CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN VỐN LƯU ĐỘNG
1.3. ĐỊNH MỨC LẬP DỰ TOÁN
Dự toán đƣợc xây dựng dựa trên định mức chi phí, số liệu thực hiện quá khứ và kế hoạch tương lai. Định mức chi phí là cơ sở để doanh nghiệp lập dự toán chi phí từ đó xây dựng dự toán giá thành, giá vốn hàng bán và các dự toán khác liên quan trong hệ thống dự toán tổng thể nói chung, dự toán vốn lưu động nói riêng.
1.3.1. Khái niệm và ý nghĩa định mức chi phí a. Khái niệm
Định mức chi phí là khoản chi được định trước bằng cách lập ra những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp hay từng điều kiện làm việc cụ thể.
Nhƣ vậy, định mức chi phí không những chỉ ra đƣợc một khoản chi dự kiến là bao nhiêu mà còn xác định nên chi tiêu trong trường hợp nào, điều kiện nào.
Định mức chi phí đƣợc thiết lập cho từng khoản mục chi phí sản xuất (nguyên liệu trực tiếp, lao động trực tiếp, và sản xuất chung) dựa trên lƣợng tiêu chuẩn (ví dụ nhƣ số giờ lao động, số lƣợng nguyên liệu,…cần để sản xuất một đơn vị sản phẩm) và giá tiêu chuẩn của mỗi nhân tố đầu vào.
b. Ý nghĩa
Định mức chi phí có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc quản trị doanh nghiệp:
- Định mức chi phí sẽ là cơ sở để xây dựng dự toán hàng năm. Vì vậy định mức sẽ góp phần tích cực vào phát huy ý nghĩa của dự toán.
- Định mức chi phí là cơ sở giúp cho các bộ phận kiểm soát và tiết kiệm chi phí.
- Trong xu hướng phát triển các công cụ tính toán, trình độ quản lý và kế toán, định mức chi phí còn tạo điều kiện đơn giản hơn trong công tác kế toán chi phí.
- Góp phần thông tin kịp thời cho các nhà quản lý ra quyết định hàng ngày nhƣ định giá bán sản phẩm, chấp nhận hay từ chối một đơn đặt hàng thông qua việc phân tích khả năng sinh lời dựa trên định mức chi phí.
1.3.2. Phương pháp xây dựng định mức chi phí
Thiết lập định mức là công việc quan trọng và khó khăn nhất trong quá trình xây dựng một hệ thống chi phí tiêu chuẩn (Edmonds et al., 2003). Các nhà quản lý thường sử dụng hai phương pháp chủ yếu sau đây để xây dựng định mức chi phí, đó là: Phương pháp thống kê kinh nghiệm và phương pháp phân tích công việc.
- Phương pháp thống kê kinh nghiệm (Historical Data Analysis): phương pháp này thường được áp dụng ở các doanh nghiệp có qui trình sản xuất ổn định. Để xây dựng các định mức chi phí, người ta dựa vào số liệu trong quá khứ, tiến hành phân tích và từ đó xây dựng định mức về lƣợng (lƣợng nguyên liệu tiêu hao, thời gian làm việc, v.v…). Đồng thời, căn cứ vào tình hình thị trường, các quyết định tồn kho để xây dựng định mức về giá.
- Phương pháp phân tích kinh tế kỹ thuật: để thực hiện phương pháp này, các kế toán viên phải phối hợp với các nhân viên kỹ thuật để phân tích công suất thiết kế của máy móc thiết bị, phân tích qui trình công nghệ, phân tích hành vi sản xuất, v.v…để xây dựng các định mức chi phí.
Trong thực tế, các nhà quản lý thường sử dụng phối hợp hai phương pháp này để xây dựng các định mức chi phí. Phương pháp thống kê kinh nghiệm đƣợc sử dụng ở những phần hoặc giai đoạn của qui trình sản xuất ổn định (không có sự thay đổi), và phương pháp phân tích công việc được sử dụng trong những phần hoặc giai đoạn của qui trình sản xuất có sự thay đổi về công nghệ hoặc phương pháp sản xuất.
