Để phục vụ cho việc kiểm tra và ra quyết định trong quản lý, chi phí của doanh nghiệp còn được xem xét ở nhiều khía cạnh khác. Nổi bật nhất là việc xem xét trách nhiệm của các cấp quản lý đối với các loại chi phí phát s inh, thêm nữa, các nhà quản lý nên nhìn nhận đúng đắn sự thích đáng của các loại chi phí khác nhau phục vụ cho việc phân tích, so sánh để ra quyết định lựa chọn phương án tối ưu trong các tình huống.
5.1 Chi phí kiểm s oát được và chi phí k hông kiểm s oát được
Một khoản chi phí được xem là chi phí có thể kiểm s oát được (con trollable costs ) hoặc là chi phí không kiểm s oát được (non-controllable cos ts) ở một cấp quản lý nào đó là tuỳ th uộc vào khả năng cấp quản lý này có thể ra các quyết định để chi phối, tác động đến khoản chi phí đó hay là không. Như vậy, nói đến khía cạnh quản lý chi phí bao giờ cũng gắn liền với một cấp quản lý nhất định: khoản chi phí mà ở một cấp quản lý nào đó có quyền ra quyết định để chi phối nó thì được gọi là chi phí kiểm soát được (ở cấp quản lý đó), nếu ngược lại thì là chi phí không kiểm s oát được.
Chẳng hạn, người quản lý bán hàng có trách nhiệm trong việc tuyển dụng cũng như quyết định cách thức trả lương cho nhân viên bán hàng, do vậy, chi phí tiền lương trả cho bộ phận nhân viên này là chi phí kiểm soát được đối với bộ phận bán hàng đó.
Tương tự như vậy là các khoản chi phí tiếp khách, chi phí hoa hồng bán hàng, ... Tuy nhiên, chi phí khấu hao các phương tiện kho hàng, một khoản chi phí cũng phát s inh ở bộ phận bán hàng, thì lại là chi phí không kiểm s oát được đối với người quản lý bán hàng bởi vì quyền quyết định xây dựng các kho hàn g cũng như quyết định cách th ức tính khấu hao của nó thu ộc về bộ phận quản lý doanh nghiệp.
-21-
Chi phí không kiểm s oát được ở một bộ phận nào đó thường thuộc hai dạng: các khoản chi phí phát s inh ở ngoài phạm vi quản lý của bộ phận (chẳng hạn các chi phí phát sinh ở các bộ phận sản xuất hoặc thu mua là chi phí không kiểm soát được đối với người quản lý bộ phận bán h àng), hoặc là các khoản chi phí phát sinh thuộc phạm vi hoạt động của bộ phận nhưn g thuộc quyền chi phối và kiểm s oát từ cấp quản lý cao hơn (như chi phí khấu hao các phương tiện kho h àng đối với người quản lý bộ phận bán hàng trong ví dụ trên). Cũng cần chú ý th êm rằng việc xem xét khả năng kiểm s oát các loại chi phí đối với một cấp quản lý có tính tương đối và có th ể có sự thay đ ổi khi có s ự thay đổi về mức độ phân cấp trong quản lý.
Xem xét chi phí ở khía cạnh kiểm s oát có ý nghĩa lớn trong phân tích chi phí và ra các quyết định xử lý, góp phần thực hiện tốt kế toán trách n hiệm trong doan h nghiệp.
5.2 Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp
Tron g các doan h nghiệp sản xuất, các khoản chi phí phát sinh có liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất sản p hẩm hoặc thực hiện các đơn đặt hàng và do vậy có thể tính trực tiếp cho từng loại sản p hẩm hay từng đơn đặt hàng th ì được gọi là chi phí trực tiếp (direct cos ts). Ngược lại, các khoản chi phí phát sinh cho mục đích phục vụ và quản lý chung , liên quan đến việc sản xuất và tiêu thụ nhiều loại s ản phẩm, nhiều đơn đặt hàng cần tiến hành phân bổ cho các đối tượng sử dụng chi phí theo các tiêu th ức phân bổ được gọi là chi phí gián tiếp (indirect costs ). Th ông th ường, khoản mục chi phí NLVLTT và chi phí NCTT là các khoản mục chi phí trực tiếp, còn các khoản mục chi phí s ản xuất chung, ch i phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí gián tiếp.
Cách phân loại chi phí này giúp ích cho việc xây dựng các p hương pháp hạch toán và phân bổ thích hợp cho từng loại chi phí.
