiên vẫn còn những sự cố xảy ra như chập cháy phòng biến áp do nước nhỏ vào dây cấp điện ô cắm chiếu sáng dẫn đến chạm chập. Điều này gây nguy hiểm cho cư dân và cũng phản ánh sự lơ là chủ quan của ban quản lý và bộ phận kỹ thuật khi chưa sát sao phòng tránh, rất may sự cố đã được khắc phục ngay sau đó và không gây thiệt hại về người và tài sản.
2.2.1.2. Hệ thống phòng cháy chữa cháy
Trong thời gian qua công tác kiểm tra, bảo trì bảo dưỡng hệ thống PCCC đã được thực hiện thường xuyên nên đã hạn chế được nhiều lỗi hệ thống. Quy trình về
PCCC của CNCC Nam Đô được thực hiện như sau:
35
Bang 2.1. Quy trình PCCC tại CNCC Nam Đô Complex
Các bước Mô tả công việc Tiêu chuẩn
Kiêm tra bê nước
- Kiêm tra mực nước bê ngâm, mái
- Mực nước trong bề đạt xấp xi Vi trí
đặt phao cơ, phao điện.
Kiểm tra hệ - Kiêm tra các họng nước - Hong không rò ri nước
thông ons |_ Các đường ống - Không có hiện tượng rò rỉ
dan
- Đèn báo pha của hệ thống | - Đèn báo đủ 3 pha
điện - Khoá chuyền mạch bơm chính ở vị
- Các khoá chuyền mạch trí Auto, bơm dự phòng ở vi trí Manual
Kiêm tra phan điện,
điêu khiên
- Hệ thống thiết bị bên trong
tủ điện
- Các thiết bị Aptomát cấp
cho bơm nước
- Hệ thống dây dẫn, cáp điện
- Các thiết bị không có hiện tượng
hỏng, nô.
- Không bị đút, chảy.
Kiêm tra van
- Trạng thái của các van,
- Các thiết bị đo áp suất
- Các van câp nước từ các bê ra và van cap cho đường ông ở trạng thái mở
- Van không nút, rò ri. Đông hô do áp suât hoạt động tôt
Kiểm tra hoạt
động của máy
bơm
- Khởi động máy bơm - Kiêm tra áp lực nước
- Một bơm điện chính đặt ở chế độ
Auto. Một bơm đặt ở chế độ Manual (máy chạy không có tiếng kêu lạ,
không phát nóng quá mức)
- Máy bơm bằng động cơ đốt trong
hoạt động tốt không báo lỗi.Nhiên liệu đầy đủ
- Ap lực nước đạt trên 5kg/cm3 thông qua đồng hồ đo áp lực
Nguồn: BQL CNCC Nam Đô Complex
36
Mặc dù ngày 8/4/2022 công an PCCC quận Hoàng Mai đã tiễn hành kiểm tra hệ thống PCCC của tòa nhà nhưng vẫn có những sự việc đáng tiếc xảy ra. Cụ thé
ngày 11/5/2022 xảy ra sự việc cháy căn hộ 404-CT2B do chập cháy hệ thống điện điều hòa ngoài ban công, hay sự việc ngày 6/1/2023 cháy tại căn hộ 2008-CT2A
do chập cháy hệ thống tụ điện tổng. Rất may cả hai sự việc đều được phát hiện và
xử lý kịp thời không xảy ra các hậu quả đáng tiếc. Trong năm 2022 việc kiểm tra, vệ sinh các modul, đầu báo cháy, thiết bị báo cháy đã được thực hiện tuy nhiên chỉ mang tính hình thức vì vẫn còn những thiết bị trong tủ báo cháy hiện nay không sử
dụng được
Bên cạnh đó, kiến thức và kỹ năng xử lý tình huống ứng phó với sự cố cháy nỗ hoặc những tình huống bất ngờ của ban quản lý còn thấp, hầu hết thường hoảng loạn, mất bình tinh. Nhưng một điều đáng mừng là số vụ việc báo cháy tại tòa nhà năm 2022 giảm 42% so với 2021 ( từ 228 vụ việc xuống 133 vụ việc)
2.2.1.3. Hệ thống cấp nước sinh hoạt
Bộ phận kỹ thuật đã phối hợp giám sát kết hợp với tìm hiểu hệ thống dé phục vụ vận hành trong suốt quá tình bảo trì, cải tạo hệ thống cấp nước và xử lý nước thải. Công tác xả lọc định kỳ hệ thông lọc tăng cường được tiễn hành trung bình 03 ngày/lần, sục rửa cặn bân đường ống cấp nước căn hộ băng phương pháp dùng máy
chuyên dụng các căn hộ tòa.
