CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN TẠI
1.3. QUI TRÌNH LẬP DỰ TOÁN, TRÌNH TỰ LẬP CÁC LOẠI DỰ TOÁN
1.3.2 Trình tự và cách thức lập các loại dự toán
Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm kinh doanh khác nhau sẽ có trình tự lập dự toán tổng thể cũng khác nhau. Sơ đồ sau đây có thể khái quát trình tự chung cho các doanh nghiệp :
Sơ đồ 1.2. Trình tự xây dựng dự toán tổng thể trong DNSX
a. Dự toán tiêu thụ Dự toán này bao gồm những thông tin về chủng loại, số lƣợng hàng bán, giá bán và cơ cấu sản phẩm tiêu thụ. Cơ sở lập dự toán tiêu thụ là :
- Khối lượng sản phẩm tiêu thụ của các kỳ trước - Chính sách giá cả trong tương lai
- Các đơn đặt hàng chƣa thực hiện - Các điều kiện chung về kinh tế
- Cạnh tranh trong kinh doanh trên thị trường - Quảng cáo và việc đẩy mạnh tiêu thụ
- Các yếu tố phản ánh sự vận động của nền kinh tế nhƣ tổng sản phẩm xã hội, thu nhập bình quân đầu người, công việc làm, v.v...
Dự toán doanh thu = Dự toán sản phẩm tiêu thụ x Đơn giá bán b. Dự toán sản xuất
Tiếp theo bảng dự toán về tiêu thụ sản phẩm đã đƣợc soạn thảo, các yêu cầu của sản xuất cho kỳ dự toán sắp đến có thể đƣợc quyết định và tập hợp thành bảng dự toán về sản xuất. Khối lƣợng sản phẩm phải đủ để sẵn sàng thỏa mãn yêu cầu của tiêu thụ, đồng thời cho yêu cầu tồn kho cuối kỳ. Nhu cầu phải sản xuất đƣợc xác định bằng cách cộng số lƣợng tiêu thụ dự kiến với yêu cầu tồn kho cuối kỳ (cả bằng số lƣợng và giá trị), trừ cho số lƣợng tồn kho đầu kỳ.
Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đảm nhận tất cả nhu cầu, điều đó còn tùy thuộc vào khả năng sản xuất trên cơ sở năng lực hiện tại của chúng, do đó:
Khối lƣợng sản xuất dự toán = Min{Khối lƣợng sản xuất yêu cầu; khối lƣợng sản xuất theo khả năng}.
c. Dự toán chi phí sản xuất
Dự toán chi phí sản xuất bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công, chi phí khấu hao và các loại chi phí bằng tiền khác
* Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Dự toán nguyên liệu trực tiếp đƣợc soạn thảo để chỉ ra nhu cầu nguyên liệu cần thiết cho quá trình sản xuất. Việc lập dự toán nguyên liệu nhằm mục đích đảm bảo đầy đủ nguyên liệu phục vụ sản xuất và nhu cầu tồn kho nguyên liệu cuối kỳ. Một phần của nhu cầu nguyên liệu này đã đƣợc đáp ứng bởi nguyên liệu tồn kho đầu kỳ, số còn lại phải đƣợc mua thêm trong kỳ.
Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đƣợc lập dựa trên dự toán sản xuất và bảng định mức nguyên vật liệu trực tiếp
Ngân sách chi phí NVL trực tiếp xuất dùng cho sản xuất :
Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng nhiều loại vật liệu có đơn giá khác nhau để sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau thì công thức xác định chi phí NVL nhƣ sau :
CPVL = ∑ ∑ QiMijGj
Trong đó:
Mij: Mức hao phí vật liệu j để sản xuất một sản phẩm i Gj: Đơn giá vật liệu loại j (j = 1, m)
Qi: Số lƣợng sản phẩm i dự toán sản xuất (i - 1, n) Dự toán lƣợng
NVL sử dụng Định mức tiêu X hao NVL
số lƣợng sản phẩm sản xuất theo dự toán
=
Dự toán chi phí NVL trực tiếp
Dự toán lƣợng NVL sử dụng
Đơn giá xuất
= X NVL
n: Số loại sản phẩm m: Số loại vật liệu.
* Dự toán chi phí nhân công trực tiếp
Dự toán chi phí nhân công trực tiếp đƣợc soạn thảo dựa trên dự toán sản xuất. Nhu cầu lao động trực tiếp cần đƣợc tính toán để doanh nghiệp biết đƣợc lực lƣợng lao động có đáp ứng đƣợc nhu cầu sản xuất hay không.
