CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN TẠI
1.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN
1.4.1 Chọn lựa mô hình dự toán
Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm, cơ chế hoạt động khác nhau sẽ lựa chọn mô hình dự toán phù hợp. Tuy nhiên, mô hình dự toán có thể đƣợc lập theo một trong 3 mô hình sau: mô hình ấn định thông tin từ trên xuống, mô hình thông tin từ dưới lên, mô hình thông tin kết hợp
- Mô hình thông tin từ trên xuống
Sơ đồ 1.3. Mô hình thông tin từ trên xuống
(Nguồn:Nguyễn Ngọc Quang , 2012, Kế toán quản trị, NXB ĐH Kinh tế quốc dân) Theo mô hình này các chỉ tiêu dự toán đƣợc định ra từ quản trị cấp cao của tổ chức, sau đó truyền xuống cho quản trị cấp trung gian, sau khi quản trị cấp trung gian xem xét sẽ chuyển xuống cho quản trị cấp cơ sở làm mục tiêu, kế hoạch trong việc tổ chức hoạt động tại từng bộ phận trong doanh nghiệp.
Nhận xét:
Lập dự toán theo mô hình thông tin từ trên xuống mang nặng tính áp đặt từ quản lý cấp cao xuống nên dễ tạo ra sự không thống nhất giữa các bộ phận trong doanh ngiệp, các chỉ tiêu mà nhà quản trị cấp cao đƣa ra sẽ cao hoặc thấp hơn năng lực thực tế tại doanh nghiệp.
Khi lập dự toán ngân sách theo mô hình này đòi hỏi nhà quản trị cấp cao phải có tầm nhìn tổng quát, toàn diện về mọi mặt của doanh nghiệp. Dự toán theo mô hình này phù hợp trong nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung quan liêu bao cấp hoặc trong một số ngành nghề đặc biệt, đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ, thống nhất hay đối với các doanh nghiệp có qui mô nhỏ, ít có sự phân cấp về quản lý.
- Mô hình thông tin từ dưới lên
Sơ đồ 1.4. Mô hình thông tin từ dưới lên
(Nguồn: Nguyễn Ngọc Quang, 2012, Kế toán quản trị, NXB ĐH Kinh tế quốc dân) Theo mô hình thông tin từ dưới lên, dự toán được lập từ cấp quản lý cấp thấp nhất đến cấp quản lý cấp cao nhất. Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào khả năng và điều kiện của cấp mình để lập dự toán, sau đó trình lên quản lý cấp cao hơn (quản lý cấp trung gian). Quản lý cấp trung gian tổng hợp số liệu của cấp cơ sở và trình lên quản lý cấp cao. Quản lý cấp cao sẽ tổng hợp số liệu của quản lý cấp trung gian và kết hợp với tầm nhìn tổng quát toàn diện về toàn bộ hoạt động doanh nghiệp của quản lý cấp cao, mục tiêu ngắn hạn, chiến lƣợc dài hạn của doanh nghiệp để xét duyệt thông qua dự toán. Khi dự toán đƣợc xét duyệt thông qua sẽ chính thức đi vào sử dụng.
Nhận xét:
Lập dự toán ngân sách theo mô hình thông tin từ dưới lên phát huy sự sáng tạo của các thành viên, tăng cường tính đoàn kết các cá nhân tham gia cùng hướng đến mục tiêu chung của tổ chức. Số liệu dự toán sẽ chính xác và phù hợp với tình hình thực tế hơn.
Dự toán theo mô hình này phù hợp với các tập đoàn, công ty lớn vì các tổ chức này thể hiện sự phân quyền trong quản lý.
Lập dự toán theo mô hình này tốn ít thời gian và ít chi phí nhƣng vẫn
hiệu quả.
Tuy nhiên nhƣợc điểm lớn nhất của mô hình chính là việc để cho các cơ sở tự định dự toán của mình nên có thể xảy ra tình trạng lập dự toán thấp hơn năng lực thật sự mà họ có thể thực hiện đƣợc. Lúc này dự toán ngân sách không phát huy đƣợc tính tính cực của nó mà còn làm trì trệ các hoạt động sản xuất, lãng phí tài nguyên và năng lực của doanh nghiệp. Vì vậy nhà quản lý cấp cao cần kiểm tra, cân nhắc kỹ lưỡng trước khi chấp nhận ngân sách tự định của cấp dưới. Nếu có những khoản mục nào đáng nghi ngờ thì phải thảo luận với quản lý các cấp dưới cho đến khi đạt được sự chấp nhận.