Công tác kiểm tra sửa chữa được thực hiện thường xuyên nhưng vẫn xảy ra sự có như tràn nước tại tang 12-CT2B vào thang máy hay sự cố thấm dột vào các căn hộ. Mặc dù đã khắc phục giúp cư dân nhưng sự việc vẫn chưa được giải quyết triệt dé, tinh trạng thấm dột chi được cải thiện trong thời gian ngắn sau đó vẫn sẽ tiếp diễn, điều này cũng gây ra nỗi bức xúc không nhỏ cho dân cư nơi đây.
2.2.1.4. Hệ thống thang máy
Bên cạnh hệ thống PCCC thì thang máy cũng là “nỗi khiếp sợ” của cư dân tại các chung cư. CNCC Nam Đô cũng vậy khi trong năm 2022 đã xảy ra tất cả 116 lỗi, sự cố về thang máy. Ban quản lý đã tiễn hành cứu hộ cư dan bị kẹt an toàn, liên hệ với đơn vị sửa chữa để xử lý sự cố phát sinh. Hiện trạng hệ thông thiết bị được bộ phận kỹ thuật vận hành kiểm soát hàng ngày, theo dõi kiểm tra tình trạng hoạt động
của các thang phát hiện các lỗi và sửa chữa kịp thời
37
Bảng 2.2. Quy trình quản lý vận hành hệ thống thang máy tại CNCC Nam Đô Các bước M6 ta công việc Tiêu chuẩn
1. Quan lý | Hàng ngày: Xem thang máy có hoạt
số lượng, động bình thường không,
vị trí mỗi Kiêm tra các thang máy tại các tòa nhà:
Hoạt động của thang, hệ thống cửa, đèn cửa đóng mở có bình
thang, chiếu sáng trong thang, đèn báo tầng và thường không, hệ thông
hoạt động trạng thái đóng mở của thang, quạt thông đèn chiêu sáng trong thang
của các gió trong cabin và đèn báo có sáng bình thang thường không.
2. Kiểm Đầu mỗi tháng: Yêu cầu nhà thầu cung cấp
soát lịch Theo dõi và nhắc nhở nhà thầu cung cấp vào dau tháng.
bảo trì, lịch bảo trì theo đúng hợp đồng đã ký kết
bảo
dưỡng
3.Giám | + Trước khi bảo trì (03 ngày trước khi nhà | - Che chắn can thận và đặt sát việc thầu thực hiện bảo trì). biển báo
bảo trì, - Yêu cầu nhà thầu cung cấp thời điểm bảo | - Giám sát toàn thời gian bảo trì cụ thé dé phòng kỹ thuật phối hợp cùng | dé nắm được cách thức
dưỡng các phòng ban khác hỗ trợ việc bảo trì.
- Thông báo cho nhà thầu các nội quy, quy
định của BQL tòa nhà
- Thông báo cho chủ đầu tư, khách hàng trong tòa nhà về lich bao trì dé phối hợp khắc phục bat tiện có thé say ra trong quá
trình bảo trì.
+ Trong khi bảo trì (ngày bảo trì theo lịch)
- Giám sát nhà thầu bảo trì theo quy định
và theo dõi nội dung/cách thức bảo trì.
+ Hoàn tất bảo trì (ngay khi hoàn thành
bảo trì và các hạng mục
thang máy có thực sự cần thay thế theo yêu cầu của nhà thầu
- Biên bản nghiệm thu cần
có chữ ký của Trưởng bộ phận
- Đề nghị nhà thầu cung cấp báo giá trong trường hợp cần thay thế vật tư.
38
việc bảo trì)
- Yêu câu nhà thâu báo cáo tông thê tình
trạng các thang, vân đê cân xử lý, cảnh báo hao mòn tự nhiên và danh sách vật tư cân
mua dé thay thé kịp thời hoặc dự phòng.
- Yêu câu nhà thâu ký xác nhận vào biên bản nghiệm thu từng tháng.
