1.3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU, CHI TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
1.3.3. Hoạt động ểm soát
Trong khu vực công, các đơn vị sự nghiệp hoạt động và giám sát các hoạt động theo các văn bản quy định về định mức kinh phí, chế độ, trợ cấp, phụ cấp cụ thể; chế độ kế toán dành cho đơn vị hành chính sự nghiệp, chế độ kiểm soát… được nhà nước ban hành theo từng lĩnh vực Những quy định này nhằm kiểm soát hoạt động tài chính của các đơn vị và là cơ sở phục vụ cho công việc kiểm tra kiểm soát từ cấp trên.
- Các quy định nội bộ được ban hành đầy đủ, đồng bộ và thường xuyên đƣợc rà soát, sửa đổi phù hợp. Các đơn vị có phân định chức năng nhiệm vụ và phân cấp ủy quyền rõ ràng.
- Đơn vị cấp trên có quy định cụ thể về công tác khóa sổ kế toán cuối năm là lập báo cáo quyết toán.
- Các đơn vị đều thực hiện công tác đối chiếu số liệu kế toán; đối chiếu xác nhận vác khoản công nợ; xác định số dƣ tài khoản; kiểm kê hàng năm.
a. Nguyên tắc thiết lập các thủ tục kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và những thủ tục đối phó rủi ro và đảm bảo đạt đƣợc mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị. Để đạt đƣợc hiệu quả, hoạt động kiểm soát phải phù hợp, nhất quán giữa các thời kỳ, dễ hiểu, đáng tin cậy và liên hệ trực tiếp đến mục tiêu kiểm soát. Hoạt động kiểm soát có mặt xuyên suốt trong tổ chức, ở các mức độ và các chức năng. Hoạt động kiểm soát bao gồm kiểm soát phòng ngừa và phát hiện rủi ro.
Các thủ tục kiểm soát: Do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và thực hiện nhằm đặt đƣợc mục tiêu quản lý. Các loại thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm : Phân chia trách nhiệm đầy đủ, kiểm soát quá trình kiểm soát thông tin và các nghiệp vụ, kiểm soát vật chất, kiểm soát độc lập với nhiệm vụ
Các thủ tục kiểm soát đƣợc thiết lập phải dựa trên 03 nguyên tắc cơ bản:
- Nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng
Trong một tổ chức có nhiều phòng ban, mỗi phòng ban có nhiều vị trí công việc khác nhau, và mỗi công chức, viên chức, người lao động đảm nhiệm chức vụ và công việc khác nhau. Vì vậy, việc phân công công việc cho từng vị trí phải đồng đều, không để tình trạng một người làm quá nhiều việc trong khi một số khác không có việc làm kể cả nhiệm vụ quản lý và nhiệm vụ đối với nhân viên. Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần đƣợc phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và nhiều người trong bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện.
Nguyên tắc này còn đảm bảo không để cho cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát được mọi mặt của nghiệp vụ đó. Khi đó công việc của người này đƣợc đƣợc kiểm soát tự động bởi công việc của một nhân viên khác. Phân công công việc làm giảm rủi ro xảy ra gian lận và sai sót, đồng thời tạo điều kiện nâng cao chuyên môn của nhân viên.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm (nhất là sai phạm cố ý) và hành vi lạm dụng quyền hạn.
- Nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn.
Thủ trưởng các đơn vị tổ chức hệ thống chứng từ được thực hiện theo thủ tục kiểm soát trước khi ký duyệt như sau:
Kiểm soát theo nguyên tắc phê chuẩn đối với các nghiệp vụ gồm các loại
chứng từ: Chứng từ thu, chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, đề nghị thanh toán, bảng thanh toán lương … Việc phê chuẩn này được quy định cho từng nghiệp vụ cụ thể, ví dụ: khi có nhu cầu sửa chữa tài sản cố định hoặc mua sắm vật tƣ, công cụ dụng cụ phải có đề nghị từ bộ phận có nhu cầu và phải được phê duyệt của thủ trưởng đơn vị trước khi thực hiện nghiệp vụ đó. Quy trình phê chuẩn chứng từ đƣợc thực hiện qua 3 cấp: Từ bộ phận quản lý trực tiếp đến bộ phận kế toán và cuối cùng là kiểm soát và phê duyệt của thủ trưởng đơn vị.
Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm: Tuân thủ việc lập chứng từ kế toán theo quy định, chứng từ sổ sách phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách, kiểm toán độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị.
Kế toán các đơn vị phải nghiêm chỉnh thực hiện thủ tục kiểm soát chứng từ trước khi trình Thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Tự nghiên cứu kỹ Luật Ngân sách; Luật Kế toán; Chế độ kế toán và hệ thống các văn bản hướng dẫn hiện hành để vận dụng tham mưu cho Thủ trưởng đơn vị quản lý điều hành thu-chi trong đơn vị (đối với đơn vị sự nghiệp sử dụng nguồn tài chính từ ngân sách và ngoài ngân sách). Trình tự kiểm soát chứng từ kế toán đƣợc thực hiện qua hai bước:
Bước 1 - Kiểm soát ban đầu: Được thực hiện giữa kế toán nhận chứng từ của các đối tƣợng thanh toán, nội dung kiểm soát gồm kiểm soát tính hợp lý và tính hợp pháp của các chứng từ gốc, nội dung kinh tế của nghiệp vụ, đơn giá và số lƣợng, chữ ký, đối chiếu với các định mức chi tiêu theo quy định của đơn vị và theo chế độ Nhà nước, kiểm tra việc sử dụng các khoản chi có đúng mục đích, đúng đối tượng theo mục lục ngân sách nhà nước hay không …?
Bước 2 - Kiểm soát lại: Sau khi kiểm soát ban đầu, chứng từ sẽ được chuyển đến Thủ trưởng đơn vị để kiểm tra, kiểm soát lại và ký chứng từ trước
khi thực hiện hạch toán kế toán (ghi chép, phản ánh vào sổ sách kế toán).
Trên cơ sở công tác kiểm soát chứng từ kế toán nhƣ trên sẽ giúp các đơn vị đạt đƣợc hiệu quả trong điều hành, quản lý theo các mục tiêu hoạt động, quản lý chặt chẽ tình hình tài chính và nâng cao hiệu quả công tác kế toán tài chính của từng đơn vị.
Để kế toán thực sự là công cụ sắc bén có hiệu lực trong công tác quản lý tài chính tại các đơn vị hành chính sự nghiệp phải thực hiện những yêu cầu nhiệm vụ chủ yếu sau:
Ghi chép và phản ánh, một cách chính xác kịp thời, đầy đủ và có hệ thống tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tƣ, tiền vốn, quá trình hình thành kinh phí và sử dụng nguồn kinh phí và kết quả hoạt động dịch vụ công tại đơn vị (nếu có)( Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và toàn bộ mọi khoản thu, chi, tài sản và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị).
Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch sự nghiệp gắn với chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn định mức của Nhà nước, thông qua việc kiểm tra, quản lý, sử dụng các loại vật tƣ tài sản ở đơn vị, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán và chế độ chính sách của Nhà nước.
Theo dõi và kiểm soát tình hình phân bổ kinh phí của đơn vị cấp I đối với tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của đơn vị. Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo quyđịnh, cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu, phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí ở đơn vị (Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo cho các nhà quản lý có được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị).
Đối với công tác kế hoạch, dự toán cần tổ chức lập dự toán trong toàn
đơn vị theo quy định và tổ chức thực hiện dự toán theo đúng quy định hiện hành. (Chỉ tiêu kinh tế phản ánh thống nhất với dự toán cả nội dung và phương pháp tính toán).
Tuân thủ việc lập chứng từ kế toán theo quy định tại Điều 18, sửa chữa sổ kế toán theo Điều 27, thực hiện lập báo cáo và báo biểu kế toán theo Điều 29 (Luật kế toán số 88/2015/QH13).
Thực hiện kiểm soát nội bộ: là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt đƣợc yêu cầu đề ra (tài sản của đơn vị đƣợc bảo đảm an toàn, tránh sử dụng sai mục đích, không hiệu quả; các nghiệp vụ đƣợc phê duyệt đúng thẩm quyền và đƣợc ghi chép đầy đủ làm cơ sở cho việc lập và trình bày báo cáo tài chính trung thực, hợp lý) theo Điều 39 (Luật kế toán số 88/2015/QH13).