- Mô hình thông tin kết hợp
Sơ đồ 1.5. Mô hình thông tin kết hợp
(Nguồn: Nguyễn Ngọc Quang, 2012, Kế toán quản trị, NXB ĐH Kinh tế quốc dân) Theo mô hình thông tin kết hợp thì việc lập dự toán đƣợc thực hiện theo qui trình sau:
Ban quản trị cấp cao nhất trong doanh nghiệp sẽ ƣớc tính Các chỉ tiêu dự toán , mang tính dự thảo và đƣợc truyền xuống cho các cấp quản trị trung gian. Tiếp đó các đơn vị quản lý trung gian sẽ phân bổ xuống các đơn vị cấp cơ sở. Các bộ phận quản trị cấp cơ sở căn cứ vào các chỉ tiêu dự thảo, căn cứ vào khả năng và điều kiện của mình để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện đƣợc và những chỉ tiêu dự toán cần giảm bớt hoặc tăng lên. Sau đó
bộ phận quản lý cấp cơ sở bảo vệ dự toán của mình trước bộ phận quản lý cấp trung gian.
Bộ phận quản trị cấp trung gian kết hợp kinh nghiệm và tầm nhìn tổng quát về hoạt động của các bộ phận cấp cơ sở, sẽ xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện đƣợc của bộ phận mình và tiến hành trình bày và bảo vệ trước bộ phận quản lý cấp cao hơn.
Bộ phận quản lý cấp cao trên cơ sở tổng hợp số liệu dự toán từ các bộ phận cấp trung gian, kết hợp với tầm nhìn tổng quát, toàn diện về toàn bộ hoạt động của tổ chức, hướng các bộ phận khác nhau đến mục tiêu chung. Bộ phận quản lý cấp cao sẽ xét duyệt thông qua các chỉ tiêu dự toán của bộ phận quản lý trung gian và bộ phận quản lý trung gian xét duyệt thông qua cho bộ phận quản lý cơ sở. Và khi dự toán đã đƣợc xét duyệt sẽ trở thành dự toán chính thức được sử dụng như định hướng hoạt động của kỳ kế hoạch.
Nhận xét:
Lập dự toán theo mô hình thông tin kết hợp sẽ thu hút đƣợc trí tuệ và kinh nghiệm của các cấp quản lý khác nhau vào quá trình lập dự toán. Mô hình này thể hiện đƣợc sự chung sức trong việc xây dựng dự toán ngân sách trong doanh nghiệp từ quản lý cấp cơ sở đến nhà quản lý cấp cao, vì vậy dự toán sẽ có tính chính xác và độ tin cậy cao. Dự toán đƣợc lập trên sự tổng hợp về khả năng và điều kiện cụ thể của các cấp quản lý nên chắc chắn tính khả thi sẽ cao. Tuy nhiên nếu lập dự toán theo mô hình này sẽ phải tốn nhiều thời gian và chi phí cho việc thông tin dự thảo, phản hồi, xét duyệt và chấp thuận.
Hơn nữa, việc lập dự toán theo mô hình này đòi hỏi có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận và sự liên kết chặt chẽ giữa các thành viên trong mỗi bộ phận để có thể đƣa ra những số liệu dự toán phù hợp với bộ phận của mình, vì vậy nhân tố con người đóng vai trò quan trọng, các thành viên và các bộ phận trong doanh nghiệp phải đoàn kết và đồng lòng thực hiện mục tiêu chung của
doanh nghiệp.
Nhận xét chung:
Trong 3 mô hình trên thì mỗi mô hình có ƣu điểm và nhƣợc điểm nhất định. Tùy theo đặc điểm của từng tổ chức sẽ chọn mô hình lập dự toán ngân sách phù hợp với đơn vị mình. Tuy nhiên yếu tố con người là yếu tố trung tâm quyết định tính hiệu quả cả dự toán, đòi hỏi mọi người trong tổ chức chung sức chung lòng, phát huy mọi tiềm lực hướng đến mục tiêu chung của tổ chức để dự toán ngân sách trở nên thực tế và khả thi hơn.