Nhu cầu về lao động trực tiếp đƣợc tính toán dựa trên tổng số lƣợng sản phẩm cần sản xuất ra trong kỳ và định mức thời gian lao động trực tiếp cần thiết cho một đơn vị sản phẩm. Nếu có nhiều loại lao động khác nhau gắn với quá trình sản xuất thì việc tính toán phải dựa theo nhu cầu từng loại lao động.
Lƣợng thời gian lao động trực tiếp dự kiến đem nhân với đơn giá của một giờ lao động trực tiếp để có đƣợc số liệu về chi phí lao động trực tiếp dự kiến.
* Dự toán chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung đƣợc lập dự toán theo định phí và biến phí sản xuất chung, dựa trên đơn giá phân bổ và tiêu thức đƣợc lựa chọn để phân bổ (Theo tiêu thức sản lƣợng hoặc doanh thu hoặc chi phí lao động).
Dự toán chi phí sản xuất chung cũng đƣợc sử dụng để xây dựng dự toán vốn bằng tiền. Điều cần lưu ý là chi phí khấu hao tài sản cố định là một khoản chi phí không thanh toán bằng tiền, do vậy chi phí này phải đƣợc loại trừ ra khỏi tổng chi bằng tiền trong chi phí sản xuất chung.
+ Đối với phần biến phí sản xuất chung: có thể căn cứ vào tổng thời gian lao động trực tiếp hoặc số giờ máy chạy hoặc số lƣợng sản phẩm sản xuất dự kiến và đơn giá chi phí sản xuất chung để xác định, cụ thể:
+ Đối với phần định phí sản xuất chung: Thường ít thay đổi so với thực Tổng biến phí sản
xuất chung dự kiến
Tổng thời gian lao động thực tế
Đơn giá biến phí SXC X
=
tế, nên khi lập dự toán, căn cứ vào số thực tế kỳ trước và những thay đổi định phí dự kiến trong kỳ tới ( nếu có) để dự toán cho kỳ này .
d. Dự toán chi phí bán hàng
Dự toán chi phí bán hàng phản ánh các chi phí liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm dự tính của kỳ sau.
Căn cứ để lập dự toán chi phí bán hàng là dự toán tiêu thụ và dự toán sản xuất, chi phí bán hàng gồm định phí bán hàng và biến phí bán hàng . Nếu số lƣợng các khoản mục chi phí quá nhiều sẽ có nhiều bảng dự toán riêng biệt đƣợc lập theo từng chức năng.
e. Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp là dự kiến các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, chi phí có tính chất chung cho toàn doanh nghiệp.
Cơ sở để xây dựng dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp là: Dự toán tiêu thụ, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh năm trước, kế hoạch khấu hao tài sản cố định.
+ Dự toán định phí bán
hàng
Dự toán biến phí bán hàng
=
x Định phí bán hàng
thực tế kỳ trước
Tỷ lệ % tăng ( giảm) theo dự kiến
=
Dự toán chi phí bán hàng
Dự toán định phí bán hàng
Dự toán biến phí
bán hàng x
Dự toán biến phí đơn vị bán hàng
Sản lƣợng tiêu thụ theo dự toán
=
Dự kiến biến phí
QLDN x
Dự toán biến phí đơn vị QLDN
Sản lƣợng tiêu thụ dự toán
= Tổng định phí sản xuất chung dự kiến
Định phí SXC thực tế kỳ trước
Tỷ lệ tăng ( giảm) định phí SXC theo
dự kiến
= X
f. Dự toán hàng tồn kho
Việc lập dự toán hàng tồn kho đƣợc căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp, qua nghiên cứu tình hình thị trường và những nhân tố ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh. Sau khi nghiên cứu tổng hợp, đóng góp ý kiến, sửa chữa, bổ sung hoàn chỉnh và đƣợc phê duyệt sẽ trở thành dự toán chính thức. Tùy vào đặc điểm ngành nghề và chiến lƣợc kinh doanh mà mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ có mức tồn kho khác nhau. Xác định mức tồn kho hợp lý sẽ làm cơ sở để xác định lƣợng hàng cần mua. Để xây dựng mức tồn kho hợp lý, các doanh nghiệp cần: nắm bắt nhu cầu, hoạch định cung ứng, tính toán lƣợng đặt hàng và xác định thời điểm đặt hàng.
Để xây dựng dự toán hàng tồn kho cần dựa vào:
- Lượng hàng tồn kho đầu kỳ được ước tính theo thực tế của kỳ trước.
- Lƣợng hàng hóa tiêu thụ dự toán đƣợc xác định theo dự toán tiêu thụ.