Thực hiện kiểm kê tài sản: là việc cân, đong, đo, đếm số lƣợng; xác nhận và đánh giá chất lƣợng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán theo Điều 40 (Luật kế toán số 88/2015/QH13).
b. Thủ tục kiểm soát các khoản thu
Thủ tục kiểm soát các khoản thu đƣa ra nhằm đạt đƣợc mục tiêu quản lý nhƣ: Thu đúng, thu đủ, kịp thời và có hiệu quả.
Bảng 1.1. Bảng mô tả t ủ tục kiểm soát nội bộ các khoản thu Mụ t êu ểm
soát á oản t u T ủ tụ ểm soát nộ bộ á oản t u
1. Tính có thật + Ghi sổ phải căn cứ vào chứng từ (Bảng kê thanh toán, Hóa đơn…)
+ Phân chia trách nhiệm giữa kế toán với bộ phận thực hiện nghiệp vụ
2. Sự phê chuẩn + Tách bạch giữa quyền phê chuẩn và ghi sổ kế toán
+ Mọi chứng từ ghi sổ phải đƣợc ký duyệt đầy đủ và đúng chế độ
3. Sự đầy đủ + Chứng từ được đánh số trước và xác định rõ mục đích sử dụng
+ Thông tƣ trên chứng từ ghi sổ phải khớp với nghiệp vụ phát sinh
+ Phân chia trách nhiệm
4. Sự đánh giá + Kiểm tra chi tiết các khoản chi trên chứng từ đúng nội dung và chế độ
5. Sự phân loại và trình bày
+ Xây dựng sử dụng sơ đồ tài khoản chi tiết và sơ đồ hạch toán đúng đắn hợp lý dễ sử dụng
+ Xem xét kiểm tra lại việc ghi chép các nghiệp vụ vào tài khoản có đúng quy định
+ Có chính sách kiểm tra, đối chiếu nội bộ sự phân loại (nhƣ đối chiếu ngay trên chứng từ…)
+ Mở sổ theo dõi chi tiết từng loại thu
6. Tính đúng kỳ Quy định ghi sổ đúng ngày sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh
+ Kiểm tra, đối chiếu nội bộ đối với việc lập chứng từ và ghi sổ kế toán theo thời gian
7. Chính xác + Cách ly trách nhiệm ghi sổ nghiệp vụ phát sinh + Đối chiếu trong quá trình ghi sổ
c. Thủ tục kiểm soát chi
- Kiểm soát nội bộ các khoản chi là kiểm soát tính hợp pháp của các khoản chi trong phạm vi dự toán đƣợc duyệt. Các khoản chi ngoài dự toán trong trường hợp đặc biệt được cấp trên phê duyệt và xác định
- Lập kế hoạch kiểm tra, kiểm soát quá trình tuân thủ quy định thu, chi tại đơn vị
- So sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị nhƣ: hệ thống chứng từ phiếu thu, phiếu chi.
- Kiểm tra tính chính xác các số liệu tính toán liên quan đến thu, chi - Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
- Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán nhƣ: Bảng đối chiếu số dƣ tại kho bạc, đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài thông qua lấy xác nhận số dƣ tiền gửi ngân hàng, kho bạc.
- So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán về số dƣ tài sản, số dƣ tiền mặt tại quỹ.
- Công tác kiểm tra kế toán không chỉ đƣợc tiến hành trong toàn đơn vị theo định kỳ mà phải làm hàng ngày và thường xuyên, đề phòng trường hợp có sai sót để điều chỉnh kịp thời.
- Cần tăng cường công tác kiểm tra, đối chiếu: Với mỗi nội dung cần có phương pháp kiểm tra phù hợp, kiểm tra chứng từ phải kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ kế toán thông qua việc xem xét các yếu tố của chứng từ, đối chiếu với tình hình thực tế và các tài liệu có liên quan và đối chiếu với các sổ sách kế toán đảm bảo tính khớp đúng không chỉ đúng về số liệu mà còn kiểm tra việc mở sổ, ghi sổ kế toán và ghi chép các tài khoản kế toán, việc sử dụng các tài khoản kế toán, việc tổ chức hệ thống sổ kế toán, nội dung ghi chép từng chứng từ vào sổ kế toán.