5.3 Chi phí lặn (s unk costs )
Khái niệm chi phí lặn chỉ nảy s inh khi ta xem xét các chi phí gắn liền với các phương án hàn h động liên quan đến tình huống cần ra quyết định lựa ch ọn. Chi phí lặn được hiểu là khoản ch i phí đã bỏ ra trong quá khứ và s ẽ hiển hiện ở tất cả mọi phương án với giá trị như nhau. Hiểu một cách khác, chi phí lặn được xem như là khoản chi phí không thể tránh được cho dù người quản lý quyết định lựa chọn thực hiện theo phương án nào. Chính vì vậy, chi phí lặn là loại chi phí không th ích hợp cho việc xem xét, ra quyết định của người quản lý. Tuy nhiên, trong thực tế, việc nhận diện được chi phí lặn cũng như s ự nhận thức rằng chi phí lặn cần được loại bỏ trong tiến trình ra quyết định không phải lúc nào cũng dễ dàng. Vấn đề sẽ được minh hoạ rõ ở chương 6 với nội dung phân tích thông tin để ra quyết định.
-22-
5.4. Chi phí chênh lệch (differential costs )
Tươn g tự như chi phí lặn, chi phí chênh lệch (cũng còn được gọi là chi phí khác biệt) cũng chỉ xuất hiện khi s o sánh chi phí gắn liền với các phương án trong quyết định lựa chọn phương án tối ưu. Chi phí chênh lệch được hiểu là phần giá trị khác nhau của các loại chi phí của một p hương án so với một phương án khác. Có hai dạng chi phí chên h lệch: giá trị của những chi phí chỉ phát sinh ở phương án này mà không có ở phương án khác, hoặc là phần chênh lệch về giá trị của cùng một loại chi phí ở các phương án khác nhau . Người quản lý đưa ra các quyết định lựa ch ọn các phương án trên cơ s ở phân tích bộ phận chi phí ch ênh lệch này nên chi phí chênh lệch là dạng thông tin th ích hợp cho việc ra quyết định.
5.5 Chi phí cơ hội (Opportunity costs)
Chi phí cơ hội là những th u nhập tiềm tàng bị mất đi khi lựa chọn thực hiện phương án này thay cho phương án khác. Chẳng hạn, với quyết định tự sử dụng cửa hàng để tổ chức hoạt động kinh doanh thay v ì cho thuê thì thu nhập có được từ việc cho thuê của hàng trở thành chi phí cơ hội củ a phương án tự tổ chức kinh doan h.
Chi phí cơ hội là một y ếu tố đòi hỏi luôn phải được tính đến trong mọi quyết định của q uản lý. Để đảm bảo chất lượng của các quyết định, việc hình dung và dự đ oán hết tất cả các phương án hàn h động có thể có liên quan đến tình huống cần ra quyết định là quan trọng hàng đầu. Có như vậy, phương án hàn h động được lựa chọn mới thực sự là tốt nhất khi s o sánh với các khoản lợi ích mất đi của tất cả các phương án bị loại bỏ.
Tóm lại: Cho nhiều mục đích khác nhau , ch i phí được xem xét theo nhiều khía cạnh khác nhau. Trước hết là một sự hiểu biết chung cần có về nội dung của chi phí kết hợp với việc xem xét chức năng của nó. Doanh nghiệp đã s ử dụng những loại chi phí gì và s ử dụng vào các mục đích gì là những dạn g thông tin nhất thiết phải có trong các báo cáo tài chính. Tuy nhiên, phục vụ tốt cho hoạt động quản lý đòi hỏi những hiểu biết kỹ lưỡng hơn về chi phí. Chi phí xem xét ở giác độ kiểm soát được hay khôn g kiểm s oát được là điều kiện tiền đề cho việc thực hiện kế toán trách nhiệm. Chi phí khi được nhận thức và phân biệt thành dạng chi phí không thích hợp và chi phí thích hợp ch o việc ra quyết định có tác dụng lớn phục vụ cho tiến trình phân tích thông tin, ra quyết định của người quản lý. Được s ử dụng một cách tích cực và phổ biến nhất trong kế toán quản trị đó là cách phân loại chi phí theo cách ứn g xử củ a nó với s ản lượng thực hiện.
Xem xét chi phí theo cách thức ứng xử của nó giúp thấy rõ một mối quan hệ rất căn bản trong quản lý: quan hệ giữa chi phí - s ản luợn g - lợi nhuận. Báo cáo thu nhập của doanh
-23-
nghiệp lập theo cách nhìn nhận chi phí như vậy trở thành công cụ đắc lực cho người quản lý trong việc xem xét và phân tich các vấn đề.
-24-
CHƯƠNG 3