4. Báo cáo | Cuối mỗi ngày: Thông tin phải đầy đủ,
và theo
dõi - Báo cáo kết quả cho trưởng bộ phận chính xác và trung thực
- Làm tờ trình xin mua vật tư (nêu cân)
- Yêu cầu nhà thầu thay thế vật tư và kiểm tra lại dé dam bảo thang hoạt động én định
(nếu cần)
- Lập biên bản xác nhận hoàn thành công
việc và cập nhật thời gian thay thế vật tư.
Nguồn: BOL CNCC Nam Đô Complex Tại chung cư Nam Đô đã tuân thủ đúng những quy định của pháp luật về quản lý vận hành hệ thống thang máy. Công tác bao trì, bảo dưỡng được thực hiện đúng thời gian quy định là 2 tháng/lần, tuy nhiên chưa thực sự sát sao và chặt chẽ. Việc kiểm tra và giám sát chỉ mang tính hình thức, công tác cứu nạn cứu hộ thang máy cũng chi được phô biến qua loa và nhân viên không thực sự năm rõ. Điều đó là việc hết sức nguy hiểm và đáng báo động đến sự an toàn của chính cư dân tại chung cư.
2.2.2. Thực trạng công tác quản lý vận hành hệ thống an ninh 2.2.2.1. Hệ thống camera an ninh
CNCC Nam Đô có hệ thống camera bao gồm:
+ Đầu ghi hình: 01 đầu ghi 32 kênh, 01 đầu ghi 24 kênh và 01 đầu ghi 16 kênh.
+ Camera có tổng 70 mắt: 12 camera thân, 57 camera demo, 01 camera PTZ
39
Hệ thống camera thang máy và camera công cộng được kết hợp dé kiểm tra,
giám sát, xử ly các trường hop vi phạm nội quy hàng ngày. Luôn đảm bao được độ sac nét của hình ảnh và có thời gian hiên thị chính xác.
+ Phân thu hình gôm các camera quan sát cô định giám sát ngày, đêm có tích
hợp hồng ngoại, gửi tín hiệu về trung tâm với thời gian thực
+ Phần truyền thông: cáp truyền tín hiệu từ camera về trung tâm
+ Phần điều khiển: Ghi và lưu trữ hình ảnh, đưa tín hiệu camera ra màn hình
quan sát LCD, thời gian lưu trữ dữ liệu trong khoảng 30 ngày. Bộ lưu điện có công
suất 2KVA cung cấp điện cho hệ thống trong thời gian 30 phút khi hệ thống mat
điện nguôn cung cap.
Hệ thống camera được thay mới liên tục dé dam bảo an ninh, an toan cho cư dân nhưng vẫn còn những bất cập khi còn nhiều góc chết, vệ sinh chưa được chú trọng khi còn nhiều mắt camera bị mờ. Nhân viên trực phòng camera 24/24h nhưng lại không có nghiệp vụ chuyên môn nên không kiểm soát hết được các tình huống phát sinh bất ngờ. Chỉ khi sự việc đã xảy ra thì nhân viên an ninh mới kiểm tra
camera nên không chủ động trong công tác phòng ngừa, ngăn chặn các hành vi vi
phạm xảy ra, tiềm ân nguy cơ gây mất an toàn cho cư dân.
2.2.2.2. Kiểm soát an ninh
Việc đảm bảo an ninh, an toàn cho cu dân của tòa nha được thực hiện kha
nghiêm túc. Có đội ngũ an ninh cố định trực tại các sảnh và an ninh cơ động giám sát trong khuôn viên tòa nhà 24/24h. Không dé xảy ra tình trạng mat cắp đồ hay gây mất trật tự tại chung cư. Khi có khách ra vào hoặc đồ đạc lớn mang theo vào tòa nhà đều phải đăng ký với ban quản lý và báo với an ninh.
Bên cạnh đó vẫn còn một số điểm hạn chế như vào những ngày nghỉ vẫn còn tình trạng dừng đỗ xe tại khu vực nội bộ quá thời gian quy định. Đặc biệt là việc dé xe của khối văn phòng đã phải chan chỉnh nhiều lần, áp dụng chế tai và ngừng cung cấp dịch vụ. Sau một thời gian đầu lộn xộn, kết hợp với việc kẻ vẽ và phân lại khu
vực đê xe đã trở nên nê nêp hơn nhưng vẫn cân phải nghiêm túc duy trì
Việc vận hành hệ thống an ninh đã đi vào nề nếp, tình trạng phát tờ rơi quản cáo, tiếp thị rất ít khi xảy ra