- Kiểm tra tình hình lập báo cáo kế toán phải xem xét các loại báo cáo kế toán, các mẫu biểu mà đơn vị cần lập để đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính
của đơn vị. Xem xét việc tổng hợp số liệu, tài liệu từ các sổ kế toán vào báo cáo kế toán; kiểm tra tính thống nhất của các chỉ tiêu có liên quan với nhau trong các báo cáo khác nhau.
1.3.4. Hoạt động g ám sát t u,
Hệ thống kiểm soát nội bộ cần đƣợc giám sát để đánh giá chất lƣợng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ theo thời gian. Nội dung đánh giá thường gắn với việc đánh giá thiết kế, vận hành các thủ tục kiểm soát. Mục tiêu lớn nhất của giám sát nhằm đƣa ra các điều chỉnh cần thiết cho kiểm soát nội bộ. Chính vì vậy hoạt động giám sát này sẽ đảm bảo tính hiệu lực và tính hữu hiệu của các chính sách và thủ tục kiểm soát. Hoạt động giám sát có thể thực hiện dưới hình thức tự giám sát nhưng cũng có thể sử dụng kết quả giám sát của các tổ chức độc lập bên ngoài. Phạm vi và tần suất thực hiện hoạt động giám sát phụ thuộc vào chính những đánh giá rủi ro.Giám sát đƣợc thực hiện thông qua các giám sát thường xuyên, giám sát định kỳ hoặc kết hợp cả hai giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ.
Giám sát thường xuyên: Đƣợc thiết lập cho các hoạt động thông thường và lặp lại của tổ chức. Bao gồm cả những hoạt động giám sát và quản lý mang tính chất định kỳ ngay trong quá trình thực hiện của các nhân viên trong công việc hàng ngày. Giám sát thường xuyên được tực hiện trên tất cả các yếu tố của kiểm soát nội bộ và liên quan đến việc ngăn chặn và phát hiện tất cả những hiện tượng bất thường, trái đạo đức không hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống kiểm soát.
Giám sát định kỳ: Đƣợc thực hiện định kỳ hay trong các tình huống đặt biệt. Phạm vi và tần suất giám sát định kỳ phụ thuộc vào sự đánh giá mức độ rủi ro và hiệu quả của thủ tục giám sát thường xuyên. Thực hiện kiểm tra, giám sát theo định kỳ bằng việc thẩm định các báo cáo tài chính hàng quý của các đơn vị sử dụng ngân sách. Hình thức này do các cơ quan chức năng đƣợc nhà nước giao thẩm quyền thẩm định các báo cáo tài chính như: cơ quan tài
chính và kho bạc nhà nước thực hiện. Kiểm tra, giám sát theo định kỳ còn là trách nhiệm của cơ quan chủ quản cấp trên. Với tƣ cách là đơn vị dự toán cấp trên, cơ quan chủ quản phải xét duyệt các báo cáo quyết toán của các đơn vị cấp dưới trực thuộc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về số liệu đã duyệt trong quyết toán
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Công tác kiểm soát nội bộ các khoản thu, chi sự nghiệp tốt sẽ giúp cho các đơn vị sự nghiệp điều hành công tác thu, chi đƣợc tốt hơn, uốn nắn, ngăn ngừa những sai phạm, gian lận có thể xảy ra.
Trong điều kiện đƣợc giao quyền tự chủ về tài chính cũng nhƣ tổ chức bộ máy như hiện nay, các đơn vị sự nghiệp cần phải tăng cường hơn nữa công tác KSNB, nhằm sử dụng tiết kiệm và hiệu quả các nguồn lực đƣợc giao.Thông qua việc trình bày khái quát về KSNB và đặc điểm hoạt động cũng nhƣ cơ chế quản lý tài chính của các đơn vị sự nghiệp, nội dung của chương 1 đã nêu lên những vấn đề lý luận chung về KSNB và công tác KSNB các khoản thu, chi trong đơn vị đƣợc nghiên cứu.