1.3.3. Hệ thống định mức chi phí
Dự toán có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển bền vững của các doanh nghiệp. Do vậy, để đảm bảo một dự toán có tính khả thi cao cần dựa trên những cơ sở khoa học. Hệ thống định mức chi phí là một trong những cơ sở khoa học quan trọng là căn cứ để lập dự toán. Các dự toán thường bao gồm các số tổng hợp của các khoản phí tổn dự kiến. Dự toán sản xuất sẽ bao gồm các chi phí sản xuất của năm kế hoạch. Căn cứ xây dựng dự toán chi phí sản xuất chính là định mức sản xuất, bao gồm: định mức chi phí nguyên vật liệu, định mức chi phí nhân công, định mức chi phí sản xuất chung… Dự toán thu mua sẽ là tổng chi phí mà doanh nghiệp dự kiến phải chi cho nguyên vật liệu.
Nhƣ vậy định mức chi phí và dự toán chi phí có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Định mức chi phí là cơ sở để xây dựng dự toán. Dự toán là cơ sở đánh giá và kiểm tra xem xét các định mức đã khoa học chƣa để có các biện pháp hoàn thiện định mức mới.
a. Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Định mức chi phí nguyên liệu trực tiếp đƣợc xây dựng dựa vào định mức lƣợng nguyên vật liệu tiêu hao và định mức giá của nguyên vật liệu.
m
Thij: Định mức nguyên vật liệu j để sản xuất 1đơn vị sản phẩm i.
Trong đó: Định mức nguyên vật liệu j bao gồm:
- Số lƣợng NVL cho nhu cầu sản xuất
- Số lƣợng NVL hao hụt cho phép trong sản xuất - Số lƣợng NVL hƣ hỏng cho phép trong sản xuất Gij: Đơn giá nguyên vật liệu j
Định mức chi phí NVL = Thij x Gij cho 1 sản phẩm i j = 1
b. Định mức chi phí nhân công trực tiếp
Định mức chi phí nhân công trực tiếp đƣợc biểu thị thông qua định mức giá của một giờ lao động trực tiếp và định mức lƣợng thời gian lao động trực tiếp để sản xuất một đơn vị sản phẩm.
Định mức chi phí nhân công trực tiếp =
Định mức lƣợng thời gian sản xuất 1
sản phẩm
x Định mức đơn giá đơn vị thời gian c. Định mức chi phí sản xuất chung
Định mức chi phí sản xuất chung đƣợc xây dựng theo chi phí sản xuất chung biến đổi và cố định, nhằm phục vụ cho việc phân tích biến động chi phí sản xuất chung. Định mức chi phí sản xuất chung đƣợc xây dựng dựa trên đơn giá phân bổ sản xuất chung và tiêu thức đƣợc chọn để phân bổ chi phí sản xuất (ví dụ nhƣ số giờ lao động hoặc số giờ máy).
- Định mức biến phí sản xuất chung:
Định mức biến phí sán xuất chung =
Định mức lƣợng thời gian sản xuất 1
sản phẩm
x Định mức đơn giá đơn vị thời gian
- Định mức định phí sản xuất chung:
Tỷ lệ phân bổ định phí sản xuất
chung
=
Dự toán định phí sản xuất chung Số giờ máy
Định mức định phí sản xuất chung cho
1 sản phẩm
= Định mức giờ máy sản xuất 1 sản phẩm x
Tỷ lệ phân bổ định phí sản xuất chung
d. Định mức chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Tương tự như định mức chi phí sản xuất chung, định mức chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp đƣợc xây dựng theo chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp (QLDN) biến đổi và cố định.
- Định mức biến phí bán hàng (Quản lý doanh nghiệp)
Định mức biến phí bán hàng (QLDN) =
Định mức lƣợng thời gian tiêu thụ 1
sản phẩm
x Định mức đơn giá đơn vị thời gian - Định mức định phí bán hàng (Quản lý doanh nghiệp)
Tỷ lệ phân bổ định phí bán hàng
(QLDN)
=
Dự toán định phí bán hàng (QLDN) Lƣợng thời gian tiêu thụ sản phẩm
Định mức định phí bán hàng (QLDN)
cho 1 sản phẩm
= Định mức thời gian tiêu thụ 1 sản phẩm x
Tỷ lệ phân bổ định phí bán hàng