Nhu cầu hàng tồn kho cuối kỳ theo mong muốn của nhà quản trị. Đây chính là mức dự trữ tối thiểu cần thiết để phục vụ tiêu thụ cho thời kỳ sau thời kỳ dự toán. Nhu cầu này có thể đƣợc xác định theo một tỷ lệ phần trăm nhu cầu tiêu thụ của kỳ sau, khả năng dự trữ hàng tồn kho của doanh nghiệp.
Nhƣ vậy, dự toán hàng tồn kho có thể đƣợc tính theo công thức:
Lƣợng hàng hóa cần trong kỳ
=
Nhu cầu hàng tồn kho
cuối kỳ
+
Số sản phẩm tiêu thụ trong kỳ
-
Số hàng tồn kho tồn
đầu kỳ Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đảm nhận tất cả nhu cầu, điều đó còn tuỳ thuộc vào khả năng dự trữ hàng tồn kho của doanh nghiệp trên cơ sở năng lực và quy mô hiện tại.
g. Dự toán vốn bằng tiền
Dự toán vốn bằng tiền là một báo cáo ƣớc tính các dòng tiền thu về và
dòng tiền chi ra trong tương lai dưới dạng bảng biểu, qua đó cho biết số dư tiền mặt dự kiến của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian xác định. Dự toán này có thể đƣợc lập hằng năm, hằng quý và nhiều khi cần thiết phải lập hằng tháng, tuần, ngày.
Dự toán vốn bằng tiền là một trong những dự toán quan trọng của doanh nghiệp vì qua đó nó thể hiện khả năng đáp ứng nhu cầu thanh toán bằng tiền cho người lao động, các nhà cung cấp và đáp ứng các nhu cầu chi tiêu khác. Việc lập dự toán vốn bằng tiền tạo điều kiện cho công tác quản lý có thể chủ động ra các quyết định chiến lƣợc cần thiết, ví dụ nhƣ phối hợp với ngân hàng khi có các yêu cầu thanh toán thấu chi hoặc củng cố quy trình quản lý tín dụng thương mại đảm bảo người mua chịu thanh toán sớm hơn.
Khi lập dự toán vốn bằng tiền, doanh nghiệp cần chú ý đến các điểm sau : - Dự toán vốn bằng tiền đƣợc lập từ các khoản thu nhập và chi phí của dự toán hoạt động, dự toán vốn và dự toán chi phí tài chính.
- Phải dự đoán khoản thời gian giữa doanh thu đƣợc ghi nhận và thời điểm thu tiền bán hàng thực tế.
- Phải dự đoán khoản thời gian giữa chi phí đã ghi nhận và thời điểm thực tế trả tiền cho các khoản chi phí.
- Phải loại trừ các khoản chi phí không chi trả bằng tiền.
- Phải xây dựng số dƣ tồn quỹ tiền tối thiểu tại đơn vị. Trong thực tế, tiến hành công tác dự toán vốn bằng tiền là một công việc phức tạp cần phải xây dựng rất nhiều dự báo ban đầu.
- Bộ phận kinh doanh hay marketing có thể lập các dự báo về doanh thu bán hàng.
- Bộ phận kiểm soát tín dụng có thể cung cấp thông tin về khả năng và tiến độ thanh toán các khoản phải thu và tỷ lệ nợ xấu.
- Bộ phận thu mua hoặc bộ phận sản xuất có thể dự báo về mức mua
sắm cần thiết và thời hạn tín dụng thương mại từ nhà cung cấp.
- Ngoài ra, Công ty còn cần lập các dự báo khác về thời gian và số tiền, ví dụ mua hay thanh lý tài sản cố định.
h. Dự toán đầu tư được lập dựa trên cơ sở:
- Tình hình TSCĐ đã hết hạn sử dụng - TSCĐ đã bị lỗi thời cần phải thanh lý
- TSCĐ đang sử dụng và mức khấu hao đã trích - TSCĐ cần đầu tƣ mua mới
i. Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh phản ánh kết quả kinh doanh dự kiến năm kế hoạch đồng thời là căn cứ để so sánh, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh trong năm kế hoạch.
Căn cứ để lập dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là: Dự toán tiêu thụ, dự toán thành phẩm tồn kho, dự toán chi phí sản xuất , dự toán chi phí chung, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp....
đã đƣợc lập ở trên.
j. Dự toán bảng cân đối kế toán
Dự toán bảng cân đối kế toán đƣợc lập dựa vào số liệu của bảng cân đối kế toán năm trước và các bảng dự toán được thiết lập ở những phần trên.